Quay lại

Tìm hiểu về lưu trữ hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp

Tác giả: Hồng Nguyễn - 21/01/2022

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử thì phía người bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử giống như lưu trữ hóa đơn giấy (trong vòng 10 năm). Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ giúp phía người mua chủ động hơn và giảm thiểu tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

1. Những nội dung liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử 

Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy bởi một trong những ưu điểm vượt trội là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Ngoài ra, khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử cũng là ưu điểm lớn của hình thức này. Tuy nhiên các doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo việc quản lý hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử diễn ra đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.

Lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hóa đơn điện tử 

Số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được lợi ích vượt trội và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn truyền thống ngày một nhiều. Hóa đơn điện tử không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.

1.1. Định dạng của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi bán hàng cần lưu trữ song song 2 file đó là PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn còn XML là file dữ liệu hóa đơn đồng thời cũng là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

File PDF sẽ thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có hình dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý bởi đây chỉ là bản thể hiện của file XML.

1.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiện nay có rất nhiều các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu, quản lý hóa đơn hiện đại và đa dạng nhằm giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo việc dữ liệu hóa đơn điện tử được đầy đủ, an toàn và dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Những cách để lưu trữ hóa đơn điện tử
Những cách để lưu trữ hóa đơn điện tử 

Lưu trữ hoá đơn điện tử được xem là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn mua bán, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn được lưu trữ trực tuyến nhằm đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

1.2.1. Hóa đơn đầu vào

Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu là một loại hình thái của hóa đơn đầu vào. Dựa trên quy định mà Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022. 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào: 

- Danh bạ Email nhà cung cấp mục đích để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này

- Lưu vào một Email riêng và Email này sẽ thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gửi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử

- Lập thư mục Google Drive với chính Email đó

- Sau khi nhận được Email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra ổ cứng lưu trữ ngoài (tránh trường hợp máy tính bị hư hỏng ổ cứng). Tiếp theo cần đổi tên file hóa đơn tương ứng với Mst, Tên người bán và Số hóa đơn. Sau đó mở hóa đơn ra để kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào, mục đích của công đoạn này để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu

- Upload lên thư mục Google Drive theo tháng/quý/năm tùy yêu cầu của doanh nghiệp

- Đồng bộ phần thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

1.2.2. Hóa đơn đầu ra

Giống với bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật dựa trên phương tiện điện tử. 

Cách lưu trữ đối với hóa đơn điện tử đầu ra
Cách lưu trữ đối với hóa đơn điện tử đầu ra 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra: 

- Trên máy tính, thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục 

- Tạo một Email riêng để xuất hóa đơn cho khách hàng

- Lập thư mục Google Drive với chính Email đó

- Định kỳ 1 tuần hoặc 1 tháng thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc copy vào USB, máy tính khác để lưu trữ

- Các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dự phòng hoặc định kỳ xin nhà cung cấp file backup dự phòng lưu trữ thêm

2. Một số điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử 

Để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đủ một số điều kiện sau:

2.1. Cơ sở pháp lý 

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý khi đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo tin cậy, uy tín về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử ngay từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn là thông tin vẫn còn đầy đủ và chưa bị thay đổi ngoại trừ thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Điều kiện lưu trữ cần biết
Điều kiện lưu trữ cần biết 

2.2. Tuân thủ quy định

Để lưu trữ hóa đơn điện tử thì cần tuân thủ các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Nội dung này đã được quy định rõ ràng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Một số quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, thông tin về việc tạo và phát hành hóa đơn,….

/5

Ngoài ra, còn cần đảm bảo quy định về hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành, nội dung phải giống như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn đồng thời đảm bảo tính chất lượng của công việc.

Cuối cùng là tuân thủ quy định về thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, gồm đầy đủ thông tin ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Cần tuân thủ đúng các quy định
Cần tuân thủ đúng các quy định 

Nhiều người thắc mắc khi lưu trữ hóa đơn điện tử thì có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Trên thực tế không có văn bản pháp luật liên quan đến hóa đơn quy định về điều này. Chỉ có quy định cho phép doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn bản giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa và thuận tiện cho việc phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về thông tin cũng như cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng qua những gì timviec365.vn vừa chia sẻ sẽ giúp các bạn cập nhật được nhiều thông tin bổ ích và mới mẻ. Đừng quên theo dõi trang để đón đọc nhiều bài viết hấp dẫn. 

Các loại hóa đơn thương mại

Trong kinh doanh, mua bán tồn tại rất nhiều các thể loại hóa đơn khác nhau. Dưới bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về các loại hóa đơn thương mại 

Các loại hóa đơn thương mại 

 

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype