Admin assistant là gì – một vị trí công sở dành cho bạn

1. Admin assistant là gì

Với những cụm từ tiếng anh như thế này không phải ai cũng có thể hiểu rõ khi tiếp xúc lần đầu tiên. Bởi đây là một từ tiếng anh chuyên ngành mà để hiểu rõ thông thường người ta cần trải qua đào tạo chuyên nghiệp và có sự tiếp xúc am hiểu nhất định. Tuy nhiên nếu bạn là học sinh, sinh viên đang tìm hiểu công việc để định hướng cho sự nghiệp hoặc bạn có kế hoạch thăng tiến trong tương lai thì việc hiểu từ này sẽ gặp khó khăn do việc tiếp xúc với thực tế và đào tạo còn ít. Vì vậy, qua bài viết chúng tôi mong muốn cung cấp thông tin một cách khái quát để giúp bạn rút ngắn thời gian tìm kiếm và có cái nhìn cụ thể hơn về admin assistant là gì?

Admin assistant là từ viết tắt của cụm tiếng anh administrative assistant, được dịch sang tiếng việt có vị trí tương đương với trợ lý quản trị viên, trợ lý giám đốc. Đây là thuật ngữ tiếng anh sử dụng khá phổ biến trong tuyển dụng và việc làm của bất kỳ công ty nào. Ngoài ra, để chỉ vị trí này chúng ta có một số từ tiếng anh thay thế với ý nghĩa tương tự như là assistant manager.

Administrative là quản trị viên có nhiệm vụ điều phối các hoạt động hành chính của công ty, doanh nghiệp nhằm để bảo công việc nội bộ được vận hành trôi chảy. Với nhiệm vụ của admin như vậy thì trợ lý (assistant) là vị trí hỗ trợ đắc lực để giúp quản trị viên có thể hoàn thành tốt các công việc cả về số lượng và chất lượng để đảm bảo công ty được vận hành trong trạng thái tốt nhất.

Cánh tay phải admin assistant cùng quản trị của mình sẽ điều hành tổ chức, giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ công ty hoặc doanh nghiệp. Vì thể đây là vị trí vô cùng quan trọng mà hầu hết các công ty không thể bỏ trống.

Xem thêm: Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

2. Mô tả công việc admin assistant

Để bạn có hình dung cụ thể hơn admin assistant là như thế nào với vị trí này chúng ta cần phải làm gì để hoàn thành tốt các mục tiêu, nhiệm vụ được giao? Mô tả công việc của trợ lý giám đốc sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó. Nếu như người quản trị viên điều hành tổng quan cần có cái nhìn bao quát và tổng hợp để xác định những công việc cần làm, thì người trợ lý sẽ dựa trên những ý tưởng đó để chuẩn bị, tiến hành các công việc biến ý tưởng thành hiện thực và đây mới là bước đem lại hiệu quả cho công việc. Hầu hết một trợ lý quản trị viên đều đảm nhiệm những công việc như sau:

- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết cho quản trị viên để làm nền tảng tiến hành các công việc tiếp theo.

- Trợ lý quản trị sẽ lên lịch họp và các cuộc hẹn hợp lý về thời gian tránh sự chồng chéo để đảm bảo quản trị viên có thể thực hiện tham dự. Ngoài ra trong một số trường hợp chính người trợ lý sẽ là người đại diện, thay mặt quản trị của mình đến cuộc hẹn theo yêu cầu giao phó và phân công việc. Giao việc cho nhân viên ghi chép mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác khi có cuộc họp thương lượng với đối tác, hướng dẫn họ cách viết biên bản sự việc tức là nội dung cuộc họp.

- Sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân viên cũng là một công việc mà trợ lý cần phải làm bởi ngưởi quản trị là người quản lý hành chính và trong đó quản lý nhân viên công ty cũng là một phần trong đó.

- Trợ lý là người kết nối giữa quản lý với nhân viên vì vậy cần thực hiện các công tác hành chính hỗ trợ nhân viên cũng là một nhiệm vụ để giúp quản lý nắm tình hình nhân viên của công ty.

