Hoạch định là gì? Vai trò và các hình thức hoạch định bạn nên biết!

1. Hoạch định là gì? Một số thông tin về hoạch định cho bạn 

1.1. Định nghĩa về hoạch định là gì?

Hoạch định được hiểu là một trong những chức năng quan trọng mà một quản trị viên cần thực hiện. Đây cũng được xem là công việc nền tảng, mang tính chiến lược của những nhà quản trị, những quản lý cấp cao. Từ khái niệm này có thể thấy rằng, hoạch định bao gồm quá trình phức tạp từ xem xét quá khứ và những quyết định trong hiện tại để đề xuất ra những định hướng trong tương lai. Bởi vậy nên hoạch định có vai trò quan trọng trong việc hệ thống các tư duy và tiên liệu các tình huống có thể xảy ra; phố hợp và nỗ lực để đem lại hiệu quả cho tổ chức; tập trung cao độ vào mục tiêu và các chính sách của doanh nghiệp; nắm vững những nhiệm vụ cơ bản của tổ chức đó trong các mối quan hệ hợp tác đồng thời trong sự phối hợp với các quản trị viên khác. 

Ngoài ra, việc hoạch định cũng tạo điều kiện để sẵn sàng các ứng phó nhanh chóng, kịp thời khi có những thay đổi của môi trường bên ngoài. Cuối cùng là hoạch định giúp phát triển một cách tối đa những hữu hiệu về các tiêu chuẩn kiểm tra cho các hoạt động mục tiêu đó. Mục tiêu là nền tảng của hoạch định, đây là những mong đợi trực tiếp hoặc liên quan mà các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm, mong muốn đạt được trong khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, mục tiêu lại không phải là một điểm mốc cố định, mất di bất dịch mà nó linh động tích cực theo sự sự phát triển của các kế hoạch đó. 

Các doanh nghiệp, tổ chức đều phải đối mặt với những bất ổn, những thay đổi liên tục trong môi trường quản trị từ kinh tế - chính trị - xã hội - kỹ thuật, … hay những kế hoạch trong tổ chức. Chưa kể tới là một số hạn chế trong tài chính doanh nghiệp bắt buộc họ phải vạch ra những hoạch định cho mình. Hoạch định thường được phân loại theo quy mô như: tính lặp lại, thời gian, phạm vi, cấp độ. Hay phân loại hoạch định mật độ sử dụng về chính sách và quy trình, các chương trình, dự án, … 

Tùy vào mục tiêu cụ thể của hoạch định mà những định hướng chiến lược này sẽ được chia thành các loại hình khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản hoạch định gồm chiến lược và tác nghiệp.

- Hoạch định chiến lược là những kế hoạch mang tính dài hạn, mục tiêu của hoạch định chiến lược thường có ý nghĩa lớn trong kinh doanh, đối với sự phát triển của doanh nghiệp hay các biện pháp có vai trò quan trọng. Bởi thế nên hoạch định chiến lược thường được đưa ra bởi các quản trị viên cấp cao. 

- Hình thức thứ hai là hoạch định tác nghiệp, loại hình này mang tính ngắn hạn, với mục tiêu chủ yếu là xác định nâng cao hiệu quả các các đơn vị cơ sở. Hoạch định tác nghiệp thường được tạo và đưa ra bởi các quản trị viên cấp cơ sở. 

Đôi khi, hoạch định chiến lược cũng được chia thành hoạch định dài hạn và hoạch định ngắn hạn, Về cơ bản, hai loại hình hoạch định này cũng tương tự như hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp. 

1.2. Hoạch định - những lợi ích và hạn chế mà nó đem lại 

Định hướng sẵn những kế hoạch có thể xảy ra không phải lúc nào cũng đem lại lợi ích, trong một số trường hợp nó có thể vô hình chung kéo theo một số hệ quả không mong muốn. Vậy những lợi ích và hạn chế mà hoạch định đem lại là gì?

1.2.1. Lợi ích

Việc vạch sẵn một chiến lược hoạch định chặt chẽ, đem lại những hiệu quả quan trọng trong quá trình làm việc cũng như có những giải pháp cụ thể khi có vấn đề đột xuất xảy ra. Bởi vậy nên nhìn chung, việc hoạch định kế hoạch, chiến lược đem lại rất nhiều lợi ích mà tiêu biểu trong đó phải kể đến những lợi ích sau:

- Tạo nền tảng cho sự phối hợp các hoạt động được trơn chu, khoa học khi phân định rõ ràng nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận. Đồng thời giúp định hướng hoạt động và quá trình nỗ lực của các thành viên trong nhóm bạn luôn đi đúng hướng. Từ đó đem lại hiệu quả cuối cùng trong quá trình phối hợp. 

