Tổng hợp các kỹ năng quản lý và làm việc nhóm hiệu quả

1. Hiểu biết chung về kỹ năng làm việc nhóm

Trong môi trường công việc hay học tập, kỹ năng làm việc nhóm luôn được đặt ra. Kỹ năng làm việc nhóm được hiểu là sự kết hợp kỹ năng của các cá nhân để giải quyết những công việc chung của nhóm. Các thành viên trong nhóm hợp tác để cùng đạt được một mục tiêu nhất định trong công việc.

Những tiến bộ về công nghệ gần đây giúp các nhân viên có thể làm việc từ xa. Tuy nhiên điều này lại đặt ra một thách thức đó là những thành viên trong nhóm cần trao đổi và hiểu ý nhau hơn bao giờ hết.

Trao đổi trực tiếp đôi khi các thành viên còn chưa hiểu hết ý kiến nên khi làm việc nhóm online yêu cầu về kỹ năng làm việc nhóm lại càng cao hơn. Đồng thời người làm công tác quản lý cần trau dồi thêm kỹ năng lãnh đạo nhân viên để điều hành nhóm và giải quyết các nhiệm vụ một cách thuận lợi.

Các nhóm nhân viên làm việc hiệu quả sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp tăng cao năng suất lao động và mở ra nhiều cơ hội mới trên thị trường. Những thành viên trong nhóm cũng đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình và sớm đạt được những vị trí công việc với trách nhiệm cao hơn.

2. Kỹ năng làm việc nhóm mang lại lợi ích gì?

2.1. Giải quyết nhanh vấn đề trong công việc

Mục tiêu đặt ra khi làm việc nhóm bao giờ cũng là tăng cao năng suất công việc. Có những nhiệm vụ công việc khi làm một mình mất rất nhiều thời gian để hoàn thành nhưng nếu có sự kết hợp của các thành viên trong nhóm thì công việc sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn rất nhiều.

Thêm vào đó khi các thành viên kết hợp ăn ý sẽ tạo ra những ý tưởng mới. Mỗi thành viên trong nhóm đều có thể là nguồn cảm hứng sáng tạo. Một ý kiến nhỏ được đưa ra, các thành viên trong nhóm sẽ cùng nhau thảo luận, đóng góp ý kiến và đưa ra những chỉnh sửa. Vậy là vấn đề có thể nhanh chóng được giải quyết, hiệu suất công việc cũng theo đó mà tăng cao.

Các cá nhân ngày càng phát triển bản thân, doanh nghiệp ngày càng mở rộng được thị trường khách hàng đó chính là điều mà kỹ năng làm việc nhóm mang lại. Công việc diễn ra suôn sẻ nhân viên sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức cho công việc. Những người giữ vai trò lãnh đạo trong nhóm cũng sẽ rèn luyện được kỹ năng lãnh đạo nhân viên và cách thức để giữ tinh thần vui vẻ, hòa đồng cho cả nhóm.

2.2. Các thành viên nhóm tăng thêm tương tác

Thời gian làm việc nhóm chính là khi các thành viên giao tiếp với nhau. Khi làm việc các thành viên đưa ra ý kiến và những ý tưởng mới. Những ý tưởng này sẽ được đem ra trao đổi, lúc này các thành viên trong nhóm có cơ hội để giao tiếp với nhau nhiều hơn.

Người trình bày ý tưởng sẽ rèn luyện được sự tự tin và khả năng thuyết trình trước đám đông. Thông qua đây người quản lý sẽ đánh giá được năng lực của từng thành viên trong nhóm.

Trở thành một thành viên trong nhóm, bạn sẽ có cơ hội đưa ra những ý kiến, quan điểm cá nhân về các ý tưởng. Vậy là dần dần bạn sẽ hình thành nên kỹ năng phản biện. Đồng thời những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ cũng được ghi nhớ lại và ngày càng nâng cao hơn thông qua các cuộc trao đổi.

Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp các thành viên trong nhóm gắn kết hơn với nhau. Kể từ đó, ở cả công việc lẫn cuộc sống, tinh thần đó càng trở nên quan trọng hơn, việc chia sẻ đưa các thành viên trong nhóm gần nhau hơn.

2.3. Rèn luyện tính kỷ luật và thúc đẩy sự sáng tạo

Làm việc trong một tập thể các thành viên lúc này không được tự làm theo ý thích của mình mà phải tuân thủ những quy định chung. Điều này nghe có vẻ khá cứng nhắc nhưng chúng lại giúp bạn rèn luyện tính kỷ luật của bản thân.

