Executive secretary là gì? Mô tả công việc executive secretary

Kiếm việc làm

1. Bạn có biết executive secretary là gì?

Executive secretary được hiểu là thư ký, thư ký là vị trí đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính cho các cá nhân trong và bên ngoài về các vấn đề liên quan đến phần hành chính của doanh nghiệp. Thư ký điều hành cũng đóng vai trò là người liên lạc với công chúng và nhóm quản lý cấp cao; tổ chức và điều phối các nỗ lực tiếp cận điều hành và quan hệ đối ngoại; quản lý các chức năng thư ký của tổ chức và giám sát các dự án đặc biệt.

Thư ký điều hành phải sáng tạo và thích làm việc trong một môi trường kinh doanh nhỏ, hướng tới sứ mệnh, kết quả và hướng tới cộng đồng. Một cá nhân lý tưởng sẽ có khả năng phán đoán tốt trong nhiều tình huống khác nhau, với kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói, hành chính và tổ chức vững chắc, và khả năng duy trì sự cân bằng thực tế giữa nhiều ưu tiên. Thư ký điều hành sẽ có khả năng làm việc độc lập trên các dự án, từ khi hình thành đến khi hoàn thành, và đôi khi phải có khả năng chịu áp lực để xử lý nhiều hoạt động và các vấn đề bí mật theo ý mình. 

Tìm hiểu thêm: Việc làm thư ký - trợ lý tại đây!

2. Các thư ký sẽ có trách nhiệm và nhiệm vụ như thế nào?

- Hoàn thành nhiều nhiệm vụ hành chính cho Nhóm Hành chính bao gồm:

- Quản lý lịch các cuộc hẹn cực kỳ chủ động

- Hoàn thành các báo cáo chi phí

- Soạn và chuẩn bị thư từ đôi khi là bí mật: thư mời hợp tác bằng tiếng Anh, thư từ chối hợp tác kinh doanh,...

- Sắp xếp các cuộc họp, sự kiện, hành trình và chương trình làm việc phức tạp và chi tiết.

-  Biên soạn tài liệu cho các cuộc họp và sự kiện liên quan, kết thúc sự kiện chuẩn bị mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác, cách viết biên bản sự việc của mỗi công ty có những yêu cầu riêng cần nắm bắt.

- Duy trì thông tin liên hệ và các cơ sở dữ liệu Quản trị khác nhau

- Quản lý các tệp quản trị và thư viện tổ chức

- Nghiên cứu, ưu tiên và theo dõi các vấn đề sắp xảy ra và các mối quan tâm được giải quyết cho Nhóm quản trị và Nhóm LVPC tổng thể, bao gồm cả những nhóm nhạy cảm hoặc tính chất bí mật;  Xác định quá trình hành động, giới thiệu hoặc phản hồi thích hợp

- Cung cấp cầu nối để liên lạc thông suốt giữa Nhóm LVPC và công chúng;  thể hiện khả năng lãnh đạo để duy trì uy tín, sự tin tưởng và hỗ trợ trong nội bộ và bên ngoài

- Phối hợp chặt chẽ và hiệu quả với Nhóm Hành chính để duy trì tốt được thông báo về các cam kết và trách nhiệm sắp tới, theo dõi một cách thích hợp. Hoạt động như một "phong vũ biểu", có ý thức đối với các vấn đề diễn ra trong môi trường và cập nhật cho Nhóm hành chính

- Cung cấp khả năng lãnh đạo để xây dựng các mối quan hệ quan trọng đối với sự thành công của tổ chức và quản lý nhiều dự án đặc biệt khác nhau cho Nhóm quản trị, một số dự án có thể có tác động đến tổ chức

- Hoàn thành thành công những phần quan trọng của quá trình phân phối bằng việc áp dụng vào thực tế, bao gồm viết thư xác nhận, thư cá nhân và các công việc khác để hỗ trợ Giám đốc điều hành trong việc lãnh đạo LVPC hiệu quả.

