Quay lại

[TIẾT LỘ] Cách gửi mail cho sếp chuyên nghiệp nhất

Tác giả: Lại Trang - 19/01/2021

Sự bành trướng của công nghệ cho phép con người đa dạng hóa phương tiện liên hệ, kết nối để chia sẻ tâm tình, đặc biệt là trao đổi công việc. Khác với việc gửi tin nhắn Zalo, Facebook hay whatsapp với mục tiêu tương tác, trao đổi, báo cáo công việc đặc biệt với cấp trên buộc bạn phải tự đặt ra quy tắc riêng khi gửi qua mail. Tuy vậy không phải ai cũng biết đâu là cách gửi mail cho sếp chuyên nghiệp nghiệp và tạo thiện cảm nhất. Nếu đang gặp trường hợp này mời bạn theo dõi ngay bài viết sau đây để tìm giải pháp cho mình ngay nhé. 

1. Tầm quan trọng của việc gửi mail cho sếp chuẩn chỉnh 

“Nét chữ, nết người” từng là một trong những nguyên tắc bất thành văn khi xã hội chúng ta còn chuộng thư tay. Ngày nay, khi những cách thư được viết bằng bút dần được thay thế bằng đa dạng phương tiện liên lạc hiện đại và đang đi dần lên phong cách điện tử. Trong đó, giấy in và email (thư điện tử) là hai trong số nhiều phương tiện thể hiện được ghi nhận là “hậu thế” của thư truyền thông và đảm bảo được tính đầy đủ và trang trọng, chủ yếu phục vụ cho mục đích trao đổi công việc với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Và hiện nay Google Mail, Outlook là những hòm thư điện tử thông dụng được nhiều người sử dụng.

Tầm quan trọng của việc gửi mail cho sếp chuẩn chỉnh
Tầm quan trọng của việc gửi mail cho sếp chuẩn chỉnh 

Gửi mail cho sếp tưởng chừng như việc dễ dàng nhưng không phải ai cũng nắm được nguyên tắc riêng, bởi lẽ, khác với quan hệ đồng nghiệp suồng sã, sếp luôn là đại diện của mẫu người ưa tính chuyên nghiệp, cẩn thận.

Không chỉ vậy, trong trường hợp gửi các mẫu thông báo nội bộmẫu thông báo cắt giảm nhân sự, báo cáo, lời đề nghị, trao đổi về công việc, thông qua cách trình bày và gửi email chuyên nghiệp sẽ giúp sếp thấu hiểu hơn về cung cách, thái độ làm việc của bạn như thế nào. Dĩ nhiên, bằng việc trình bày và gửi đi một email chuẩn giúp sếp tiếp nhận nội dung ngay từ lần đầu sẽ giúp bạn đáng kể trong việc ghi điểm trong mắt sếp. Ngược lại, với một thư điện tử thiếu chuẩn mực, sơ sài hay quá dài dòng ngay lập tức sẽ tạo ra hiệu ứng ngược lại.

Chắc chắn rằng, tất cả chúng ta đều không mong muốn “gây hấn” với sếp qua một mẫu email thiếu chuyên nghiệp, song viết và gửi email để hài lòng sếp như thế nào? Theo dõi ngay nội dung ngay bên dưới đây và tìm câu trả lời nhé. 

Bạn đọc xem thêm: Cơ hội việc làm thư ký - trợ lý tốt với rất nhiều tin tuyển dụng uy tín trên timviec365.vn

2. Hướng dẫn bản gửi mail cho sếp bằng gmail siêu chuẩn

Là một trong những loại hình thư điện tử được sử dụng phổ biến nhất và dễ dàng sử dụng với giao diện chuyên nghiệp nhất, hôm nay, timviec365.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách để gửi mail cho sếp chuyên nghiệp nhất bằng gmail nhé. 

Hướng dẫn bản gửi mail cho sếp bằng gmail siêu chuẩn
Hướng dẫn bản gửi mail cho sếp bằng gmail siêu chuẩn

Đầu tiên, trước khi gửi, bạn cần đảm bảo rằng, bạn đã sở hữu một tài khoản gmail chuyên nghiệp phục vụ công việc.

