HR Planning là gì? Ý nghĩa của việc hoạch định nguồn nhân lực

1. HR Planning là gì? Ý nghĩa của HR Planning

1.1. HR Planning là gì?

HR Planning hay Human Resource Planning, dịch ra tiếng Việt là hoạch định nguồn nhân lực. HR Planning là một quá trình giúp doanh nghiệp triển khai các kế hoạch cũng như chương trình, đảm bảo cho số lượng nhân lực trong doanh nghiệp luôn được bố trí đúng công việc, đúng chức vụ, đúng người, đúng số lượng và đúng lúc, đảm bảo doanh nghiệp sẽ hoạt động đúng tiền trình đã đề ra.

Hoạch định nguồn nhân lực còn là các quá trình nghiên cứu và xác định các nhu cầu về nguồn lực, đưa ra những kế hoạch, chính sách và thực hiện đúng theo chương trình để đảm bảo doanh nghiệp, công ty luôn đủ nguồn lực lao động, cùng với các kỹ năng, phẩm chất phù hợp để thực hiện và hoàn thành các công việc được giao hiệu quả, năng suất và chất lượng nhất.

1.2. Ý nghĩa và lợi ích của HR Planning

HR Planning không chỉ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp, công ty, tổ chức mà còn giúp cho cả người lao động.

1.2.1. Ý nghĩa và lợi ích của HR Planning đối với tổ chức, doanh nghiệp

Xu hướng toàn cầu hóa hiện nay đang ngày càng phát triển và mở rộng, công nghệ giúp thay đổi mô hình quản lý nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn. Cùng với đó, thời gian thiết kế và sản xuất sản phẩm đang ngày càng ngắn hơn. Vì vậy, để thích ứng nhanh chóng và cạnh tranh với các tổ chức khác thì bạn cần lên kế hoạch để xây dựng HR Planning hiệu quả.

Khi công ty, doanh nghiệp hay tổ chức quản lý và hoạch định nguồn nhân lực một cách hiệu quả, sẽ nâng cao khả năng và năng suất lao động, hạn chế luân chuyển giữa các bộ phận, phòng ban, giảm thiểu tình trạng vắng mặt cũng như bất ổn của nhân viên trong tổ chức. Các tổ chức có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để dễ dàng hơn trong hoạch định nguồn nhân lực.

Nhờ vào HR Planning, tổ chức sẽ nhanh chóng tìm kiếm được nhân tài và sử dụng những tài năng sẵn có đó. Song song với đó, tổ chức sẽ dễ dàng biết được nguồn nhân lực thiếu hụt ở các bộ phận và bổ sung nguồn nhân lực 1 cách kịp thời. Ngoài bổ sung, những nhân viên không phù hợp sẽ phải thay thế bởi nguồn nhân lực phù hợp.

Hoạch định nguồn nhân lực cũng giúp tổ chức vẽ cho mình một con đường phát triển trong tương lai, tối ưu hóa được cách sử dụng các chức năng lập kế hoạch để giúp cho tổ chức ngày một phát triển. HR Planning cũng tạo ra các trật tự để các tổ chức kế thừa, thúc đẩy được nguồn nhân lực và đào thải những nhân viên không phù hợp. Lập kế hoạch trước sẽ giúp tổ chức dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm được nguồn nhân lực mới khi có nhân viên nghỉ hưu, luân chuyển bộ phận hoặc rời khỏi doanh nghiệp.

Hoạch định trước nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp dự đoán được những khả năng xảy ra trong tương lai, giúp doanh nghiệp sắp xếp nguồn nhân lực hợp lý và tránh đưa ra các quyết định thiển cận. Vì vậy, hoạch định nguồn nhân lực có lợi ích và ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.

1.2.2. Ý nghĩa và lợi ích của HR Planning đối với người lao động

Không chỉ có ý nghĩa đối với tổ chức, HR Planning còn có ý nghĩa với người lao động. Một kế hoạch hoạch định nhân sự tốt và hiệu quả giúp cung cấp thông tin liên lạc có hiệu quả đối với các cấp quản lý, lãnh đạo và kết nối nhiều hơn đến mục tiêu cũng như tầm nhìn của doanh nghiệp.

