Hướng dẫn cách xây dựng và quản lý mẫu phân công nhiệm vụ

1. Giải mã: Mẫu phân công nhiệm vụ 

Đầu tiên, chúng ta hãy cùng điểm qua những thông tin cơ bản về khái niệm của mẫu phân công nhiệm vụ nhé!

1.1. Vai trò và cách sử dụng mẫu phân công nhiệm vụ

Trên thực tế, mẫu phân công nhiệm vụ còn được biết đến với dạng các báo cáo, thống kê mà bộ phận quản lý cấp trung phải trình duyệt cho ban lãnh đạo cấp cao doanh nghiệp nhằm thống nhất cách sử dụng nhân sự. 

Mẫu phân công nhiệm vụ đã ra đời và sử dụng rất lâu, dưới nhiều hình thức từ viết tay (bảng phân công công việc tại các trường học, cơ quan nhà nước,...) đến đánh máy, phân công trực tuyến trên các thiết bị, phần mềm quản lý của doanh nghiệp. 

Những thông tin trong mẫu phân công nhiệm vụ thường gắn liền với cá nhân nói riêng và phòng ban nói chung cũng như xoay quanh những mô tả công việc của vị trí nhân viên làm việc. Các nhiệm vụ sẽ được căn cứ vào năng lực cá nhân, thâm niên làm việc cũng như những thay đổi phát sinh trong doanh nghiệp để đưa ra và thống nhất trên toàn bộ công ty. 

1.2. Ai chịu trách nhiệm nội dung trong mẫu phân công nhiệm vụ?

Như đã nói trong phần đầu tiên, mẫu phân công nhiệm vụ sẽ được công bố đến toàn doanh nghiệp hoặc được công bố giới hạn trong một bộ phận, phòng ban tùy theo đặc điểm của nhiệm vụ. 

Với những nhiệm vụ của bộ phận quản trị cấp trung, lãnh đạo quản trị cấp cao sẽ đưa ra quyết định và thông báo đến toàn thể công ty. Với nhiệm vụ của nhân viên, quản lý cấp trung quản lý phòng ban, bộ phận đó sẽ đưa ra đề xuất trình lên lãnh đạo cấp cao trước để được xét duyệt trước khi xác nhận chính thức. 

Trong nhiều trường hợp, các lãnh đạo vắng mặt (do đi công tác, cần xử lý những vấn đề khác của doanh nghiệp…) họ có thể ủy quyền cho trợ lý hoặc cấp dưới công bố mẫu phân công nhiệm vụ đã được họ xác nhận về nội dung. Thông thường, bộ phận văn thư, thư ký, trợ lý của lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo mẫu phân công nhiệm vụ sau khi được thống nhất và xác minh về nội dung. 

1.3. Phân loại mẫu phân công nhiệm vụ

Dưới đây là 3 loại mẫu phân công nhiệm vụ thường thấy trong các doanh nghiệp. Trên thực tế, các loại mẫu phân công nhiệm vụ này có thể được phân hóa hoặc thay đổi tùy theo đặc trưng công việc hoặc nhân sự trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần lớn các mẫu phân công nhiệm vụ sẽ dựa theo những đặc điểm chung của 2 loại mẫu sau. Các bạn có thể tham khảo để xây dựng bản mẫu phân công nhiệm vụ phù hợp với doanh nghiệp hoặc phòng ban bạn đang làm việc nhé. 

1.3.1. Mẫu phân công nhiệm vụ dài hạn

Mẫu phân công nhiệm vụ dài hạn còn có thể sử dụng thay cho bản bổ nhiệm chức vụ, công việc. Tuy nhiên, trong bản bổ nhiệm chức vụ sẽ không nhắc đến thời hạn miễn nhiệm, còn mẫu phân công nhiệm vụ dài hạn sẽ nêu rõ cả thông tin này. 

Loại mẫu này sẽ được sử dụng khi phát sinh sự thay đổi về mặt nhân sự, đặc biệt ở vị trí quản trị cấp trung, cấp cao trong doanh nghiệp. Các nhân viên trong công ty sẽ cần được biết người lãnh đạo của họ và ai, có trách nhiệm ra sao trong công việc. 

Tại 1 số doanh nghiệp, họ sẽ chia thành 2 bản phân công, 1 bản không có chứa thông tin về hệ số lương sẽ công bố với toàn doanh nghiệp; 1 bản chưa thông tin về hệ số lương sẽ yêu cầu người được bổ nhiệm bảo mật. 

