[Giải mã] Phòng tổng hợp tiếng Anh là gì? Chức năng, nhiệm vụ?

1. Phòng tổng hợp tiếng Anh là gì? 

Phòng tổng hợp còn được gọi là phòng hành chính tổng hợp và có tên tiếng Anh là Department of General Administration. 

Đây là bộ phận trực thuộc ban hành chính của doanh nghiệp, công ty. Phòng Tổng hợp có chức năng tham mưu và giúp ban lãnh đạo quản lý, tổ chức thực hiện các công tác trong lĩnh vực: hành chính bao gồm những hạng mục: tổng hợp thành tích, hạn chế trong doanh nghiệp; tổ chức các đợt thi đua khen thưởng tạo nên văn hóa doanh nghiệp; tổ chức và bổ nhiệm cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp; quản trị, quản lý các trang thiết bị văn phòng, tiếp nhận các mẫu giấy đề xuất mua văn phòng phẩmtrong công ty; thực hiện các công việc khác theo sự phân công của ban lãnh đạo. 

>> Xem thêm: Administrative staff là gì

2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của phòng tổng hợp

2.1. Chức năng của phòng tổng hợp

Phòng tổng hợp là một bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc ban hành chính của doanh nghiệp, có chức năng giúp cho các cấp lãnh đạo của công ty, tổ chức kiểm soát, triển khai các hoạt động liên quan đến tổ chức công việc hành chính nhân sự, lên kế hoạch, tổng hợp và ra các quyết định về tài chính, nhân sự trong doanh nghiệp. 

Tìm việc làm nhân sự

Phòng Tổng hợp do ban lãnh đạo của tổ chức chỉ đạo hoạt động và trực tiếp quản lý về quá trình vận hành, xử lý sai sót nếu có trong quá trình làm việc cũng như hướng dẫn đào tạo về nội quy doanh nghiệp và nghiệp vụ hành chính. 

2.2. Nhiệm vụ của phòng tổng hợp

Nhiệm vụ đầu tiên của phòng tổng hợp liên quan đến hoạt động tổ chức nhân sự và nghiệp vụ hành chính. Để doanh nghiệp luôn hoạt động quy củ, đúng với nội quy doanh nghiệp do ban lãnh đạo đề ra cũng như luật phát của nước ta, họ sẽ là bên có thẩm quyền đánh giá thái độ làm việc của nhân sự doanh nghiệp và đề bạt cải cách, thay đổi nếu cần thiết. Khi phòng ban nào trong doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng, họ cũng sẽ là bên đại diện đưa ra các thông báo tuyển dụng trên các trang tìm việc. Đặc biệt để duy trì và gìn giữ văn hóa doanh nghiệp, các hoạt động từ thi đua, vui chơi, du lịch hay đào tạo nhân sự sẽ được phòng tổng hợp lên kế hoạch. Khi nhân sự trong công ty nghỉ phép, nghỉ ốm họ cũng sẽ đơn vị thực hiện các chế độ chính sách. Những văn thư trong doanh nghiệp cũng sẽ do đội ngũ phòng tổng hợp soạn thảo và lưu trữ để phục vụ cho quá trình làm việc cũng như đối chiếu về sau. 

Bạn đọc có thể quan tâm: Ứng tuyển ngay việc làm văn thư nhanh chóng dễ dàng trên timviec365.vn

Nhiệm vụ tiếp theo của phòng tổng hợp chính là lên kế hoạch và truyền thông tin của cấp lãnh đạo với đội ngũ nhân viên hoặc ngược lại. Để các chính sách, nội quy trong công ty không lạc hậu, cổ hủ đội ngũ nhân viên phòng tổng hợp sẽ là những người chịu trách nhiệm giám sát và lắng nghe ý kiến từ nhân sự doanh nghiệp để có kế hoạch sửa đổi và tham mưu cho các phòng ban khác sao cho hợp tình, hợp lý nhất. Họ cũng sẽ là cầu nối giúp ban lãnh đạo và nhân sự trong công ty thân thiết gần gũi hơn. Khi đội ngũ nhân sự có những đề xuất, yêu cầu sẽ thông qua tiếng nói của phòng tổng hợp để ban lãnh đạo nắm được ý kiến.  

Nhiệm vụ liên quan đến tài chính, tài vụ của phòng tổng hợp sẽ tùy theo quy mô của doanh nghiệp. Với một số doanh nghiệp cỡ nhỏ, phòng tổng hợp sẽ kiêm luôn nhiệm vụ kế toán và tài vụ để xây dựng và hoạch định các chi phí, doanh thu trong doanh nghiệp. Nhân sự trong phòng tổng hợp sẽ theo định kỳ kiểm tra chất lượng tài sản trong doanh nghiệp, các thiết bị phương tiện cấp phát cho nhân sự để tiến hành bảo dưỡng, thay mới nếu cần. Là phòng ban lên kế hoạch cho các hoạt động văn hóa doanh nghiệp, họ cũng sẽ cần ước tính dự trù chi phí trong các hoạt động để đề xuất ban lãnh đạo và nhận đóng góp từ nhân sự.

Thông thường, phòng tổng hợp sẽ bao gồm bộ phận hành chính, bộ phận kế hoạch và ban tài vụ. Ba bộ phận sẽ cùng nhau làm việc cũng như phân công, san sẻ bớt gánh nặng để quá trình thực hiện công việc hợp lý và khoa học cũng như tận dụng được những thế mạnh về nhân sự trong công ty.