Như khi gửi mail cho đồng nghiệp hay khách hàng, bước thứ nhất là đăng nhập tài khoản gmail của bạn. 

Bước 2: Hãy nhìn toàn giao diện và nhìn lên cùng bên trái, hay kick chọn soạn tin nhắn hay (compose) để tiến hành soạn tin. 

Bước 3: Khi gửi Form email mới, bạn hãy chú ý về 3 nội dung quan trọng nhất sau đây:

Thứ nhất, tên mail của sếp. Hãy ra soát thật kỹ tên email của sếp và nhập vào ô trống phía sau chữ “To” trên ô đầu của gmail. Ngay góc bên phải của dòng này, bạn sẽ nhìn thấy hai kí hiệu là Bcc và Cc. Ý nghĩa của dòng này cụ thể như sau.

Bcc: Bạn có thể cùng một lúc gửi email đến sếp của bạn và những người khác cùng một lúc. Những người này, bạn chưa lưu rõ địa chỉ mail và cần nhập vào cụ thể. 

Cc: Bạn có thể đồng gửi mail này cho sếp và những người khác một lúc với những địa chỉ email bạn đã lưu vào máy. 

Tùy vào trường hợp gửi mail của bản thân, bạn có thể lựa chọn hoặc bỏ qua nhé. 

Bước 4: Bạn điền tên email gửi sếp. 

Cách gửi mail cho sếp chuẩn nhất bắng gmail
Cách gửi mail cho sếp chuẩn nhất bắng gmail 

Tên email hay tiêu đề thư là phần nội dung chính của vấn đề bạn muốn trao đổi với sếp hay tài liệu bạn muốn gửi. Do vậy, để đảm bảo rằng, sếp có thể đọc hết và không bị ẩn khi mở email, bạn cần ghi rõ ngắn gọn. Theo các chuyên gia, việc ghi không dấu sẽ chuyên nghiệp hơn trong trường hợp sếp của bạn là người nước ngoài hay người Việt và tốt hơn hết nên ghi bằng chữ in hoa cho dễ nhìn. Ví dụ như: BAO CAO CONG VIEC TUAN 15 - 21/9/2020...

Bước 5: Viết lời đầu thư. Tùy vào tính cách sếp của bạn mà có cách viết lời đầu thư khác nhau, song vẫn phải toán lên được tính lịch sự. Bạn có thể dùng từ Dear + Mr… hoặc “Dear sếp”nếu sếp bạn là một người thoải mái, thân thiện. Ngoài ra cũng có thể mở đầu bằng những cụm từ thuần Việt nhưng có tính trang trọng cao như “thưa Anh”, “ Thưa chị”...

Bước 6: Viết nội dung email bạn muốn trình bày.

Đây là phần nội dung chính của mail song bạn cần đi thẳng vào vấn đề chính, tránh sử dài dòng hay quá ngắn cũn cỡn. Một số thành phần bạn cần chú ý thêm gồm tách các nội dung của email để sếp dễ đọc. 

Bạn cũng có thể chọn thêm biểu tượng “chiếc dập ghim” để đính và tải thêm tài liệu cần thiết như các file word, file excel, PDF, ZIP...nhưng với dung lượng nhỏ, không quá 1 MB. 

Dĩ nhiên, bạn cần viết email và duyệt lại thật kỹ để tránh những lỗi chính tả không đáng có nhé. 

Bước 7: Bấm vào “Gửi” hoặc “Send” để gửi ngay email của bạn đến sếp nhé. 

Cách gửi mail cho sếp nhanh
Cách gửi mail cho sếp nhanh

Trên đây chính là đầy đủ những bước gửi email chuyên nghiệp đến sếp nhanh chóng. Chắc chắn rằng, bạn đã nắm rõ các bước để gửi mail cho sếp rồi đúng không. Nhưng chưa đủ, để có thể ghi điểm trong mắt sếp, bạn cần nằm lòng thêm một số nguyên tắc về trình bày email trước khi gửi đi. Kéo xuống nội dung ngay dưới đây để biết thêm chi tiết. 