Mẫu phân công nhiệm vụ dài hạn này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa bởi tính tiện lợi, dễ dàng soạn thảo, không tốn nhiều thời gian trong hoạt động văn thư. Các bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây và tải về nhé:

mau-phan-cong-nhiem-vu1.docx

1.3.2. Mẫu phân công nhiệm vụ ngắn hạn

Mẫu phân công này thường xuất hiện khi doanh nghiệp vận hành các dự án, kế hoạch có thời gian quy định sẵn. Loại mẫu này thường được trưởng bộ phận, thuộc vị trí quản trị cấp trung soạn thảo và xây dựng, phân công vị trí cho những thành viên trong bộ phận. 

Trong nhiều trường hợp, ban lãnh đạo sẽ chỉ nghiệm thu kết quả dự án và không tham gia vào quá trình phân công nhiệm vụ của các phòng ban. 

Mẫu phân công nhiệm vụ ngắn hạn có thể chia ra làm bản phân công và kết quả nhiệm vụ, đánh giá đóng góp nếu doanh nghiệp muốn xét thưởng hoặc khen ngợi nhân viên. Dưới đây là bản mẫu của chúng tôi, bạn đọc có thể tải về để sử dụng trực tiếp hoặc tham khảo nhé:

mau-phan-cong-nhiem-vu2.docx

mau-phan-cong-nhiem-vu3.docx

2. Tầm quan trọng của mẫu phân công nhiệm vụ trong doanh nghiệp

2.1. Lợi ích đối với sự phát triển của doanh nghiệp

Một trong những kỹ năng cần có của khi tham gia môi trường làm việc chuyên nghiệp là kỹ năng làm việc nhóm. Bởi thành công của doanh nghiệp là hệ quả của sự đóng góp của nhiều bộ phận, sự phối hợp của các phòng ban nói chung và từng người nói riêng. Khi ý thức được nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân, các nhân viên trong doanh nghiệp mới có thể làm việc hiệu quả, làm đúng và chính xác nhiệm vụ được giao phó. 

Cùng với đó, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng đánh giá chất lượng nhân viên, thái độ làm việc của nhân viên cũng như khả năng chuyên môn của người đó. 

Việc nhiệm vụ của các nhân viên trong doanh nghiệp được công bố rõ ràng sẽ tăng thêm tinh thần đoàn kết trong công việc, tránh việc hiềm khích, tị nhanh trong các phòng ban. Ngoài ra, tổ chức cũng sẽ khai thác được tối đa nguồn lực con người khi rõ ràng về mặt nhiệm vụ. 

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, những doanh nghiệp có sự rõ ràng trong phân công công việc sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn so với những doanh nghiệp chỉ đưa ra những nhiệm vụ chung. Điều này khá dễ hiểu khi với mục tiêu và nhiệm vụ được phân công, các nhân viên sẽ tạo ra năng suất cao hơn khi phải chịu trách nhiệm với không chỉ bản thân mà còn liên quan đến cả tập thể. 

2.2. Lợi ích đối với người lao động trong công ty

Sẽ rất khó để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nếu như bạn không biết mình cần làm gì, cần tạo ra giá trị như thế nào, phải đạt thành tích ra sao. Dù là nhiệm vụ dài hạn hay nhiệm vụ ngắn hạn thì việc biết doanh nghiệp yêu cầu gì ở bạn cũng sẽ giúp bạn rất nhiều không chỉ trong công việc mà trong cả các mối quan hệ tại môi trường công sở. 

Khi được nêu rõ nhiệm vụ, bạn sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn bởi bạn đã biết được đích đến, hoặc thậm chí được kẻ vẽ sẵn được đi. Trong nhiều trường hợp khi được nắm rõ kết quả phải đạt được, nhân viên sẽ được kích thích tinh thần phấn đấu, thấy được giá trị của bản thân trong bộ máy doanh nghiệp và càng muốn gắn bó, khẳng định thực lực hơn. 

Bên cạnh những lợi ích về công việc, mẫu phân công nhiệm vụ sẽ đem lại cho nhân viên sự thỏa mãn về mặt tâm lý mỗi khi hoàn thành được nhiệm vụ đề ra. Người nhân viên sẽ xây dựng được những kỹ năng giải quyết tình huống phát sinh, thương lượng với khách hàng hoặc tự hoạch định chiến lược cá nhân. 

Với những thông tin nêu ra trong bài viết và những biểu mẫu kể trên, timviec365.vn hy vọng rằng bạn đọc đã phần nào nắm được những kiến thức cơ bản và hữu ích về mẫu phân công nhiệm vụ. Mong rằng các bạn sẽ áp dụng biểu mẫu này thật hiệu quả và đem lại những giá trị cao nhất trong quá trình làm việc nhé. Nếu bạn quan tâm đến vấn đề quản lý phân công công việc trong các doanh nghiệp, hãy theo dõi trang blog của chúng tôi để cập nhật mỗi ngày nhé. Xin chào và hẹn gặp lại.