Phương pháp xây dựng mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

1. Những chỉ số tính KPI của bộ phận kinh doanh

Đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên kinh doanh sẽ sử dụng chỉ số KPI. Với mỗi loại hình doanh nghiệp thì bộ phận kinh doanh sẽ được áp dụng chỉ số KPI riêng. Thông thường với các doanh nghiệp sẽ áp dụng những chỉ số KPI cơ bản dành cho bộ phận kinh doanh như sau:

- Mục tiêu về doanh thu

Các chỉ số liên quan đến mục tiêu về doanh thu thông thường sẽ được các nhà quản lý đưa ra từ đầu năm. Các chỉ số này sẽ được tính theo tháng, theo quý hoặc theo năm.

Để có thể đưa ra được mục tiêu đó thì doanh nghiệp sẽ căn cứ trên tổng doanh thu thực tế ở thời gian gần nhất. Khi đó các chỉ số về KPI được đưa ra sẽ hợp lý bởi nó căn cứ trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Nhà quản lý sẽ căn cứ vào các chỉ số này để đánh giá tình hình kinh doanh của bộ phận kinh doanh trong một khoảng thời gian xác định. Các chỉ số này chính là công cụ để đánh giá về hiệu suất làm việc của nhân viên.

- Tình hình tăng trưởng hàng tháng của doanh thu

Để đo lường về tình hình tăng hay giảm hàng tháng của doanh thu giữa các tháng hoặc các quý thì sẽ sử dụng đến hệ số này.

Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên hệ số này để kịp thời nắm bắt về tình hình kinh doanh của bộ phận kinh doanh. Nếu như tình hình kinh doanh có những bất thường như giảm quá nhiều về doanh số trong tháng thì sẽ có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.

- Tỷ suất trung bình về lợi nhuận của bộ phận

Dựa trên loại sản phẩm và dịch vụ mà công ty đang cung cấp ra thị trường, nhân viên kinh doanh sẽ được đánh giá về tỷ suất lợi nhuận trung bình. Chỉ số này sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được về doanh thu của từng loại sản phẩm. Những doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm hay nhiều loại hình dịch vụ thường sẽ áp dụng chỉ số này.

- Tỷ lệ đơn hàng thành công của nhân viên

Toàn bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên chỉ số này để đánh giá toàn bộ quá trình làm việc. Từ các kết quả về tỷ lệ đơn hàng thành công có thể đánh giá được quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh. Nếu kết quả đơn hàng không đạt yêu cầu, chúng ta cần xem xét lại phương thức bán hàng đã áp dụng để xem xem có phù hợp hay chưa.

Đây cùng là chỉ tiêu giúp cho việc thay đổi những phương thức bán hàng hay cách tiếp cận khách hàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

- Giá trị trung bình đối với từng đơn hàng

Dựa vào chỉ số này nhân viên có thể tự mình đo lường bình quân giá trị của mỗi đơn hàng. Từ đây nhân viên kinh doanh có thể xác định cơ hội tiềm năng của các sản phẩm trên thị trường.

- Tỷ lệ đơn hàng bị hủy

Khả năng và hiệu quả làm việc của từng nhân viên kinh doanh sẽ được nhà quản lý xác định qua hệ số này. Mỗi nhân viên khi được giao nhiệm vụ chốt hợp đồng cần đảm bảo khách hàng sẽ hài lòng về sản phẩm và cả dịch vụ. 

- Số lượng đơn hàng tương ứng của từng nhân viên

Đây là chỉ số đánh giá tỷ suất làm việc của riêng từng cá nhân. Số lượng đơn hàng thành công của một nhân viên kinh doanh sẽ cho nhà quản lý thấy sự phù hợp của nhân viên đó với công việc.

Từ đây có thể tìm thấy điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để có những phương án phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu và phát triển một đội ngũ nhân sự đảm bảo chất lượng.

Xem thêm: Danh sách KPI cho Giám Đốc Kinh Doanh

2. Các bước xây dựng mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

2.1. Xây dựng mẫu KPI cho trưởng bộ phận kinh doanh

Trưởng bộ phận kinh doanh chính là người trực tiếp điều hành việc quản lý nhân viên kinh doanh, đưa ra các kế hoạch điều chỉnh và nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc cho kịp tiến độ.

