Chỉ số KPI cho nhân viên xuất nhập khẩu và phương pháp xây dựng

1. Tổng quan chung về ngành nghề xuất nhập khẩu

Trước khi giới thiệu cho bạn về KPI của nhân viên ngành nghề này thì chúng tôi sẽ giúp bạn có một cái nhìn bao quát về bức tranh toàn cảnh xuất nhập khẩu nhé. Xuất nhập khẩu là một ngành nghề thuộc lĩnh vực kinh doanh. Công việc, hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa sẽ được diễn ra giữa các doanh nghiệp của thương nhân Việt Nam với doanh nghiệp, thương nhân đến từ nước ngoài. Ngành nghề này đóng góp một vai trò quan trọng trong việc xây dựng, thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế của quốc gia cũng như các mối quan hệ với các nước khác trong khu vực và trên toàn thế giới.

Sở hữu mức lương cao trong hàng top những công việc trên thị trường lao động hiện nay. Song cũng vì nhiều lý do như công việc áp lực, địa điểm làm việc không cố định,... mà xuất nhập khẩu trở thành ngành nghề luôn phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt lao động. Dù vậy thì ở bất cứ ngành nghề nào, khi làm việc thì người ta cũng quan tâm đến những chỉ số để thể hiện hiệu quả công việc đó chính vì vậy mà một nhân viên xuất nhập khẩu sẽ có những chỉ số KPI cho riêng mình. Vậy những KPI cho nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Tham khảo: Phần mềm quản lý đánh giá KPI miễn phí

2. KPI cho nhân viên ngành nghề xuất nhập khẩu

Như chúng tôi đã nói ở trên thì dù bạn có làm bất cứ nghề gì, lương thấp hay lương cao thì khi làm việc bạn cũng sẽ được cấp trên đưa ra những chỉ số để có thể đánh giá mức độ hiệu quả khi làm việc của mình. Các vị trí nhân viên trong xuất nhập khẩu có thể thấy bao gồm những nhân viên mua hàng, nhân viên giao nhận, nhân viên nhập khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên phòng thanh toán quốc tế, … KPI cho nhân viên xuất nhập khẩu chính là những chỉ số yêu cầu trong công việc mà một người nhân viên đang đảm nhận tùy từng vị trí phải xử lý. Khi đánh giá công việc của họ thì những chỉ số KPI là rất cần thiết. Vậy những chỉ số đó là gì? 

2.1. Tiêu chí KPI cho nhân viên ngành xuất nhập khẩu

2.1.1. KPI về chuyên môn xuất nhập khẩu

Khi thực hiện công việc thì có một số yêu cầu và chỉ số mục tiêu mà một nhân viên xuất nhập khẩu cần làm. Người làm xuất nhập khẩu cần đảm bảo số liệu cần phải cập nhập chính xác, hạn chế tối đa việc nhầm lẫn hoặc tuyệt đối không được để sai sót trong quá trình làm việc. Họ cần đảm bảo chứng từ xuất, nhập về phải hợp lý, đúng với quy định của công ty, doanh nghiệp và quy định của nhà nước. Lưu trữ, giữ gìn và sắp xếp một cách khoa học các hồ sơ, chứng từ thuộc công việc phải phụ trách. Khi báo cáo kết quả công việc cần trình bày một cách chính xác và đúng quy định.

KPI nhân viên xuất nhập khẩu được xác định dựa trên các tiêu chí về tỷ lệ số lần giao nhận hàng hóa đúng hạn, đúng chất lượng và số lượng theo những kế hoạch được đặt ra. Hạn chế thiệt hại do giao nhận hàng hóa. Cân đối, sử dụng chi phí theo định mức đã được thông qua, lập và triển khai thực hiện kế hoạch giao nhận hàng xuất nhập khẩu để đáp ứng kịp thời cho việc sản xuất kinh doanh,... Ngoài ra KPI cho những nhân viên này còn được dựa trên số lượng, tỷ lệ khách hàng mới và cũ, tỷ lệ sai sót trong hóa đơn, chứng từ qua quá trình làm việc.