- Hoạch định các chiếc lược trong tương lai giúp tạo ra những nguồn lực quan trọng và cần thiết. Đồng thời xác định những phương án đối phó trong trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Từ đó chuẩn bị cho quá trình vận hành hiệu quả, trơn chu.

- Thu hút các thành phần tham gia từ việc phân rõ từ đầu việc và các yêu cầu công việc cụ thể cho từng cá nhân. Từ nền tảng chuyên môn vững chắc, hệ thống các kiến thức rộng giúp hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong quá trình làm việc. 

- Cuối cùng, đây được xem là nền tảng đánh giá sau khi đã tiến hành xong công việc và yêu cầu công việc cơ bản. 

1.2.2. Hạn chế

Song song với những lợi ích, việc hoạch định có thể để lại một số hạn chế như sau: 

- Hoạch định sẽ giúp hạn chế những rủi ro kinh doanh nhưng không phải là có thể hạn chế được tất cả. Trong khi đó, giả sử có tình huống bất ngờ xảy ra thì kế hoạch có thể sẽ bị đảo lộn, khó tìm được giải pháp nhanh chóng cho vấn đề. 

- Tương đối gò bó: những hoạch định được đề ra có thể đem lại sự gò bó trong quá trình thực hiện cũng như gò bó với các nhân viên tham gia. 

- Chưa kể tới, đôi khi kết quả đạt được chưa thực sự phản ánh được giá trị sản phẩm cuối cùng có thể không phản ánh đúng những tiềm năng vốn có của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn một số bất cập như kế hoạch cũ với những số liệu chưa chính xác, các bất cập về cơ sở vật chất, lao động trong hoạch định, …

Việc làm chuyên viên hoạch định tài chính

1.3. Các bước tiến hành hoạch định chiến lược

Để tiến hành hoạch định chiến lược bạn sẽ cần xây dựng cho mình một quy trình hoạch định chiến lược chi tiết như:

- Xác định tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp mang lại

- Phân tích các nhân tố tác động từ bên trong và bên ngoài

- Lập và chọn lựa những chiến lược

- Tạo mục tiêu và phân bố các nguồn lực thực hiện mục tiêu đó.

Quá trình hoạch định cũng phân rõ ràng theo hoạch định chiến lược hay hoạch định tác nghiệp. Cụ thể, hoạch định chiến lược sẽ cần nhận thức được cơ hội, mục tiêu, phát triển các tiền đề, các phương án lựa chọn, đánh giá những phương pháp và các kế hoạch bổ trợ khác để đem lại kết quả là sự phát triển của công ty. Trong khi đó, hoạch định tác nghiệp sẽ chủ yếu xoay quanh các vấn đề về tài liệu, quy trình hoạt động, các quy định liên quan, những dự án và mục tiêu ngắn hạn cùng những hướng dẫn công việc cụ thể.

Việc làm chuyên viên quản lý dự án

2. Một số loại hình hoạch định tiêu biểu

2.1. Hoạch định hành chính văn phòng

Hoạch định hành chính văn phòng được hiểu là việc thu thập các thông tin, sử dụng các thông tin để triển khai các hành động cụ thể. Hoạch định này liên quan đến việc đưa ra các quyết định răng fai làm gì làm hư thế nào trong thời gian bao lâu?. Nội dung của hoạch định hành chính văn phòng thường được lập bằng những kế hoạch dùng một lần hoặc các kế hoạch sử dụng thường xuyên. Chẳng hạn như chương trình và quy mô dự án, chính sách, thủ tục và quy định liên quan, … 

Những hoạch định hành chính văn phòng thường xoay quanh các vấn đề về: hội họp, lịch công tác, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất và kinh phí. Hoạch định hành chính văn phòng thường được lấy nguồn thông tin từ các kế hoạch hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Cùng với đó là những thông tin phát sinh thêm từ bên ngoài. Hoạch định hành chính văn phòng thường được tiến hành trong các cơ quan nhà nước, hay các phòng ban hành chính nhân sự của doanh nghiệp. 

2.2. Hoạch định chiến lược kinh doanh 

Việc hoạch định các chiến lược kinh doanh là rất quan trọng, nó đảm bảo những điều kiện thuận lợi nhất để đem đến sự thành công cho doanh nghiệp. Hoạch định chiến lược kinh doanh sẽ tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo cấp cao thường có những nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa ra các hoạch định chiến lược cụ thể cho mình. 