- Trợ lý sẽ là người thay mặt quản lý để liên kết, hợp tác với nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau để thu thập thông tin tổng quát cho người quản trị.

- Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ để có cái nhìn khái quát về công ty từ đó có những điều hướng, phương pháp giải quyết kịp thời.

- Trả lời câu hỏi của nhân viên và chuyển câu hỏi đến phòng nhân sự nếu cần

- Tìm lại dữ liệu về công ty và nhân viên khi được yêu cầu

- Kiểm tra vật dụng hàng hóa cung ứng cho văn phòng và đặt hàng khi cần

- Sắp xếp vấn đề đi lại và chỗ ở cho nhân viên

- Chuẩn bị phòng hội nghị (chẳng hạn như đặt chỗ và kiểm tra trang thiết bị)

- Phân phát tài liệu công ty cho nhân viên (chẳng hạn như các thông báo và chỉ dẫn an toàn)

Quản trị viên là người có trách nhiệm điều hành các hoạt động hành chính và đảm bảo cho công việc nội bộ trong công ty doanh nghiệp. Thì người trợ lý là cánh tay đắc lực để giúp quản trị hoàn thành tốt các công việc để giúp công ty hoạt động thống nhất trơn tru.

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn!

3. Những kỹ năng cần có ở một admin assistant

Admin assistant là gì thực chất không phải là một công việc xa lạ với chúng ta mà đó chính là vị trí trợ lý. Đây là một công việc mong ước của rất nhiều người vì thông thường vị trí này cần nhiều kinh nghiệm hoặc bạn phải là ứng viên vô cùng ưu tú mới có apply ngay vào vị trí này. Vì vậy, bạn cần các kỹ năng như sau:

Tuy vị trí hiện tại là trợ lý của người quản trị nhưng công việc này cũng đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo. Vì tất cả những thông tin đưa đến cho người quản trị đều thông qua trợ lý. Hãy thử tưởng tượng nếu người trợ lý không có khả năng lãnh đạo thì tất cả những thông tin đến người quản trị sẽ là một mớ bòng bong hỗn độn và thiếu sự tổng hợp và hiệu quả của thông tin thì việc giải quyết các vấn đề sẽ trở nên khó khăn như thế nào?  Vì vậy kỹ năng lãnh đạo chính là sắp xếp xử lý các công việc theo hệ thống một cách hợp lý. Vị trí này và vị trí thư lý cũng có những nét tương đồng nhưng chia theo quyền hành thì thư ký (excutive secretary) có quyền thấp hơn.

Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả theo đúng kế hoạch: người quản trị viên có khối lượng công việc cần giải quyết rất lớn và người sắp xếp các kế hoạch công việc của quản trị viên chính là người trợ lý để giúp việc giải quyết được diễn ra năng suất hiệu quả hơn. Vì vậy kỹ năng lập kế hoạch rất quan trọng để đảm bảo đưa ra những kế hoạch hợp lý để hướng tới thực hiện mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó việc lập kế hoạch của trợ lý cũng cần phải được báo cáo và thông qua người quản trị. Khi được thông qua thì các công việc cần được tiến hành theo đúng kế hoạch đã được cấp trên phê duyệt.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: người trợ lý là người giúp quản trị giải quyết một phần công việc, đây cũng là nhiệm vụ của vị trí này. Người trợ lý là cánh tay phải đắc lực của quản trị viên và đôi khi người này phải thay mặt giải quyết những vấn đề khẩn cấp mà người quản trị không thể có mặt ngay để giải quyết và chỉ có thể đưa ra những phương án và người trợ lý cần tiến hành để thực hiện phương án đó. Quá trình giải quyết cần tiến hành các bước sau: xác định đúng vấn đề, tìm nguyên nhân, báo cáo tình hình cho người quản trị để xin ý kiến, thực hiện giải quyết theo chỉ đạo và dựa trên những tình huống phát sinh để khéo léo xử lý.

