Friday , 07/09/18
NEWS

Hướng dẫn tạo đề xuất công việc bằng Powerpoint cuốn hút

Hiện nay ở trên toàn thế giới có hơn 500 triệu con người đang sử dụng Powerpoint và đã thực hiện tổng hơn 30 triệu bài thuyết trình sẽ được tạo ra mỗi ngày. Mức độ sử dụng Powerpoint rất phổ biến. Thế nhưng khi bạn được yêu cầu để nhận xét các bài thuyết trình được thực hiện nhờ Powerpoint thì thường chúng ta lại đưa ra những câu trả lời vô cùng không khan và tẻ nhạt. Một điều thật đáng buồn đó là khi chúng ta đang thấy thực trang này lại diễn ra rất phổ biến. Điều đó chứng tỏ rằng kỹ năng làm việc hiệu quả của đại đa số chúng ta đang thiếu hụt trầm trọng. Vậy thì khi đã đề cập tới vấn đề này thì chúng tôi - Timviec365.vn cũng đã có ý muốn “khơi” lại vấn đề, tìm ra mấu chốt vì đâu mà những bản thảo đề xuất công việc, những bản thuyết trình được trình bày bằng Powerpoint lại không đạt được những hiệu suất như mong đợi? Từ đó, vạch ra những phương hướng để giúp cho các bạn có thể nhanh chóng khắc phục tình trạng này một cách hiệu quả hơn.

Nói về Powerpoint – “người tình” của dân văn phòng

Powerpoint được ví như người tình của dân văn phòng có lẽ là bởi vì tầm quan trọng của nó đối với dân văn phòng là vô cùng lớn. Nếu như không sử dụng chương trình Powerpoint cho công việc, có lẽ dân văn phòng sẽ gặp khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tại sao vậy? Khi bắt đầu một dự án kinh doanh mới nào đó, một chiến dịch chạy quảng cáo – marketing hay là một kế hoạch nghiên cứu thị trường thì chúng ta vẫn luôn luôn cần đến một bản đề xuất công việc cụ thể và trình bày chuyên nghiệp. Hầu như là toàn bộ những ý tưởng cũng như những kế hoạch phát triển dự án đó đều sẽ được yêu cầu để xây dựng và tiến hành thuyết trình bằng Powerpoint. Đối với dân văn phòng nhất là với những vị trí chiến lược hay là kỹ năng trong việc sử dụng những công cụ như Powerpoint thì gần như chính là một điều bắt buộc. Vừa để cho công việc được thực hiện suông sẻ hơn vừa là một nhiệm vụ quan trọng của kỹ năng làm việc hiệu quả.

kỹ năng làm việc hiệu quả

Theo như những lời chia sẻ đến từ một vị trưởng phòng kinh doanh đang làm việc tại thành phố Hồ Chí Minh, anh Phạm Đăng Toàn đã chia sẻ rằng: Mỗi một tháng anh ta đều phải thực hiện một bản tổng kết việc làm về vấn đề doanh thu của bộ phận kinh doanh để báo cáo lại Ban giám đốc. Đương nhiên là công việc chủ yếu mà anh phải thực hiện đó là chuẩn bị thật kỹ và đầy đủ về số liệu, những biểu đồ trực quan để mô tả doanh thu. Việc làm này có vẻ không thể làm khó được một vị trưởng phòng kinh doanh tài năng như anh đâu. Tuy nhiên, anh vẫn thừa nhận rằng trong quá trinh làm việc, có những thứ tưởng chừng như đơn giản nhưng lại khiến cho người ta phải lao tâm khổ tứ không biết làm sao cho “thuận” và thành công. Báo cáo lại két quả đã đạt được không quá khó nhưng phần sau đó, đề xuất những chiến lược kinh doanh mới hay là thực hiện phân khúc thị trường mới do cả đội của bạn đang hướng đến thì đó lại là cả một vấn đề lớn khiến cho không chỉ anh Khoa mà còn rất nhiều người phải đau đầu. Mọi thứ đều phải được trình bày trong hình thức Powerpoint. Làm sao để cho việc thiết kế Powerpoint vừa phải thực sự ngắn gọn, súc tích lại vừa cần phải có tác dụng để bổ trợ cho người đứng ra thuyết trình được tốt nhất và hài hòa với nội dung trình chiếu.

