[Chuẩn] Cách viết thư mời hợp tác bằng tiếng Anh hay nhất cho bạn

1. Hiểu hơn về thư mời hợp tác bằng tiếng Anh là gì?

Với thời buổi kinh doanh cạnh tranh như hiện nay thì việc hợp tác kinh doanh chính là một hình thức giúp cho các doanh nghiệp “sống sót” trên thị trường. Chính vì thế mà một bức thư ngỏ ý hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh sẽ là điều cần thiết. Thế nhưng liệu bạn có hiểu bản chất của thư này là gì hay không? Hay chỉ đơn giản thấy người ta sử dụng nhiều thì mình cũng sử dụng theo như một trào lưu nào đó.

Hiểu một cách đơn giản nhất, thư mời hợp tác bằng tiếng Anh chính là bức thư dạng một văn bản với nội dung được trình bày bằng tiếng Anh, gửi đến các đối tác tiềm năng của doanh nghiệp. Mà đối tác của bạn chính là người có khả năng để phát triển dịch vụ, sản phẩm nào đó. Trong trường hợp đối tác của bạn quan tâm thì đôi bên có thể tiến hành các cuộc gặp gỡ bàn và thống nhất phương án, kế hoạch triển khai dự án đó. Khi đó bạn phải sử dụng mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác để mời họ đến gặp gỡ trao đổi. Sau đó nếu tiến hành cuộc họp trao đổi gặp gỡ thì phải chuẩn bị mẫu đơn nội dung, cách viết biên bản sự việc cần phải chính xác đầy đủ rõ ràng để dễ dàng xem lại.

Thư mời hợp tác bằng tiếng Anh nó gần giống như tiếng lòng của các doanh nghiệp, họ muốn ngỏ ý hợp tác cùng với những doanh nghiệp tiềm năng để đôi bên cùng sinh lợi nhuận. Trong giới thương mại ngày nay, càng mở rộng mối quan hệ hợp tác kinh doanh thì doanh nghiệp càng có điều kiện phát triển và đó cũng là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.

Xem thêm: B2B là gì? Chiến lược nào hiệu quả để đẩy nhanh B2B ở Việt Nam

2. Trường hợp nào thì bạn nên gửi thư mời hợp tác bằng tiếng Anh?

Có phải thư mời hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh lúc nào cũng gửi đi được hay không, hay chỉ trong một số trường hợp nhất định nào đó bạn mới gửi đi? Cùng tìm hiểu xem nhé!

Khi gửi thư mời hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh, bạn nên gửi trong những trường hợp như sau:

- Thứ nhất, trong trường hợp đối tác mà bạn muốn hướng đến là một doanh nghiệp nước ngoài, có vốn đầu tư nước ngoài hoặc có hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài.

- Thứ hai, bạn cũng có thể gửi trong trường hợp đối tác là doanh nghiệp Việt, thế nhưng đi kèm thư mời hợp tác bằng tiếng Anh thì luôn luôn phải có một bản tiếng Việt để thể hiện sự tôn trọng, lịch sự nhé.

- Thứ ba, đặc biệt bạn chỉ gửi thư mời hợp tác bằng tiếng Anh cho một đối tác nào đó khi bạn đã thật sự tìm hiểu kỹ về đối phương, nhận định rõ về thực lực và khả năng của họ để cùng hợp tác đem lại lợi nhuận nhé. 

Các doanh nghiệp nếu có vị trí thư ký hay trợ lý giám đốc thì đây sẽ là công việc của họ. Chuẩn bị các mẫu đơn, hẹn gặp khách hàng, viết lại mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác.

Bạn đọc có thể quan tâm xem thêm: Bộ hơn 365+ CV xin việc sáng tạo, độc đáo, tự tin ứng tuyển thiết kế bảo đội ngũ chuyên gia của timviec365.vn

3. Tìm hiểu về bố cục của thư mời hợp tác bằng tiếng Anh

Để viết và trình bày chuẩn một bức thư mời hợp tác bằng tiếng Anh thì trước tiên cần phải hiểu về bố cục của bức thư này. Không giống một bức thư thông thường gửi đến gia đình, bạn bè, đây là thư viết cho đối tác, vì thế mà từ đầu đến cuối nội dung thư luôn luôn phải thể hiện tôn trọng, lịch sự và chuyên nghiệp. Về bố cục sẽ có những phần như sau:

- Letterhead (phần mở đầu thư): Sẽ bao gồm các nội dung như: Business information write letter (thông tin của doanh nghiệp viết thư), letter subject (tiêu đề thư), Dear Sirs (kính gửi), preamble (lời mở đầu thư).

