Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì?

Lần cập nhật gần nhất: 11/12/2025

Đối với một nhân viên đang làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa thì việc tìm hiểu về những giấy tờ liên quan là một điều vô cùng cần thiết. Một trong những giấy tờ mà bạn cần quan tâm có thể kể đến đó là hồ sơ nhập khẩu hàng hóa. Vậy hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì? Những lưu ý và thủ tục cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ này sẽ ra sao? Hãy cùng timviec365.vn đi giải đáp những thắc mắc trên thông qua phạm vi bài viết sau đây nhé!

1. Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì?

Đây chắc hẳn sẽ là câu hỏi được nhiều người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu quan tâm và muốn tìm ra câu trả lời cho mình. Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ nhập khẩu là một bước quan trọng giúp các doanh nghiệp có thể giải quyết được những công việc liên quan đến pháp lý một cách hiệu quả. Vậy hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì?

1.1. Thành phần có trong hồ sơ nhập khẩu hàng hóa

Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa là một tập hợp những giấy tờ cần thiết được sử dụng trong thủ tục hải quan liên quan đến việc thông thương hàng hóa. Vậy thành phần của hồ sơ nhập hàng hóa gồm những gì?

Thành phần của hồ sơ nhập khẩu hàng hóa được Pháp luật quy định rõ trong Điều 16 Khoản 2 của Thông tư 39/2024 TT - BTC sẽ bao gồm tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu (bản giấy), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận tải đơn, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận việc kiểm tra chuyên ngành, chứng từ chứng minh tổ chức cá nhân, tờ khai trị giá, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa và một vài hợp đồng, giấy tờ liên quan khác.

1.2. Chi tiết về câu hỏi hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì

1.2.1. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu và hóa đơn thương mại

Giấy tờ đầu tiên bạn cần chuẩn bị trong hồ sơ này đó là tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Các doanh nghiệp sẽ phải nộp bản giấy cho loại giấy tờ này. Mọi thông tin và các trường hợp tương tự trong đơn này sẽ được chi tiết quy định tại điều 25 khoản 2 của Nghị định số 08/2024/NĐ-CP.

Với hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thì người đại diện của doanh nghiệp sẽ phải nộp một bản của hóa đơn thương mại trong quá trình là thủ tục hải quan hay cần cung cấp những giấy tờ có giá trị tương đương để chứng thực giao dịch. Trong một vài trường hợp như người khai hải quan thuộc một vài doanh nghiệp ưu tiên, hàng hóa nhập vào để phục vụ cho thương nhân người nước ngoài hay hàng hóa khi nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không thực hiện giao dịch với người bán và không có hóa đơn khi giao dịch thì hồ sơ nhập khẩu hàng hóa sẽ không cần có hóa đơn thương mại.

Tờ khai hàng hóa nhập khẩu và hóa đơn thương mại

1.2.2. Vận tải đơn và giấy phép nhập khẩu trong hồ sơ

Giấy tờ tiếp theo có trong hồ sơ đó là vận tải đơn và giấy phép nhập khẩu. Với vận tải đơn thì nhân viên hải quan sẽ cần cung cấp 1 bản sao trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu được vận chuyển bằng các phương thức vận tải thông thường như đường sắt, đường biển, đường hàng không hay vận tải đa phương thức. Còn lại, trong trường hợp hàng nhập khẩu dùng vào mục đích khai thác dầu khí trên các tàu dịch vụ thì cần nộp giấy tờ có giá trị tương đương với vận tải đơn đó là bản khai hàng hóa.

Với giấy phép nhập khẩu thì đây là một loại giấy tờ mà nhất định nhân viên hải quan phải chuẩn bị trong hồ sơ nhập khẩu hàng hóa. Nhân viên cần nộp một bản chính hay một bản sao giả sử hàng hóa nhập khẩu 1 lần. Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu nhiều lần thì doanh nghiệp sẽ cần cung cấp một bản chính kèm theo phiếu theo dõi trừ lùi.

Vận tải đơn và giấy phép nhập khẩu trong hồ sơ

1.2.3. Giấy chứng nhận kiểm tra, chứng minh tổ chức cá nhân

Khi tìm hiểu về câu hỏi hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì thì hai loại giấy tờ kể trên là thứ mà các nhân viên hải quan không thể bỏ qua. Tùy thuộc vào từng trường hợp liên quan đến chuyên ngành, hàng hóa mà doanh nghiệp sẽ cần căn cứ theo chính sách hiện hành để nộp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành.

