Tất tần tật về cách tạo file excel tính lương net sang gross

1. Một số điều cần biết về lương net và lương gross

Khi bạn bắt đầu là việc ở một công việc mới, điều bạn quan tâm hẳn là mức thu nhập hay mức lương của mình đúng không? Tuy nhiên, hiện nay còn rất nhiều cá nhân lao động vẫn không phân biệt được giữa hai loại hình thu nhập đó là lương net và lương gross? Vậy khái niệm của chúng là gì? Người lao động nên lựa chọn loại hình lương nào? Căn cứ vào đâu để biết bảng thanh toán tiền lương hàng tháng được tính theo cách tính lương nào? Vấn đề xoay quanh hai loại hình lương này không phải chỉ các bạn sinh viên mới ra trường mà đối với một số cá nhân lao động làm việc lâu năm còn khá hoang mang.

1.1. Khái niệm lương net

Vậy bạn hiểu thế nào là lương net? Lương net là gì?

Lương net là một loại hình thu nhập được sử dụng để làm thước đo lợi nhuận cơ bản mang lại cho một người lao động. Lương net hay còn gọi là thu nhập ròng của một người lao động, nghĩa là nó là một mức thu nhập trên thực tế của người lao động, không bao gồm các khoản chi phí và tổn thất khác. Chẳng hạn như chi phí đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội hay thuế thu nhập cá nhân (TNCN),...

Lương net sẽ là tổng thu nhập theo đóng góp lao động thực tế cho doanh nghiệp mà bạn nhận được sau một tháng cống hiến công sức của mình. Các khoản chi phí khác như đã liệt kê ở trên thì doanh nghiệp hay công ty bạn đang làm việc đã chịu mức tài chính cho các khoản chi phí này rồi, và việc duy nhất còn lại mà người lao động cần phải làm đó là nhận đúng tổng thu nhập mà doanh nghiệp sẽ phát sau mỗi tháng làm việc mà thôi. Tuy nhiên bạn cần phải biết được lương tối thiểu vùng của bạn là bao nhiêu để căn cứ tính lương của bạn và lương tối thiểu của từng năm sẽ khác nhau ví dụ như lương tối thiểu vùng 2024 khác với năm 2024

Một ví dụ điển hình về lương net chẳng hạn như: Khi thực hiện ký một hợp đồng lao động chính thức với một doanh nghiệp, công ty nào đó, trong hợp đồng ghi rõ mức thu nhập của bạn là 8 triệu, bạn vẫn sẽ được hưởng các khoản chi phí bảo hiểm khác nhưng mức lương của bạn vẫn không thay đổi. Nghĩa là mỗi tháng bạn vẫn sẽ được nhận đủ 8 triệu mà không bị cắt đi một khoản nào đấy để đóng các khoản chi phí kia.

1.2. Khái niệm lương gross

Vậy thế nào là lương gross? 

Trái lại với lương net, lương gross là tổng thu nhập của một người lao động sau một tháng làm việc cho doanh nghiệp, công ty, tuy nhiên nó bao gồm mức lương cứng và công thêm các khoản trợ cấp, phụ cấp khác. Nó còn có thể hiểu là thu nhập gộp. 

Đối với người lao động hưởng lương theo chế độ lương gross, người lao động sẽ phải tự đóng các khoản chi phí như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội hay thuế thu nhập cá nhân ở bên ngoài. Hoặc các khoản chi phí này đã được doanh nghiệp, công ty của người lao động đại diện đóng. Tuy nhiên, khoản nộp tài chính này vẫn sẽ được trừ từ mức lương của người lao động theo quy định, quy chế nộp của Pháp luật. 

Một ví dụ điển hình về lương gross chẳng hạn như: Khi thực hiện ký một hợp đồng lao động chính thức với một doanh nghiệp, công ty nào đó, trong hợp đồng ghi rõ mức thu nhập của bạn là 15 triệu, tuy nhiên sau đó bạn vẫn phải trích phần trăm từ lương để đóng bảo hiểm xã hội (8% lương), bảo hiểm thất nghiệp (1% lương), bảo hiểm y tế (1,5% lương) và thuế thu nhập cá nhân sẽ trích 15% lương. Tuy nhiên, theo luật Thuế của nước ta, chỉ những cá nhân có tổng thu nhập từ 9 - 10 triệu trở lên/ tháng thì mới nằm trong đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân. Cũng có thể, ở một vài trường hợp khác, kể cả thu nhập 10 triệu/ tháng cũng chưa cần đóng thuế, bởi vì đối với một số đối tượng còn phụ thuộc vào các khoản miễn trừ khác.

