[TIẾT LỘ] Cách gửi mail cho sếp chuyên nghiệp nhất

1. Tầm quan trọng của việc gửi mail cho sếp chuẩn chỉnh 

“Nét chữ, nết người” từng là một trong những nguyên tắc bất thành văn khi xã hội chúng ta còn chuộng thư tay. Ngày nay, khi những cách thư được viết bằng bút dần được thay thế bằng đa dạng phương tiện liên lạc hiện đại và đang đi dần lên phong cách điện tử. Trong đó, giấy in và email (thư điện tử) là hai trong số nhiều phương tiện thể hiện được ghi nhận là “hậu thế” của thư truyền thông và đảm bảo được tính đầy đủ và trang trọng, chủ yếu phục vụ cho mục đích trao đổi công việc với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Và hiện nay Google Mail, Outlook là những hòm thư điện tử thông dụng được nhiều người sử dụng.

Gửi mail cho sếp tưởng chừng như việc dễ dàng nhưng không phải ai cũng nắm được nguyên tắc riêng, bởi lẽ, khác với quan hệ đồng nghiệp suồng sã, sếp luôn là đại diện của mẫu người ưa tính chuyên nghiệp, cẩn thận.

Không chỉ vậy, trong trường hợp gửi các mẫu thông báo nội bộ, mẫu thông báo cắt giảm nhân sự, báo cáo, lời đề nghị, trao đổi về công việc, thông qua cách trình bày và gửi email chuyên nghiệp sẽ giúp sếp thấu hiểu hơn về cung cách, thái độ làm việc của bạn như thế nào. Dĩ nhiên, bằng việc trình bày và gửi đi một email chuẩn giúp sếp tiếp nhận nội dung ngay từ lần đầu sẽ giúp bạn đáng kể trong việc ghi điểm trong mắt sếp. Ngược lại, với một thư điện tử thiếu chuẩn mực, sơ sài hay quá dài dòng ngay lập tức sẽ tạo ra hiệu ứng ngược lại.

Chắc chắn rằng, tất cả chúng ta đều không mong muốn “gây hấn” với sếp qua một mẫu email thiếu chuyên nghiệp, song viết và gửi email để hài lòng sếp như thế nào? Theo dõi ngay nội dung ngay bên dưới đây và tìm câu trả lời nhé. 

Bạn đọc xem thêm: Cơ hội việc làm thư ký - trợ lý tốt với rất nhiều tin tuyển dụng uy tín trên timviec365.vn

2. Hướng dẫn bản gửi mail cho sếp bằng gmail siêu chuẩn

Là một trong những loại hình thư điện tử được sử dụng phổ biến nhất và dễ dàng sử dụng với giao diện chuyên nghiệp nhất, hôm nay, timviec365.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách để gửi mail cho sếp chuyên nghiệp nhất bằng gmail nhé. 

Đầu tiên, trước khi gửi, bạn cần đảm bảo rằng, bạn đã sở hữu một tài khoản gmail chuyên nghiệp phục vụ công việc.

Như khi gửi mail cho đồng nghiệp hay khách hàng, bước thứ nhất là đăng nhập tài khoản gmail của bạn. 

Bước 2: Hãy nhìn toàn giao diện và nhìn lên cùng bên trái, hay kick chọn soạn tin nhắn hay (compose) để tiến hành soạn tin. 

Bước 3: Khi gửi Form email mới, bạn hãy chú ý về 3 nội dung quan trọng nhất sau đây:

Thứ nhất, tên mail của sếp. Hãy ra soát thật kỹ tên email của sếp và nhập vào ô trống phía sau chữ “To” trên ô đầu của gmail. Ngay góc bên phải của dòng này, bạn sẽ nhìn thấy hai kí hiệu là Bcc và Cc. Ý nghĩa của dòng này cụ thể như sau.

Bcc: Bạn có thể cùng một lúc gửi email đến sếp của bạn và những người khác cùng một lúc. Những người này, bạn chưa lưu rõ địa chỉ mail và cần nhập vào cụ thể. 

Cc: Bạn có thể đồng gửi mail này cho sếp và những người khác một lúc với những địa chỉ email bạn đã lưu vào máy. 

Tùy vào trường hợp gửi mail của bản thân, bạn có thể lựa chọn hoặc bỏ qua nhé. 

Bước 4: Bạn điền tên email gửi sếp. 

Tên email hay tiêu đề thư là phần nội dung chính của vấn đề bạn muốn trao đổi với sếp hay tài liệu bạn muốn gửi. Do vậy, để đảm bảo rằng, sếp có thể đọc hết và không bị ẩn khi mở email, bạn cần ghi rõ ngắn gọn. Theo các chuyên gia, việc ghi không dấu sẽ chuyên nghiệp hơn trong trường hợp sếp của bạn là người nước ngoài hay người Việt và tốt hơn hết nên ghi bằng chữ in hoa cho dễ nhìn. Ví dụ như: BAO CAO CONG VIEC TUAN 15 - 21/9/2024...

Bước 5: Viết lời đầu thư. Tùy vào tính cách sếp của bạn mà có cách viết lời đầu thư khác nhau, song vẫn phải toán lên được tính lịch sự. Bạn có thể dùng từ Dear + Mr… hoặc “Dear sếp”nếu sếp bạn là một người thoải mái, thân thiện. Ngoài ra cũng có thể mở đầu bằng những cụm từ thuần Việt nhưng có tính trang trọng cao như “thưa Anh”, “ Thưa chị”...

