Kanban board là gì? Nguyên tắc xây dựng Kanban board

1. Giải đáp thuật ngữ Kanban board

Kanban board có nguồn gốc từ Nhật Bản - một đất nước nổi tiếng với những con người cần cù, làm việc không biết mệt mỏi. Họ đã nghĩ ra phương pháp Kanban nhằm quản lý các công việc của mình. 

Kanban board bao gồm các cột: các việc cần làm, bắt đầu thực hiện, đang trong quá trình xử lý, kiểm tra và đã hoàn thành. Trong mỗi cột sẽ có các thẻ công việc khác nhau, sau khi hoàn thành công việc thì các thẻ này sẽ thay đổi trạng thái tương ứng trên các cột. 

Một ngày, tôi phải thực hiện 3 nhiệm vụ: viết bài, gặp gỡ khách hàng, lập kế hoạch cho ngày tiếp theo. Ban đầu cả 3 công việc này sẽ ở cột “các việc cần làm”, tôi sẽ thực hiện lần lượt các công việc, sau khi hoàn thành, tôi sẽ di chuyển các thẻ từ cột “các việc cần làm” sang cột cuối cùng là “đã hoàn thành”. 

Khi sử dụng bảng Kanban như vậy sẽ giúp tôi có thể kiểm soát được tiến độ công việc cũng như đảm bảo rằng mình không bị bỏ quên bất cứ nhiệm vụ nào trong ngày. 

Sử dụng Kanban board trong tình huống nào? Kanban board có thể áp dụng vào cả trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Đặc biệt là ở trong các công việc cần sự kết hợp giữa các cá nhân với nhau (teamwork). Kanban board được ví như một đường ống nước (hệ thống kéo) khiến cho những cá nhân thực hiện công việc phải nhanh chóng bắt đầu vào một công việc mới khi rảnh rỗi. 

Áp dụng Kanban board đúng cách, thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên không khiến chúng ta áp lực mà còn giúp chúng ta hoàn thành tốt công việc và thoải mái hơn khi các công việc này không bị chồng chéo, thực hiện vô cùng dễ dàng. 

Xem thêm: Doanh nghiệp có nên quản lý khách hàng bằng excel hay không?

2. Nguyên lý để xây dựng Kanban board

2.1. Trực quan hóa công việc

Bảng Kanban sẽ được xây dựng dựa trên các thẻ công việc, các thẻ này có thể tồn tại ở trạng thái vật lý hoặc thông qua các phần mềm. Do đó, thay vì mơ hồ về công việc cần phải thực hiện thì các công việc này sẽ được trực quan hóa bằng việc đặt tên trên các thẻ. Người thực hiện công việc sẽ hiểu rõ được bản thân mình đang cần gì và phải làm như thế nào để thực hiện công việc đó. 

2.2. Giới hạn công việc đang làm

Việc đồng thời thực hiện nhiều công việc cần được hạn chế để giúp người làm công việc không phải dành quá nhiều thời gian để chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác và đảm bảo chất lượng khi hoàn thành. Giới hạn công việc đang làm không quy định là 2, 3 hay 4 mà tùy thuộc vào các nhiệm vụ công việc mà người làm việc phải hoàn thành. 

Ví dụ: Người A có các công việc là lên kế hoạch và đi gặp khách hàng. Họ sẽ bị giới hạn công việc, thực hiện xong nhiệm vụ lên kế hoạch thì mới đi gặp khách hàng và ngược lại. Họ không thể vừa gặp khách hàng vừa lên kế hoạch. 

Người B có các công việc nấu cơm, luộc rau. Họ không bị giới hạn công việc trong trường hợp này, trong thời gian chờ cơm chín thì họ có thể đi luộc rau để tiết kiệm thời gian làm việc. Do đó, cần linh hoạt trong việc giới hạn công việc để vừa tiết kiệm thời gian vừa mang lại hiệu quả cao trong thực hiện công việc. 