Một hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả cũng tăng các biện pháp và lợi ích để giữ chân người lao động, tăng khả năng gắn bó của lao động đối với tổ chức, giúp người lao động hài lòng với các kế hoạch mà tổ chức đưa ra cũng như hài lòng với công việc hiện tại.

2. Các bước để thực hiện HR Planning hiệu quả

Nhân tố nguồn nhân lực có thể xem là thành phần quan trọng nhất đối với nền kinh tế của một tổ chức hay doanh nghiệp. Để xác định nguồn nhân lực và bố trí nguồn nhân sự hiệu quả, bạn cần xây dựng được kế hoạch nguồn nhân lực. Dưới đây là 4 bước giúp bạn thực hiện được một chiến lược hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả.

2.1. Đánh giá khả năng và năng lực của nguồn nhân sự hiện tại

Bước đầu tiên, bạn cần rà soát và đánh giá năng lực nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Trước khi bắt đầu vào tuyển dụng nguồn nhân sự mới phù hợp, bạn cần phải hiểu được vị trí của từng nhân viên và hiểu được vị trí đó cần có kỹ năng và năng lực nào.

Để đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng, bạn có thể đưa ra một bộ câu hỏi để nhân viên tự đánh giá năng lực hoặc xem xét hiệu suất làm việc trong quá khứ để đánh giá năng lực dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể kết hợp cả 2 phương pháp để kết quả đánh giá năng lực tối ưu nhất.

2.2. Dự đoán các yêu cầu về nhân sự

Sau khi đã hoàn thành xong bước 1, bạn cần dự đoán được nhu cầu của nguồn nhân lực cần có trong doanh nghiệp của bạn trong thời gian sắp tới. Bạn hãy tự đặt ra các câu hỏi như: Công ty của bạn có cần thêm nguồn nhân lực trong thời gian tới hay không? Nhân viên tiềm năng có dễ dàng tìm kiếm và có sẵn trên thị trường hay không? Bạn có muốn nhân viên của mình phát huy được hết khả năng và hiệu suất thông qua những phương pháp đào tạo mới. Đặc biệt, bạn cần đánh giá nhu cầu của công ty mình đối với các nguồn lực và các nguồn cung của những nhân viên đó bên trong hoặc bên ngoài tổ chức, cung và cầu bạn cần quản lý một cách thật cẩn thận.

2.2.1. Dự đoán trước nhu cầu

Bạn cần dự đoán trước nhu cầu của doanh nghiệp mình về nguồn nhân lực. Dự đoán nhu cầu là xác định một cách chi tiết về nhu cầu nguồn nhân lực, số lượng nhân viên cần thiết trong doanh nghiệp và chất lượng, năng lực của nhân viên đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

2.2.2. Dự đoán nguồn cung

Bạn cần xác định được các nguồn cung có sẵn để đáp ứng nhu cầu của mình. Với khả năng của bạn, bạn cần dự đoán được những nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp của mình phù hợp với yêu cầu của bạn. Ngoài trong doanh nghiệp, bạn có thể tìm kiếm nguồn cung nhân lực ở bên ngoài tổ chức, tìm kiếm được những nhân viên tiềm năng mà những nhân viên trong doanh nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu của bạn đề ra.

2.2.3. Kết hợp giữa cung và cầu

Bạn cũng có thể kết hợp giữa cầu và cung để hoạch định nguồn nhân sự hiệu quả hơn. Bạn cần vạch ra một kế hoạch để kết nối giữa nhu cầu của doanh nghiệp với các ứng viên tiềm năng đang ở bên ngoài doanh nghiệp. Bạn có thể đào tạo lại nhân viên hiện tại có sẵn, tìm kiếm nhân viên mới hoặc kết hợp cả 2 phương án.

2.3. Phát triển các chiến lược nhân tài

Bước tiếp theo trong quá trình HR Planning là quá trình phát triển và bổ sung nhân tài. Phát triển nhân tài là khâu rất quan trọng trong hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực.

