Cách giải quyết xung đột trong nhóm - Nghệ thuật trong ứng xử

1. Các dạng xung đột có thể xảy ra trong nhóm là gì?

Hiện nay, với vấn để xung đột trong nhóm thì ta có thể chia thành 5 dạng xung đột tồn tại. Cụ thể về các dạng xung đột có thể kể đến như:

- Xung đột cạnh tranh

Cạnh tranh được xem là một dạng xung đột phổ biến hiện nay trong một nhóm người. Việc cạnh tranh nhằm mục đích có thể đạt được một vị trí tốt hơn trong tương lai và họ biết mình muốn gì, cần thực hiện điều gì.

Họ thường là những người thông minh và có tầm nhìn. Và trong các trường hợp khẩn cấp thì đây sẽ là những người có thể tạo ra được một kết quả tốt. Thế nhưng, nếu như không thể hoàn thiện được thì họ sẽ dễ dàng đổ lỗi và biện minh cho mình. Vì vậy, xung đột rất dễ dàng xảy ra. 

- Xung đột cộng tác

Bên cạnh xung đột cạnh tranh thì cộng tác được xem là một trường hợp khá phổ biến. Những người thuộc tuýp này thường có tâm lý coi trọng tất cả mọi người và cố gắng để dung hòa mọi người trong nhóm. 

Với những người trong trường hợp này, họ sẽ là một người giúp kết nối các quan điểm để có thể đưa ra được một giải pháp hữu hiệu nhất. Tuy nhiên, chính những trường hợp cố gắng hài hòa này sẽ khiến xung đột về sự bất mãn có thể xảy ra.

- Xung đột thỏa hiệp

Thỏa hiệp là hình thức một người từ bỏ ý kiến của mình để có thể đưa ra giải pháp thỏa mãn được tất cả mọi người. Với việc xung đột, thỏa hiệp sẽ trở nên khiến cho xung đột nghiêm trọng hơn nhất là khi việc cân bằng trở nên đối lập là việc bế tắc.

- Xung đột thích nghi

Thích nghi được xem là trường hợp mà họ sẽ dễ dàng thích nghi với mọi sự thay đổi. Họ dễ dàng nhượng bộ để duy trì sự hòa bình nếu như điều đó là cần thiết. Thực tế thì đây được xem là kiểu người không có được tính quyết đoán cao thế nhưng lại có tính hợp tác cực kỳ tốt.

- Xung đột ngăn ngừa

Đây sẽ là mẫu người luôn tránh và ngăn cho việc xung đột có thể xảy ra. Vì vậy có thể coi họ là người thực thi các quyết định quản lý, công việc mà không có bất kỳ một điều phàn nàn gì. Họ không muốn đụng chạm đến ai cũng như không muốn trở thành tiêu điểm. 

Với 5 nhóm xung đột trên sẽ tương ứng với 5 mẫu người thường gặp nhất trong một nhóm người, tập thể hay trong công ty của bạn. Việc nhận biết được 5 nhóm đối tượng chính này sẽ giúp bạn có thể xác định được cách giải quyết phù hợp nhất nếu như xung đột xảy ra.

Bạn đọc có thể xem thêm: Hàng ngàn mẫu CV xin việc làm chuyên nghiệp, sáng tạo của timviec365.vn đáp ứng mọi yêu cầu về CV xin việc của mọi nhà tuyển dụng

2. Các cách giải quyết xung đột trong nhóm

Với bất cứ xung đột nào đi chăng nữa thì việc giải quyết luôn là điều cần thiết và cần đảm bảo cần được thực hiện. Tuy nhiên, cần có cách thức giải quyết sao cho phù hợp nhất để có thể giữ được mối quan hệ tốt nhất cho việc hợp tác và gắn bó lâu dài trong tương lai.

Một phương pháp giải quyết xung đột được biết đến nhiều nhất hiện nay chính là phương pháp IBR của Roger Fisher và William Ury. Với việc sử dụng cách này thì mục tiêu tập trung chính là việc xây dựng được sự tôn trọng cũng như hiểu biết lẫn nhau. Qua đó bạn có thể giải quyết được xung đột một cách hài hòa nhất.

Sử dụng cách này, bạn sẽ đóng vai trò là một người quản lý vừa phải giải quyết các xung đột, đồng thời cũng cần phải giúp cho mọi người nhận thấy được sự hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau. Bản chất của việc này chính là việc bạn quản lý xung đột trong nhóm theo một cách tình cảm nhất.

Các bước trong cách giải quyết xung đột trong nhóm theo phương pháp IBR như sau:

- Bước 1: Mối quan tâm hàng đầu chính là “Giữ tốt mối quan hệ”

Đóng vai trò là một người quản lý đội nhóm và bạn cần đảm bảo cho việc giải quyết xung đột với việc ưu tiên là duy trì được mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Bạn cần chắc chắn một điều là tất cả mọi người trong nhóm đều biết được vấn đề của xung đột là gì và cách giải quyết duy nhất chính là việc ngồi lại thảo luận với nhau và thương lượng thay vì gây hấn hay tỏ ra căng thẳng.

- Bước 2: Thực hiện việc tách “vấn đề” ra khỏi “con người”

Thực tế thì xung đột sẽ không bao giờ xuất phát từ một phía mà sẽ bắt nguồn từ ít nhất là 2 phía. Và để có thể giải quyết được vấn đề thì bạn cần tách biệt ra khỏi những người có sự liên quan. 