Như trên Bạn đã biết cách viết mail gửi Sếp hiệu quả, thông mình. Bạn có thể xem thêm việc làm hành chính văn phòng những tin tức tuyển dụng hàng đầu, cập nhật nhất

3. Một số lưu ý khi viết email gửi sếp 

Để nhận được phản hồi tích cực từ một email chuyên nghiệp, bên cạnh những thao tác gửi chuẩn như hướng dẫn bạn cần thiết ghi nhớ những thành tố được timviec365.vn đề cập đến ngay sau đây. Bởi lẽ, rất có thể vì sự sơ suất của bạn mà dù sở hữu một nội dung email chuẩn chỉnh với tất cả các bước, sếp vẫn có thể dễ dàng bỏ qua email của bạn.

3.1. Địa chỉ mail thiếu chuyên nghiệp 

 Một số lưu ý khi viết email gửi sếp
 Một số lưu ý khi viết email gửi sếp 

Cùng với tiêu đề email, địa chỉ mail là dữ kiện đầu tiên sếp của bạn cập nhật được khi có thông báo. Bạn nghĩ sao nếu người anh/chị ấy nhận mail lại có một địa chỉ lạ hoặc thậm chí “trẻ trâu” như changngok@gmail.com hay thangquynho@gmail.com...Chắc chắn ấn tượng đầu tiên trong tâm trí sếp của bạn là có người gửi nhầm mail hoặc những mail nhận được không xuất phát từ nhân viên hay không phục vụ mục đích trao đổi công việc. Nếu bạn vừa mới ra trường hãy đổi một email chuyên nghiệp chứa tên của bạn với tên doanh nghiệp, điều này sẽ tạo ấn tượng về một nhân viên gương mẫu khi nhận mail của bạn đấy. 

Tham khảo thêm: Nhu cầu tuyển dụng việc làm kế toán từ các nhà tuyển dụng, các công ty, doanh nghiệp uy tín hiện nay trên timviec365.vn

3.2. Email quá dài dòng

Dẫu biết rằng, email phản ánh rõ nhất vai trò của lá thư tay truyền thống, những điều này không đồng nghĩa là nhân viên có thể viết một email quá dài dòng và bắt sếp của bạn phải đọc hết nó. Nếu cảm thấy cần sếp nắm rõ bản chất cuộc trò chuyện, trao đổi hãy liên hệ và hỏi xem anh/chị ấy rảnh vào thời gian nào để nói chuyện trực tiếp. Bởi lẽ, sếp bạn quá bận rộn để check mail toàn bộ và dễ dàng bỏ qua những nội dung chính bạn muốn nhấn mạnh. Tệ hơn, một email dài sẽ mặc định bạn đang làm phiền sếp thậm chí bị chuyển tiếp vào thùng rác. Do vậy, bạn có thể suy nghĩ thật kỹ về tình huống gửi mail xem có thật sự cần thiết không trước khi soạn tin và gửi đi nhé. 

3.3. Cẩn trọng với cách sử dụng từ ngữ, cấu trúc khó hiểu 

Cẩn trọng với những cấu trúc khó hiểu khi viết và gửi mail
Cẩn trọng với những cấu trúc khó hiểu khi viết và gửi mail 

Ngoài chính tả, một thành tố gây cho mail của bạn “vô hình” trong mắt sếp đó là sử dụng những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu. Hãy đảm bảo rằng, bạn tôn trọng ngôn ngữ tiếng Việt và sử dụng những từ ngữ dễ hiểu, dễ nắm bắt nhất ngay trong lần đầu tiên sếp tiếp nhận nội dung, tránh lạm dụng tình thái từ hay “sính ngoại” quá đà trong email...nếu bạn không muốn sếp trả lời bạn bằng việc gửi lại email hay một dấu “?” nhé. 

Trên đây chính là toàn bộ những hướng dẫn của timviec365.vn giúp bạn cách tạo và gửi mail cho sếp. Mong rằng, những hướng dẫn này thực sự hữu ích với bạn trong quá trình gửi mail chuyên nghiệp cho cấp trên của mình nhé. 

Cách gửi email xin thôi việc chuẩn nhất

Bên cạnh cách gửi mail cho sếp, bạn cũng có thể tham khảo thêm gợi ý cách gửi mail xin thôi việc chuẩn trong bài viết sau đây nhé. 

Cách gửi mail xin thôi việc chuẩn nhất

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype