Đi tìm câu trả lời cho câu hỏi tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

1. Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

1.1. Xác định thời điểm xuất hóa đơn bán hàng và dịch vụ

Hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh của doanh nghiệp và thường được xuất khi hàng hóa, dịch vụ được bán ra. Nhiều kế toán viên vẫn nghĩ rằng chỉ có khi các khoản thanh toán được hoàn tất, thì hóa đơn mới được xuất.

Tuy nhiên, trên thực tế không phải như vậy. Thời điểm xuất hóa đơn được quy định theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2024/TT-BTC như sau:

- Đối với hóa đơn bán hàng: Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không chịu ảnh hưởng của việc tiền bán hàng đã thu được hay chưa.

- Đối với hóa đơn cung ứng dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm mà doanh nghiệp hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt trường hợp đã thu tiền hay chưa thu tiền. Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì thời điểm xuất hóa đơn chình là thời điểm thu tiền.

- Đối với dịch vụ xuất khẩu: Thời điểm xuất hóa đơn sẽ do các bên liên quan tự thỏa thuận và đi đến thống nhất với nhau.

- Đối với các cửa hàng bán lẻ xăng dầu hoặc dịch vụ ngân hàng, chứng khoán thì thời điểm xuất hóa đơn được thực hiện theo giao dịch mua bán hoặc hợp đồng giữa các bên, tuy nhiên không được chậm quá ngày cuối tháng của tháng có phát sinh giao dịch.

1.2. Có cần xuất hóa đơn khi tạm ứng hay không?

1.2.1. Căn cứ dựa trên quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Về mặt nguyên tắc, tiền tạm ứng không được ghi nhận là doanh thu bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ bởi tiền tạm ứng không đáp ứng đủ các điều kiện để được xét là doanh thu bán hàng hóa. Cũng theo quy định, kế toán sẽ không hạch toán vào TK 3387 (Doanh thu nhận trước) bất cứ khoản tiền nào nhận trước của người mua trong trường hợp doanh nghiệp chưa hoàn thành việc cung cấp đầy đủ hàng hóa hoặc dịch vụ.

Như vậy, có thể khẳng định rằng, khi tạm ứng doanh nghiệp sẽ không phải xuất hóa đơn vì chưa hoàn thành bàn giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ.

1.2.2. Một số quy định khác liên quan đến việc tạm ứng tiền

Khi tạm ứng tiền, có ba yếu tố cần quan tâm đó là xuất hóa đơn, thuế giá trị gia tăng và cuối cùng là thuế thu nhập doanh nghiệp.

Về xuất hóa đơn, như đã đề cập ở trên, ngày ghi trên hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ là ngày mà quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao hoàn tất cho bên mua bởi bên cung cấp.

Vì vậy, ở thời điểm tạm ứng, hàng hóa hoặc dịch vụ vẫn chưa được hoàn tất cung ứng cho nên doanh nghiệp cung ứng hàng hoá dịch vụ không cần thiết phải xuất hóa đơn và bên mua cũng không có quyền đòi hóa đơn.

Thứ hai là về thuế giá trị gia tăng. Thuế giá trị gia tăng được ghi nhận ở thời điểm quyền sở hữu và sử dụng hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao hoàn tất. Tại thời điểm tạm ứng thì điều kiện trên chưa được thỏa mãn. Bởi vậy, về mặt nguyên tắc, doanh nghiệp cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ cũng không cần kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng khi tạm ứng tiền.

Thứ ba là về thuế thu nhập doanh nghiệp. Thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định khi doanh nghiệp có phát sinh bất kỳ khoản thu nhập nào. Như đã đề cập đến ở trên, khoản tiền tạm ứng không thỏa mãn các điều kiện để được xét là một khoản thu nhập, vì vậy nên doanh nghiệp cũng sẽ không cần đóng thuế thu nhập doanh nghiệp khi tạm ứng.

2. Trường hợp đã xuất hóa đơn thì xử lý như thế nào?

Theo nguyên tắc đã đề cập đến ở phần trước thì khi tạm ứng doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ sẽ không cần thiết phải xuất hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ, không cần kê khai thuế giá trị gia tăng và cũng không cần nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tuy vậy, đôi khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và cung ứng dịch vụ vẫn xuất hóa đơn giá trị gia tăng sau khi tạm ứng. Trường hợp này cần xử lý như thế nào?

- Trường hợp thứ nhất, doanh nghiệp đã xuất ra hóa đơn giá trị gia tăng cho khoản tiền tạm ứng nhưng lại không thể thu hồi được hóa đơn. Lúc này kế toán doanh nghiệp có thể hạch toán vào TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần kê khai và nộp tiền thuế giá trị gia tăng cùng với thuế thu nhập doanh nghiệp. Số tiền thuế cần nộp phụ thuộc vào khoản tiền tạm ứng.

- Trong trường hợp đã hoàn tất việc cung ứng hàng hóa và dịch vụ, tuy nhiên lại phát sinh sự chênh lệch về mặt giá trị thì doanh nghiệp cần ngay lập tức xuất hóa đơn bổ sung và kê khai bổ sung thêm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu hóa bên xuất hóa đơn đề nghị thu hồi lại hóa đơn thì cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn và trường hợp này được xét là xuất hóa đơn không đúng quy định. Cả bên cung cấp và bên mua đều cần ký và đóng dấu vào biên bản thu hồi hóa đơn. Hóa đơn sau khi thu hồi sẽ được hủy bỏ, tuy nhiên mọi dữ liệu đều phải được lưu trữ lại. Nếu có bất kỳ vấn đề gì phát sinh liên quan đến việc hủy hóa đơn thì tất cả các bên đã ký vào biên bản hủy hóa đơn trước đó đều phải chịu trách nhiệm và bị truy cứu trước pháp luật.

Các doanh nghiệp thường sẽ xuất rất nhiều hóa đơn trong các hoạt động kinh doanh sản xuất và bán hàng dịch vụ, vì vậy nên sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để quản lý tốt dữ liệu mọi hóa đơn đã xuất hoặc thu hồi. Phần mềm quản lý hóa đơn 365 cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn toàn diện và đồng bộ.

Như vậy, sau khi tham khảo những thông tin được tổng hợp và chia sẻ trong bài viết, chắc chắn bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi tạm ứng có phải xuất hóa đơn không. Hóa đơn liên quan đến thu nhập và các khoản thuế khác nhau của doanh nghiệp, vì vậy chỉ khi nào hoàn tất việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ thì doanh nghiệp cung ứng mới được lập hóa đơn.