Administrative Staff là gì? Administrative Staff chuyên nghiệp

Những chia sẻ trong bài viết dưới đây sẽ giúp cho bạn rất nhiều trong việc tìm hiểu thông tin Administrative staff để nâng cao hơn nữa những cơ hội việc làm tại vị trí này. Lets go!

1. Tìm hiểu Administrative staff là gì?

Trong danh sách những vị trí việc làm mà nhiều người theo đuổi và cũng là vị trí việc làm quan trọng trong bất cứ công ty nào, đó chính là vị trí việc làm Administrative staff. Vậy thì, đây là một vị trí công việc như thế nào? Những Administrative staff sẽ đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể cũng như là cần phải đáp ứng những kỹ năng công việc như thế nào?

Vị trí công việc của Administrative staff chính là những nhân viên văn phòng mà có vai trò hỗ trợ cho các doanh nghiệp, công ty, jsc, corporate, xí nghiệp với vô số kể các công việc, nhiệm vụ có tên cũng như là các nhiệm vụ không tên mà cấp trên giao phó, hơi hướng công việc của các Administrative staff là làm bất kể công việc liên quan tới hành chính, những việc làm chuyên môn hành chính hay những việc làm nhỏ nhặt trong văn phòng.

Trong bất cứ trường hợp nào thì các cấp quản lý cũng có thể điều các Administrative staff giải quyết công việc có thể là công việc hành chính nhân sự, đảm bảo cho phần công việc được giao được hoàn thiện một cách tốt nhất để hỗ trợ cho nhiều bộ phận của công ty, đảm bảo cho tiến độ công việc của các bộ phận đó được diễn ra có hiệu quả cao.

Để hiểu rõ hơn nữa về việc làm Administrative staff thì chúng ta sẽ đi sâu hơn vào phân tích những nhiệm vụ, công việc được giao của các nhân viên Administrative staff trong các doanh nghiệp ở phần tiếp theo nhé.

Xem ngay: Việc làm hành chính văn phòng

2. Mô tả những nhiệm vụ của các Administrative staff hiện nay

Trước khi các bạn ứng tuyển vào vị trí công việc Administrative staff, các bạn sẽ được tham khảo thông tin từ các bản tin tuyển dụng từ các nhà tuyển dụng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mặt bằng chung mà chúng ta nhìn thấy thì bản mô tả công việc chưa nêu chi tiết hết bản chất những nhiệm vụ thực tế mà các Administrative staff cần phải làm khi nhận việc.

Đặc biệt là khi các bạn ứng tuyển vào các doanh nghiệp có quy mô vừa và quy mô nhỏ thì các đầu việc nhỏ của các Administrative staff sẽ càng rõ ràng hơn. Vậy thì các Administrative staff sẽ đóng vai trò là người hỗ trợ cho công ty trong nhiều công việc, nhiệm vụ khác nhau.

Những nhiệm vụ thực thế của các Administrative staff cụ thể đó là:

- Đảm nhiệm việc bắt điện thoại, trả lời điện thoại, thực hiện gọi điện theo yêu cầu của cấp trên khi cần liên lạc với cá nhân/nhóm/tổ chức...

- Tiến hành lên kế hoạch sắp xếp cuộc họp, soạn thảo văn bản cần thiết trước khi cuộc họp diễn ra, đối với các cuộc hẹn của công ty cũng tương tự.

- Soạn thảo các biểu mẫu quan trọng phục vụ cho công việc của từng bộ phận trong công ty.

- Lưu giữ và sắp xếp các văn bản hành chính, biên bản, thư từ.

- Đặt các loại thiết bị văn phòng gồm những gì như là vật tư, văn phòng phẩm.

- Lên kế hoạch cho các chuyến đi du lịch.

- Liên hệ với các bên sửa chữa khi các thiết bị văn phòng bị hỏng.

Như vậy, thông qua bản mô tả công việc được nêu chi tiết ở trên thì chúng ta có thể thấy rất rõ một điều rằng, các Administrative staff không chỉ đơn giản là những người đảm nhiệm trực điện thoại để trả lời kịp thời với các cuộc gọi đến của công ty mà còn thực hiện các nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp, phụ trách nhiều đầu việc nho nhỏ lặt vặt khác như liên hệ với các bên sửa chữa, mua bán thiết bị vật tư văn phòng, đóng các khoản tiền phí của văn phòng hàng tháng...

Administrative staff đóng vai trò như một người quản gia chuyên nghiệp trong các doanh nghiệp, nhất là cá doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu bạn là người đa di năng và tự tin với khả năng của mình, yêu thích các công việc có tính chất năng động thì vị trí Administrative staff rất thích hợp với bạn.

Để làm tốt những nhiệm vụ việc làm đã được liệt kê ở phía trên thì các bạn cũng cần trang bị tốt cho mình những kỹ năng cần thiết để hoàn thiện tốt nhiệm vụ được giao ở vị trí Administrative staff. Nào, hãy tiếp tục nghiên cứu ở các thông tin tiếp theo.

Tham khảo: Administrative body là ngành gì? Vai trò và tác động liên quan

3. Những yêu cầu về kỹ năng cần thiết của Administrative staff

Khi bạn quyết định bạn làm việc tại vị trí Administrative staff thì không chỉ tìm hiểu những nhiệm vụ cần thiết của các bạn mà các bạn còn cần phải nghiên cứu để nâng cao các kỹ năng việc làm hấp dẫn, điều đó sẽ mang đến cho bạn những cơ hội việc làm vô cùng tuyệt vời.