Xem thêm: Nhu cầu tuyển dụng và tìm việc làm kế toán của người lao động là rất lớn. Đã có nhiều người tìm việc trúng tuyển khi tạo cv kế toán và ứng tuyển trên timviec365.vn

3. Yêu cầu của nhân sự thuộc phòng tổng hợp

Với những nhiệm vụ trên, nhân sự thuộc phòng tổng hợp sẽ có những yêu cầu gì? Cùng tìm hiểu tiếp nhé. 

3.1. Yêu cầu về trình độ chuyên môn hành chính

Nhân sự trong phòng tổng hợp thuộc nhóm quản lý hành chính từ cấp trung đến cấp cao, do đó trình độ chuyên môn là yêu cầu không thể thiếu. Ứng viên muốn ứng tuyển làm việc tại phòng tổng hợp phải tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên, đặc biệt phải học những chuyên ngành liên quan mật thiết đến hành chính như Quản lý nhân sự, Công đoàn… Qua quá trình làm việc, nhân sự cần chủ động và tự giác trau dồi thêm những kiến thức về marketing, quản trị kinh doanh, quản trị tài chính… Đặc biệt, nhân sự trong phòng tổng hợp sẽ phải hiểu rõ lĩnh vực, ngành nghề doanh nghiệp đang hoạt động để hiệu suất công việc tốt nhất.  

Nền công nghiệp nước ta bước vào giai đoạn phát triển, khả năng ngoại ngữ là một trong những mũi nhọn, thế mạnh giúp bạn thuận lợi hơn trong công việc. Tùy từng doanh nghiệp sẽ có yêu cầu khác nhau về ngoại ngữ. Bên cạnh tiếng Anh, nếu có điều kiện và năng lực đừng ngại học thêm những ngôn ngữ khác nhé. 

>> Xem thêm: Admin officer là gì

3.2. Yêu cầu về kỹ năng làm việc

Các tác vụ vi tính văn phòng như Word, Excel, Powerpoint tưởng như đơn giản nhưng lại vô cùng thiết thực với nhân sự làm việc trong phòng tổng hợp. Việc làm nhân viên hành chính tổng hợp với nhiệm vụ tổng hợp thông tin trong doanh nghiệp, các công cụ vi tính văn phòng sẽ trợ giúp đắc lực cho bạn trong các hoạt động như thuyết trình, lưu trữ văn bản, soạn thảo các điều khoản chính sách. 

Rất nhiều bạn trẻ hiện nay đang tham gia những khóa học đào tạo kỹ năng mềm như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng quản trị học, tâm lý học. Những kỹ năng đều có thể bồi đắp qua kỹ năng làm việc, nhưng nếu bạn muốn CV xin việc của bản thân thêm phong phú đừng ngại đăng ký những khóa học trên để trải nghiệm nhé.

3.3. Yêu cầu về kinh nghiệm thực tiễn

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp chỉ tổ chức tuyển nhân sự trong phòng tổng hợp có kinh nghiệm làm việc từ ít nhất 3 năm tại vị trí quản lý cấp trung hoặc từ 3 - 5 năm tại vị trí trợ lý cho các cấp lãnh đạo. 

Nếu ở bậc nhân viên yêu cầu về kinh nghiệm sẽ không quá khắt khe tuy nhiên bạn cần trau dồi bản thân để bắt kịp với nhịp độ làm việc trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp trẻ, các start-up vẫn luôn mở rộng cơ hội để bạn có thể trải nghiệm vị trí trên. 

Xem ngay: Việc làm Nhân sự tổng hợp

4. Đãi ngộ nhân viên phòng tổng hợp 

Nhiều trang tuyển dụng đã tổ chức thống kê mức lương vị trí nhân viên phòng tổng hợp. Đây là mức lương được đánh giá là khá hấp dẫn. Với cấp nhân viên, tùy theo thâm niên làm việc, mức lương sẽ từ 6 - 7 triệu/ tháng. Từ cấp quản lý bậc trung trở lên, mức lương có thể trên 10 - 20 triệu/ tháng. Phòng tổng hợp là đơn vị có nhiều nhiệm vụ, trách nhiệm do đó mức lương trên là hoàn toàn xứng đáng. 

CV hành chính văn phòng

Các doanh nghiệp hiện nay cũng vô cùng cởi mở và cầu thị khi liên tục tổ chức những chương trình về đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn làm việc cũng như hỗ trợ các chi phí như xăng xe, điện thoại, phụ cấp công tác. Các ứng viên khi muốn ứng tuyển vị trí trên sẽ được hưởng những đãi ngộ phù hợp và xứng đáng với công sức bản thân. 

Để biết thêm về miêu tả công việc trong phòng tổng hợp, hãy truy cập timviec365.vn và tham khảo ngay những bài đăng tuyển dụng của các công ty nhé. Mong rằng bài viết trên của chúng tôi đã giúp bạn đọc biết được phòng tổng hợp tiếng Anh là gì cũng như những thông tin liên quan về bộ phận cực thú vị này trong doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin về những phòng bạn khác, đừng quên theo dõi trang blog của chúng tôi để cập nhật mỗi ngày nhé.