Cách quản lý nhiều dự án trong doanh nghiệp

Tổ chức công việc hiệu quả

Một người đã có kinh nghiệm việc làm ngành quản trị kinh doanh thông thường là những người có khả năng tổ chức công việc khá hiệu quả. Họ sẽ là những nhân tố mà bạn học hỏi được khá nhiều kinh nghiệm trong công việc. Nếu bạn là một quản lý hoặc đơn thuần là nhân viên đã từng học quản trị doanh nghiệp thì với những dự án bạn sẽ biết cách quản lý. Tuy nhiên có những dự án mới sẽ làm cho bạn bỡ ngỡ. 

Ưu tiên các dự án của bạn để giữ mọi thứ theo quan điểm. Không phải mọi việc bạn làm đều mang lại kết quả hoặc hậu quả. Khi bạn làm việc trên các dự án và liên tục bổ sung thêm vào danh sách của bạn, hãy sử dụng một số loại hệ thống để tự nhắc mình điều quan trọng nhất và những gì bạn có thể đưa ra trong một khoảng thời gian dài.

Một cách để ưu tiên là lưu ý khi mọi thứ đến hạn và chắc chắn rằng bạn chủ yếu làm việc trên những thứ đến hạn sớm nhất. Bạn sẽ vẫn cần phải làm việc trên các dự án dài hạn theo thời gian, thay vì chờ đến khi hết thời hạn.

Bạn cũng có thể ưu tiên dựa trên kích thước của dự án hoặc khó khăn khi hoàn thành dự án. Nó có thể hữu ích để thiết lập một ưu tiên cao hơn trên các dự án khó khăn, do đó bạn tránh đặt chúng ra và vội vàng chúng ở phút cuối cùng.

Phát triển một hệ thống mã hóa màu cho bạn cái nhìn lướt qua về mức ưu tiên tương đối. Ví dụ, tuy nhiên bạn quyết định chỉ định mức độ ưu tiên, làm cho màu đỏ ở mức cao nhất, màu tím ở giữa và màu xanh ở mức bạn có thể giữ nguyên.

Viết ra một quy trình chi tiết cho từng dự án. Mỗi dự án sẽ đòi hỏi nhiều giai đoạn, các bước, hoặc các khía cạnh. Tạo thói quen phá vỡ các dự án thành các phần công việc cụ thể. Viết ra và lập kế hoạch cho cách bạn sẽ làm việc qua từng bước của quy trình. Chỉ định một giới hạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ và dính vào đó, nhưng đánh giá quá cao thời gian cần thiết để bạn có một số đệm.

Đây là loại thói quen có vẻ như nó chỉ là sử dụng thêm thời gian, nhưng nếu bạn có một hướng dẫn chi tiết về những gì cần phải được thực hiện trước khi bạn bắt đầu, nó giúp bảo vệ chống quên một cái gì đó trên đường đi.

Đừng lo lắng vì quá chú trọng vào những chi tiết, vì khi bạn mở rộng những điều đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những gì cần làm. Thêm vào đó bạn sẽ cảm thấy như bạn đang hoàn thành nhiều hơn khi bạn làm việc qua từng phần nhỏ của dự án.

Giữ thông tin quan trọng ở một nơi duy nhất, được chỉ định. Lưu trữ thông tin quan trọng về các dự án khác nhau của bạn ở một vị trí giúp đảm bảo bạn không bao giờ mất dấu vết của nó. Điều này có thể có nghĩa là một sổ ghi chép hoặc bảng tính hoặc một thư mục cụ thể cho tất cả tài liệu dự án. Nơi duy nhất này có thể có các phần thông tin cơ bản về tất cả các dự án và thông tin cụ thể về từng dự án riêng lẻ.

Nếu nó không có ý nghĩa để lưu trữ thông tin từ các dự án riêng biệt ở một nơi trung tâm, ít nhất hãy chắc chắn để lưu trữ tất cả các thông tin cho từng dự án duy nhất ở một nơi.

Khi bạn đang làm việc với một đội ngũ tất cả những người cần truy cập vào bộ tài liệu, hãy đảm bảo họ có bất kỳ mật khẩu cần thiết hoặc bản sao của bất kỳ tài liệu vật lý nào.

