Cách tính công nợ, làm thế nào để quản lý công nợ hiệu quả?

Khi các Doanh nghiệp phát sinh những khoản giao dịch, buôn bán, các sản phẩm được chuyển đến tay của khách hàng, tuy nhiên số tiền thu được chỉ là một phần, phần còn lại được chuyển đến các kỳ tiếp theo mới được thanh toán, đó chính là công nợ. Cùng tìm hiểu cách tính công nợ và những nguyên tắc quản lý công nợ hiệu quả nhé!

1. Có bao nhiêu loại công nợ phổ biến hiện nay?

Công nợ có tên tiếng Anh là Debt, tên gọi được sử dụng khá phổ biến đối với những người chuyên hay không chuyên trong lĩnh vực tài chính kế toán này.

Hiện nay, khi nói đến công nợ, người ta sẽ nghĩ ngay đến hai loại công nợ chính, đó chính là:

1.1. Công nợ phải thu

Đây là khoản công nợ xuất hiện khi công ty bán sản phẩm và hàng hóa đến tay của khách hàng nhưng chưa được thanh toán hết số tiền phải trả. Số tiền có thể sẽ chưa được thanh toán hoặc thanh toán một phần. Phần còn lại sẽ tính vào khoản công nợ phải thu.

Về phía kế toán sẽ là người theo dõi chi tiết, sát sao, kiểm soát các quyền lợi cũng như kỳ hạn thanh toán, đối tượng thanh toán trong Doanh nghiệp của mình.

1.2. Công nợ phải trả 

Ngược lại với công nợ phải thu, khoản công nợ phải thu, khi công ty cần mua hàng hóa từ Doanh nghiệp khác mà chưa thanh toán được hết toàn bộ số tiền hàng, thì dĩ nhiên số tiền còn nợ còn lại đó chính là số tiền công nợ phải trả của Doanh nghiệp.

Một số các loại khác cũng sẽ được xếp vào công nợ như: Công nợ nhân viên, tiền tạm ứng, bồi thường, trợ cấp, nợ nhà nước,.. Đối với những khoản  này, kế toán cần phải theo dõi một cách sát sao để không bị chậm công nợ dẫn đến việc phát sinh phí phạt cho Doanh nghiệp của mình. 

Xem thêm: Công nợ là gì, khái niệm liên quan và tác động đến Doanh nghiệp?

2. Cách tính công nợ như thế nào?

2.1. Công thức tính công nợ

Công nợ phải trả nên được thực hiện một cách đúng, đủ và kịp thời tới khách hàng của mình. Chính vì thế, để có thể hiểu đúng và tính đúng công nợ phải trả sẽ có thể giúp bạn giảm thiểu được tối đa rủi ro cho công ty mình.

Cùng tham khảo công thức tính công nợ phải trả phía dưới nhé:

Công nợ phải trả = Tài sản - Vốn chủ sở hữu

2.2. Cách tính hạn mức công nợ 

Để có thể xác định được hạn mức công nợ, bạn có thể thực hiện theo những bước phía dưới của chúng tôi đã đưa ra:

- Bước 1: Xác định và thẩm định tính chất hợp lý của tổng tài sản;

- Bước 2: Xác định và thẩm định tính chất hợp lý của nguồn vốn;

- Bước 3: Xác định được hạn mức tín dụng được sử dụng theo công thức tính hạn mức tín dụng như sau:

Hạn mức tín dụng = Nhu cầu vốn lưu động – Vốn chủ sở hữu tham gia

3. Những cách quản lý công nợ hiệu quả

3.1. Quản lý công nợ theo cách truyền thống

Đây có thể nói là một cách làm vô cùng phổ biến được các công ty thường xuyên áp dụng để theo dõi công nợ, đó chính là sử dụng Excel kết hợp với các nghiệp vụ hạch toán cơ bản.

Theo đó, kế toán sẽ phải dùng cách này để có thể theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả. Bạn có thể theo dõi các bước thực hiện như sau:

 - Bước 1: Tải và cài đặt Excel về máy tính bạn sử dụng để tính toán công nợ, mở Excel và làm tạo một file mới. Hãy đặt tên cho nó để sau này phân loại cách tài liệu một cách dễ dàng hơn.

- Bước 2: Tạo một bảng biểu chi tiết bao gồm các thông tin có liên quan đến khách hàng hoặc nhà cung cấp: Đối tượng, nợ đầu kỳ, cuối kỳ, số tiền phát sinh như thế nào, tất cả các khoản cần được vạch ra một cách rõ ràng và triệt để.

- Bước 3: Nhập các thông tin vào trong cột một cách tương ứng, bạn cần sử dụng các hàm trong Excel để tính toán sao cho chính xác nhất. Bạn cũng có thể làm tròn nếu đó là quy định của công ty.

Đối với cách làm này sẽ có thể xuất hiện một số những hạn chế nhất định như không thể theo dõi được công nợ, công nợ quá lớn hay bảo mật công nợ không được cao. 