những kỹ năng làm việc hiệu quả

Để làm được điều đó, bạn nhất định phải nắm trong tay kỹ năng làm việc hiệu quả với Powerpoint. Chú ý những slides phải được thể hiện rõ ràng. Ngoài ra, bạn còn cần biết cách lựa chọn màu sắc, sắp xếp bố cụ sao cho người xem dễ dàng nhìn thấy được rõ hết chữ viết ở trong đó, những số liệu. Đồng thời còn phải đạt được yêu cầu về sự thẩm mỹ và sáng tạo. Để tránh việc bạn phải nhìn thấy một vẻ mặt chán nản của những người ngồi phía dưới, nhất là các sếp thì đó chính là cả một nghệ thuật chứa đựng sự khéo léo và tài năng. Thực tế mà nói, kỹ năng xây dựng bản thuyết trình bằng Powerpoint này nghe chừng như có yếu tố bài vở ở trong đây nhưng mà đó lại chính là một tiêu chí hết sức quan trọng đối với một người nhân viên. Theo một vị giám đốc về nhân sự đamg làm việc ở Thành phố Hồ Chí Minh đã cho hay: Khi doanh nghiệp họ tuyển dụng những bạn là sinh viên vừa mới tốt nghiệp thì một trong số những kỹ năng làm việc hiệu quả mà doanh nghiệp đó luôn chú trọng đào tạo hàng đầu ấy chính là kỹ năng sử dụng hiệu quả Powerpoint, cùng với đó chính là phương pháp thuyết trình nên một ý tưởng, một kế hoạch hoặc là một để xuất sao cho có thể lôi cuốn được nhiều người chú ý theo dõi, lắng nghe. Làm sao để cho bản thuyết trình này vừa phải đảm bảo được nội dung thông tin đầy đủ mà phải ngắn gọn, cô đọng và súc tích. Tránh tuyệt đối gây ra cảm giác bài thuyết trình khô khan đầy mệt mỏi cho những người đang ngồi dưới nghe thuyết trình và đưa ra những sự đánh giá trực tiếp về kết quả. Vì thế, bạn nên hiểu rõ một trong số các quy tắc cực kỳ quan trọng, đó là bạn cần phải đặt mình vào vị trí của người xem, khi ấy bạn biết rõ mình sẽ nên phải thực hiện những gì.

>>> Xem thêm: Cc và bcc là gì? Phân biệt và Ưu điểm của cc và bcc khi gửi email

Những bí quyết giúp bạn chinh phục công cụ Powerpoint hiệu quả

một vài kỹ năng làm việc hiệu quả

Khi chuẩn bị một bản Powerpoint, có khi nào bạn lo lắng rằng bản đề xuất công việc mà bạn chuẩn bị  bằng Powerpoint sẽ trở nên quá nhàm chán cũng như không thu hút được sự chú ý từ ban quản lý hay là người đối tác hay không? Muốn tránh khỏi tình trạng này thì tốt nhất là bạn nên tham khảo  một số những lời khuyên của chúng tôi ở bên dưới

Khi đưa quá nhiều những dữ liệu lên màn hình

Bạn nên nhớ hành động đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp như thế nào. Có quá nhiều dữ liệu được đưa lên màn hình trình chiếu ở mỗi một Slides thì dễ khiến cho người xem bị phân tâm. Nếu như mong muốn các khán giả của mình có thể tập trung hoàn toàn vào bản thuyết trình của bạn thì tốt nhất bạn hãy lưu ý luôn luôn giữ cho những Slide đó trở thành đơn giản , cô đọng hết sức. Những thông tin ngắn gọn mà vẫn chứa đựng giá trị ý nghĩa sẽ giúp cho bản Powerpoint của bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Hãy tuân thủ đúng nguyên tắc “lời ít ý nhiều” khi bắt tay làm Powerpoint.

>>> Tìm hiểu thêm:  Cơ hội việc làm thư ký tại Đà Nẵng cho ứng viên sẽ nhanh chóng cập nhật tại đây. Click ngay!