Khi dự án kết thúc, hãy xem xét việc bóc tách tài liệu của nó (nếu có ý nghĩa để làm như vậy) hoặc di chuyển tất cả thông tin của dự án. Có lẽ bạn sẽ không bao giờ vứt bỏ hoặc xóa công việc bạn đã làm, nhưng bạn ít nhất có thể lưu trữ nó ở một nơi riêng biệt được chỉ định cụ thể cho các mục đã hoàn thành.

>>> Xem thêm: Câu chuyện khởi nghiệp từ nỗi sợ hãi

Việc làm hoạch định - dự án tại Hồ Chí Minh

Chỉnh sửa và duy trì năng suất

Chọn một cái gì đó bạn sợ hãi và làm việc trên nó điều đầu tiên vào buổi sáng. Tránh những điều bạn sợ làm không bao giờ làm cho nó dễ dàng hơn để làm chúng. Cố gắng tự giải quyết những thứ khó khăn vào đầu ngày trong khi bạn có chút tươi mới. Bạn sẽ hiếm khi ngừng đọc một thứ gì đó nếu bạn tắt nó lâu hơn. Một khi nhiệm vụ đáng sợ được hoàn thành, bạn sẽ cảm thấy một gánh nặng được nâng lên và nó sẽ thúc đẩy bạn cho đến hết ngày.

Công việc đáng sợ có thể không luôn được ưu tiên hàng đầu, nhưng đó là ngoại lệ của quy tắc ưu tiên.

Nếu bạn đang lừa một cái gì đó mà cũng xảy ra là một nhiệm vụ tốn thời gian, cân nhắc điều này trong tâm trí. Có lẽ bạn có thể xử lý một đoạn đáng kể của quá trình vào buổi sáng một ngày và kết thúc nó vào buổi sáng ngày hôm sau.

Thực hiện chỉnh sửa khóa học khi bạn nhấn tường. Bạn sẽ có thời gian khi bạn đang làm việc trên một cái gì đó quan trọng, nhưng bạn chỉ cần nhấn một bức tường và ngừng tiến bộ. Nhìn chằm chằm vào tường và đập mình lên không phải là hữu ích, do đó, làm cho một chuyển đổi suôn sẻ trên để làm việc khác. Bạn có thể cần phải quay lại nhanh chóng, nhưng nghỉ ngơi sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả. 

Việc chuyển sang công việc khác có thể không phải lúc nào cũng là một lựa chọn, đặc biệt nếu bạn đang ở trong một cuộc khủng hoảng thời gian chặt chẽ. Hãy xem xét tình hình của bạn và hành động phù hợp. Có thể bạn không có thời gian để chuyển hoàn toàn sang một dự án khác, nhưng bạn có thể dành năm phút để nghỉ ngơi và tập trung lại.

Nếu bạn có thời gian để chuyển sang một dự án khác, hãy chú ý đến điều đó. Nó không sử dụng thay đổi dự án nếu tâm trí của bạn bị mắc kẹt trên đầu tiên.

Loại bỏ các khía cạnh không cần thiết của công việc. Bạn có thể có thói quen trong khi làm việc trên các dự án, nhưng bạn nhận ra những điều đó không trực tiếp góp phần vào công việc trong tầm tay. Đừng làm thêm việc cho chính mình. Đánh giá các quy trình của bạn và tìm kiếm những thứ bạn có thể ngừng làm. Điều này sẽ giải phóng thời gian cho những điều quan trọng và sẽ hợp lý hóa nỗ lực của bạn.

Ví dụ: có thể bạn luôn tạo một bảng thông báo theo chủ đề cho các dự án mới, đây thực sự chỉ là một chiến thuật để bắt đầu. Hoặc có thể bạn nghĩ ra tên mã vui cho các thành viên trong nhóm, nhưng bạn không bao giờ thực sự sử dụng chúng trong dự án.

Bạn không muốn bắt đầu cắt những thứ đó là những thực hành đáng giá, nhưng hãy cố gắng trung thực về những gì mọi thứ đóng góp và những thứ gì không.

Tìm việc làm quản lý dự án

Hợp tác thực hiện dự án

Đặt giới hạn và nói không. Bạn có một ngưỡng cho số tiền bạn có thể quản lý thực tế. Điều quan trọng là phải biết giới hạn đó và ở lại điểm ngọt. Nếu bạn ở công suất tối đa và một cơ hội khác thể hiện bản thân, hãy học cách nói không. Nó có thể là tốt hơn để bỏ lỡ một cái gì đó và thực sự được thực hiện những gì bạn đã có hơn tham gia vào một dự án khác và thất bại tất cả.