Bên cạnh đó, đối với những người không thành thạo sẽ có những vấn đề và rủi ro nhất định trong việc thiết kế bảng và sử dụng các hàm để tính toán.

Chưa kể đến đó chính là việc mất mát các thông tin quan trọng khi máy chủ có vấn đề, gặp sự cố ngoài ý muốn khiến cho việc tính toán công nợ trở nên bị giãn đoạn, trì hoãn, gây ảnh không nhỏ đến Doanh nghiệp của mình.

3.2. Sử dụng các phần mềm quản lý công nợ

Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều những Doanh nghiệp, đặc biệt là các Doanh nghiệp có quy mô lớn đã chuyển đổi từ công cụ Excel sang các phần mềm quản lý công nợ chuyên biệt khác để có thể quản lý công nợ một cách hiệu quả và đơn giản hơn.

Vì các phần mềm này được thiết kế dành riêng cho việc quản lý công nợ, chính vì vậy mà phần mềm chuyên xử lý công nợ này sẽ nhập dữ liệu và xử lý những con số của Doanh nghiệp rất nhanh. 

Dù bạn là người không chuyên trong lĩnh vực kế toán cũng có thể sử dụng phần mềm một cách đơn giản và dễ dàng. Đối với kế toán, việc tính toán công nợ cũng sẽ trở nên dễ dàng và phổ biến hơn nhiều nhờ có phần mềm công nợ và việc tính toán cũng sẽ trở nên chính xác hơn.

Để có thể sử dụng được phần mềm này, bạn cần phải trả một khoản chi phí nhất định cho mỗi tháng sử dụng, đổi lại thì bạn sẽ phải trả một khoản chi phí nhất định để có thể giúp cho việc quản lý công nợ của công ty bạn trở nên dễ dàng hơn.

Khi kể đến phần mềm quản lý công nợ hiện nay, bạn có thể lên Internet để tìm hiểu về những thông tin này, trong bài viết này, chúng tôi có thể đề cập cho bạn một số phần mềm quản lý công nợ khá phổ biến trên thị trường hiện nay đó chính là: Phần mềm bán hàng Kiotviet, phần mềm quản lý công nợ Faceworks, phần mềm bán hàng Sapo POS, phần mềm kế toán 1A.

Nhắc đến đây, không thể không kể đến một nhiệm vụ quan trọng khác mà Doanh nghiệp cần phải làm đó chính là quản lý kênh phân phối một cách hiệu quả.

Đối với công việc này, trên thị trường cũng đã xuất hiện khá nhiều những phần mềm hỗ trợ công việc quản lý kênh phân phối này. Nổi bật chính là phần mềm DMS (Distribution Management System).

Đây chính là một phần mềm quản lý Doanh nghiệp giúp cho các nhà quản lý quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra ngoài thị trường, diễn biến tại các kênh phân phối, đồng thời quản lý các nhân viên bán hàng ra ngoài thị trường (các Salesman), kiểm soát hàng tồn kho và các biến động bên ngoài thị trường, quản lý công nợ hay tự động hóa bán hàng.

Phần mềm DMS cũng là một phần mềm được sử dụng để quản lý công nợ một cách hiệu quả mà bạn có thể tham khảo, hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm DMS cho nhiều mục đích khác nhau để có thể hỗ trợ cho Doanh nghiệp của mình. 

4. Một số những lưu ý quan trọng trong việc quản lý công nợ hiệu quả

4.1. Đối với quản lý công nợ phải thu

Cần kế hoạch, hạch toán những thông tin cần thiết, càng chi tiết càng tốt, cần ghi rõ đối tượng mà mình ghi nợ, thời hạn, số tiền phát sinh. Bên cạnh đó, đốc thúc bên mua hàng nhanh chóng thanh toán nợ đúng hạn.

Thu thập các chứng từ có liên quan đến công nợ, cần lưu trữ và bảo quản một cách cẩn thận, những loại chứng từ này vô cùng quan trọng trong việc đối chiếu số công nợ vào cuối kỳ. 

4.2. Quản lý công nợ cần phải trả 

Hạch toán một cách chi tiết về đối tượng, kỳ hạn, số phát sinh. Cần thanh toán nợ đúng kỳ hạn;

Đặc biệt cần lưu ý đến những công nợ quan trọng không thể trả chậm trễ như phải nộp cho Nhà nước, phải trả cho người lao động,..

Theo dõi một cách sát sao những khoản nợ của công ty đưa ra. Đặc biệt, đối với những món nợ chưa có hóa đơn, cần phải cập nhật số liệu ngay khi đã có hóa đơn.

Dưới đây là bài viết của chúng tôi về cách phân loại các loại công nợ trong công ty, cách tính công nợ và một số phương pháp quản lý công nợ phổ biến hiện nay. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin bổ ích về vấn đề công nợ để giải quyết được những vấn đề mà Doanh nghiệp của bạn đang gặp phải.