Hiểu một cách đơn giản, lương gross là mức thu nhập của người lao động nhận được mà chưa trừ đi các khoản chi phí, khấu trừ khác. Ngược lại lương net là mức thu nhập của người lao động nhận được khi đã trừ các khoản chi phí khác rồi.

Nếu theo phân tích đã nêu trên, chúng ta có thể hiểu mối quan hệ chặt chẽ và mật thiết giữa hai loại lương này. Cụ thể công thức tính từ lương gross sang lương net và ngược lại sẽ là:

- Lương gross bằng tổng thu nhập

- Lương net sẽ bằng tổng thu nhập (tức lương gross) trừ đi các khoản chi phí, giảm trừ khác (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế ) và thuế thu nhập cá nhân. 

2. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc chuyển đổi lương net sang lương gross

Nếu như theo phân tích ở trên, để có thể chuyển đổi từ lương net sang lương gross thì chúng ta cần xác định cụ thể các khoản chi phí, giảm trừ khác.

Các khoản chi phí và giảm trừ khác bao gồm hai loại chính:

- Thứ nhất, loại bảo hiểm nói chung: đây là khoản tài chính được xác định dựa trên cơ sở mức lương phải đóng bảo hiểm và tỷ lệ phần trăm lương cần trích đóng cho từng loại bảo hiểm.

- Thứ hai, lợi thuế thu nhập cá nhân (TNCN): đây là khoản tài chính được xác định dựa trên cơ sở quy định của luật Thuế hiện hành, bao gồm quy định về đối tượng chịu thuế và mức thuế cụ thể theo từng mức thu nhập. 

Chính vì sự phức tạp này, các bạn muốn tính toán thành công thì cần lập một Sheet riêng trong file excel tính lương net sang gross. Bạn có thể tham khảo cách tạo như sau:

2.1. Mức thu nhập tối thiểu theo khu vực/vùng

Để làm cơ sở hay căn cứ xác định tổng thu nhập và cụ thể khoản tài chính về chi phí, giảm trừ khác, bạn cần dựa vào mức thu nhập tối thiểu theo khu vực/vùng. Ở các khu vực/vùng khác nhau sẽ có mức thu nhập tối thiểu khác nhau và không phải khu vực/vùng nào cũng giống khu vực/ vùng nào. Một số ngành nghề có đặc thù, tính chất riêng cũng có thể có mức thu nhập tối thiểu theo quy định khác. Các bạn có thể xây dựng bảng trong file excel như sau:

Trong đó: 

- Nghị định 141/2024/NĐ-CP (01/01/2024) quy định mức thu nhập tối thiểu theo khu vực/ vùng.

- Mức thu nhập tối thiểu sẽ tăng lên 7% trong trường hợp người lao động đã được qua đào tạo.

- Nếu công việc có tính chất nguy hiểm hay độc hại, mức lương tối thiểu sẽ được tăng thêm 5%.

2.2. Mức thuế TNCN (thu nhập cá nhân)

Mức thuế TNCN cũng là một yếu tố ảnh hưởng trong việc quy đổi lương net sang lương gross. Các bạn có thể tạo một bảng tính thuế TNCN trong excel như mẫu dưới đây và từ bảng này, bạn có thể tạo ra công thức tính thuế tncn theo lương net excel.

2.3. Quy định tỷ lệ phần trăm lương cần trích đóng cho từng loại bảo hiểm

Trước khi lập bảng quy định tỷ lệ phần trăm lương cần trích đóng cho từng loại bảo hiểm, bạn cần lưu ý có hai phần trong quy định này:

- Thứ nhất là phần tỷ lệ phần trăm mà doanh nghiệp, công ty cần phải đóng: 21,5%.

- Thứ hai là phần tỷ lệ phần trăm trích từ lương mà người lao động cần phải đóng: 10,5%.

Khi đã nắm rõ quy định này, các bạn có thể xây dựng một bảng chi tiết các phần như sau: 

Cuối cùng, để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình chuyển đổi từ lương net sang lương gross, bạn cần kiểm tra và so sánh các bảng tính đã được tạo như đã mô tả trước đó để xem liệu thông tin trong đó đã tuân thủ đúng các quy định và pháp luật hiện hành của Việt Nam chưa? Một thực tế cho thấy, các quy định, nghị định hay luật đều mang tính chất dễ thay đổi, chính vì thế các bạn cần lưu ý trong việc phải chủ động thường xuyên cập nhật các loại văn bản này theo thời gian mới nhất. Trong bài viết này, nghị định được tham khảo từ thời gian gần đây nhất, đó là 01/01/2024.

