Nội dung KPI hành chính nhân sự người làm nghề cần nắm rõ

1. Tại sao lại cần có KPI hành chính nhân sự?

KPI hành chính nhân sự đóng vai trò là một thước đo độ hiệu quả trong hoạt động của phòng hành chính nhân sự. Thông qua các chỉ số của KPI, công ty có thể biết được những nguồn lực được đưa vào có đang thể hiện hiệu quả không. 

KPI hành chính nhân sự cũng hoạt động như một nền tảng cho các quyết định của phòng. Trước khi thực hiện một dự án hay ra các quyết định quan trọng liên quan đến công ty, phòng hành chính nhân sự sẽ dựa trên KPI để xem xét tính hiệu quả của dự án đó. Nếu dự án đó khả thi và đáp ứng được KPI đề ra, những thay đổi sẽ được thực hiện để giúp công ty phát triển.

Việc sử dụng KPI cũng sẽ tạo ra sự năng nổ trong môi trường làm việc của nhân viên. Điều này khiến các nhân viên phải hợp tác cũng như cạnh tranh với nhau để hoàn thành cho được KPI. Thông qua sự năng nổ đó, nhân viên sẽ phát triển được bản thân cũng như giúp công ty đạt được những lợi ích.

2. Những chỉ số thể hiện của KPI hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự là một phòng đảm nhận rất nhiều chức năng khác nhau. Mỗi chức năng đó lại được đo lường bằng các chỉ số KPI khác nhau. Chính vì vậy KPI hành chính nhân sự sẽ tương đối nhiều. Hãy cùng tìm hiểu về các chỉ số đó thông qua từng chức năng của phòng hành chính nhân sự.

2.1. KPI về lương

Đây là chỉ số đầu tiên để thể hiện độ hiệu quả của phòng hành chính nhân sự. Phòng hành chính nhân sự là nơi có trách nhiệm điều chỉnh mức lương, thưởng cho các nhân viên trong công ty. Những quyết định về mức lương, thưởng ấy phải cân bằng giữa lợi ích công ty cũng như lợi ích của nhân viên.

2.1.1. Chỉ số thu nhập trung bình

Mức thu nhập trung bình sẽ được tính bằng tổng số lương chia cho tổng số nhân viên trong công ty. Mức thu nhập trung bình sẽ được sử dụng để so sánh với công ty khác cũng như thị trường lao động để xác định độ hiệu quả.

2.1.2. Mức thu nhập theo giờ trung bình

Đây là mức thu nhập dùng để so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành, qua đó có thể điều chỉnh theo chiến lược mà công ty đưa ra. Mức thu nhập theo giờ trung bình sẽ được tính bằng cách chia thu nhập trung bình cho số giờ làm.

2.1.3. Tỉ lệ chi phí lương và thu nhập theo chức danh

Thu nhập theo chức danh là mức thu nhập của từng vị trí trong công ty. Công ty có thể so sánh mức lương của vị trí đó với mức lương tương tự trên thị trường. Nếu mức thu nhập theo chức danh quá thấp, nhân viên rất có thể sẽ bị đối thủ cướp mất. Công thức tính thu nhập theo chức danh là tổng lương theo chức danh chia cho số người của chức danh đó.

Ngoài ra, còn có một chỉ số nữa là tỉ lệ chi phí lương được tính bằng tổng lương nhân viên chia cho doanh thu. Chỉ số này sẽ thể hiện độ hiệu quả giữa số tiền bỏ ra và số tiền thu lại thông qua nguồn nhân lực của công ty.

2.2. KPI về tuyển dụng

Nhắc đến nhân sự là không thể không nhắc đến việc tuyển dụng. Để giám sát độ hiệu quả của những chiến dịch tuyển dụng KPI về tuyển dụng đã được tạo nên.

2.2.1. Mức độ hiệu quả của truyền thông

Đây là chỉ số thể hiện liệu một công ty có được nhiều người biết đến và thu hút nguồn nhân lực dồi dào hay không. Một công ty truyền thông càng hiệu quả, số lượng CV được gửi về sẽ càng lớn và tỉ lệ lựa chọn nguồn nhân lực tốt càng cao. Mức độ hiệu quả này được tính bằng số lượng CV gửi về cho từng chức vụ theo mỗi đợt tuyển nhân viên.