2.3.1. Tuyển dụng nhân tài

Bạn cần tìm kiếm những ứng viên mà doanh nghiệp bạn cần. Có nhiều cách để tìm kiếm ứng viên như đăng tải trên các trang mạng xã hội, các trang web tuyển dụng, phát tờ rơi,... để tìm kiếm ứng viên có đủ năng lực và tiêu chuẩn mà bạn đề ra. Bạn cũng có thể khuyến khích các nhân viên trong doanh nghiệp giúp bạn tìm kiếm những nhân lực phù hợp.

2.3.2. Lựa chọn nhân tài

Sau khi đã tìm kiếm được nhân tài, bạn hãy tiến hành phỏng vấn và khảo sát để tìm kiếm cho mình những nhân lực phù hợp. Thông qua đó, bạn sẽ đánh giá được năng lực của ứng viên để tìm ra ứng viên tiềm năng. Khi bạn đã dự đoán đúng cung và cầu, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm được đúng nguồn nhân lực.

2.3.3. Tiến hành thuê mướn

Sau khi đã xác định xong nguồn nhân lực, bạn tiến hành các ứng cử viên sáng giá cho doanh nghiệp của mình. Cùng với đó, mở rộng các đề nghị đối với nguồn nhân lực.

2.3.4. Đào tạo và phát triển

Tiếp đó, bạn cần  tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực mới, giúp họ phát huy được hết những khả năng và năng lực của bản thân. Bạn cũng cần khuyến khích nguồn nhân lực mới này tiếp tục phát triển những kỹ năng của bản thân để bắt kịp nhu cầu của công ty. 

2.3.5. Quản lý tiền lương và phúc lợi cho nhân viên

Để nhân viên của bạn hài lòng với công việc và công ty, bạn cần đưa ra các mức lương phù hợp và tương xứng với vị trí công việc, cũng như đưa ra các phúc lợi cho nhân viên, các mức khen thưởng xứng đáng cho nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc. Khi bạn biết cách giữ chân nhưng nhân viên giỏi, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí và thời gian tìm kiếm và đào tạo nhân sự.

2.3.6. Quản lý hiệu suất làm việc

Bạn cũng cần thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty và xác định được những thiếu sót cần cải thiện. Bạn cũng cần biết cách giúp nhân viên làm việc năng suất bằng những phúc lợi tốt cũng như các phương pháp khuyến khích hiệu suất làm việc.

2.3.7. Các mối quan hệ đối với nhân viên

Văn hóa làm việc và các mối quan hệ đối với các nhân viên cũng là một yếu tố bạn cần lưu ý khi xây dựng HR Planning. Ngoài mức lương thì văn hóa trong công ty cũng thu hút nguồn nhân lực không kém. Bạn cũng cần đảm bảo được môi trường và văn hóa làm việc trong công ty hài hòa, chú trọng đến sức khỏe của nhân viên, an toàn trong công ty cũng như chất lượng cuộc sống trong công việc.

Tham khảo ngay: Hr Data Analyst là gì? Tiềm năng và thách thức của Hr Data Analyst

2.4. Nhận xét và đánh giá

Sau khi đã hoàn thành các bước kể trên, bạn cần đánh giá và nhận xét lại các mục tiêu mà kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực đã đề ra. Kế hoạch đó có phù hợp với mục tiêu, lợi nhuận của doanh nghiệp và kế hoạch có giúp nhân viên muốn gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp hay không.

Nếu các bước của kế hoạch diễn ra suôn sẻ và giúp doanh nghiệp của bạn đạt được kết quả như mong muốn, bạn hãy tiếp tục thực hiện kế hoạch đó. Còn nếu bạn gặp phải trở ngại hay thành công không như mong muốn thì cần thay đổi các phương án phù hợp hơn với khía cạnh của công ty, xây dựng lại các kế hoạch HR Planning một cách hiệu quả.

Qua bài viết trên, bạn đã biết được HR Planning là gì và ý nghĩa của HR Planning. Để có thể xây dựng các bước hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả, bạn cần thực hiện theo các bước kế trên. Đầu tiên, bạn cần đánh giá được nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp, sau đó dự đoán cung và cầu về nguồn nhân lực phù hợp, giúp nhân lực của bạn phát huy tối đa hết khả năng của mình, cuối cùng là xem lại kết quả và đánh giá kế hoạch. Chúc bạn xây dựng HR Planning thành công nhé!