2.2.1. Các bước để hoạch định chiến lược kinh doanh

Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình nhìn vào tương lai và xác định các xu hướng và vấn đề để phù hợp với các ưu tiên tổ chức. Đối với mọi người, hoạch định chiến lược là tìm hiểu những thách thức,xu hướng và vấn đề; hiểu ai là người thụ hưởng chính hoặc khách hàng và những gì họ cần; và xác định cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể để đạt được nhiệm vụ. Một chiến lược tốt thúc đẩy sự tập trung, trách nhiệm và kết quả.

Quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh được thực hiện thông qua 5 bước chính là:

- Bước 1: Xây dựng và thiết lập những mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra. Điều quan trọng nhất là các mục tiêu này phải rõ ràng và thực tế. Ngoài ra, nó cũng thể hiện một cách chính xác những gì doanh nghiệp muốn đạt được. Để thực hiện tốt điều này, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc kỹ các nguyện vọng, năng lực tài chính và cơ hội phát triển. 

- Bước 2: Đánh giá vị trí hiện tại. Việc này sẽ bao gồm đánh giá năng lực doanh nghiệp và đánh giá về môi trường kinh doanh. Điều này giúp đưa ra những định hướng chiến lược sẵn sàng trong kinh doanh. 

- Bước 3: Sau khi tiến hành việc đánh giá vị trí doanh nghiệp cũng như xác định được vị trí đó, bạn sẽ cần xây dựng các chiến lược, để từ đó chọn lựa, cân nhắc giác pháp. Tuy nhiên, để có những lựa chọn chuẩn xác nhất cho doanh nghiệp mình thì bạn đặc biệt phải chú trọng khâu đánh giá tiềm lực, thực trạng, … của doanh nghiệp. 

- Bước 4: Những kế hoạch chiến lược cần được chuẩn bị kỹ càng trong bước này. Chuẩn bị chiến lược sẽ bao gồm các chiến lược trong chính sách, tổ chức, … các nguồn lực và sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp. 

- Bước 5: Cuối cùng là việc kiểm soát và đánh giá kế hoạch về kết quả đạt được so với mục đích đề ra. 

Việc làm nhanh

2.2.2. Những điều cần chú ý khi hoạch định chiến lược kinh doanh

Doanh nghiệp của bạn hiện đang ở đâu? Điều này liên quan đến việc hiểu càng nhiều về doanh nghiệp của bạn càng tốt, bao gồm cả cách thức hoạt động nội bộ, điều gì thúc đẩy lợi nhuận của nó và cách so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Giữ đánh giá của bạn tách biệt với công việc hàng ngày và phải thực tế, tách rời và quan trọng trong việc phân biệt giữa nguyên nhân và kết quả của cách thức hoạt động kinh doanh của bạn.  Bạn cũng nên viết nó ra và xem xét nó định kỳ.

Bạn muốn mang nó đi đâu? Ở đây bạn cần đặt ra các mục tiêu cấp cao nhất của bạn. Thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, giá trị, kỹ thuật và mục tiêu của bạn. Nơi nào bạn nhìn thấy doanh nghiệp của bạn trong năm hoặc mười năm? Bạn muốn trở thành tâm điểm của doanh nghiệp và là nguồn lợi thế cạnh tranh của bạn so với các đối thủ trên thị trường?  Bước này nên là nền tảng cho kế hoạch cuối cùng và thúc đẩy thay đổi.

Bạn cần làm gì để đạt được điều đó? Những thay đổi nào bạn sẽ cần thực hiện để thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình? Cách tốt nhất để thực hiện những thay đổi đó - những thay đổi nào đối với cấu trúc và tài chính doanh nghiệp sẽ được yêu cầu và những mục tiêu và thời hạn nào bạn sẽ cần đặt ra cho bản thân và những người khác trong doanh nghiệp? Hãy suy nghĩ về toàn bộ doanh nghiệp, ví dụ như xem xét đa dạng hóa, tăng trưởng hiện có, kế hoạch mua lại, cũng như các vấn đề chức năng trong các lĩnh vực quan trọng.

Hoạch định được hiểu là một trong những chức năng quan trọng mà một quản trị viên cần thực hiện. Đây cũng được xem là công việc nền tảng, mang tính chiến lược của những nhà quản trị, những quản lý cấp cao. Hy vọng rằng, qua bài viết trên bạn đã nắm rõ về khái niệm hoạch định cùng những thông tin bổ ích khác cho mình.