- Main content (phần nội dung chính của thư): Chính là giới thiệu về điểm mạnh của công ty mình, đưa ra dự án, hình thức mời hợp tác kinh doanh cho phía đối tác, lời cam kết của công ty với phía đối tác về dự án hoạt động.

- Phần kết thúc thư: Lời cảm ơn đến đối tác, cùng với phương thức liên hệ của công ty, cuối cùng là ký tên.

Đó chính là các phần nội dung chính của một bức thư mời hợp tác bằng tiếng Anh mà bạn cần phải biết.

Việc viết thư mời hợp tác bằng tiếng Anh đôi khi sẽ gây khó khăn cho một số các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm. Vậy làm thế nào để bức thư của bạn vừa mới lâm trận đã thành công? Hãy cùng theo dõi cách viết thư mời hợp tác bằng tiếng Anh mà chúng tôi sắp giới thiệu cho bạn bên dưới đây nhé.

Xem thêm: Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

4. Hướng dẫn bạn cách viết thư mời hợp tác bằng tiếng Anh chuẩn nhất

- Cách viết phần mở đầu của thư: Phần mở đầu chỉ đơn giản là các thông tin của doanh nghiệp cùng với lời chào với phía đối tác, đây là một chi tiết nhỏ thế nhưng nếu không cẩn thận và chỉn chu bạn cũng có thể mất điểm ngay từ giây phút này. Phía đối tác của bạn dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì vẫn sẽ rất để ý các chi tiết như thế này, bởi họ muốn xem sự chân thành từ phía bạn ra sao.

+ Đối với các thông tin chung của doanh nghiệp sẽ bao gồm: Địa chỉ email, địa chỉ công ty, đường dây nóng của công ty.

+ Tên thư:  INVITE LETTER FOR COOPERATION (THƯ MỜI HỢP TÁC), cần phải viết in hoa, bôi đậm và căn giữa trang giấy. Tên thư rõ ràng, nổi bật để khi vừa cầm thư lên đối tác sẽ biết ngay mục đích mà bạn muốn truyền tải là gì.

+ Dear: Phần kính gửi này tuyệt nhiên không được viết sai, không được nhầm lẫn giữa các đối tác với nhau, chỉ cần bạn ghi nhầm hoặc ghi không đúng sẽ khiến cho đối tác của bạn cảm thấy không có sự tôn trọng. Đương nhiên việc hợp tác cũng sẽ bị xóa bỏ ngay, vì thế mà hãy xác định tên công ty thật chính xác nhé.

+ Trong phần lời đầu thư gửi đến phía đối tác chính là lời chào, lời chúc của mình đến người được nhận.

Ví dụ như: First of all, the Board of Directors of BBB company would like to send greetings, wishes for health and success to our partners.

“Tạm dịch: Lời đầu tiên ban giám đốc công ty BBB xin gửi lời chào, lời chúc sức khỏe và thành công đến quý đối tác.”

- Cách viết nội dung chính của thư mời hợp tác bằng tiếng Anh: Trong phần này bạn cần phải giới thiệu qua về công ty mình, hoạt động kinh doanh mà mình đang làm cùng với những điểm mạnh, thành tích nổi bật đạt được để thu hút đối phương. Chắc chắn sẽ chẳng có một nhà đối tác nào muốn đầu tư, hợp tác cùng với doanh nghiệp chẳng có chút triển vọng phát triển nào. Với đầu óc của một người kinh doanh, một người lãnh đạo, họ sẽ luôn muốn hoạt động kinh doanh của mình có ý nghĩa, đem lại lợi nhuận cao. Chính vì thế mà bạn phải cho đối tác thấy được những lợi nhuận, lợi ích về tương lai lâu dài, kích thích sự hợp tác của họ với mình ở những hạng mục đề xuất.

Ví dụ: BBB Company was established in 1997, up to now it has been operating in the market for more than 20 years. Our company has made continuous strides in research, production and supply of nutritional milk products for pregnant women. Applying the most advanced technology in the market to the production line, our products ensure quality, good competitive prices in the market, so that always gives customers great satisfaction.