Chính vì thế yêu cầu đặt ra với người quản lý là phải nắm bắt được các thông tin của nhân viên như tính cách, năng lực làm việc và tình trạng sức khỏe của từng nhân viên.

Căn cứ trên những tiêu chí đó, trưởng bộ phận kinh doanh sẽ đưa ra các chỉ tiêu phù hợp với nhân viên. Tránh trường hợp đưa ra các chỉ tiêu quá cao hoặc quá thấp khiến hiệu quả công việc không được đảm bảo.

Trưởng bộ phận kinh doanh cũng chính là người trực tiếp trao đổi với ban lãnh đạo cấp trên về tình hình chỉ biến đổi của các chỉ số KPI để đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời.

2.2. Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên bộ phận kinh doanh

Việc xây dựng mẫu KPI không chỉ để đảm bảo về tiến độ công việc mà còn giúp cho các nhân viên thấy được tính công bằng, khách quan trong công ty.

- Bước đầu tiên chính là xây dựng các nền tảng để tính mẫu KPI.

Dựa trên tính chất công việc và ý kiến của nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ thiết lập các chỉ số KPI. Những chỉ số này khi được xây dựng cần đáp ứng đủ các tiêu chí như: Nhân viên luôn tìm kiếm được một lượng khách hàng mới ổn định; Doanh số bán hàng được duy trì ổn định trong các tháng; Việc chăm sóc khách hàng cũ được duy trì và tạo thêm được những mối quan hệ tốt khác.

- Bước thứ hai chính là đưa ra các chính sách về lương và thưởng cho bộ phận kinh doanh.

Để nhân viên có thêm nhiều động lực hoàn thành công việc đương nhiên các nhà quản lý phải đưa ra những chính sách hợp lý về lương và thưởng. Căn cứ vào hiệu suất làm việc của nhân viên mà các chính sách sẽ được đưa ra.

Trong đó sẽ bao gồm những chính sách về chế độ khen thưởng cho nhân viên đạt thành tích tốt hay xuất sắc trong công việc. Đi kèm với đó là cả những chính sách về chế độ phạt khi chỉ số KPI của nhân viên quá thấp.

Hoạt động của doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo đúng lộ trình đã đề ra nếu doanh nghiệp có một chế độ lương và thưởng phù hợp.

Chế độ này không chỉ khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, có niềm tin, sự hài lòng với công ty mà còn tạo ra sự cạnh tranh trong công việc. Tính cạnh tranh sẽ thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn, mang đến hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

- Tiếp theo là việc xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên

Việc xây dựng các kế hoạch cụ thể về chỉ số KPI cho từng nhân viên trong doanh nghiệp là điều thiết yếu. Các nhà quản lý thường xây dựng mẫu kpi cho nhân viên kinh doanh dựa trên các yếu tố sau:

Truyền thông về sự thay đổi của công việc cho nhân viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh thường là những người có sự nhanh nhạy khi nắm bắt các xu hướng thay đổi. Nếu sự thay đổi của chỉ số KPI có ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền lợi của nhân viên thì họ sẽ học cách thích nghi để kịp thời thay đổi phù hợp với yêu cầu của người sử dụng lao động.

Nhân viên kinh doanh có thể làm việc ở nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực khác nhau. Mỗi ngành nghề lại yêu cầu trình độ của nhân viên khác nhau. Lúc này nhà quản lý cần có các chính sách phù hợp và chương trình đào tạo để những nhân viên tiềm năng có cơ hội học hỏi, phát triển và nâng cao trình độ trong công việc.

- Theo dõi tiến độ thực hiện KPI của nhân viên kinh doanh

Để quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh thì các nhà quản lý sẽ sử dụng nhiều cách thức theo dõi khác nhau. Hiện nay đã có rất phần mềm đánh giá KPI ra đời để quá trình giám sát được thực hiện trôi chảy hơn.

Việc đề cao việc theo dõi tiến độ đúng lúc sẽ giúp đảm bảo việc thực hiện mục tiêu như kế hoạch và làm cho nhân viên nhận thức rõ hơn về quá trình xác định chỉ số KPI của họ.

Với việc xây dựng mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh bạn có thể theo dõi hiệu suất công việc qua từng ngày, từng tháng. Đây chính là công cụ để mỗi người có thể tự quản lý hiệu quả công việc của cá nhân mình. Hy vọng những thông tin trên đã giúp cho bạn biết được cách thức để xây dựng mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh.