Check mail là gì? Những lợi ích bạn nên biết từ việc check mail

1. Check mail - thao tác quen thuộc của cuộc sống hiện đại

1.1. Check mail là gì?

Check Trong tiếng Anh có nghĩa là kiểm tra, đối soát một thông tin gì đó

Mail tức là thư điện tử

Vậy check mail được hiểu theo nghĩa là kiểm tra, rà soát lại thư tín, tin nhắn của mình. Bây giờ hình thức trao đổi bằng mail khá quen thuộc và phổ biến.

Nhớ lại khi xưa, ông bà ta thường viết thư tay để trao gửi cho nhau. Hình thức viết thư tay được ông bà áp dụng rất lâu về trước. Sau đó những chiếc điện thoại ra đời, thì ông bà ta liên hệ bằng điện thoại và gửi cho nhau những tin nhắn SMS. Khi những chiếc điện thoại được nâng cấp lên hiện đại hơn, thì việc dùng email trao đổi thư tín, thông tin lại rất phổ biến và được nhiều người ưa chuộng. Việc soạn thảo văn bản, tin nhắn trên mail và gửi đi tới bạn bè của bạn, đối phương mở tin nhắn trong mail ra đọc thì đó người ta gọi là check mail. Hiểu một cách đơn giản là như vậy.

1.2. Ý nghĩa của việc check mail

Việc dùng thư điện tử hiện nay rất quan trọng,nó đảm bảo bí mật, quyền riêng tư của mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, công ty, JSC, xí nghiệp, corporate. Đa số hiện nay, tất cả các tổ chức cá nhân khi làm việc với khách hàng đều dùng email để trao đổi trực tiếp với đối phương để đảm bảo bí mật thư tín. hàng ngày sẽ có rất nhiều các thông tin khách hàng, các phản hồi, ý kiến, cũng như các hợp đồng được liên lạc qua email. Mail, một công cụ tin học văn phòng tiếng anh cơ bản, hữu dụng cùng với Microsoft Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Google Scholar, Google Docs, Google Slides,... Công cụ này có chức năng rất đặc biệt là có thể gửi tất cả các file hình ảnh, file word, excel mà không sợ quá tải dụng lượng. Một khối lượng lớn tin nhắn được gửi đến mà không lo bị mất. Bạn có thể check mail bất kỳ khi nào rảnh mà không lo bị mất tin nhắn.

-Khi khách hàng sử dụng email, mang lại rất nhiều điều tiện ích và lợi ích cho người dùng.

+Thông thường, nếu gửi thư theo một cách thông thường sẽ mất rất nhiều thời gian và phụ thuộc vào đường truyền và khoảng cách địa lý. Nhưng khi sử dụng mail, bạn chỉ cần soạn tin và ấn gửi, ngay lập tức, phía bên kia có thể nhận được thông báo và check được luôn mà không phải đợi quá lâu. Trong những trường hợp gấp rút  thì dùng mail sẽ là một cách nhanh nhất. Như vậy việc check mail của đối phương sẽ diễn ra một cách nhanh chóng và dễ dàng.

+Tiết kiệm chi phí một cách tối đa nhất khi gửi và check mail. Thông thường, nếu dùng các dịch vụ khác bạn sẽ phải tốn thêm một khoản chi phí cho việc chuyển phát. Nếu bạn muốn gửi một bản hợp đồng qua đường bưu điện thì sẽ mất phí vận chuyển, nhưng khi dùng maio bạn có thể gửi bản hợp đồng qua email mà không tốn chi phí. Nếu tốn chỉ là một ít dụng lượng internet. Và việc đến tay khách hàng cũng nhanh hơn bao giờ hết. Khách hàng có thể mở mail ra check ngay lập tức, như vậy việc check mail nhanh cũng làm cho quá trình, tiến độ công việc cũng trở nên nhanh chóng hơn.

+Việc dùng email có thể giúp cá nhân, tổ chức, khách hàng gửi và nhận thư mọi lúc mọi nơi. Đôi khi chỉ cần một smartphone là có thể gửi và check bất kỳ lúc nào bạn muốn.

+ Khi bạn dùng các tin nhắn SMS, văn bản thông thường thì việc gửi một số file dung lượng lớn là rất khó. Chính vì vậy việc trao đổi qua email như một  bước ngoặt đánh dấu sự thành công ấy. Tất cả các file nặng dữ liệu đều được gửi một cách nhanh chóng và người check cũng check một cách dễ dàng.

>> Xem thêm: Mail merge là gì

2. Hướng dẫn các cách check mail

Hiện nay, ứng dụng mail rất thông minh. Có thể sử dụng trên laptop hoặc trên điện thoại thông minh. Chính vì vậy bạn có thể check mail mọi lúc mọi nơi chỉ với vài thao tác đơn giản, vài cú click chuột sẽ hiển thị ra toàn bộ nội dung mail. Sau đây là các cách hướng dẫn check mail một cách nhanh nhất cho khách hàng, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp sử dụng một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất.

-Sử dụng các phím tắt để ứng dụng lên email: Email trên iPhone 6s cũng như một số điện thoại thông minh khác có thêm một phím tắt rất hữu ích cho người dùng và điều này chính là một điểm nhấn nổi bật khi dùng mail trên điện thoại smartphone. Với tính năng của phím tắt, nó sẽ giúp bạn kiểm tra email một cách dễ dàng nhất và đánh dấu thư đã đọc bằng cách chạm vào email đó và vuốt sang phải. Đơn giản, thuận tiên và rất nhanh chóng. Bạn không cần mở hộp mail ra để cất công kiểm tra nữa. Ứng dụng này giúp bạn check mail một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Hơn nữa bạn cũng có thể đánh dấu những tin đã đọc và chưa đọc một cách hợp lý nhất để tránh tình trạng làm sót tin nhắn của khách hàng mà chưa kịp xử lý hết. Khi ứng dụng email xuất hiện ô vuông xanh kèm theo dòng chữ Marked as read nhằm hiểu rằng, bạn đã đọc, bạn đã check tin ấy và có thể lướt qua những tin chưa check để check tiếp.

- Check mail ngay trên khóa màn hình: Hình thức check mail ngay trên khóa màn hình, tức là ta không cần mở điện thoại vẫn có thể check mail bất cứ lúc nào bạn muốn. Nhưng thực hiện việc check mail trên khóa màn hình đòi hỏi chúng ta phải thực hiện các thao tác, thủ tục cài đặt đơn giản: Vào mục cài đặt, tiếp theo đó là chọn thông báo, và sau đó chọn mail và chọn cách hiển thị trên màn hình khóa. Chỉ với vài thao tác đơn giản có thể giúp chúng ta check mail mọi lúc mọi nơi, và trên mọi mặt trận.

-Đối với việc check mail trên máy tính cá nhân, chúng ta chỉ cần 2 click chuột đơn giản là có thể mở tất cả các mail ra check.

-Ngoài ra, chúng ta cũng có thể dùng ipad và các phần mềm, cá thiết bị khoa học khác để check mail.

Mail hiện nay được cải tiến rất thông minh và linh động. Khi dùng mail, tất cả các tin nhắn chưa check hay đã check được xử lý một cách thông minh

3. Cách dùng mail

Tuy mail khá phổ biến nhưng không phải ai cũng biết cách để dùng mail. Để sử dụng mail, người ta cần phải tạo cho mình một tài khoản  email hay còn gọi là email account. Mỗi một tài khoản thì sẽ có hai phần để bạn lưu ý. Phần đầu là người dùng tự đặt tên riêng biệt cho mình, tên, danh từ, các biệt danh mà bạn yêu thích. Tuy nhiên tên này không được trùng với các tên đã có sẵn trên hệ thống, nếu trùng mail sẽ không nhận, và bắt buộc bạn phải thay đổi một cái tên khác. Phần hai là tên vùng miền. Phía sau chữ @ là một phần đuôi cố định tùy từng cá nhân , tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn những cái đuôi có sẵn như @gmail.com, @yahoo.com,... cái này còn tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn.

Sau khi đã tạo cho mình một tài khoản email, người dùng cần đăng nhập các thông tin đầy đủ để bắt đầu sử dụng. Tạo cho mail của mình một password riêng. Mỗi một tài khoản viết ra, chỉ tồn tại duy nhất một và không ai trùng lặp ai cả, nó như mã số cá nhân của bạn và đó là bí mật của bạn mà không ai biết. Đặc điểm của việc dùng email là bí mật được thông tin cá nhân. Chính đặc điểm này đã giúp mail là ứng dụng được  phổ biến nhất hiện nay.
Sau mỗi lần đăng nhập người sử  dụng nên đăng xuất để đảm bảo quyền riêng tư không ai xâm phạm và đánh cắp thông tin của bạn.

>> Xem thêm: Vị trí việc làm là gì

4. Một số loại email cơ bản

Hiện nay có hai loại email có bản là email cá nhân và email doanh nghiệp

Đối với mail cá nhân, email cá nhân là tài khoản điện tử của từng đối tượng cụ thể. Email cá nhân thường dùng cho cá nhân. Các dữ liệu, thông tin cá nhân sẽ được lưu giữ và mọi thông tin được bí mật chỉ riêng mình bạn biết.

Email doanh nghiệp: tất cả các doanh nghiệp đều có tên miền riêng, được cung cấp cho các nhân viên văn phòng của mình sử dụng. Khi làm việc với khách hàng, các công ty, tổ chức doanh nghiệp nên sử dụng email doanh nghiệp để làm việc với khách hàng. Và dĩ nhiên đối với email doanh nghiệp mức độ bảo mật thông tin sẽ cao hơn rất nhiều so với dùng email cá nhân

Khi sử dụng email doanh nghiệp sẽ tạo sự tin cậy và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp đó. Do mỗi doanh nghiệp sẽ có một vùng miền, phần đuôi riêng 

Giúp quản lý công việc một cách hiệu quả, đồng thời, quản lý nhân viên để kịp thời điều chỉnh làm sao cho công việc diễn ra một cách thuận lợi nhất.

Giúp việc gửi và check mail một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí, đẩy nhanh quá trình làm việc đúng tiến độ.

Ngoài ra khi sử dụng email doanh nghiệp bạn sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích:

Sẽ có hệ thống giám sát chất lượng xử lý sự cố, cho phép phản ứng tức thời với sự cố, đồng thời khi sử dụng email mắt bão sẽ có rất nhiều chức năng Anti Spam/Anti Bomb Mail;

Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 và đồng thời có thể tùy chỉnh và kiểm soát chất lượng giao dịch của Email.

Có thể nói việc check mail là vô cùng quan trọng đối với mỗi cá nhân và các tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Check mail giúp chúng ta nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng kịp nắm bắt và xử lý các tình huống một cách kịp thời. Trên đây là những kiến thức cơ bản nhất của lợi ích việc check mail và những tổng hợp nhất về email. Về cơ bản, mail cũng như một hình thức viết thư tay, nhưng có điều khác biệt là khi dùng mail, người nhận sẽ nhận được nhanh hơn so với việc gửi chuyển phát trong bưu điện. Chính sự tiện lợi như vậy nên hình thức gửi qua email cho người nhận check đang rất được ưa chuộng hiện nay. Hy vọng rằng bài viết trên có thể giải đáp tất cả các thắc mắc về việc check mail và trả lời cho câu hỏi “ check mail là gì?”.