Nâng cao giá trị nhờ cải thiện kỹ năng truyền thông nội bộ quan trọng

1. Nhóm kỹ năng tư duy logic

Xuất phát từ chính đặc trưng riêng trong công việc là truyền đạt thông tin từ lãnh đạo, nhiệm vụ quan trọng tới mọi thành viên trong công ty mà đòi hỏi về kỹ năng đầu tiên cần có ở một người nhân viên truyền thông nội bộ đó là khả năng phân tích được vấn đề, phân tích được thông điệp một cách rõ nét và khả năng biết xây dựng một kế hoạch truyền thông. Mục đích chủ yếu vẫn là để mọi thành viên trong công ty có thể nắm bắt chỉ thị từ cấp trên một cách dễ hiểu, dễ tiếp cận nhất. Chính vì điều này nên kỹ năng phân tích vấn đề là kỹ năng không thể thiếu đầu tiên trong công việc.

1.1. Phân tích thông điệp qua kỹ năng phân tích vấn đề sâu sắc

1.1.1. Kỹ năng phân tích vấn đề bao gồm những yếu tố nào?

Trước tiên, muốn có kỹ năng phân tích vấn đề sâu sắc thì điều đầu tiên là bạn phải có khả năng hình dung và nhìn nhận một thông điệp. Hay nói một cách khác, đó là bạn có thể tưởng tượng ra ý nghĩa thông điệp, mục đích của thông điệp và các khả năng có thể có của thông điệp đó.

Sau khi đã hình dung ra nội dung thông tin thì bạn sẽ cần sử dụng khả năng tư duy phản biện của bản thân để nhìn nhận đánh giá thông điệp trên nhiều góc độ khác nhau. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức đều có thể tiếp cận vấn đề với các góc nhìn khác nhau của họ.

Một yếu tố cần thiết trong kỹ năng phân tích vấn đề đó là khả năng đưa ra tính toán, phân tích hành động phù hợp nhất cho vấn đề đó.

1.1.2. Cải thiện kỹ năng phân tích vấn đề từ thói quen hằng ngày

Bạn có thể cải thiện được kỹ năng truyền thông nội bộ này qua các việc làm đơn giản hằng ngày như đọc sách hoặc quan sát. Việc đọc sách tưởng như đơn giản nhưng sẽ rất hiệu quả vì qua việc nhìn nhận các con chữ, não phải của bạn sẽ hoạt động để tưởng tượng ra các viễn cảnh mà nội dung cuốn sách đề cập tới.

Trong khi bằng việc quan sát mọi thứ xung quanh, não trái của bạn sẽ đưa ra các tính toán logic để kết luận thông điệp gửi tới bạn là đúng hay sai.

1.1.3. Cải thiện qua SWOT

Một cách cải thiện kỹ năng phân tích vấn đề khác mà các nhà khoa học đã chứng minh được tính hiệu quả cao của nó đó là sử dụng phương pháp SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, những cơ hội và thách thức đối mặt. Điều này rất có ích để bạn lập ra một kế hoạch cho việc truyền tải thông điệp trong nội bộ của công ty.

1.2. Cách rèn luyện kỹ năng lên chiến lược/kế hoạch

Sau khi đã hiểu được mục đích của thông điệp và sử dụng tư duy phản biện để nhìn nhận thông điệp từ mọi góc nhìn, bạn sẽ cần tới kỹ năng lên chiến lược, kế hoạch cho việc truyền tải thông tin như thế nào tới các thành viên trong công ty để tỉ lệ nắm bắt được thông tin của mọi người là cao nhất. Để có thể đưa ra các đường lối chính xác nhất và dễ tiếp cận nhất, bạn sẽ cần có một quá trình luyện tập về kỹ năng này.

1.2.1. Tập lập thời gian biểu

Phải thừa nhận một điều rằng, mỗi chúng ta đều có thể rèn luyện được kỹ năng này từ việc rất nhỏ đó là tự lên cho mình thời gian biểu của từng ngày, từng tuần. Một việc làm đơn giản như này nhưng lại có ý nghĩa vô cùng lớn. Trong trường hợp bạn phải truyền thông rất nhiều thông điệp quan trọng, việc thành thục khả năng phân bổ thời gian cho từng thông điệp sẽ giúp bạn có một lộ trình tốt để triển khai chiến lược truyền thông hiệu quả.

1.2.2. Học nhiều cách lập kế hoạch

Tại sao lại phải học nhiều cách lập kế hoạch ư? Hãy thử tưởng tượng, bạn có lập một kế hoạch trong đầu nhưng vì có quá nhiều việc bạn phải lo nên dẫn tới một lúc nào đó bạn sẽ quên đi một vài yếu tố quan trọng trong bản kế hoạch của mình. Trong một trường hợp khác, bạn lập kế hoạch rõ ràng ra giấy nhưng sẽ ra sao nếu bạn để quên bản thảo ở một nơi nào đó?

Vì vậy, học cách lập kế hoạch theo nhiều phương pháp đa dạng sẽ là một cách an toàn cho bạn trong nhiều trường hợp.

1.2.3. Tập dự đoán

Khi còn nhỏ, ta hay thường mơ mộng suy nghĩ tới nhiều viễn cảnh nhưng khi lớn lên, trước những con số tính toán, con số logic thì có vẻ như khả năng dự đoán đó lại ít đi. Đối với một nhân viên truyền thông nội bộ, bạn cần tưởng tượng, dự đoán ra những trường hợp có thể phát sinh khi triển khai một thông điệp. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra những phương án xử lý hợp lý, tối ưu cho công việc.

