Văn bản hành chính mẫu – Những quy định bắt buộc “phải” nắm rõ

1. Tìm hiểu các thành phần thể thức của văn bản hành chính mẫu

Trong một văn bản hành chính mẫu, tất nhiên, những con chữ xuất hiện là đương nhiên, cũng là “nhân vật chính” trên toàn bộ trang giấy, chứa đựng các nội dung hành chính cần trình bày lên các đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan hành chính công nhà nước hay một cá nhân, tổ chức nào đó. Nhưng nếu chỉ nhận nhận nó ở phương diện chữ viết không thôi thì chắc chắn bạn sẽ rất khó nhận diện được thế nào là văn bản hành chính và đặc biệt là không biết cách trình bày soạn thảo văn bản hành chính ngay cả khi bạn có được những mẫu tham khảo trong tay. Bởi lẽ bạn chẳng hiểu được cấu trúc và các yếu tố cấu thành nên văn bản, do đó không biết nên bỏ qua yếu tố nào, yếu tố nào bắt buộc không thể vắng mặt. Chính vì thế, hãy cùng Bích Phượng điểm danh các “thành viên” của “gia đình” văn bản hành chính nhé.

Văn bản hành chính bao gồm các yếu tố sau đây:
- Tên cơ quan ban hành; Logo; Số, ký hiệu Văn bản
- Dấu thu hồi, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 
- Quốc hiệu
- Địa danh, ngày tháng năm ban hành
- Trích yếu nội dung công văn
- Tên loại, trích yếu nôi dung Văn bản
- Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn
- Nơi nhận
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
- Nội dung văn bản
- Quyền hạn của người ký
- Dấu, chức vụ, Họ và tên của người ký
- Nơi nhận, Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ email, địa chỉ trang web, số điện thoại, số Telex, Fax.

Xem thêm: Mẫu biên bản thoả thuận lương

2. Hướng dẫn cách trình bày văn bản hành chính mẫu

Thông tư số 01/2011 đưa rõ casc quy định về việc trình bày văn bản hành chính theo đúng quy định của Nhà nước. Do đó, chúng ta sẽ phải tìm hiểu thật kỹ thông tư này để nắm bắt những điểm cơ bản nhất cần lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính. Sau khi dành thời gian nghiên cứu thật kỹ, Bích Phượng sẽ tổng hợp lại những cách trình bày cơ bản văn bản hành chính mẫu ở trong nội dung phía bên dưới.

2.1. Chọn giấy trình bày văn bản hành chính

Trong mỗi lĩnh vực cần thể hiện văn bản sẽ có cách chọn khổ giấy riêng mang tính đặc trưng. Điển hình như trong lĩnh vực thiết kế, lĩnh vực xây dựng cần thể hiện những ản vẽ chi tiết với nhiều đường nét thì cần phải sử dụng các khổ giấy A0, A1, A2; còn trong lĩnh vực thuế hay lĩnh vực tài chính thì sẽ sử dụng khổ giấy A4,A5 là phù hợp.
Cũng giống như thế, ở trong lĩnh vực hành chính công (trong tiếng anh là public administration), các mẫu văn bản hành chính sẽ được trình bày theo chiều dọc của khổ giấy A4. Việc trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 là điều bắt buộc. 
Trong quá trình trình bày nội dung, nếu bạn cần trình bày các bảng biểu nhưng toàn bộ văn bản lại không được phân chia rõ ra thành các phụ lục riêng thì bạn vẫn có thể trình bày văn bản hành chính theo chiều ngang (chiều rộng) của trang giấy. Điều này đã được quy định rõ ở tại Khoản 1, Điều 5 của Thông tư 01/2011/TT-BNV về vấn đề kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính.