- Ưu tiên các nhu cầu xung đột; xử lý các vấn đề một cách khẩn trương, chủ động và theo sát các dự án để hoàn thành thành công, thường có áp lực về thời hạn

- Đóng vai trò là liên lạc viên hành chính của Nhóm điều hành với các Ủy viên và Thành viên Nghiên cứu Vận tải

- Điều phối các chương trình họp, nhu cầu về không gian và sắp xếp đồ uống giải khát

- Duy trì sự thận trọng và bí mật trong các mối quan hệ với tất cả các thành viên hội đồng quản trị

- Tuân thủ việc tuân thủ các quy tắc và quy định hiện hành được đặt ra trong các luật liên quan đến các vấn đề của hội đồng quản trị và hội đồng quản trị, bao gồm đáp ứng các yêu cầu quảng cáo và phân phối trước tài liệu trước cuộc họp ở định dạng điện tử hay bằng giấy

- Tham gia với tư cách là thành viên phụ tá của Nhóm điều hành bao gồm hỗ trợ lên lịch họp và tham dự các cuộc họp

- Hỗ trợ điều phối chương trình làm việc của nhân viên cấp cao và tất cả các cuộc họp của nhân viên

- Đảm bảo rằng tiểu sử của nhân viên được cập nhật và đáp ứng các yêu cầu về tài liệu liên quan đến nhân viên và tổ chức nói chung

- Làm việc với Phó Giám đốc Phát triển để hoàn thành các bản thảo thông báo bằng văn bản tới công chúng

- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc tối thiểu được giao

- Thực hiện nhiều nhiệm vụ hỗ trợ hành chính hoặc điều hành có tính bảo mật cao và nhạy cảm.

- Điều phối các hoạt động quản lý văn phòng cho quản trị viên, điều hành hoặc ủy ban.

- Nghiên cứu, biên soạn, đồng hóa và chuẩn bị các tài liệu bí mật và nhạy cảm, đồng thời tóm tắt nội dung của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành.

- Đọc và sàng lọc các thư từ và báo cáo đến; đánh giá sơ bộ tầm quan trọng của tài liệu và sắp xếp tài liệu; xử lý một số vấn đề cá nhân và chuyển tiếp các tài liệu thích hợp cho quản trị viên hoặc giám đốc điều hành và nhân viên.

- Tiếp nhận và sàng lọc các cuộc gọi đến và khách, xác định đâu là vấn đề ưu tiên và thông báo cho quản trị viên hoặc người điều hành tương ứng.  Giới thiệu đến nhân viên thích hợp hoặc cung cấp thông tin được yêu cầu.

- Thông báo cho những người khác về vị trí của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành về các vấn đề.

- Soạn thư và bản ghi nhớ để trả lời các yêu cầu.

- Hoạt động như người liên lạc giữa quản trị viên hoặc điều hành, cấp dưới hoặc những người khác, bằng cách truyền các chỉ thị, hướng dẫn và phân công và theo dõi tình trạng của nhiệm vụ.

- Tạo ra nhiều loại tài liệu, biểu đồ và đồ thị ở dạng cuối cùng.

- Cập nhật cho quản trị viên hoặc người điều hành về trạng thái của các vấn đề trước các cuộc họp đã lên lịch.

- Chuẩn bị chương trình nghị sự và thu thập tài liệu cho các cuộc họp, bài phát biểu và hội nghị;  lập biên bản và lưu hồ sơ về quá trình tố tụng.

- Lập kế hoạch và điều phối sắp xếp cho các hội nghị chuyên nghiệp.

- Đánh giá, hiệu đính và chỉnh sửa các tài liệu được chuẩn bị cho chữ ký của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành.

- Nhận và sao chép chính tả về các vấn đề kỹ thuật và bí mật từ quản trị viên hoặc giám đốc điều hành.

- Điều phối và tạo điều kiện cho lịch của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành để sắp xếp các cuộc hẹn, cuộc họp và hội nghị.

- Đề nghị các biện pháp cần thực hiện đối với các chi phí văn phòng như thiết bị và cung ứng nhu cầu. Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách văn phòng.