Bước 6: Viết nội dung email bạn muốn trình bày.

Đây là phần nội dung chính của mail song bạn cần đi thẳng vào vấn đề chính, tránh sử dài dòng hay quá ngắn cũn cỡn. Một số thành phần bạn cần chú ý thêm gồm tách các nội dung của email để sếp dễ đọc. 

Bạn cũng có thể chọn thêm biểu tượng “chiếc dập ghim” để đính và tải thêm tài liệu cần thiết như các file word, file excel, PDF, ZIP...nhưng với dung lượng nhỏ, không quá 1 MB. 

Chắc chắn bạn phải soạn thảo email và kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót chính tả không cần thiết đấy. 

Bước 7: Bấm vào “Gửi” hoặc “Send” để gửi ngay email của bạn đến sếp nhé. 

Trên đây chính là đầy đủ những bước gửi email chuyên nghiệp đến sếp nhanh chóng. Chắc chắn rằng, bạn đã nắm rõ các bước để gửi mail cho sếp rồi đúng không. Nhưng chưa đủ, để có thể ghi điểm trong mắt sếp, bạn cần nằm lòng thêm một số nguyên tắc về trình bày email trước khi gửi đi. Kéo xuống nội dung ngay dưới đây để biết thêm chi tiết. 

Như trên Bạn đã biết cách viết mail gửi Sếp hiệu quả, thông mình. Bạn có thể xem thêm việc làm hành chính văn phòng những tin tức tuyển dụng hàng đầu, cập nhật nhất

3. Một số lưu ý khi viết email gửi sếp 

Để nhận được phản hồi tích cực từ một email chuyên nghiệp, bên cạnh những thao tác gửi chuẩn như hướng dẫn bạn cần thiết ghi nhớ những thành tố được timviec365.vn đề cập đến ngay sau đây. Bởi lẽ, rất có thể vì sự sơ suất của bạn mà dù sở hữu một nội dung email chuẩn chỉnh với tất cả các bước, sếp vẫn có thể dễ dàng bỏ qua email của bạn.

3.1. Địa chỉ mail thiếu chuyên nghiệp 

Bên cạnh chủ đề của email, địa chỉ email là thông tin đầu tiên mà quý ngài cập nhật khi nhận thông báo. Bạn nghĩ sao nếu người anh/chị ấy nhận mail lại có một địa chỉ lạ hoặc thậm chí “trẻ trâu” như changngok@gmail.com hay thangquynho@gmail.com...Chắc chắn ấn tượng đầu tiên trong tâm trí sếp của bạn là có người gửi nhầm mail hoặc những mail nhận được không xuất phát từ nhân viên hay không phục vụ mục đích trao đổi công việc. Nếu bạn vừa mới ra trường hãy đổi một email chuyên nghiệp chứa tên của bạn với tên doanh nghiệp, điều này sẽ tạo ấn tượng về một nhân viên gương mẫu khi nhận mail của bạn đấy. 

Tham khảo thêm: Nhu cầu tuyển dụng việc làm kế toán từ các nhà tuyển dụng, các công ty, doanh nghiệp uy tín hiện nay trên timviec365.vn

3.2. Email quá dài dòng

Dẫu biết rằng, email phản ánh rõ nhất vai trò của lá thư tay truyền thống, những điều này không đồng nghĩa là nhân viên có thể viết một email quá dài dòng và bắt sếp của bạn phải đọc hết nó. Nếu cảm thấy cần sếp nắm rõ bản chất cuộc trò chuyện, trao đổi hãy liên hệ và hỏi xem anh/chị ấy rảnh vào thời gian nào để nói chuyện trực tiếp. Bởi lẽ, sếp bạn quá bận rộn để check mail toàn bộ và dễ dàng bỏ qua những nội dung chính bạn muốn nhấn mạnh. Tệ hơn, một email dài sẽ mặc định bạn đang làm phiền sếp thậm chí bị chuyển tiếp vào thùng rác. Do vậy, bạn có thể suy nghĩ thật kỹ về tình huống gửi mail xem có thật sự cần thiết không trước khi soạn tin và gửi đi nhé. 

3.3. Cẩn trọng với cách sử dụng từ ngữ, cấu trúc khó hiểu 

Ngoài chính tả, một thành tố gây cho mail của bạn “vô hình” trong mắt sếp đó là sử dụng những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu. Hãy đảm bảo rằng, bạn tôn trọng ngôn ngữ tiếng Việt và sử dụng những từ ngữ dễ hiểu, dễ nắm bắt nhất ngay trong lần đầu tiên sếp tiếp nhận nội dung, tránh lạm dụng tình thái từ hay “sính ngoại” quá đà trong email...nếu bạn không muốn sếp trả lời bạn bằng việc gửi lại email hay một dấu “?” nhé. 

Trên đây chính là toàn bộ những hướng dẫn của timviec365.vn giúp bạn cách tạo và gửi mail cho sếp. Mong rằng, những hướng dẫn này thực sự hữu ích với bạn trong quá trình gửi mail chuyên nghiệp cho cấp trên của mình nhé.