3. Hướng dẫn cách tạo file excel tính lương net sang gross và ngược lại

Đến thời điểm này, các bạn đã có thể sử dụng phần mềm excel để thực hiện các thao tác tạo file, bảng chuyển đổi từ lương net sang lương gross và lương gross sang lương net. Để xây dựng nội dung cho bảng này, các bạn cần nắm bắt 2 bộ phận như sau:

- Thứ nhất, phần thông tin khai báo: đây là phần nội dung về thông tin cụ thể mức lương net (nếu bạn lập bảng chuyển đổi từ net sang gross) và thông tin cụ thể mức lương gross (nếu bạn lập bảng chuyển đổi lương gross sang net). Bên cạnh đó là thông tin cụ thể về một số yếu tố ảnh hưởng đến việc chuyển đổi giữa hai loại lương này.

- Thứ hai, phần nội dung tính toán kết quả từ các chỉ tiêu đã nhập vào. 

Quy trình thực hiện các thao tác trên excel cụ thể như sau:

- Bước 1: Truy cập vào Microsoft excel trên màn hình máy tính của bạn.

- Bước 2: Tạo 4 sheet khác nhau. Khi đã tạo sheet xong, bạn click chuột vào từng sheet, ở 3 sheet tiến hành tạo 3 bảng về nội dung các yếu tố ảnh hưởng đến việc quy đổi từ lương net sang lương gross và ngược lại. Tổng cộng mỗi sheet tương ứng với 1 bảng (sheet 2 là bảng về mức thu nhập tối thiểu theo khu vực/vùng, sheet 3 là bảng về mức thuế TNCN (thu nhập cá nhân), sheet 4 là bảng quy định tỷ lệ phần trăm lương cần trích đóng cho từng loại bảo hiểm) và một sheet còn lại để tạo bảng tính chuyển đổi lương net sang lương gross, lương gross sang lương net.

- Bước 3, tại sheet 1, bạn tiến hành thực hiện nhập dữ liệu cho phần khai thông tin tổng thu nhập và gia cảnh. Lưu ý nên định dạng các ô có nội dung như mục thu nhập, mức thu nhập cần đóng bảo hiểm và phần giảm trừ gia cảnh cùng một màu sắc và mục quy đổi lương net sang gross, lương gross sang net cùng một màu để khi nhìn vào có thể dễ dàng phân biệt. Ở các phần mục tiêu đề nội dung, bạn nên tô đậm hoặc gạch chân để nhấn mạnh.

Đó chỉ là phần hình thức bên ngoài, còn ở các công thức tính và chuyển đổi từ lương net sang lương gross hay ngược lại, ở cuối bài viết bạn có thể tải về file excel tự động chuyển đổi lương net sang lương gross và ngược lại. Chú ý không sửa đổi các phần dữ liệu đã có sẵn, bản chỉ cần nhập dữ liệu về các mục như mức thu nhập hay giảm trừ gia cảnh. Còn muốn biết cụ thể các công thức trong excel bạn có thể click vào ô, hàng nào đó, nhìn lên thanh công cụ trong excel sẽ thấy rõ công thức tính. 

Ở các vị trí công việc như kế toán, nhiệm vụ thường xuyên của bạn là phải tổng hợp chấm công và tính lương cho nhân viên. Vì thế, hy vọng bài viết này là một giải pháp giải quyết các vấn đề thắc mắc về cách tạo file excel tính lương net sang gross để những kế toán viên mới bắt đầu công việc, hoặc sinh viên vừa tốt nghiệp chuyên ngành kế toán tìm việc làm kế toán có thêm hiểu biết để hoàn thành tốt công việc của mình. 

Bạn có thể tải về file excel tự động chuyển đổi lương net sang gross tại đây: file excel tính lương net sang lương gross.xlsx

>>> Xem ngay: Những thông tin hữu ích về hệ số lương cơ bản sẽ giúp các bạn có thể biết được cách tính lương của mình như thế nào, từ đó áp dụng cách tính lương net sang lương gross bằng file excel chuẩn nhất.