- Hỗ trợ các cơ sở, sửa đổi và duy trì các thủ tục và chính sách văn phòng. Biên soạn và lưu giữ hồ sơ, thông tin thống kê và báo cáo.

- Thiết lập và duy trì các hệ thống quản lý hồ sơ và hồ sơ khác nhau.

- Sắp xếp việc đi lại; chuẩn bị hành trình; chuẩn bị, lập và lưu giữ các chứng từ và hồ sơ du lịch.

- Vận hành thiết bị văn phòng tiêu chuẩn. Thực hiện các công việc liên quan theo sự phân công.

- Đánh giá và xác minh hiệu suất của nhân viên thông qua việc xem xét các nhiệm vụ đã hoàn thành và xem xét các kỹ thuật làm việc.

- Lựa chọn và bố trí nhân viên, đảm bảo cơ hội việc làm bình đẳng trong tuyển dụng và thăng chức.

Xem thêm: Admin assistant là gì – một vị trí công sở dành cho bạn

Việc làm thư ký văn phòng

 3. Yêu cầu kiến ​​thức, kỹ năng và năng lực

Những yêu cầu kỹ năng cần có của một thư ký là gì? Làm thư ký học ngành gì? Các bạn hãy tham khảo mô tả dưới đây:

- Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ phản ánh khả năng thực hiện và ưu tiên nhiều nhiệm vụ một cách liền mạch với sự chú ý tuyệt vời đến từng chi tiết.

- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân rất mạnh và khả năng xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan, bao gồm nhân viên, ủy viên, quan chức được bầu và thành phố, đối tác và công chúng

- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói ở cấp độ chuyên gia

- Khả năng và mong muốn tìm hiểu phần mềm mới và các nền tảng truyền thông xã hội

- Các cách tiếp cận chủ động được chứng minh để giải quyết vấn đề với quyết định mạnh mẽ khả năng làm

- Sự trưởng thành về cảm xúc

- Người chơi đồng đội tháo vát, có khả năng hoạt động cực kỳ hiệu quả độc lập

- Đã được chứng minh khả năng xử lý thông tin bí mật theo ý muốn, có thể thích ứng với các nhu cầucạnh tranh khác nhau và thể hiện mức độ khách hàng cao nhất dịch vụ và phản hồi.

- Thể hiện khả năng đạt được các mục tiêu hiệu suất cao và đáp ứng thời hạn trong một môi trường nhịp độ nhanh

- Có khả năng xem xét một số nguồn tham khảo đa dạng, chọn lọc và tổng hợp dữ liệu cho các báo cáo và các hình thức thư từ khác.

- Khả năng sử dụng ngoại giao và sự quyết đoán, khi đưa ra thông tin và giới thiệu, chỉ đạo người gọi và khách.

- Khả năng tạo bản trình bày, biểu đồ, đồ thị, cơ sở dữ liệu và bảng tính. Kỹ năng thực hiện các phép tính toán.

- Khả năng làm theo, áp dụng, diễn giải và giải thích các hướng dẫn. Khả năng xác định mức độ ưu tiên công việc.

- Khả năng ra quyết định và thực hiện các hành động thích hợp.  Khả năng đáp ứng lịch trình và thời hạn của khu vực làm việc.  Khả năng giao tiếp hiệu quả.

- Khả năng vận hành các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn.

Vị trí này đôi khi nhầm lẫn với vị trí trợ lý giám đốc nhưng thực tế đây là hai vị trí khác nhau. Mô tả công việc của trợ lý giám đốc cho thấy trợ lý giám đốc có quyền hành cao hơn.

Tham khảo: Các công ty tuyển dụng trợ lý văn phòng. Đừng bỏ lỡ!

Vậy bạn đã hiểu rõ về vai trò của người phụ tá điều hành là gì chưa nào? Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về executive secretary cùng những thông tin hữu ích khác cho mình.

Xem thêm: Tìm hiểu về mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác nâng cơ hội thành công