Vấn đề dẫn đến xung đột là do cả 2 người gây ra và yếu tố cần được giải quyết là vấn đề chứ không phải là con người. Bạn cần giúp họ nhận ra điều họ cần làm bây giờ là giải quyết vấn đề chứ không phải tập trung vào phần con người để xem ai đúng ai sai.

Giải quyết xung đột là một nghệ thuật trong công việc, dù ở vị trí nào cũng cần học tập cách ứng xử, giải quyết xung đột. Việc làm hành chính văn phòng là công việc thường xuyên làm việc nhóm, chắc hẳn những thông tin chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của bạn

- Bước 3: Hãy lắng nghe một cách nghiêm túc

Lắng nghe được xem là một điều quan trọng để bạn với vai trò là người quản lý có thể nắm bắt được vấn đề. Giữ một lập trường tích cực và công bằng nhất để có thể đảm bảo cuộc nói chuyện không rơi vào trường hợp mọi người đổ lỗi lẫn nhau.

Hãy hỏi từng người một, lắng nghe ý kiến của họ và cho họ thấy được rằng bạn cần có sự hợp tác của họ để có thể giải quyết được vấn đề. Hãy hỏi để mọi người có thể hiểu và biết được mục tiêu của những người khác ra sao. Và động lực của họ sẽ ảnh hưởng tới hành động của mình ra sao.

Điều bạn cần làm là giúp cho mọi người trong nhóm của mình lắng nghe lẫn nhau, tất nhiên sẽ là lắng nghe một cách tích cực và cẩn thận nhất. Một khi mà đã hiểu được những suy nghĩ của nhau thì các thành viên trong nhóm sẽ nhận thấy được rằng mọi hành động của họ đều sẽ có khả năng gây ảnh hưởng tới người khác. Vì thế, việc cẩn thận trong từng lời nói, suy nghĩ và hành động của bản thân mình. Và hơn hết chính là những điều mà họ suy nghĩ đều đã được lắng nghe một cách nghiêm túc nhất.

- Bước 4: Chỉ lên tiếng sau khi đã lắng nghe

Như đã nói ở trên, mọi người cần lắng nghe một cách nghiêm túc nhất. Cho dù bạn có thực sự có ý kiến muốn phát biểu lúc bấy giờ thì việc lắng nghe hoàn chỉnh nhất luôn là được ưu tiên hàng đầu. 

Việc lên tiếng sau khi lắng nghe thể hiện được sự tôn trọng dành cho người nói, đồng thời, giúp ý kiến được đưa ra có thể chính xác và phù hợp hơn với hoàn cảnh và trường hợp này. 

Trước hết, bạn cần làm nổi bật với tất cả thành viên trong nhóm rằng việc giải quyết vấn đề thông qua thảo luận và đàm phán là cần thiết, đồng thời đảm bảo rằng mọi người đều hiểu quan điểm của nhau để có thể tìm ra giải pháp tốt nhất.

+ Hãy lắng nghe bằng sự đồng cảm của chính mình.

+ Sử dụng đại từ là “tôi”.

+ Giải thích vấn đề một cách rõ ràng.

+ Rõ ràng nhất về cảm xúc bên trong mình.

+ Duy trì sự linh hoạt và lắng nghe.

Đây là những điều mà bạn cần nói với các thành viên trong nhóm của mình. Họ cần làm như vậy để có thể ngồi lại và bình tĩnh giải quyết các xung đột đang tồn tại. Sau khi quá trình lắng nghe được hoàn tất, thì bạn hãy vạch ra những hành động sẽ hoặc không được bạn bỏ qua nếu như nó xảy ra và điều này sẽ là cần thiết để có một sự đồng ý cho những thỏa thuận có sự thay đổi.

- Bước 5 : Đưa ra các sự việc khác nhau

Mỗi người sẽ có những cảm nhận khác nhau nếu như họ có nhu cầu và lợi ích khác nhau. Vì thế, sẽ có rất nhiều trường hợp là các vấn đề không có sự liên quan như lại luôn bị lồng ghép với nhau. Vì thế, cho dù bạn không đạt được một sự thỏa thuận chung thì hãy cố gắng để có thể hiểu được cảm nhận của những người khác về vấn đề đó ra sao.

- Bước 6: Đưa ra giải pháp cùng nhau

Đến bước này bạn hoàn toàn có thể đưa ra được giải pháp để giải quyết xung đột. Thế nhưng, để hiệu quả nhất thì bạn hãy hỏi từng người để xem họ sẽ đưa ra cách giải quyết ra sao. Và như vậy, khi các cách giải quyết được đưa ra thì mỗi người sẽ có những đánh giá về phương pháp giải quyết phù hợp và hợp lý nhất. 

Đó là cách giải quyết xung đột với phương pháp IBR. Thực tế thì xung đột là một điều cần thiết để có thể thúc đẩy sự phát triển. Tuy nhiên, tất cả sẽ trở nên tồi tệ nếu vượt quá ranh giới. Do vậy, bạn cần có cách giải quyết xung đột trong nhóm một cách hiệu quả nhất để có thể gia tăng sự đoàn kết, hiểu biết lẫn nhau và đồng thời giúp nâng cao nhận thức tốt hơn hẳn.

Mong rằng qua bài viết này các bạn có thể nắm bắt được cách giải quyết xung đột trong nhóm một cách hiệu quả và tích cực nhất.