Chỉ số KPI tuyển dụng - Giải pháp nâng cao công tác tuyển dụng

Việc làm

1. Xây dựng chỉ số KPI tuyển dụng

Như chúng ta đã biết, KPI là một chỉ số được thiết lập chuyên biệt cho từng bộ phận, phòng ban, vị trí nhằm đánh giá mức độ và hiệu suất thực hiện công việc. Bộ phận tuyển dụng cũng vậy, việc ứng dụng chỉ số này cho các nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp có nhìn nhận rõ ràng, chính xác hơn thực trạng làm việc của họ, có thể thấy đó là nền tảng cho việc quyết định các chế độ thưởng phạt. KPI tuyển dụng bao gồm những chỉ số như sau:

1.1. Tổng lượng CV xin việc nhận được trong một đợt tuyển dụng

Đây là chỉ số đầu tiên nhưng cũng khá quan trọng, bởi chúng có vai trò làm thước đo tính hiệu quả của công tác truyền thông thương hiệu của doanh nghiệp. Có thể bạn sẽ thấy không quá liên quan giữa việc nhận CV và thương hiệu của doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế, danh tiếng của doanh nghiệp có thể được phản ảnh qua số lượng CV xin việc mà bạn nhận được trong một đợt tuyển dụng. Chẳng hạn như việc xây dựng và định vị thương hiệu của doanh nghiệp rất tốt, dẫn đến nhiều ứng viên biết đến và mặc định các cơ hội việc làm của công ty bạn rất hấp dẫn.

Tuy nhiên trong chỉ số KPI tuyển dụng này, các bạn làm HR nói chung cũng cần xây dựng một biểu mẫu, bảng biểu hay phiếu khảo sát. Đưa những phiếu này cho các ứng viên, sau đó xác nhận lại nguyên nhân nào khiến số lượng CV xin việc mà bạn nhận được hiện tại như thế. Nếu làm tốt công tác trên, bạn hoàn toàn có thể tìm ra giải pháp cải thiện được chất lượng cho các đợt tuyển dụng sắp tới.

1.2. Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu

Chỉ số thứ hai là tỷ lệ hồ sơ xin việc hay CV xin việc của các ứng viên đạt yêu cầu. Trên cơ sở các yêu cầu, tiêu chuẩn cho từng công việc và vị trí mà bạn đã xây dựng trước đó. Hãy tính toán tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu theo công thức, lấy tổng hồ sơ đạt yêu cầu chia cho toàn bộ hồ sơ xin việc mà bạn đã nhận được trong một đợt tuyển dụng.

Tỷ lệ các hồ sơ xin việc đạt yêu cầu trên thực tế có thể giúp các chuyên viên tuyển dụng giảm tải được khối lượng công việc của mình. Chẳng hạn như, nếu tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu càng cao, chúng chứng minh được doanh nghiệp đã truyền thông đúng hướng, có hiệu quả, việc truyền thông giúp các ứng viên biết đến những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Chúng giúp các chuyên viên tuyển dụng giảm thiểu được thời gian và công sức sàng lọc hồ sơ.

Ngược lại, nếu tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu quá thấp, chúng phản ánh rằng doanh nghiệp đã không thành công trong công tác truyền tải những thông điệp, hình ảnh của mình cho ứng viên hiểu rõ nhà tuyển dụng, nội dung công việc cũng như các yêu cầu công việc đối với vị trí đang tuyển dụng.

1.3. Tính hiệu quả của quảng cáo tuyển dụng

Lấy tổng ngân sách chia cho tổng số hồ sơ mà bạn nhận được để xem kết quả. Chỉ số KPI tuyển dụng này nhằm mục đích xác định xem doanh nghiệp sẽ mất bao nhiêu chi phí cho việc tiếp nhận một hồ sơ ứng viên.

Tiếp theo, lấy số ứng viên đã tuyển dụng được chia cho từng kênh tuyển dụng. Bạn sẽ biết được tính hiệu quả của từng kênh tuyển dụng đó. Điều này là để xác định mức độ phù hợp và tính khả thi của từng kênh tuyển dụng đối với doanh nghiệp của bạn. Từ đó, có thể rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng của các đợt tuyển dụng sau.