2.2.2. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng

Bên cạnh mức độ hiệu quả truyền thông, tỉ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng cũng là một thước đo sự hiệu quả tuyển dụng của một chiến dịch. Nếu mức độ hiệu quả truyền thông là lượng thì đây chính là chất của việc tuyển dụng. Chỉ số này chính là số người đạt yêu cầu về tuyển dụng trên tổng số người ứng tuyển.

2.2.3. Thời gian tuyển dụng

Việc tuyển dụng không những cần có nhân viên chất lượng mà còn cần được đảm bảo về mặt thời gian. Nếu nhân lực được tuyển quá chậm trễ, việc hoạt động của công ty có thể bị đình trệ hoặc kém hiệu quả. Chỉ số này được tính bằng số ngày kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự. Ngoài những chỉ số kể trên, nhiều công ty cũng sử dụng các chỉ số khác như chỉ số hiệu quả nguồn tuyển dụng hay chỉ số hiệu quả của quảng cáo.

2.3. Chỉ số về an toàn lao động

Việc đảm bảo an toàn lao động cũng chính là trách nhiệm của phòng hành chính nhân sự. Chỉ số này được đo dựa trên những tỉ lệ sau.

2.3.1. Tỉ lệ xảy ra tai nạn lao động

Đây là số tai nạn lao động xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định. Khi tỉ lệ này ở mức quá cao, phòng hành chính có trách nhiệm phải điều chỉnh để giảm số tai nạn xảy ra xuống tối thiểu.

2.3.2. Thời gian và chi phí khi xảy ra tai nạn lao động

Mỗi khi tai nạn lao động xảy ra, việc sản xuất sẽ bị đình trệ cũng như công ty có trách nhiệm bồi thường hoặc hỗ trợ người bị tai nạn. Tai nạn càng nghiêm trọng, thời gian và tiền bạc mất đi càng lớn. Những chỉ số này sẽ cho công ty biết chính xác về những thiệt hại phải gánh chịu với từng loại tai nạn.

Xem thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp hiệu quả

2.4. Chỉ số đào tạo

Để đánh giá hiệu quả của một khóa đào tạo mà phòng Hành chính Kế toán tổ chức cho nhân viên, chúng ta sẽ sử dụng những tỉ lệ sau đây.

2.4.1. Số giờ đào tạo cho nhân viên

Số giờ đào tạo này là số giờ đào tạo cho từng vị trí đã đề ra. Vị trí càng cao thì càng cần được đào tạo kỹ. Chỉ số này giúp nhân sự đánh giá được xem vị trí ấy đã được đào tạo đủ hay chưa.

2.4.2. Chi phí huấn luyện và tỉ lệ nhân viên được đào tạo

Chi phí huấn luyện chính là số tiền phải bỏ ra trong quá trình huấn luyện nhân viên. Tỷ lệ nhân viên được đào tạo là số nhân viên được đào tạo chia cho số nhân viên cần đào tạo mỗi đợt trong kế hoạch đã đề ra. 

Hai chỉ số này giúp công ty đảm bảo được tiến độ đào tạo cũng như chi phí đề ra trong kế hoạch đào tạo.

2.4.3. Độ hiệu quả của việc đào tạo

Đây chính là mục đích cần đảm bảo trong mỗi kế hoạch đào tạo. Sau khi đào tạo, nhân viên cần áp dụng những cái đã được dạy trong khi làm việc. Nếu nhân viên không áp dụng những gì đã được dạy thì việc đào tạo là lãng phí và không hiệu quả.

Bên cạnh những chỉ số KPI mà chúng tôi đã giới thiệu ở trên, còn rất nhiều chỉ số khác cũng có thể được áp dụng cho phòng hành chính nhân sự như tỉ lệ giờ làm việc, tỉ lệ trung thành của nhân viên,... Để đặt KPI cho phòng hành chính nhân sự chính xác nhất đòi hỏi người quản lý phải có sự thấu hiểu nhất định đối với công việc và định hướng của công ty. Ngoài ra, còn có rất nhiều phần mềm quản lý KPI miễn phí mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho công ty của mình. Chúc các bạn thành công!