Một số sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ trong trường học

1. Công tác văn thư được hiểu ra sao?

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản và phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo hoặc quản lý điều hành công việc của các cơ quan và đơn vị. Công tác văn thư sẽ bao gồm những nội dung như soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý về các văn bản cũng như các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý và sử dụng về con dấu. Quá trình khi thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức phải đảm bảo được thông tin chính xác, nhanh chóng, hiện đại và bí mật.

Công tác văn thư lưu trữ còn được coi là hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập hay bảo quản an toàn cũng như sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Việc công tác lưu trữ gồm các nội dung như phân loại tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ về tài liệu lưu trữ, đánh giá về tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ. Nếu như dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng được tốt công nghệ thông tin sẽ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ đặc biệt là trong khâu soạn thảo văn bản.

Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

2. Thực trạng hiện nay về vấn đề văn thư lưu trữ trong trường học.

2.1. Thực trạng hiện nay nhà trường gặp phải trong công tắc văn thư lưu trữ.

Trong thời gian trở lại đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học trú trọng và quan tâm, đa số chưa có nhân viên làm về mảng công tác này. Nhìn tổng quan thì nhân viên chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc công tác văn thư nên một số nơi vẫn chưa được gọn gàng, ngăn nắp và khoa học. Cho đến thời gian gần đây thì công tác văn thư lưu trữ trong các trường học đã và đang được Ban lãnh đạo phòng giáo dục và đào tạo cũng như Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đến và chỉ đạo sâu sát về triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn.

2.2. Những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện công tác văn thư trong trường học.

Sau những nghiên cứu thì chúng tôi đã nắm được một số ý kiến về khó khăn và thuận lợi khi thực hiện công tác văn thư trong trường học.

2.2.1. Thuận lợi khi công tác văn thư lưu trữ trong trường học.

Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ về hệ thống văn bản có mang tính về pháp lý được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng giáo dục và đào tạo nơi đó. Đảng cũng như chính quyền, ban ngành, toàn thể cũng như nhân dân rất quan tâm đến giáo dục và có tinh thần đoàn kết cũng như hợp tác với nhà trường. Bên cạnh đó tất cả đều có đội ngũ giáo viên năng động, nhiệt tình và có năng lực chuyên môn tốt, đều có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với một tinh thần trách nhiệm cao. Cơ sở vật chất thì được đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho các công tác quản lý, dạy học và những hoạt động khác.

2.2.2. Những khó khăn của trường học trong văn thư lưu trữ.

Tuy đã được sự quan tâm của Đảng và nhà nước, đặc biệt là của ngành giáo dục, nhưng  xét về mặt cơ sở vật chất, cũng như trang thiết bị máy móc còn hạn chế chưa thể đáp ứng được hết các nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra vẫn còn một số những vấn đề nan giải và gây nên nhiều bức xúc đối với người làm công tác văn thư lưu trữ là việc phải soạn thảo một văn bản cần đúng yêu cầu, đầy đủ về nội dung, chính xác cao để có thể trình lên ký hay tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ một cách nhanh chóng nhất. Từ những vấn ñề bức xúc trên thúc đẩy chúng tôi tìm ra sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ để thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như để chia sẻ cùng các đồng nghiệp. 

3. Một số sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ trong trường học.

Đối với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay cùng với việc thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì vấn đề nâng cao về chất lượng công tác văn thư,lưu trữ lại là một yêu cầu tất yếu và hiển nhiên.

Cần nâng cao về nhận thức của Cán bộ cũng như giáo viên - nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ nhằm mục đích phát huy hiệu quả của công tác văn thư cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ. Ngoài ra tạo được bước chuyển biến, đưa các công tác văn thư, lưu trữ đi vào trong khuôn khổ nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay.

Để đạt được mục đích và góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu  trữ nhằm thực hiện được những mục tiêu chung của nhà trường cũng như theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính, cần tập trung thực hiện tốt một số sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ sau:

3.1. Chú trọng trong việc xây dựng kế hoạch và chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Đối với quá trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên trong quá trình đó. Mọi hoạt động và quản lý đều đang được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch.

Kế hoạch ở đây là xác định mục tiêu mà mỗi đối với các nhà trường cần phải đạt được trong một hay nhiều năm thời gian tới và các phương thức để đạt được những mục tiêu ấy… Có thể thấy rằng, việc xây dựng kế hoạch trong các nhà trường gần giống như việc tạo nên một cây cầu nối chung giữa mục tiêu mà trường đó đạt được cùng với phương thức để thực hiện được các mục tiêu ấy.

Vấn đề quản lý công tác văn thư, lưu trữ chính là trách nhiệm không đơn thuần chỉ là của thủ trưởng cơ quan mà còn được gọi là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Xác định được tầm quan trọng đó các nhà trường nên xây dựng kế hoạch theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên nhưng cần phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường cũng như cụ thể tới từng bộ phận và cũng cần dựa trên các văn bản chỉ đạo của các cấp, ngành.

3.2. Cần nâng cao về nhận thức,trình độ nghiệp vụ cán bộ,viên chức trong hoạt động trong công tác văn thư.

Đổi mới về nhận thức cho cán bộ, giáo viên cũng như nhân viên về công tác văn thư lưu trữ bằng nhiều hình thức ví dụ như: Phổ biến và trao đổi trong các cuộc họp, hội  nghị...Qua đó giúp CBGVNV hiểu được rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ đó ta cần có  ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư lưu trữ.

Bên cạnh đó tăng cường công tác bồi dưỡng cho cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên đến dự các buổi tập huấn tại huyện, tại trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng. Giáo dục về ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên trong công tác văn thư, lưu trữ.

3.3. Thúc đẩy mạnh ứng dụng trong công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

Thời nay, công nghệ thông tin đang diễn ra vô cùng sôi động có ảnh hưởng và tác động sâu sắc, trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hóa trong công tác văn thư, lưu trữ được xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển được trong tương lai. Việc sử dụng công nghệ thông tin cho phép ta nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên gấp nhiều lần, kèm theo đó sẽ giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư đi. Từ đó có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo để có thể kịp thời tìm ra những cách giải quyết chính xác và đúng đắn góp phần vào công cuộc cải cách hành chính.

Nếu là một người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghỉ nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi thêm kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Phải biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng sẽ trôi chảy, nhẹ nhàng và đạt hiệu quả cao. Trên đây là một số sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ mà timviec365.vn đúc kết lại cho bạn, hãy sử dụng nó thật hiệu quả nhé!

Xem thêm: Thông tin về ngành văn thư lưu trữ trong quân đội