1.4. Thời gian để tuyển ứng viên

Thời gian tuyển dụng ứng viên cũng là một chỉ số KPI tuyển dụng. Đó là chỉ đối được tính theo công thức, lấy tổng thời gian trung bình (tính từ thời điểm yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận) cho đến thời điểm doanh nghiệp tiếp nhận thành công nhân sự. Chỉ số này nhằm mục đích gì? Trên thực tế, chúng có thể là một yếu tố mang tính ràng buộc về mặt trách nhiệm đối với những chuyên viên tuyển dụng hoặc cả bộ phận HR trong công tác tìm nhân sự phù hợp. Bên cạnh đó, chúng cũng là điều kiện, cơ sở để hoạch định cho các phòng ban trong việc chủ động thiết lập các kế hoạch và chiến lược về nguồn nhân lực.

1.5. Chỉ số hiệu quả của từng nguồn tuyển dụng

Đây là chỉ số KPI tuyển dụng có thể sử dụng làm thước đo tổng số lượng hồ sơ ứng viên tiếp nhận được, cũng như tổng số hồ sơ trên từng vị trí tuyển dụng đạt yêu cầu. Bằng việc tính toán theo công thức lấy chi phí trung bình trong việc tiếp nhận một hồ sơ ứng viên (có nghĩa là tính được doanh nghiệp sẽ mất bao nhiêu ngân sách trong việc thu được hồ sơ ứng viên trên từng kênh quảng cáo). Sau khi đã thấy được kết quả tính tổng chi phí cho từng kênh tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ xác định được hoặc xem xét dễ dàng hơn về việc kênh tuyển dụng nào hiệu quả hơn.

Thiết lập KPI tuyển dụng có tầm ảnh hưởng rất quan trọng và có tác động lớn trong công tác đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng nhân viên, từng bộ phận. Ngoài ra, chúng cũng xác định được hệ thống quản lý kết quả chung và mục tiêu của doanh nghiệp.

2. Tìm hiểu KPI trong công tác tuyển dụng và thực trạng ngành HR

Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng có vai trò quan trọng trong hoạt động tối ưu hóa nguồn nhân lực nói chung của bất kỳ một công ty nào. Tuy nhiên thực tế hiện nay cho thấy, ở đa phần các tổ chức, các chỉ số này đang báo hiệu về một thực trạng khá đau đầu, đó là thời gian và chi phí đều quá cao trong việc tuyển dụng thành công một nhân sự.

Việc làm nhân sự

2.1. Chi phí cho hồ sơ của ứng viên

Đây là một chỉ số có thể đo lường được ngân sách mà doanh nghiệp phải trả cho mỗi một hồ sơ ứng viên sẽ được tiếp nhận. Lấy tổng ngân sách chi ra cho việc tuyển dụng (bao gồm tìm kiếm, đăng tin, quảng cáo,...) chia cho tổng CV ứng viên đạt yêu cầu hoặc vượt yêu cầu để có thể giữ lại cho những vòng tuyển dụng tiếp theo.

Đăng tin tuyển dụng là cách thức tuyển người được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay. Họ có thể mật từ vài triệu đồng cho mỗi tin tuyển dụng được ghim hoặc được đăng trên các kênh tuyển dụng trong khoảng thời gian trung bình 1 tháng. Nhưng trên thực tế, họ có thể chỉ tìm được một vài ứng viên đáp ứng về yêu cầu cơ bản, đôi khi là không có ứng viên nào. Điều đó đồng nghĩa với việc, chi phí phải trả cho một ứng viên cơ bản đạt yêu cầu có thể lên đến vài triệu.

Một sai lầm của các doanh nghiệp đó là “tham về số lượng” chứ không chú trọng về chất lượng. Thay vì chọn cách đăng tin tuyển dụng lâu dài, các nhà tuyển dụng có thể chọn cách ưu việt hơn, chẳng hạn như gói lọc ứng viên, lọc hồ sơ,... Những phương thức này vừa tiết kiệm được chi phí, vừa nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp.

2.2. Tỷ lệ tuyển dụng thành công trên tổng hồ sơ nhận được

Trên cơ sở chỉ số này, các doanh nghiệp sẽ đo lượng được chất lượng của các hồ sơ ứng viên đã tiếp nhận. Chỉ số này được tính toàn trên công thức lấy tỷ lệ ứng viên tuyển dụng thành công chia cho tổng hồ sơ mà doanh nghiệp nhận được ban đầu.