For BBB Company would like to invite to cooperate with partners who are business organizations and individuals interested in milk products for pregnant women and would like to cooperate with us to implement investment projects. market, brand promotion for both parties.

We commit to our partners about the best products and services, with the most preferential discounts. With the desire to cooperate for mutual development, BBB company believes in this long-term and successful cooperation with our partners.

Tạm dịch: “Công ty BBB được thành lập từ năm 1997, tính đến nay cũng được hơn 20 năm hoạt động trên thị trường. Công ty chúng tôi đã có những bước tiến không ngừng trong việc nghiên cứu và sản xuất, cung ứng sản phẩm sữa dinh dưỡng cho bà bầu. Áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất trên thị trường vào dây chuyền sản xuất, sản phẩm của chúng tôi đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh tốt trên thị trường, chính vì thế mà luôn đem đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối.

Công ty BBB xin gửi lời mời hợp tác đến quý đối tác là tổ chức doanh nghiệp, cá nhân có quan tâm đến sản phẩm sữa cho bà bầu và muốn hợp tác cùng chúng tôi để thực hiện các dự án đầu tư kinh doanh mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu cho đôi bên.

Chúng tôi cam kết với quý đối tác về sản phẩm dịch vụ tốt nhất, chiết khấu ưu đãi nhất. Với mong muốn hợp tác cùng phát triển, công ty BBB rất tin tưởng vào sự hợp tác lâu dài và thành công này với quý đối tác.”

- Phần kết thúc thư: Kết thúc thư đừng quên gửi một lời cảm ơn đến quý đối tác của bạn, sau đó mới ký tên nhé.

Đó chính là cách viết thư mời hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo. Với hướng dẫn cụ thể trên đây chắc hẳn bạn sẽ không gặp quá nhiều rào cản trong việc viết và trình bày nữa đúng không nào.

Xem thêm: Đối tác kinh doanh là gì? - Cách hiểu đúng để xây dựng thành công

5. Thuyết phục đối tác bằng thư mời hợp tác bằng tiếng Anh có dễ?

Để thuyết phục được đối tác của mình cùng hợp tác với mình quả là một vấn đề không hề dễ dàng, trong thư không những phải cho đối tác thấy được lợi nhuận mà bạn còn phải thuyết phục họ bằng chính hình thức và nội dung của thư như sau:

5.1. Chỉn chu về hình thức

Có rất nhiều đối tác khó tính trong việc lựa chọn doanh nghiệp cùng đầu tư, chính vì thế mà bạn cần chỉn chu bức thư của mình từ nội dung cho đến hình thức. Một bức thư mời hợp tác bằng tiếng Anh với hình thức chỉn chu được thể hiện trên các phương diện như:

- Không sai chính tả, không mắc các lỗi trình bày cơ bản, sẽ thật khó chịu khi đọc một bức thư có nhiều lỗi sai chính tả, nhìn vào bức thư dòng thì thụt vào dòng thò ra, font chữ, cỡ chữ trong thư không được thống nhất với nhau. Điều này sẽ khiến cho người đọc cảm thấy khó chịu vì không được tôn trọng.

- Nội dung thư chỉ dài khoảng ½ đến 1 trang giấy A4, thư mời hợp tác bằng tiếng Anh không nên quá dài. Khi viết nên ngắn gọn, súc tích và biết chọn lọc thông tin, nếu như quá dài sẽ khiến người đọc không xác định được trọng tâm của bức thư là gì, rất dễ gây nên hiểu lầm trong thư.

5.2. Chỉn chu về nội dung

Một nội dung chỉn chu sẽ được đầu tư rất kỹ càng khi biết sử dụng ngôn từ, câu văn phù hợp trong thư. Vừa thể hiện sự tôn trọng, lịch sự nhưng không kém phần thấu hiểu và thân mật. Bên cạnh đó nội dung trong thư cũng được trình bày đầy đủ các phần từ mở đầu cho đến kết thúc.

Với toàn bộ các thông tin về thư mời hợp tác bằng tiếng Anh cùng với hướng dẫn cách viết trong bài viết này rất mong sẽ có ích cho bạn.

mau-thu-moi-hop-tac.docx