Chú ý tới các vấn đề về Bullet Point

Bulllet Ponit có nghĩa là những ý chính sẽ cần phải được trình bày rõ hơn bằng hàng loạt các ý phụ ở bên dưới. Một người chuyên viên làm việc tại Microsofr đã từng chia sẻ rằng bài thuyết trình có thể khiến cho anh ta ấn tượng nhất lại không hề có những Bullet Point. Ở trên thực tế  thì người xem không có mấy ấn tượng nhiều đối với những bản thuyết trình Powerpoint có quá nhiều thông tin được trình chiếu diễn giải trong Powerpoint. Thay vào đó những hình ảnh mang tính trực quan sinh động vẫn sẽ được chú ý và ưu tiên hơn nhiều. Nếu như vẫn mong muốn đưa Bulllet Ponit vào trong nội dung với suy nghĩ mong muốn có thể giải thích rõ ràng ,đầy đủ nội dung thì bạn không phù hợp để soạn thảo bản Powerpoint đâu nhé. Thay vào đó một bản word sẽ phù hợp hơn. Chỉ có bản word mới có thể giúp cho bạn trình bày thật nhiều những điều muốn nói, nó không đòi hỏi độ dài ngắn quá quy chuẩn như Powerpoint. Với Powerpoint, có thể trình chiếu nhiều Slides để thể hiện hết ý tưởng bạn có nhưng nhất thiết trong các Slide cần phải ngắn gọn, thâu tóm được vấn đề. , không lan man và dài dòng.

Lưu ý về mặt thiết kế Powerpoint – kỹ năng làm việc hiệu quả

Bạn có thể lựa chọn màu sắc dựa theo những chủ ý riêng của mình. Có thể thiết kế theo lo  - go của công ty, thiết kế dựa theo màu sắc chủ đạo của sản phẩm hay theo cảm giác mà bạn nghĩ người xem cũng sẽ thích. Nhưng nếu theo quan điểm của Lifehack thì chữ viết có màu tối đặt trên nền sáng vẫn chính là một phương án tốt nhất chúng ta nên thiết kế. Nếu như bạn bắt buộc phải sử dụng những nền tối màu thì hãy chắc chắn rằng mình đã thiết kế được màu chữ đạt được độ tương phản nhất định đối với màu nền. Tiếp theo quan tâm tới kích thước của chữ viết. Chữ viết cần phải đủ lớn để cho tất cả mọi người đang theo dõi bản thuyết trình bằng  Powerpoint của bạn không cần phải cố “nhòm” nội dung hay dịch chữ. Ngoài ra, những font chữ phổ biến, đơn giản thường được sử dụng như là Arial , Calibri, Helvetica,... được khuyến khích nên sử dụng thay cho những phông chữ khác có vẻ cầu kỳ.

Không sử dụng thuật ngữ ngành trong Powerpoint

Nếu theo quan điểm trong tờ tạp chí Entrepreneur thì chẳng ohair bất cứ ai cũng có được chuyên môn đủ sâu sắc để có thể hiểu hết được những thuật ngữ ở bên trong chuyên môn mà bạn có. Thế nên bạn hãy sử dụng từ ngữ sao cho thể hiện được mức độ chuyên nghiệp của mình, đó là đảm bảo được mức độ dễ hiểu,. Đồng thời có thể hạn chế một cách tối đa những thuật ngữ về chuyên môn . Nếu như bắt buộc phải cho vào trong bài thuyết trình Powerpoint thì hãy giải thích ở bên ngoài thật rõ ràng cho người nghe bạn nhé.

Bạn có dám phá vỡ những quy tắc bất thành văn?

Sẽ luôn có những quy tắc được đặt ra khi mà bạn thực hiện bản đề xuất công việc bằng Powerpoint. Tuy vậy, không phải bất cứ khi nào chúng ta cũng cần tuần thủ tuyệt đối, nhất nhất những quy tắc đó. Vì tùy vào thực tế thực hiện thì quy tắc cần phải được vận dụng  linh hoạt để tránh cứng nhắc. Nếu như chúng ta có lý do chính đáng thuyết phục cho việc bạn phá vỡ những quy tắc thì cũng hãy cứ tự tin để thực hiện chúng nhé.

Tác giả: Vũ Bích Phượng