Với giấy tờ chứng minh tổ chức cá nhân thì đây là loại chứng từ giúp doanh nghiệp có thể chứng minh được rằng mình có đủ điều kiện và được phép nhập khẩu loại hàng hóa đó. Một bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa sẽ cần có 1 bản sao cho loại giấy tờ này khi yêu cầu được cung cấp.

Giấy chứng nhận kiểm tra, chứng minh tổ chức cá nhân — Giấy chứng nhận kiểm tra và chứng minh tổ chức cá nhân

1.2.4. Tờ khai trị giá và chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng nhập

Hai loại giấy tờ quan trọng cuối cùng mà bạn cần chuẩn bị khi thắc mắc câu hỏi hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì đó là tờ khai trị giá và chứng từ chứng nhận xuất khẩu. Với tờ khai trị giá, người chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ này sẽ cần khai theo mẫu và gửi dưới dạng thư điện tử cho hệ thống. Nếu như không thuận tiện thì cũng có thể gửi 2 bản chính (bằng giấy) cho cơ quan hải quan.

Với chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, các doanh nghiệp cần chuẩn bị 1 bản chính dưới dạng giấy hay dạng điện tử và sẽ nộp cho hệ thống trong các trường hợp cụ thể như là hàng hóa có xuất xứ từ quốc gia hay nhóm quốc gia có thỏa thuận về việc thuế suất theo quy định của Pháp Luật Việt Nam, hàng hóa nhập khẩu thuộc trường hợp do nước ta hay tổ chức quốc tế đưa thông tin về việc hàng hóa đó đang trong thời điểm có khả năng gây hại đến xã hội, cộng đồng, môi trường, sức khỏe,..., hàng hóa thuộc trường hợp đang áp dụng chống bán phá giá, thuế chống phân biệt đối xử, thuế chống trợ cấp và một vài hàng hóa nhập khẩu đặc biệt cần chứng nhận về xuất xứ.

Xem thêm: Kiểm soát giá là gì và ý nghĩa đối với nền kinh tế

Tờ khai trị giá và chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng nhập

2. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu hàng hóa

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến một số vấn đề để hạn chế những trường hợp xảy ra sai sót và phải chịu những trách nhiệm về pháp lý không đáng có. Đầu tiên đó là sự đầy đủ về hồ sơ, chữ ký và thủ tục đăng ký với hải quan. Những giấy tờ có trong hồ sơ cần đảm bảo có sự chính xác về số lượng, số liệu hàng hóa nhập khẩu đúng với thực tế để tránh các trường hợp xác minh rườm rà gây mất thời gian.

Bên cạnh đó, trong quá trình thông quan hàng hóa nhập khẩu, việc quản lý quá trình mua hàng cũng rất quan trọng và lúc này các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng những phần mềm quản lý mua hàng miễn phí để ứng dụng vào công việc. Một sản phẩm có thể giải quyết phần lớn các vấn đề còn tồn đọng cho bạn trong quá trình kiểm soát hàng hóa nhập khẩu đó chính là phần mềm Quản lý Mua hàng 365. Là một cái tên mới trong giới công nghệ, đi lên từ quá trình sáng tạo và tối ưu hóa các sản phẩm phần mềm hiện nay, chắc chắn phần mềm này sẽ không khiến bạn thất vọng khi quyết định trao đi niềm tin và sử dụng.

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu hàng hóa

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về câu hỏi hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì. Hy vọng, với thông tin mang lại, timviec365.vn đã giúp bạn giải đáp được những tahwcs mắc của mình về loại hồ sơ quan trọng này. Chúc bạn có nhiều sức khỏe, năng lượng tích cực và đừng quên thường xuyên theo dõi chúng tôi để đón chờ những thông tin hữu ích khác nhé!

Hướng dẫn mua hàng trên Taobao cực đơn giản

Bạn đang muốn tìm hiểu và mua hàng trên Taobao? Đọc ngay bài viết sau đây để bỏ túi cho mình những cách thức hiệu quả nhé!

Hướng dẫn mua hàng trên Taobao