Quy trình truyền thông nội bộ gồm những bước nào và gồm công việc gì?

1. Truyền thông nội bộ gồm những gì công việc gì và ai là người chịu trách nhiệm?

1.1. Truyền thông nội bộ gồm những công việc gì?

Chuyên viên truyền thông nội bộ được mọi người biết đến là người đảm nhận cũng như phụ trách cung cấp thông tin bên trong nội bộ cơ quan, công ty bao gồm những thông tin tuyển dụng hay các thay đổi về quy chế, chính sách hỗ trợ, ý tưởng tổ chức sự kiện, đóng góp từ thiện hay quản lý website, kết nối với từng cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp.

Chất lượng công việc của người trong truyền thông nội bộ sẽ được đánh giá thông qua những số lượng thành viên trong cơ quan, công ty tiếp nhận và nắm được nhiều thông tin.

1.2. Trách nhiệm truyền thông nội bộ thuộc về ai

Đa số người thường nhầm lẫn về sự truyền thông nội bộ  là các trách nhiệm, nghĩa vụ trong phòng ban hành chính nhân hoặc trong bộ phận PR. Tuy vậy hai bộ phận này thực hiện trong công việc thúc đẩy về công tác truyền thông nhằm đạt hiệu quả. Hơn thế nữa, họ sẽ tiến hành quản lý nhân viên trực tiếp dễ dàng nắm được cảm xúc, nhu cầu mong muốn của nhân viên. Do vậy, để có thể đảm bảo hiệu quả thì những cơ quan, doanh nghiệp lớn nên có bộ phận chuyên viên truyền thông nội bộ riêng để có thể tập trung lên kế hoạch, xây dựng về các ý tưởng, kế hoạch tốt. Thay vào đó họ sẽ phối hợp với phòng nhân sự, PR để điều hướng cơ quan theo đúng mục tiêu.

Xem thêm: Bật mí những thông tin liên quan đến biên bản họp nội bộ công ty

2. Truyền thông nội bộ có lợi ích gì và quy trình ra sao?

2.1. Truyền thông nội bộ có lợi ích gì?

Truyền thông nội bộ gồm có một số lợi ích như:

2.1.1. Củng cố thêm niềm tin cho các nhân viên, nâng cao các giá trị văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ có thể giúp nhân viên hiểu và nắm rõ được tình hình,  gồm các định nướng, về tầm nhìn hay mục tiêu mà công ty, cơ quan hướng đến. Từ đó những  nhân viên có thể thêm niềm tin, động lực để có thể truyền tải ngay trong nội cũng giống như bên ngoài.

Cung cấp thêm nhiều thông tin đa chiều, minh bạch và được rõ ràng.

Truyền thông nội bộ sẽ được lan tỏa, truyền tải nội dung một cách bao quát rộng rãi đến toàn bộ tập thể. Do đó, nhân viên nắm rõ được những mục tiêu hay nhiệm vụ của bản thân, góp phần phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong các công việc, hạn chế đi những mâu thuẫn và xung đột.

2.1.2. Lợi ích về củng cố tinh thần đoàn kết có trong tập thể

Những hoạt động truyền thông nội bộ xem giống như sợi dây vô hình và gắn kết nhân viên, trong các phòng ban cùng nhau hướng đến một mục tiêu chung. Sợi dây này sẽ giúp cho tập thể thấy hiểu cũng như chia sẻ giúp đỡ lẫn nhau cùng tiến bộ.

Thu hút và giữ được chân nhân viên gắn bó với cơ quan, công ty. Truyền thông nội bộ sẽ thực hiện kích thích những thành viên yêu thích, thỏa mãn được và tôn trọng không gian hay môi trường làm việc. Từ đó thì cá nhân sẽ được tự chủ động trong mỗi công việc, tích cực tinh thần làm việc gắn bó lâu dài với công ty.

Tăng thêm các khả năng về sáng tạo, cống hiến của nhân viên đối với cơ quan, công ty. Các đãi ngộ, quan tâm rất sâu sắc, có chiến lược từ các bộ máy của cơ quan, công ty sẽ cho nhân viên về cảm giác an toàn, có sự phát triển lâu dài. Do vậy, họ sẽ không ngừng cố gắng, thoải mái cũng sáng tạo, giới thiệu đến nhiều bạn bè nhằm thu hút các nhân tài cho cơ quan, doanh nghiệp.