2.3. Tập trung vào làm việc

Nguyên tắc (2.2) cũng là tiền đề để những người thực hiện công việc có thể tập trung vào làm việc. Người thực hiện công việc sẽ bị ảnh hưởng nếu như cứ đang làm công việc này lại phải quay sang làm các công việc khác. Giới hạn công việc giúp cho mọi người có thể tập trung thực toàn lực vào thực hiện công việc và đạt kết quả cao trong công việc. 

2.4. Cải tiến liên tục

Thông qua bảng Kanban, người thực hiện công việc cũng có thể đo lường được chất lượng thực hiện công việc của mình cũng như thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ. Từ đó, họ có thể đánh giá được bản thân đã hoàn thành tốt nhiệm vụ hay chưa để có những điều chỉnh tốt hơn cho những lần thực hiện công việc sắp tới. 

3. Những lợi ích khi sử dụng Kanban board trong doanh nghiệp

3.1. Kanban board giúp lập kế hoạch linh hoạt

Kanban là những thẻ công việc có thể điều chỉnh linh hoạt. Sau khi một nhóm đã hoàn thành một nhiệm vụ trong ngày thì họ sẽ có thể loại bỏ ngay đầu việc đó ra khỏi những công việc cần phải thực hiện. 

Những người quản lý sẽ nắm bắt được những công việc còn tồn đọng để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ ưu tiên. Từ đó mà các công việc sẽ được hoàn thành lần lượt mà không bị bỏ sót bất cứ vấn đề nào. Những người làm việc cũng tối đa hóa được giá trị của bản thân trong việc thực hiện công việc. 

3.2. Rút ngắn thời gian làm việc

Theo Kanban board, mỗi người cần phải có một nhiệm vụ công việc rõ ràng. Họ sẽ cùng nhau thực hiện công việc như trong một dây chuyền sản xuất. Chỉ cần có một điểm tắc nghẽn sẽ khiến cho những cá nhân phía sau bị chậm trễ công việc. 

Nhìn vào Kanban board thì những nhà quản lý có thể nhận thấy được những điểm tắc nghẽn của nhóm đang gặp phải để nhanh chóng điều chỉnh, phân phối các công việc để thực hiện hiệu quả hơn. Mỗi lần thực hiện công việc là một lần cải thiện hiệu suất công việc, từ đó, khai trừ được những tác nhân ảnh hưởng tới việc kéo dài thời gian thực hiện công việc. 

3.3. Sự chuyển giao nhanh chóng tới khách hàng

Kanban board giúp cho các doanh nghiệp xây dựng được mối quan hệ với khách hàng tốt hơn. Làm việc có trình tự và vô cùng nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp sớm chuyển giao cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm họ đang cần. Sản phẩm càng xuất hiện trên thị trường sớm thì sẽ càng mang lại lợi thế cho doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh với các thương hiệu xuất hiện muộn hơn. 

Để cải thiện được việc quản lý khách hàng thì nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đang sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng CRM online. Phần mềm giúp cho các doanh nghiệp quản lý tốt các dữ liệu khách hàng như: nhân khẩu học, sở thích, nhu cầu, hành vi,... Từ đó, doanh nghiệp có thể lên được kế hoạch kinh doanh tốt hơn, mang lại doanh thu khủng từ các khách hàng tiềm năng. 

Kanban board vô cùng đơn giản và dễ dàng thực hiện, bất kỳ ai cũng có thể áp dụng Kanban board kể cả những bạn nhỏ còn đang ngồi trên ghế nhà trường. Bảng Kanban sẽ giúp cho các bạn có cuộc sống khoa học hơn, hiệu quả hơn. Hãy tự lập cho mình một bảng Kanban các bạn nhé!

Trên đây là toàn bộ nội dung về Kanban board là gì. Mong rằng sau bài viết này các bạn có thể vận dụng bảng Kanban vào trong cuộc sống cũng như công việc để có một cuộc sống khoa học.