Tuy nhiên một thực trạng lại cho thấy, có khá nhiều hồ sơ ứng viên không đáp ứng về kỹ năng, kinh nghiệm, thậm chí là nội dung của hồ sơ mà nhà tuyển dụng đã yêu cầu. Các kênh tuyển dụng cung sở hữu những “hồ sơ rác” với một số lượng khổng lồ. Chúng đôi khi khiến các doanh nghiệp sàng lọc ứng viên mất thời gian hơn, mặc dù đã có những cuộc phỏng vấn diễn ra, tuy nhiên tỷ lệ tuyển dụng được nhân viên không quá cao.

2.3. Trung bình thời gian tuyển dụng

Chỉ số KPI tuyển dụng được tính bằng thời gian từ lúc việc tuyển dụng được chấp nhận cho đến khi tiếp nhận thành công ứng viên. Chúng giúp các doanh nghiệp đo lường được lượng thời gian trong việc tuyển dụng một ứng viên thành công.

Theo thống kê, các doanh nghiệp cần trung bình một tháng mới có thể tuyển được người ở cấp độ nhân viên. Với các cấp bậc cao hơn, họ sẽ cần khá nhiều thời gian hơn. Mặc dù nhà tuyển dụng đã chi một khoản ngân sách khá lớn cho việc đăng tin tuyển dụng, nuôi nhân sự làm việc,... Một sự thật nên chấp nhận, đó là cơ hội làm giàu có thể bị bỏ lỡ, hoặc chiến lược nhân lực có thể không đi đến đâu là điều dễ hiểu. Tất nhiên, trong một vài trường hợp, thời gian tuyển dụng nhân sự có thể chỉ kéo dài trong khoảng 1 - 2 tuần nếu như các doanh nghiệp có tiếng tăm, được truyền thông hình ảnh tốt.

2.4. Chi phí trung bình tuyển nhân viên mới

Trên thực tế, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách hơn nếu thời gian tuyển dụng lâu hơn. Và chúng dẫn đến một thực trạng, rằng việc tuyển dụng một nhân viên cho một cấp bậc cơ bản hoặc thông dụng vẫn trở nên đắt đỏ và hoang phí vô cùng.

Nhiều doanh nghiệp cảm thấy bế tắc vì ngân sách bỏ ra cho một đợt tuyển dụng vượt quá những gì mà họ từng nghĩ. Để tiết kiệm ngân sách, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã phải nỗ lực và vận dụng hết tất cả các mối quan hệ, các phương thức hay các kênh tuyển dụng. Mặc dù trên thực tế, chúng cũng không quá khả quan là bao.

Việc làm nhân viên kinh doanh

3. Làm thế nào để tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng

Trên thực tế, việc xây dựng KPI tuyển dụng không bằng việc tìm hiểu, phân tích và tìm ra những cách thức mới, phù hợp hơn để có thể gia tăng hiệu quả tuyển dụng của các công ty và doanh nghiệp.

- Đẩy nhanh thời gian tuyển dụng: Các doanh nghiệp có thể tham khảo các gói lọc ứng viên, lọc CV, giá ghim tin,... Hoặc trên cơ sở nghiên cứu các doanh nghiệp cùng quy mô, cùng ngành để xây dựng mức chi phí để tuyển dụng phù hợp nhất. Hồ sơ ứng viên và công tác tuyển dụng sẽ được triển khai nhanh hơn, nếu như ngân sách tuyển dụng được phê duyệt sớm.

- Gia tăng số lượng tuyển dụng: Nói số lượng, nhưng trên thực tế chất lượng cũng đã được nhắc đến trong tiêu chí này. Nếu chỉ chọn được một ứng viên sau quá trình phỏng vấn hàng loạt ứng viên, điều này tố cáo sự kém hiệu quả. Chẳng hạn như phỏng vấn quá khó, chất lượng hồ sơ không đạt,... Trong việc này, các doanh nghiệp nên nghiên cứu lại JD vị trí, các nguồn đăng tuyển dụng như phương thức xây dựng buổi phỏng vấn của mình để có những thay đổi sao cho phù hợp hơn.

- Tiết kiệm chi phí: Để tiết kiệm chi phí, các nhà tuyển dụng cần hoạch định những chiến lược chiêu mộ nhân tài hết sức sáng tạo. Chẳng hạn như sử dụng mạng xã hội để quảng cáo, sử dụng các website tuyển dụng với giá ưu đãi mà hiệu quả,... đó là những giải pháp có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, lại vừa nâng cao chất lượng tuyển dụng.

Hy vọng qua bài viết, bạn đã hiểu được chỉ số KPI tuyển dụng và những khó khăn cũng như giải pháp tuyển dụng hiệu quả dành cho doanh nghiệp!