Mách bạn một số cách quản lý công nợ hiệu quả nhưng đơn giản

1. Mách bạn một số cách quản lý công nợ hiệu quả

1.1. Hiểu như thế nào về quản lý công nợ?

Quản lý công nợ được hiểu là một quá trình ghi nhận, theo dõi những khoản thu của khách hàng khi chúng ta tiến hành bán dịch vụ hàng hóa hay những khoản cần phải trả nhà cung cấp phát sinh khi khách hàng mua hàng hóa hay dịch vụ từ một doanh nghiệp, cá nhân khác để mình có thể kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Công nợ được chia làm 2 loại bao gồm các khoản phải thu từ khách hàng là những khoản tiền mà công ty, doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ dành cho khách hàng nhưng chưa được thu hồi tiền về. Loại thứ hai là khoản phải trả cho người bán, nhà cung cấp là những khoản tiền có liên quan tới vật tư, công cụ,thiết bị, dịch vụ, hàng hóa,.. phát sinh trong quá trình hoạt động trong kinh doanh mà công ty đã mua từ người bán nhưng chưa tiến hành thanh toán.

Một số khoản phải thu khác như thu tạm ứng, nội bộ, ký cược, ký quỹ như giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ được lý do, những khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân hay tập thể gây ra hư hỏng đã được xử lý và bồi thường. Khoản phải trả khác như công nhân viên, khoản vay nợ, phải nộp Nhà nước, ký quỹ, ký cược ví như tài sản thừa hay xác định được nguyên nhân vì sao,.. Khoản tạm ứng là một khoản tiền hay vật tư giao đến cho người nhận tạm ứng để tiến hành công việc đã được phê duyệt.

1.2. Bí quyết để quản lý công nợ một cách hiệu quả

1.2.1. Lập ra một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Bạn hãy tạo ra một quy trình quản lý công nợ theo đúng tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình đó bạn phải đảm bảo xác định rõ về trách nhiệm của cá nhân làm việc đối với khách hàng, quy định cụ thể về hình thức nhắc nhở, thời gian nhắc nhở,.. Người thực hiện kế toán công nợ cần nắm bắt rõ quy trình kế toán, theo dõi kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán,...

Để mọi người có thể theo dõi được công nợ kahchs hàng và cập nhật những phát sinh mới nhất có liên quan tới công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể qua excel hay phần mềm kế toán. Dựa vào các thông tin trong hóa đơn, hợp đồng, phiếu xuất nhập kho, sao kê ngân hàng, khoản chiết khấu, tỷ giá, hàng trả lại,... người kế toán công nợ sẽ liên tục và thường xuyên cập nhật vào file theo dõi công nợ.

1.2.2. Theo dõi khoản phải thu theo định kỳ

Bộ phận kế toán công nợ cần theo dõi thường xuyên thời hạn phải thu những khoản nợ, đo lường những khoản đó qua những chỉ số như vòng quay những khoản cần thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm có thể phát hiện những khoản nợ có xảy ra vấn đề, mục đích có hướng xử lý kịp thời tránh trường hợp quá hạn tồn đọng nhiều.

Định kỳ kế toán công nợ cần chủ động tạo biên bản xác nhận công nợ của mỗi khách hàng để kịp thời báo cáo lên cấp trên. Những loại báo cáo cần lập ví dụ như báo cáo tình hình thực hiện khoản nợ quá hạn, theo dõi tình hình khoản nợ vượt hạn mức nợ.

1.2.3. Gửi chứng từ, hóa đơn đến khách hàng nhanh chóng

Việc gửi hóa đơn cho khách hàng là vấn đề quan trọng nhưng không phải cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải chú tâm đến vấn đề này. Kế toán công nợ cần phải theo dõi sát sao chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán đề bảo đảm rằng khách hàng nhận được hóa đơn đúng hạn tránh trường hợp thất lạc, sai sót, chậm trễ.