Hãy cùng khám phá để hiểu rõ hơn về những kỹ năng cần thiết cho vị trí nhân viên hành chính nhé.

3.1. Sử dụng thành thạo các chương trình Office

Đối với các Administrative staff thì việc am hiểu và thành thạo các phầm mềm, công cụ phổ biến trong tin học văn phòng gồm những gì như là Microsoft Excel, Winword, Outlook, OneNote, Powerpoint,... là điều vô cùng cần thiết và quan trọng. Bởi vì công việc hàng ngày của các Administrative staff thường xuyên phải soạn thảo các loại văn bản với máy tính.

Thành thạo các chương trình máy tính sẽ góp phần giúp cho tiến độ công việc được đẩy nhanh mà vẫn đảm bảo được độ chính xác về mặt nội dung và hình thức của văn bản được soạn thảo ra. Đây là yếu tố kỹ năng vô cùng cần thiết mà tất cả những người đảm nhận vị trí Administrative staff cần phải đảm bảo được.

3.2. Các Administrative staff cần có kỹ năng giao tiếp

Không chỉ đảm nhận các nhiệm vụ bàn giấy mà các Administrative staff còn cần phải thực hiện công tác giao tiếp, làm việc với các đối tác hay khách hàng, liên hệ và phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau trong công ty.

Vì thế, giao tiếp chính là một trong những kỹ năng không thể thiếu, hãy thử tưởng tượng rằng bạn là người thực hiện nhiều các công tác liên hệ, trao đổi... mà bạn lại không có khả năng ăn nói, không diễn đạt tốt và không hoạt ngôn để có thể cho những người nghe hiểu rằng bạn đang nói gì và hiểu được đối phương đang nói gì với bạn thì sẽ không thể nào làm việc hiệu quả được, chắc chắn rằng bạn sẽ sớm bị loại khỏi vị trí công việc và rời khỏi công ty sớm thôi phải không nào.

Xem thêm ngay: Việc làm quản ý hành chính

3.3. Administrative staff cần phải nâng cao tính chủ động trong công việc

Với công việc đa dạng như vậy, mỗi khi có vấn đề, các nhân viên hành chính cần thông báo cho cấp trên, không biết một ngày họ sẽ phải liên hệ bao nhiêu lần. Đặc biệt, các công ty thuê nhân viên hành chính để giúp công ty xử lý nhiều công việc khác nhau, từ lớn tới nhỏ. Vì vậy, các bạn cần đảm bảo bản thân có tính quyết đoán, nhận biết vấn đề nhanh chóng và chính xác để đảm bảo có thể giải quyết vấn đề một cách tích cực và chính xác, tránh mọi hậu quả không mong muốn xảy ra.

Các nhà tuyển dụng khi tuyển vị trí này thì họ sẽ ưu tiên để xét duyệt những người có khả năng để làm việc chủ động hơn, không cần phải có sự giám sát quá khắt khe của cấp trên mà các Administrative staff vẫn có thể tự tin giải quyết được nhiệm vụ của mình.

Để làm tốt nhiệm vụ của mình thì các Administrative staff cần phải nâng cao hiểu biết của mình, luôn học hỏi không ngừng, quan sát kỹ và nhận định vấn đề một cách phù hợp và chính xác hơn.

Ngoài những kỹ năng được nêu ở trên thì các Administrative staff còn cần các kỹ năng khác đó là kỹ năng tổ chức sự kiện, kỹ năng kiểm soát cảm xúc cá nhân, kỹ năng quan sát, kỹ năng đàm phán và thuyết trình... đó đều là những kỹ năng quan trọng buộc các Administrative staff cần phải đảm bảo để nâng cao hơn tính hiệu quả của công việc, đồng thời giúp các Administrative staff đa di năng có thể tùy cơ ứng biến tốt hơn trong mọi trường hợp.

Để nâng cao cơ hội việc làm tại trí Administrative staff thì các bạn cần nâng cao những kinh nghiệm tìm việc hấp dẫn, điều đó đồng nghĩa với việc các bạn cần tìm cho mình mấu chốt hoàn hảo, đó chính là phương cách để tìm kiếm việc làm tại vị trí Administrative staff. Bạn nên truy cập ngay vào trang web timviec365.vn để tiếp nhận thông tin về nhiều cơ hội việc làm cũng như các thông tin tuyển dụng đáng tin cậy và chất lượng.

Với những kinh nghiệm tìm việc làm hiện nay thì rất đa dạng, ngoài việc lựa chọn cách thức tìm việc ở vị trí Administrative staff thì các bạn còn cần phải trau dồi thêm kiến thức, không ngừng nâng cao các kỹ năng để làm tốt những nhiệm vụ mà các Administrative staff thường xuyện phải đảm nhận, từ đó luôn dẫn đầu phong trào hoàn thành tốt nhiệm vụ năng động của công ty.

Như thế, Administrative staff chính là một vị trí luôn đảm nhiệm những việc làm vừa khó mà lại vừa dễ, những người làm công việc này thực sự cần đến sự tinh tế cũng như là có khả năng bao quát tất cả các công việc. Hy vọng rằng, thông qua bài viết thì các bạn có thể hiểu Administrative staff là gì và nâng cao cơ hội để tìm việc làm thông qua website timviec365.vn.