Đăng ký sử dụng HĐĐT mới có cần tiêu hủy hóa đơn giấy hay không?

1. Thủ tục và quy trình hủy hóa đơn giấy trong doanh nghiệp

1.1. Có bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy không?

Trong nghị định 123/2024/NĐ-CP có các chỉ dẫn và quy định cụ thể về việc các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo cách thức mới. Theo đó, sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới thì sẽ phải tiêu hủy hết tất cả số hóa đơn giấy đã phát hành và chưa được sử dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo điều 27 trong cùng nghị định để hiểu rõ hơn về trình tự và thủ tục hủy hóa đơn giấy.

Bên cạnh đó, trong trường hợp trước đó doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ thì cũng phải ngừng sử dụng tất cả các loại hóa đơn điện tử này để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Doanh nghiệp cần hoàn tất tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định trong Nghị định 123 và trình lên cơ quan thuế.

1.2. Quy trình và thủ tục hủy hóa đơn giấy

Như đã đề cập đến ở trên, trong Điều 27 của Nghị định 123/2024/NĐ-CP có hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục hủy hóa đơn giấy áp dụng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp doanh nghiệp cần nắm rõ được những nội dung sau đây để quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới được thực hiện thuận lợi và nhanh chóng.

1.2.1. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn giấy

Với hóa đơn giấy đặt mua từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thời hạn tối đa là 30 ngày để tiêu hủy toàn bộ hóa đơn chưa phát hành. Mốc tính thời hạn được tính từ khi có thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy.

Mặt khác, nếu nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc hóa đơn đã hết hạn sử dụng thì trong vòng tối đa là 10 ngày doanh nghiệp hoặc cá nhân chịu trách nhiệm phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy.

Những quy định trên không áp dụng đối với hóa đơn đã lập hoặc hóa đơn chưa lập nhưng là bằng chứng quan trọng trong các vụ án. Hóa đơn loại này không áp dụng quy trình tiêu hủy mà được xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

1.2.2. Quy trình tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng

Hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng cần phải được tiêu hủy theo đúng quy trình được hướng dẫn trong Điều 27 của Nghị định 123. Quy trình thực hiện như sau:

- Bước 1: Doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Để bắt đầu quy trình hủy hóa đơn giấy phát hành theo quy định cũ, một Hội đồng hủy hóa đơn cần phải được thành lập trong mỗi doanh nghiệp. Trong đó, thành viên của hội đồng này bắt buộc phải bao gồm đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp và đại diện bộ phận kế toán.

Số lượng thành viên trong hội đồng tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp, tuy nhiên hai vị trí kể trên là luôn luôn cố định. Nếu không Hội đồng hủy hóa đơn sẽ không được công nhận là hợp lệ. Trong trường hợp hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì không cần thiết thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Sau khi thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, việc đầu tiên cần làm đó là kiểm kê lại tổng số hóa đơn giấy cần tiêu hủy và lập bảng thống kê chi tiết. Bàng thống kê cần có chứng nhận của tất cả các thành viên trong hội đồng thì mới được coi là hợp lệ.

Sau khi hoàn thành bảng thống kê, toàn bộ hóa đơn giấy thuộc diện thống kê sẽ bị tiêu hủy. Quá trình tiêu hủy hóa đơn sẽ được ghi chép chi tiết trong Biên bản hủy hóa đơn. Sau khi tiêu hủy hóa đơn hoàn tất, kết quả hủy hóa đơn sẽ được thông báo bằng văn bản chính thức.

- Bước 2: Lập bảng thống kê hóa đơn cần hủy

Công việc lập bảng thống kế hóa đơn cần hủy sẽ được thực hiện bởi Hội đồng hủy hóa đơn. Trong bảng thống kê cần ghi chép chi tiết tên, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Ngoài ra, tổng số lượng hóa đơn cần tiêu hủy cũng phải được cập nhật chính xác vào bảng thống kế trên.

- Bước 3: Lập biên bản tiêu hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn ghi chép lại chi tiết và trung thực về quy trình hủy hóa đơn. Trong đó, bao gồm ghi chép về các loại hóa đơn, mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn bị tiêu hủy. Đồng thời biên bản cũng ghi chép chính xác hình thức tiêu hủy hóa đơn là đốt, cắt góc hay xé nhỏ. Biên bản hủy hóa đơn hợp lệ cần có chữ ký của tất cả các thành viên tròn Hội đồng hủy hóa đơn.

- Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Kết quả hủy hóa đơn phải được thông báo bằng văn bản chính thức theo mẫu số 02/HUY-HĐG, trong đó bao gồm các nội dung sau: Tên tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hủy hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ đặt trụ sở kinh doanh, các phương pháp hủy hóa đơn, thời gian hủy hóa đơn. Đồng thời, tên các loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, từ số nào đến số nào và số lượng hóa đơn hủy đều phải được ghi rõ ràng.

Văn bản thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn cần phải có chữ ký của người lập biểu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật, cùng với địa điểm và ngày tháng soạn thảo thông báo. Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được soạn thảo hai bản. Một bản được gửi đến cơ quan thuế và một bản lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Thời hạn gửi văn bản thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế là trong vòng tối đa 5 ngày sau khi tiêu hủy hóa đơn.

2. Hủy hóa đơn điện tử cũ khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới

Cũng theo Nghị định 123, sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, bên cạnh việc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp cũng cần phải hủy hóa đơn điện tử đang sử dụng theo quy định cũ.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng phối kết hợp với đối tác đang cung cấp hóa đơn điện tử cho mình để hủy hóa đơn điện tử đang sử dụng và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định mới, mọi hành vi phát hành hóa đơn điện tử theo quy định cũ đều sẽ bị truy cứu trách nhiệm trước pháp luật.

Doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào để quản lý tốt việc xuất hóa đơn theo quy định mới. Phần mềm quản lý hóa đơn 365 cung cấp đầy đủ các chức năng tạo và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất trong Nghị định 123 của Chính phủ.

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin về quy định mới nhất liên quan đến việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Song song với quá trình chuyển đổi này, doanh nghiệp, cá nhân hoặc hộ kinh doanh cần tiến hành hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới của Chính phủ.