Trước và sau khi bạn gửi hóa đơn thì kế toán công nợ cần chủ động gọi điện thoại hay thông báo qua fax, email cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hóa đơn đưa đến phòng kế toán dành cho khách hàng. Chỉ có như vậy mới tránh được tình trạng thất lạc hóa hơn, gửi hóa đơn chậm trễ ảnh hưởng tới thời gian thanh toán.

Một mẹo nhỏ cho các cơ quan, doanh nghiệp khi tiến hành gửi hóa đơn tới khách hàng thì cần đi kèm các câu nhắc nhở hoặc các câu lệnh mang tính chất cấp bách để khách hàng thấy được sự quan trọng trong việc trả tiền đúng thời gian. Lấy ví dụ thay vì bạn nói “  Quý khách hàng có thể tiến hành chi trả trong vòng 30 ngày” thì bạn nên nói với nội dung là “hạn chót để quý khách tiến hành chi trả là ngày 30/12”.

1.2.4. Gọi điện thoại nhắc nhở

Kế toán nên nhắc nhở về hạn và khoản nợ mà khách hàng cần thanh toán trước hạn qua email hoặc điện thoại. Bên cạnh đó cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận tới khách hàng thoải mái, nhẹ nhàng. Chú ý rằng bạn nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu tháng, đầu năm, đầu tuần vì việc xử lý không khéo léo sẽ dễ xảy ra khó chịu, căng thẳng từ phía khách hàng.

Cần hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ và cuối giờ làm việc vì thời điểm đó tâm trạng mệt mỏi họ sẽ trả lời cho có hay trút sự bực bội lên bạn. Thời gian để gọi điện thoại nhắc nhở hiệu quả cho khách hàng là từ 10 đến 11h sáng, 2 đến 4 giờ chiều.

1.2.5. Duy trì nhật ký thu nợ và mối quan hệ khách hàng

Đối với những khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán cần lưu lại nhật ký khi theo dõi những cuộc gọi hay email đã được gửi đi, cùng với một số hồ sơ về phản ứng của khách hàng để tiện quan sát cuộc gọi. Các vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu chứng từ, thiếu hàng, khách hàng có sự phàn nàn về hàng hóa, hứa hẹn trả tiền,.. cần được ghi chú lại và có phản ánh với bộ phận liên quan để tiến hành xử lý kịp thời.

Những mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng cùng với sự liên kế tới phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh vấn đề đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của doanh nghiệp cũng có thể thông báo những điều kiện được hưởng chiết khấu hay nhắc nhở bổ sung một số chi tiết về chứng từ, sản phẩm liên quan để tạo nên mối quan hệ tin cậy, thân thiện.

Xem thêm: Cách tính công nợ hiện nay

2. Quản lý công nợ hiệu quả qua phần mềm DMS

Phần mềm DMS hỗ trợ quan sát, theo dõi báo cáo công nợ trên mỗi khách hàng, tổng công nợ khách hàng, công nợ theo mỗi nhân viên. Nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra được lịch sử giao dịch, thời hạn nợ, mức nợ, sản phẩm, ngày tháng ghi nợ,..Điều hấp dẫn của phần mềm này là việc quản lý có thể thuận tiện kiểm soát công nợ của khách hàng này đến từ các đơn hàng nào. Ngoài ra phần mềm còn giúp tải xuống báo cáo công nợ dạng excel khi người quản lý tiến hành in tài liệu hay nhập file dữ liệu vào trong phần mềm kế toán quản lý.

Trên đây bạn đã được chúng tôi mách một số cách quản lý công nợ hiệu quả. Nếu như bạn cảm thấy bài viết có hữu ích hãy chia sẻ và đừng quên để lại bình luận đóng góp cho timviec365.vn để phát triển cũng như hoàn thiện nội dung hơn nhé. Chúc các bạn sức khỏe và có thể áp dụng kiến thức vào quản lý công nợ tốt nhất.