Kỹ năng đưa ra quyết định là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Cũng tương tự như kỹ năng quyết vấn đề thì người trợ lý trong nhiều trường hợp phải thay mặt người quản trị tiếp xúc và xử lý công việc. Khi bạn được giao phó, phân công cụ thể thì bạn chính là người năm rõ tình hình thực tế rõ hơn người quản trị không có mặt trực tiếp ở đó và rất có thể người quản trị sẽ giao cho bạn quyền quyết định xử lý công việc. Do đó để làm tốt, bạn cần có kỹ năng phân tích đánh giá tình hình, suy đoán nhanh, quyết đoán đưa ra quyết định hợp lý khi có những trường hợp cần xử lý ngay lập tức.

Có tinh thần và chịu trách nhiệm cao cũng là một điều quan trọng cần có ở người trợ lý. Một vị trí quan trọng thì chắc chắn áp lực công việc sẽ cao nhưng không vì thế mà bạn trì hoãn công việc. Người trợ lý cần chịu trách nhiệm đảm bảo công việc được thực hiện đúng hạn để đảm bảo các hoạt động trong công ty được suôn sẻ.

Ngoài ra, người trợ lý cần một số kỹ năng khác như: hiểu biết về công việc văn phòn và các thủ tục nhân sự, kỹ năng máy tính – tin học văn phòng thành thạo, kỹ năng sử dụng các thiết bị văn phòng (như máy in, máy fax), kỹ năng tổ chức, kỹ năng giao tiếp tốt, yêu cầu về trình độ tốt nghiệp đại học và kinh nghiệp làm trợ lý hoặc vị trí tương đương,… Ví dụ soạn thảo các mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác, thư từ chối hợp tác kinh doanh hay thậm chí vị trí này yêu cầu tiếng Anh tốt có thể làm thư mời hợp tác bằng Tiếng Anh với các đối tác nước ngoài.

4. Tìm việc admin assistant ở đâu hiệu quả?

Công việc admin assistant là vị trí việc làm thu hút rất nhiều sự quan tâm. Với số lượng công ty ngày càng tăng và tốc độ thành lập công ty mới lớn, vì vậy nhu cầu tuyển dụng vị trí này là khá lớn. Nếu bạn quan tâm thì chỉ cần một cú click với từ khóa này sẽ cho bạn hàng ngàn kết quả và có rất nhiều trang web đăng thông tin tuyển dụng của các công ty có nhu cầu tìm người ứng tuyển.

Trong số các trang web đó thì trang web timviec365.vn là một trang web việc làm uy tín nhận được nhiều sự quan tâm và tin tưởng của độc giả trong thời gian gần đây. Vì sao trang web timviec365.vn được độc gải quan tâm đến vậy? Bởi chúng tôi đặ uy tín và niềm tin của bạn lên hàng đầu.

Với mỗi thông tin đăng tuyển việc làm đều được chọn lọc và tìm hiểu kỹ càng. Các thông tin về nhà tuyển dụng được kiểm chứng sau đó đăng chi tiết cho bạn đọc, thông tin về việc làm có cụ thể về mô tả, mức thu nhập, địa điểm làm việc, những yêu cầu đối với người ứng tuyển. Vì vậy bạn có thể yên tâm về những thông tin đăng trên website đặc biệt là nhà tuyển dụng là người có nhu cầu tuyển dụng thật và tránh được tình trạng các công ty ma giả danh lừa đảo, lợi dụng nhu cầu của người lao động tìm việc để trục lợi.

Đồng thời trang web còn cung cấp CV và tạo CV online miễn phí nếu bạn có nguyện vọng ứng tuyển vào vị trí admin assistant của bất kỳ công ty nào mà bạn cảm thấy phù hợp sau khi đã tìm về thông tin.

Qua những thông tin cung cấp ở trên, bài viết cho bạn hiễu rõ hơn về admin assistant là gì, mô tả công việc cụ thể và những yêu cầu đối với một admin assistant giúp bạn có những kiến thức cơ bản để tìm việc và định hướng sự nghiệp tương lai. Chúc bạn thành công!

>>> Bạn đọc có thể quan tâm tìm hiểu thêm: Admin là gì? đây cũng là thắc mắc của nhiều người đã được timviec365.vn giải đáp thấu đáo.