2.1.2. KPI về thái độ làm việc

Bất cứ công việc nào khi đi làm thì người ta cũng đòi hỏi về yêu cầu thái độ với công việc và tinh thần trách nhiệm ở nhân viên. Những nhân viên xuất nhập khẩu cũng vậy. Tuy đây là những chỉ số ko ảnh hưởng trực tiếp và cũng ko có đầu việc cụ thể, nhưng đây cũng là một trong những điều mà các doanh nghiệp nên lưu tâm khi xây dựng KPI cho  bất cứ nhân viên nào. Những chỉ số KPI cho nhân viên xuất nhập khẩu về thái độ với công việc có thể kể đến như việc nhân viên có tinh thần làm việc cao hay không, cống hiến với công việc như thế nào. Sự chuyên cần cũng là một yếu tố quan trọng, điều đó thể hiện trong việc đi làm đúng giờ, đi sớm về muộn, trách nhiệm với công việc và không thường xuyên nghỉ làm có phép hoặc không phép. Ngoài ra còn có các chỉ số về các mối quan hệ như quan hệ với cấp trên, với đồng nghiệp, có tôn trọng hay không?  Trong công việc có năng nổ và nhiệt tình hay không?

Xem thêm: KPI Logistics và những thành tố đánh giá KPI Logistics

2.2. Vai trò của KPI trong công việc xuất nhập khẩu

Việc đặt ra những tiêu chỉ và chỉ tiêu trong công việc đóng góp một vai trò quan trọng trong quá trình thúc đẩy kết quả làm việc của tất cả các ngành nghề chứ không chỉ riêng mỗi lĩnh vực xuất nhập khẩu. Chỉ số đó sẽ giúp chon những người quản lý có thể quản lý công việc được tốt hơn. Nắm được hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như theo dõi được quá trình làm việc ấy có hiệu quả hay không. Đối với nhân viên làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì những chỉ số KPI là những thức đo để người nhân viên ấy xem lại chính mình. Là mục tiêu phấn đấu để công việc ngày càng phát triển hơn. Việc hoàn thành KPI cũng như một lời động viên khích lệ tinh thần để họ ngày càng cố gắng hơn trên con đường sự nghiệp.

3. Phương pháp xây dựng KPI cho nhân viên ngành xuất nhập khẩu

Để xây dựng được một KPI thì cần có một phương pháp cụ thể để dựa vào đó giúp cho người quản lý nhìn nhận, đánh giá được hết năng lực của nhân sự, thúc đẩy, nâng cao hiệu suất của công việc nhưng cũng phải đảm bảo chỉ số không đi xa quá so với thực tế tránh trường hợp nhân viên không thể thực hiện. Bước đầu tiên, người lãnh đạo hoặc các phòng ban nhân sự triển khai KPI phải là những người hiểu rõ công việc của những nhân viên xuất nhập khẩu cần làm mỗi ngày và trên thực tế họ đã làm được những gì. Nếu người đề ra những chỉ số trên là người thuộc phòng nhân sự và không hiểu quá rõ về tính chất công việc này thì họ nên thực hiện các cuộc khảo sát về các đầu công việc một cách khách quan từ nhiều vị trí khác nhau như trưởng bộ phận và những người trực tiếp thực hiện công việc hàng ngày. Việc này sẽ giúp những chỉ số được đưa ra có tính hợp lý cao và không đi quá xa so với tình hình thực tế.

Khi đã xác định được tiêu chí và những đầu công việc mà một nhân viên xuất nhập khẩu cần làm để có thể hoàn thành KPI thì chúng ta sẽ đến bước xác định thứ tự thực hiện chỉ tiêu theo thời gian nhất định như KPI ngày, KPI tuần, KPI tháng,... Đặt ra những thách thức cụ thể cho nhân viên và theo dõi quá trình thực hiện công việc cũng như mức độ và kết quả hoàn thành theo những gì đã đặt ra của KPI. Cuối cùng là xây dựng chế độ khen thưởng, động viên, khích lệ nhân viên khi họ hoàn thành KPI và đáp ứng tốt những công việc được giao. KPI đối với bất cứ ngành nghề gì cũng được coi là một công cụ đo đạc để giúp nhân viên và những người lao động cố gắng hơn trong công việc. Do đó, khi thiết lập chính sách về phần thưởng và phạt, quản lý cần xem xét kỹ lưỡng và đưa ra quyết định sao cho phù hợp với từng tiêu chí cũng như với tinh thần làm việc của các nhân viên.

Bài viết trên là những chia sẻ của chúng tôi về KPI cho nhân viên xuất nhập khẩu. KPI đã dần trở thành những chỉ số không thể thiếu trong quá trình làm việc và nó cũng đóng góp những vai trò vô cùng quan trọng. Timviec365.vn chúc các bạn rằng dù đang làm bất cứ công việc gì bạn cũng đều hoàn thành KPI một cách hiệu quả và nhận về những lương thưởng xứng đáng với năng lực của mình nhé!