Hướng dẫn cách giao việc cho nhân viên trên Zalo chi tiết nhất

1. Tính năng nào trên Zalo cho phép giao việc và cách dùng tính năng này

To do chính là cái tên của dịch vụ cho phép quý vị giao nhiệm vụ cho nhân viên của mình trên Zalo, hãy cùng tôi khám phá những thông tin dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về dịch vụ này cũng như cách thức sử dụng nó nhé!

1.1. Tính năng To do trên Zalo cho phép giao việc cho nhân viên

To do hay giao việc là một tính năng được nền tảng Zalo phát triển để người dùng có thể giao việc thông qua tin nhắn.

Chức năng này sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách thuận lợi hơn, đặc biệt khi bạn tham gia vào nhiều nhóm, giúp các nội dung liên quan đến công việc không bị phân tán và bạn có thể dễ dàng tìm lại chúng một cách thuận tiện.

Đặc biệt, tính năng này còn gửi tin nhắn nhắc người dùng khi gần đến hạn phải hoàn thành công việc, đây là một cách tay trợ giúp đắc lực nếu bạn là một người hay quên, bạn sẽ được nhắc nhở kịp thời tránh tình trạng chậm tiến độ hay là bỏ sót công việc, đồng thời khi sử dụng tính năng này trên Zalo cũng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng hay tiến độ công việc.

1.2. Lợi ích khi sử dụng tính năng giao việc cho nhân viên trên Zalo

Khi sử dụng tính năng giao việc cho nhân viên trên Zalo bạn sẽ đạt được một số lợi ích, có thể kể đến như một số điểm ưu việt mà nó đem đến cho người sử dụng được chúng tôi liệt kê như sau:

- Đầu tiên, đó chính là nền tảng này hỗ trợ tốt cho công việc của nhà quản lý khi nó giúp họ có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên một cách vô cùng dễ dàng, giúp họ có thêm thời gian để làm những công việc khác.

- Thêm vào đó, tính năng này của Zalo còn giúp người dùng có thể dễ dàng ghi chú những công việc của họ, tránh bỏ sót công việc.

- Ghi nhớ và nhắc nhở cho người dùng hạn phải hoàn thành công việc từ đó giúp họ có kế hoạch làm việc phù hợp hơn.

- Dễ dàng hơn trong việc theo dõi hay là tìm kiếm các thông tin liên quan đến công việc, theo dõi tiến trình làm việc của bản thân hay là đồng nghiệp.

Đây là một số lợi ích cơ bản và nổi trội nhất bạn có thể đạt được khi sử dụng tính năng giao việc cho nhân viên trên Zalo.

1.3. Hướng dẫn cách giao việc cho nhân viên trên Zalo chi tiết nhất

Trong phần này, chúng tôi đưa ra 2 cách hướng dẫn chi tiết về cách giao việc trên Zalo, rất đơn giản và dễ thực hiện. Bạn đọc hãy tiếp tục theo dõi và thực hiện cùng chúng tôi ngay nhé.

1.3.1. Giao việc thông qua nhóm trò chuyện trên Zalo

Cách thứ nhất đó là bạn có thể giao việc cho một nhóm người thông qua Zalo, việc đầu tiên là bạn cần phải lập 1 danh sách các công việc cần làm và người thực hiện cho từng đầu công việc. Sau đó để giao việc trên Zalo bạn thực hiện lần lượt các bước như sau:

- Bước 1: Bạn cần phải có 1 tài khoản Zalo, kết bạn với những người bạn cần giao việc sau đó hãy đăng nhập vào tài khoản Zalo này nhé!

- Bước 2: Chọn chức năng giao việc trên Zalo, bạn có thể chọn chức năng này thông qua 1 trong 3 phương thức mà chúng tôi trình bày ngay sau đây:

+ Phương thức 1: Click chọn và biểu tượng giao việc nằm ở trên thanh công cụ Zalo cung cấp của khung trò chuyện.

+ Phương thức 2: Thực hiện việc giao việc bằng cách chọn biểu tượng giao việc khi bạn click chuột trái vào bất kỳ một tin nhắn nào trong cuộc trò chuyện của bạn.

+ Phương thức 3: Click vào biểu tượng thông tin của cuộc hội thoại nằm ở phía trên bên phải của cửa sổ cuộc hội thoại bạn muốn giao việc rồi chọn mục thành viên. Trong cửa sổ của danh mục này sẽ hiện ra một danh sách bao gồm những người đang tham gia cuộc hội thoại bên cạnh phần thông tin này chính là nút giao việc. Click vào nút này và chuyển sang bước thứ 3.

- Bước 3: Sau khi click chọn xong chức năng giao việc của Zalo, một cửa sổ giao việc sẽ xuất hiện trên màn hình thiết bị của bạn, bạn cần điền các thông tin như sau:

+ Tiêu đề công việc: Tên nhiệm vụ hoặc dự án cần hoàn thành, chú ý thể hiện rõ mục đích hoàn thành công việc để người làm có thể tạo ra những sản phẩm có nội dung chuẩn xác hơn.

+ Nội dung: Nhập vào nội dung của đề tài đang thực hiện cho từng người phụ trách.

+ Xin vui lòng nhập tên của người hoặc nhóm người đảm nhận nhiệm vụ vào đây, nhớ phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân.

+ Thông tin tiếp theo là cho phép ẩn hoặc hiện người theo dõi đây là mục điền người không trực tiếp hoàn thành công việc này nhưng có nhiệm vụ giám sát tiến trình hoàn thành công việc đó.

+ Thời hạn hoàn thành công việc: Bạn có thể chọn mục không thời gian hoặc điền rõ deadline chính xác đến từng phút.

Sau khi điền xong các trường thông tin được liệt kê ở trên bạn ấn vào nút giao việc để hoàn thành quá trình giao việc. Thực hiện đến đây là bạn đã hoàn thành bước 3 của quá trình giao việc cho nhân viên trên Zalo.

- Bước 4: Sau khi bạn hoàn thành những nội dung ở trên thì giao diện của Zalo sẽ hiện ra một cửa sổ mới kèm với dòng chữ “Chúc mừng bạn đã giao việc thành công”. Sau đó các thông tin về công việc được giao và thời hạn hoàn thành sẽ hiện lên một bảng thông tin trong nhóm trò chuyện.

Đây là cách thứ nhất để có thể giao việc cho nhân viên trên Zalo. Cùng theo dõi nội dung tiếp theo để xem cách thứ hai để thực hiện thao tác này là gì nhé!

1.3.2. Hướng dẫn cách giao việc đích danh trên Zalo

Quá trình giao việc đích danh là giao việc đến thẳng với người sẽ thực hiện nhiệm vụ, các thực hiện giao việc này được thực hiện thông qua 3 bước đơn giản như sau:

- Bước 1: Click chuột chọn vào biểu tượng To do ở thanh công cụ Zalo nằm dọc phía bên trái của màn hình. Sau khi mở được cửa sổ này thì chọn vào biểu tượng thêm mới và chuyển sang bước 2.

- Bước 2: Ở bước này thực hiện các nội dung tương tự như ở cách giao việc mà chúng tôi vừa hướng dẫn bạn bên trên. Cửa sổ mới hiện ra cũng thể hiện đầy đủ các nội dung như tiêu đề của công việc, nội dung công việc cần thực hiện, giao cho ai, thời hạn cần hoàn thành. Đây là những trường thông tin bắt buộc bạn phải điền. Sau khi hoàn thiện những thông tin này bạn ấn vào nút Giao việc rồi chuyển sang bước 3.

- Bước 3: Sau khi đã điền xong các thông tin và click vào nút giao việc sẽ có một thông báo hiển thị ra cho cả bạn và người được giao việc, hãy kiểm tra lại các thông tin về công việc được giao xem đã đúng và đủ hay chưa. Nếu có thông tin bị sai sót thì hãy thực hiện thao tác sửa để cv có thể hoàn thành một cách chính xác nhất.

Trên đây là toàn bộ những bước để có thể tiến hành giao việc cho nhân viên trên Zalo.

2. Hướng dẫn cách nhận việc được giao trên Zalo

Ở nội dung mục này chúng tôi cung cấp cho bạn các bước chi tiết để có thể nhận việc trên Zalo. Tiến trình này được diễn ra theo một số bước trình bày sau đây:

-  Bước 1: Thực hiện thao tác bấm vào nút nhận việc. Công việc mà bạn đã nhận sẽ được chuyển ngay lập tức sang mục công việc chưa xong ở tab liệt lê những danh sách công việc cần làm.

- Bước 2: Khi đã thực hiện xong công việc được giao chọn vào nút hoàn thành để xác nhận là đã thực hiện xong công việc.

- Bước 3: Sau khi hoàn thành thao tác trên thì cửa sổ hoàn thành công việc sẽ xuất hiện ở trên màn hình của bạn sau đó hãy nhấn vào nút đồng ý. Công việc này sẽ được Zalo tự động chuyển sang mục đã xong ở chính tab này

Như vậy, chỉ với vài bước đơn giản bạn đã thực hiện xong việc nhận và xác nhận hoàn thành công việc được giao ở Zalo.

3. Cách kiểm tra giám sát tiến độ công việc

Bạn có thể hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi, giám sát tiến độ công việc trong khung To do của nền tảng mạng xã hội Zalo:

- Tôi giao: Mục này để giám sát tiến độ các công việc mà bạn đã giao cho nhân viên của mình.

- Cần làm: Theo dõi hạn các công việc mà bạn đã nhận.

- Theo dõi: Mục này giúp bạn giám sát các công việc mà thành viên trong nhóm bạn đang theo dõi tiến độ thực hiện.

Nếu muốn tìm kiếm một phần thông tin nào đó thì bạn hoàn toàn có thể lọc và tìm kiếm nhờ vào bộ lọc thông minh mà Zalo cung cấp. Nhấn vào mũi tên xổ xuống nằm ngay bên cạnh chữ khác để thực hiện thao tác này nhé! Có thể thấy Zalo cũng chính là một phần mềm quản lý công việc miễn phí nếu bạn có thể khai thác tốt các chức năng mà nền tảng này cung cấp.

Qua những nội dung mà chúng tôi cung cấp  hy vọng rằng quý bạn đọc đã hiểu rõ cách thức giao việc cho nhân viên trên Zalo. Chúc quý vị thực hiện thành công thao tác giao việc này.