Mỗi thành viên dù có khác biệt nhưng vẫn cần tôn trọng và thực hiện theo đúng những quy định chung đã được đặt ra trong nhóm. Các thành viên trong nhóm cùng nhau gánh vác trách nhiệm, cùng nhau lên kế hoạch và triển khai các ý tưởng sẽ khiến công việc hoàn thành với hiệu quả cao hơn.

Một ý tưởng được tạo ra là tiền đề cho các thành viên khác cùng tham gia đóng góp ý kiến để xây dựng nên một kế hoạch hoàn chỉnh. Những buổi thảo luận nhóm diễn ra là cơ hội để các thành viên nêu lên ý kiến của mình, cùng nhau trao đổi để đi đến quyết định cuối cùng. Từ đó giúp hạn chế những lỗi và mang lại hiệu quả tốt hơn cho công việc.

3. Kỹ năng quản lý và làm việc nhóm cần có

Để nhóm có thể hoạt động một cách hiệu quả, người lãnh đạo và các thành viên trong nhóm đều cần chuẩn bị cho mình những kỹ năng quản lý và làm việc nhóm cơ bản nhất. Một vài những kỹ năng quan trọng mà các thành viên trong nhóm cần nắm được đó là:

- Có nền tảng về kỹ năng giao tiếp

Làm việc nhóm không thể tránh khỏi việc các thành viên trong nhóm đôi khi xảy ra những bất đồng. Lúc này ai cũng muốn chứng minh quan điểm của mình là đúng đắn. Mấu chốt ở đây là các thành viên cần hết sức bình tĩnh, lắng nghe quan điểm của đồng nghiệp và đánh giá trên tinh thần khách quan nhất. Ngay khi vấn đề mới phát sinh các thành viên cần chú ý không để xung đột ngày càng lớn, cần phải đưa ra các biện pháp giải quyết và gắn kết lại các thành viên với nhau.

Mỗi thành viên cần cởi mở trong quá trình giao tiếp, tự tin nói lên những ý kiến của mình. Lãnh đạo nhóm cần nêu rõ ràng về nhiệm vụ công việc cũng như thời gian hoàn thành công việc của từng thành viên. Như vậy mới có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

- Chọn thời điểm đưa ra quyết định chính xác

Việc ra quyết định chỉ mất một thời gian ngắn nhưng để lựa chọn xem quyết định nào là tốt nhất cho công việc lại là một thử thách. Mỗi người sẽ có một ý kiến và phương pháp làm việc riêng. Mỗi cá nhân khi đó cần đặt cái “tôi” sang một bên và nhìn vào bức tranh toàn cảnh.

Người quản lý lúc này giữ vai trò chủ chốt trong việc quản lý nhân viên và đưa ra những quyết định chính xác. Căn cứ vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, của nhóm mà người quản lý chọn đúng thời điểm công bố các quyết định. Có như vậy mỗi thành viên mới hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn và đạt được mục tiêu chung của nhóm một cách nhanh nhất.

- Nhìn nhận góc độ khác nhau trên cùng vấn đề

Đây là kỹ năng mà người quản lý cần đặc biệt quan tâm. Các thành viên trong nhóm có thể không có được cái nhìn khái quát nhưng người điều hành phải là người nhìn nhận vấn đề trên nhiều phương diện khác nhau.

Người quản lý cần nắm chắc những điểm mạnh, điểm yếu và kỹ năng xử lý tình huống của từng nhân viên. Như vậy khi có các vấn đề nảy sinh, người quản lý mới có thể bình tĩnh và hướng dẫn các thành viên trong nhóm giải quyết khó khăn một cách thuận lợi nhất.

Đồng thời việc quan tâm đến các thành viên trong nhóm sẽ giúp người quản lý hiểu thành viên của mình đang khúc mắc ở vấn đề nào, có điểm khó khăn nào cần được tháo gỡ. Có như vậy quy trình làm việc chung có thể diễn ra trôi chảy, hiệu suất công việc đạt được tốt hơn.

Vậy là bạn đã biết những lợi ích mà kỹ năng quản lý và làm việc nhóm mang lại rồi đúng không nào? Hãy luôn cố gắng trau dồi bản thân, rèn luyện từng ngày để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Những kỹ năng không chỉ giúp bạn thành công hơn mà còn mang những người đồng nghiệp đến gần với nhau.