Trong thực tế sử dụng, trình bày văn bản hành chính, có rất nhiều trường hợp không có thói quen căn chỉnh lề cho văn bản hoặc căn chỉnh lề tùy tiện, không theo một nguyên tắc nào nhất định. Nhiều người cũng không nghĩ rằng việc lên xuống dòng, cách dòng, cách đoạn lại phải tuân thủ theo nguyên tắc tiêu chuẩn nào đó nhưng thực chất tất cả mọi yếu tố từ nhỏ nhất trong văn bản hành chính đều có quy định cụ thể.
Vậy thì ngay sau đây, hãy nắm bắt quy định, nguyên tắc về cách căn lề đúng theo tiêu chuẩn mà Thông tư số 01 đã ban hành nhé:
- Căn lề trên : quy định cách mép lề trên từ 2 đến 2,5 cm
- Căn lề dưới: quy định cách mép dưới từ 2 đến 2,5 cm
- Căn lề trái: quy định cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm
- Căn lề phải: quy định cách mép phải từ 1,5 đến 2 cm.
Cùng với văn bản hành chính thông thường chúng ta vẫn thường thấy thì các loại giấy tờ như giấy biên nhận hồ sơ, giấy giới thiệu, phiếu chuyển,… sẽ được trình bày ở trên khổ giấy A5. 
Nói chung, về cách chọn khổ giấy để trình bày văn bản hành chính, chúng ta được quy định về việc chọn khổ A4 hoặc A5 mới đảm bảo đúng tiêu chuẩn trình bày.

2.2. Lựa chọn cơ chữ và phông chữ sao cho đúng đối với văn bản hành chính?

Văn bản hành chính có thể dùng để trình bày rất nhiều nội dung khác nhau tùy vào từng mục đích của nguời viết nhưng dù có như vậy thì tất cả các văn bản hành chính đánh máy đều phải soạn thảo trên máy tính bằng mã Unicode và phông chữ tiếng Việt đúng theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 quy định.  Riêng về cỡ chữ thì sẽ còn tùy thuộc vào thành phần và từng vị trí của văn bản.

Chẳng hạn như trong phân Quốc hiệu, chỉ có 2 dòng chữ xuất hiện, đó là: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”, nếu ở phía dưới có cả đường kẻ ngang, nét liền và kéo dài bằng với chiều dài của dòng chữ  mà đường kẻ này lại sử dụng lệnh Draw để tạo ra mà không phải sử dụng lệnh Underline thì dòng chữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM sẽ dùng cỡ chữ 12 đến 13, còn dòng chữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc sẽ sử dụng cỡ chữ số 13 đến 14. Có nghĩa là nếu dòng chữ trên dùng cỡ 12 thì dòng dưới sử dụng cỡ 14, còn dòng trên cỡ 13 thì dòng dưới cỡ 14.  
Ở phần địa danh, thời gian ngày tháng năm thì được quy định ghi cỡ chữ 13 hoặc 14.

Xem thêm: Luật lao động là gì

2.3. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản hành chính

Có rất nhiều loại văn bản khác nhau tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức ban hành  văn bản. Khi một văn bản được xác lập thì buộc phải có ghi tên của cơ quan ban hành văn bản. Để tránh trường hợp xảy ra sai sót, làm mất đi giá trị của văn bản hành chính thì nhất định không được bỏ qua những lưu ý này.
- Không ghi cơ quan chủ quản khi xây dựng văn bản hành chính của:
+ Các Bộ và cơ quan ngàng Bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ
+ Văn phòng Quốc hội
+ Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp
+ Đoàn đại biểu của Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc vaò Trung ương
+ Tập đoàn Kinh tế nhà nước và Tổng công ty

- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp, tên cơ quản và tổ chức đã ban hành văn bản với các đơn vị còn lại
+ Khi ghi tên của các tổ chức, các cơ quan ban hành văn bản cần được ghi một cách đầy đủ, hoặc có thể viết tắt theo quy định đối với những cụm từ thông dụng. 
+ Với các loại văn banr có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên của cơ quan cần được viết bằng chữ in hoa có cùng một cỡ chữ với chữ Quốc hiệu, chọn kiểu chữ đứng. Nếu như tên công ty, cơ quan dài thì bạn có thể trình bày tên xuống dòng chứ không nhất thiết là một dòng.
+ Tên cơ quan, tổ chức nói chung sẽ sử dụng cùng cỡ chữ với dòng chữ Quốc hiệu, được viết in hoa, theo kiểu chữ đứng, in đậm. Ở phía dưới thì sẽ có đường kẻ ngang và nét liền,. độ dài tên từ 1/3 đến ½ so với độ dài của một dòng chữ, đồng thời đặt tên ở vị trí cân đối.
Quy định này được đưa ra tại Điều 7 Thông tư 01/2011/TT-BNV