1.3. Bao quát tình hình qua kỹ năng tổng hợp, đánh giá

1.3.1. Tầm quan trọng

Sau khi đã áp dụng kỹ năng phân tích vấn đề và đưa ra các dự phòng cho kế hoạch truyền thông nội bộ thì bạn cần tổng hợp và đánh giá để đặt ưu tiên hàng đầu cho những trường hợp tốt nhất hoặc có khả năng rơi vào nhiều nhất. Điều này giúp bạn tận dụng thời gian hiệu quả nhất.

1.3.2. Vậy tôi phải rèn luyện kỹ năng này như nào?

1.3.2.1. Trò chơi tư duy

Theo một quy luận tự nhiên, mọi thứ phức tạp đều bắt nguồn từ những việc đơn giản nhất. Kỹ năng tổng hợp và đánh giá cũng vậy, hãy bắt đầu với các game tư duy. Để chơi các trò chơi game tư duy, bạn sẽ cần vận dụng tối đa công suất hoạt động của hai bán cầu não trái và não phải. Trong khi não trái sử dụng các thuật toán tư duy thì não phải sẽ giúp bạn tưởng tượng ra cách tiếp cận, triển khai vấn đề theo hướng phù hợp nhất.

1.3.2.2. Làm test

Ngoài chơi trò chơi về tư duy ra thì bạn cũng nên đánh giá về tiến độ cải thiện của bản thân qua các bài test định kỳ. Việc này sẽ giúp bạn biết được sự tiến bộ trong quá trình luyện tập và nhận ra những hạn chế cần bổ sung.

Xem thêm: Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thế nào cho chuẩn?

2. Nhóm kỹ năng liên quan tới con người

2.1. kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng trong truyền thông nội bộ

2.1.1. Tầm ảnh hưởng của làm việc nhóm trong truyền thông nội bộ

Điều này xuất phát từ đặc thù công việc, người làm truyền thông nội bộ là những người thực hiện các hoạt động liên quan tới con người với con người, trách nhiệm của họ cũng là gắn kết các thành viên trong công ty để tạo được mạng lưới truyền tải thông điệp chính xác và tốt nhất, ngoài ra họ cũng phải bàn bạc thảo luận ý với nhau. Chính vì điều này mà kỹ năng làm việc nhóm thực sự quan trọng.

2.1.2. Cải thiện làm việc nhóm để truyền thông tốt hơn

Đây có lẽ là kỹ năng phụ thuộc vào thái độ của bạn nhiều nhất. Để tạo ra hiệu quả khi làm việc nhóm hay hiệu quả trong việc gắn kết con người lại với nhau thì bạn sẽ cần có một thái độ hòa hợp với mọi người và làm việc với tinh thần trách nghiệm cao.

Nhưng hãy lưu ý bạn nên “hòa hợp” chứ không phải “hòa tan”. Để có buổi làm việc nhóm sôi nổi thì bạn cần có chứng kiến, đưa ra những nhận xét, đóng góp cá nhân. Qua việc đó, đối tác làm việc cùng sẽ tôn trọng bạn, dẫn tới việc hiệu quả làm việc nhóm nâng cao.

2.2. Thấu hiểu và thuyết phục

Để làm truyền thông nội bộ tốt, bạn cần đảm bảo được ý nghĩa của thông điệp sẽ truyền tải tới mọi người một cách đầy đủ và những người nhận thông điệp cũng cần thích ứng được với thông điệp đó từ phía cấp trên. Điều đó đặt ra câu hỏi lớn trong việc tìm cách nào để dẫn dắt nội dung, chỉ thị thông điệp hợp lý. Vậy nên, kỹ năng thấu hiểu và thuyết phục mọi người trong công ty là cần thiết.

Bằng việc chia sẻ, tâm sự với những người xung quanh bạn mà bạn có thể cải thiện kỹ năng thấu hiểu mọi người. Ngoài ra, khi nghe những chia sẻ về những khúc mắc họ gặp phải thì đừng quên rằng bạn có thể cải thiện khả năng thuyết phục qua việc thuyết phục họ áp dụng những giải pháp để đối mặt với vấn đề đó. Hơn nữa, bạn có thể nâng cao kỹ năng thuyết phục thông qua các buổi báo cáo, thuyết trình.

3. Kỹ năng thích ứng nhanh với phần mềm

Có rất nhiều cách khiến đối tượng nhận hiểu rõ nội dung thông điệp truyền tải, và một trong những cách đó là thể hiện qua những bức ấn phẩm truyền thông. Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, khi tiếp xúc bằng mắt, con người dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ vấn đề lâu hơn. Vì vậy, một trong những kỹ năng mà truyền thông nội bộ cần có đó là khả năng thích ứng nhanh với công nghệ, phần mềm.

Ngoài việc giúp mọi người tiếp nhận thông điệp dễ dàng hơn thì việc thích ứng nhanh với công nghệ, phần mềm cũng giúp bạn có khả năng tăng tương tác trên mạng xã hội. Điều cần có đối với công việc cần có sự tương tác cao với mọi người.

Qua bài viết trên đây, chúng tôi hi vọng rằng bạn đã nắm rõ được những kỹ năng truyền thông nội bộ điều quan trọng là phải biết làm thế nào để nâng cao những kỹ năng đó. Mong rằng, từ những đề xuất cải thiện đơn giản mà việc làm truyền thông nội bộ của bạn sẽ phát triển hơn. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác về lĩnh vực truyền thông hay pr nội bộ trong các số sau của chúng tôi.