2.2. Quy trình truyền thông nội bộ gồm các bước nào

Quy trình truyền thông nội bộ bao gồm 6 bước:

Bước 1: Việc bạn hiểu được người khác là rất thông minh nhưng hiểu được chính mình hay không mới thật sự là khôn ngoan và thông minh. Khi đó bạn sẽ vươn lên làm chủ được chính mình để thành công. Trong cơ quan công ty cũng vậy, bản đánh giá thực trạng cũng như chi tiết về tổ chính chính là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu cũng như chiến lược tiếp theo. Dù vậy thì chưa từng thực hiện những hoạt động truyền thông nào cụ thể thì cũng phải cần đánh giá hay nhìn nhận những vấn đề đang xảy ra trong cơ quan, doanh nghiệp.

Bạn đánh giá về tình hình nhân sự, kinh doanh, dự báo thay đổi của cơ quan doanh nghiệp và triển khai những động truyền thông nội nào?

Cơ quan doanh nghiệp đã và đang triển khai về những hoạt động truyền thông nội nào?

Hiệu quả về hoạt động truyền thông trong cơ quan doanh nghiệp hiện tại ra sao?

Bước 2: Xác định đối tượng là ai.

Nếu như bạn đã thấy rõ những gì cơ quan, doanh nghiệp đang thiếu sót cũng như lỗ hổng cần phải khắc phục. Bạn nên cần xác định định về đối tượng mình nhằm đến. Cần đưa ra về thông tin cần thiết của doanh nghiệp, đối tượng là ai vô cùng quan trọng. Truyền thông đa phần tiến hành ở quy mô phổ rộng trong nội bộ. Tuy vậy, trong một vài các thời điểm then chốt ví dụ thay đổi nhân nhân sự, đặc biệt quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng thay đổi.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch mục tiêu và thông điệp cụ thể.

Vấn đề xác định mục tiêu hay thông điệp trong cơ quan, doanh nghiệp là các yếu tố cốt lõi nhất trong bản kế hoạch truyền thông. Để có thể đạt hiệu quả trong bước này, bạn có thể sử dụng những tiêu chí trong nguyên tắc SMART.

Để có thể đạt được vào trong mục tiêu này cần hiểu thông điệp trong truyền thông nội bộ sẽ chính là điều mà công ty muốn truyền tải và kết nối.

Bước 4: Xác định kế hoạch chiến lược.

Chiến lược được coi là phương pháp cũng như tiếp cận bạn cần sử dụng để đạt được mục tiêu của chính mình. Tránh trường hợp để xảy ra nhầm lẫn giữa những chiến lược hay kế hoạch hành động. Vì vậy cần làm sáng tỏ các yếu tố:

Hình thức công nhận nhân viên, lộ trình thăng tiến cho nhân viên, minh bạch thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên, cũng như mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Bước 5: Xác định và lên các kế hoạch hành động.

Trong những bước này bạn cần chuyển hóa qua chiến lược bằng các việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp vào trong thực tế, tham khảo qua những vấn đề.

Các hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược của bạn?

Hoạt động này nên triển khai vào thời điểm ra sao?

Ai là người chịu trách nhiệm trong việc triển khai hoạt động này?

Bước 6: Đo lường mức độ hiệu quả.

Đo lường chính là cách hiệu quả nhất để bạn biết được có đang đạt được mục tiêu đề ra hay là không? Từ đó, bạn sẽ có các phương án điều chỉnh, thay đổi hợp lý. Bạn có thể quan tâm đến những tiêu chí sau để đo lường:

Mức độ tương tác của nhân viên đối với cơ quan công ty, sự thay đổi trong suy nghĩ và hành vi của nhân viên sau mỗi thông tin? Các chỉ số về tỷ lệ giữ chân với nhân viên, mức độ hài lòng trong công việc,…

Giao tiếp ắt hẳn là một hành động thường xuyên nhất mà chúng ta thực hiện qua mỗi ngày ở nơi làm việc hay cuộc sống hàng ngày. Là một trong những người giao tiếp về nội bộ thì sẽ một phần cảm thấy quá sức khi suy nghĩ xem có bao nhiêu hình thức khác nhau để thực hiện. Ví dụ về một cơ quan, doanh nghiệp là một cơ thể thì trong đó nhân lực đóng vai trò là thể chất, tinh anh, còn truyền thông nội bộ giữ vai trò như một linh hồn.

Đã đến thời điểm những người lãnh đạo thay đổi về tư duy, bắt kịp với xu thế, đẩy cao sự quan tâm cũng như các lợi ích lâu dài về sau mà truyền thông nội bộ đem lại. Có như vậy thì mới có thể phát triển cạnh tranh được trong môi trường như hiện nay.

Nội dung vừa rồi timviec365.vn chia sẻ cho bạn đọc về quy trình truyền thông nội bộ cũng như những thông tin có liên quan. Nếu như còn câu hỏi nào hãy để lại bình luận phía dưới bài viết chúng tôi sẽ hồi đáp ngay!