2.4. Số, ký hiệu trong vaưn bản hành chính được viết như thế nào?

2.4.1. Quy định về viết số của văn bản hành chính

Trong tất cả các văn bản, thông báo, quyết định được ban hành bởi Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân đều có kèm theo con số. Vậy những con số đó mang ý nghĩa gì?
- Số văn bản chính là số thứ tự mà văn bản được đăng ký tại bộ phận văn thư của tổ chức, cơ quan. Nó sẽ đươcj ghi bằng con chữ Ả rập bắt đầu từ 01 vào ngày đầu tiên của năm và kết thúc vào thời gian là ngày 31/12 mỗi năm. Trong mỗi văn bản, số văn bản được trình bày bằng chữ thường, chọn kiểu chữ đứng và được viết bằng cỡ 13. Ở phía sau của số văn bản sẽ có dấu (:). Khi số văn bản nhỏ hơn  con số 10 thì nhất định phải ghi số 0 kèm theo ở hàng chục.

2.4.2. Ký hiệu văn bản hành chính viết như thế nào?

Cũng giống như tất cả các thành phần khác trong văn bản, ký hiệu cũng sẽ có quy định sử dụng riêng của nó mà người viết văn bản bắt buộc phải tuân thủ theo. Vậy nên bạn nhất định phải hiểu rõ về quy định đối với ký hiệu của văn bản. 
Ký hiệu của văn bản khi viết tên loại sẽ gồm có các chữ viết tắt của tên các loại văn bản và tên tổ chức, cơ quan đã ban hành văn bản hành chính đó. Riêng trường hợp đối với ký hiệu công văn thì sẽ gồm có chữ viết tắt của văn bản cũng như chữ viết tắt tên đơn vị đã soạn thảo nên văn bản đó hoặc tên của người chủ trì soạn thảo nên văn bản hành chính.

2.5. Quy định chung về những từ được viết tắt trong văn bản hành chính

Trong văn bản hành chính, mặc dù tiêu chuẩn là không được phép viết tắt từ ngữ thể hiện nội dung thế nhưng có những câu từ lại được quy định cho phép viết tắt. Vậy đó là những từ ngữ nào và khi bạn bắt gặp chúng, bạn có nhận ra từ viết tắt đó biểu thị điều gì hay không?
- Nghị quyết cá biệt – NQ
- Quyết định cá biệt – QĐ
- Chỉ thị cá biệt – CT
- Quy chế - QC
- Quy định – QyĐ
- Thông cáo – TC
- Thông báo – TB
- Hướng dẫn – HD
- Chương trình – CTr
- Kế hoạch – KH
- Phương án – PA
- Dự án – DA
- Đề án – ĐA
- Báo cáo – BC
- Tờ trình – TTr
- Biên bản – BB
- Hợp đồng – HĐ
- Công điện – CĐ
- Bản ghi nhớ - GN
- Bản cam kết – CK
- Bản thỏa thuận –TTr
- Giấy chứng nhận - CN
- Giấy ủy quyền  -UQ
- Giấy mờ -GM
- Giấy giới thiệu – GT
- Giấy nghỉ phép – NP
- Giấy đi đường – ĐĐ
- Giấy biên nhận hồ sơ – BN

2.6. Nguyên tắc trình bày nội dung trong văn bản hành chính mẫu như thế nào?

Căn cứ vào điều số 11 của Thông tư số 01, 2011, nội dung văn bản hành chính là một thành phần quan trọng của các văn bản và được yêu cầu khi trình bày đảm bảo như sau:
- Trình bày nội dung rõ ràng, ngắn gọn và chính xác
- Sử dụng ngôn ngữ viết và cách diễn đạt dễ hiểu và đơn giản
- Dùng ngôn ngữ phổ thông, tuyệt đối không sử dụng ngôn ngữ địa phương vào trong các văn bản hành chính và ngôn ngữ nước ngoài. Nếu có sử dụng cả thuật ngữ chuyên ngành thì bạn cần phải xác định được một cách rõ ràng nội dung và quan trọng hơn cả là phải giải thích thuật ngữ chuyên ngành đó ngay trong văn bản.
- Lưu ý về việc viết hoa: chữ cái đầu tiên của câu sẽ viết hoa âm tiết đầu tiên. 
Như vậy, để có thể tạo ra được một văn bản hành chính hoàn hảo, bạn hãy tuân thủ tất cả những nguyên tắc mà Phượng đưa ra ở trên. Cách thứ hai nhanh chóng hơn đó là sử dụng những văn bản hành chính mẫu có trên trang web timviec365.vn nhé.