Tìm hiểu chính xác giới hạn của bạn ở đâu có thể mất một số thử nghiệm và lỗi. Nếu bạn không nhận được nó ngay lần đầu tiên, đừng bỏ cuộc. Bạn phải tìm giới hạn của bạn bằng cách nào đó, ngay cả khi nó có nghĩa là thả bóng một hoặc hai lần.

Có lẽ dự án mới được cung cấp không phải là thứ bạn có thể bỏ qua. Cẩn thận xem xét khi đây là trường hợp. Bạn có thể đốt một cây cầu bằng cách buông bỏ một cái gì đó bạn đã cam kết làm việc.

Gán nhiệm vụ và không vi phạm. Khi bạn có một đội ngũ bạn làm việc với hoặc giám sát, nó luôn luôn là tốt nhất để đại biểu càng nhiều công việc như bạn có thể. Bạn có thể có xu hướng muốn kiểm soát, nhưng bạn có người giúp cho một lý do. Cung cấp cho mọi người bài tập ngay từ đầu của một dự án và để họ làm những gì họ được chỉ định. Đừng lấy lại phần kiểm soát.

Khi bạn có công nhân tốt, một nhóm người có thể làm được nhiều việc hơn bạn có thể một mình. Nếu bạn có xu hướng làm tất cả công việc nhưng ủy quyền là một lựa chọn, hãy xem xét việc bỏ qua một số công việc. Nếu bạn có nhân viên sẵn sàng cho bạn, đừng để sự giúp đỡ của họ bị lãng phí.

Nếu bạn chịu trách nhiệm, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm đảm bảo mọi thứ đã hoàn thành. Thiết lập một số lần mà bạn sẽ kiểm tra trong tiến độ và sau đó rời khỏi nhóm của bạn một mình ngoại trừ trong những thời điểm cụ thể.

Tìm hiểu phong cách giao tiếp của các thành viên trong nhóm của bạn và làm việc với họ. Bạn có thể phụ trách những người làm việc rất khác với bạn. Để có hiệu quả, bạn cần phải chấp nhận điều đó. Biết cách mỗi thành viên trong nhóm của bạn giao tiếp tốt nhất sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn. Nếu không đi quá đà, hãy phục vụ một chút cho mỗi người để bạn có thể có được công việc tốt nhất có thể từ họ.

Điều này có thể áp dụng cụ thể cho các hình thức giao tiếp như điện thoại và email. Một số thành viên trong nhóm có thể thích cuộc gọi khi bạn đưa ra phản hồi cho họ. Những người khác sẽ đánh giá cao hiệu quả của email.

Nó cũng áp dụng cho những người thích trò đùa, những người thích nghiêm túc hơn và cách bạn cần phải phản hồi khung hình. Bạn muốn hòa hợp với nhóm của bạn càng nhiều càng tốt để họ muốn làm việc với bạn.

Giữ ghi chú trên người của bạn để bạn có thể chắc chắn áp dụng những gì bạn tìm hiểu về họ. Bạn có thể yêu cầu họ trực tiếp về một số sở thích của họ hoặc bạn có thể làm tốt hơn để tìm ra nó theo thời gian.

Giữ liên lạc về tiến trình. Cho dù bạn chịu trách nhiệm hoặc báo cáo cho người khác, cập nhật tiến độ đều quan trọng. Đặt thời gian với những người mà bạn phụ trách để họ cập nhật cho bạn. Chủ động báo cáo cho người giám sát của bạn khi bạn hoàn thành công việc. Nhất quán, nếu không liên tục, cập nhật sẽ giữ cho một dự án diễn ra suôn sẻ.

Nó có thể hữu ích để thiết lập thời hạn báo cáo tiến độ ở các giai đoạn khác nhau của một dự án. Điều này có thể là hàng ngày cho các dự án ngắn, hoặc một lần một tuần cho các dự án đang diễn ra.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu một phần của dự án xây dựng trên phần trước nó. Nếu Tom đợi Leslie hoàn thành phần của mình trước khi anh ấy có thể làm việc, anh ấy cần biết cô ấy ở xa bao xa. Đặt kỳ vọng vào đầu cho cách cập nhật tiến trình sẽ được xử lý là quan trọng. Bạn không muốn nhận được nửa chừng một dự án và làm mọi người ngạc nhiên với một sự kiểm tra tiến độ.

Tìm việc làm