Mã QR đăng nhập App

ico
Quay lại

Tìm hiểu về lưu trữ hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp

Tác giả: Hồng Nguyễn

Lần cập nhật gần nhất: 15/08/2024

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử thì phía người bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử giống như lưu trữ hóa đơn giấy (trong vòng 10 năm). Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ giúp phía người mua chủ động hơn và giảm thiểu tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

1. Những nội dung liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử 

Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy bởi một trong những ưu điểm vượt trội là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Ngoài ra, khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử cũng là ưu điểm lớn của hình thức này. Tuy nhiên các doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo việc quản lý hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử diễn ra đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.

Lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hóa đơn điện tử 

Số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được lợi ích vượt trội và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn truyền thống ngày một nhiều. Hóa đơn điện tử không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.

1.1. Định dạng của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi bán hàng cần lưu trữ song song 2 file đó là PDF và XML. Trong trường hợp đó, tệp PDF thể hiện phiên bản hóa đơn trong khi tệp XML chứa dữ liệu hóa đơn và giữ nguyên giá trị pháp lý trước khi thay đổi.

File PDF sẽ thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có hình dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý bởi đây chỉ là bản thể hiện của file XML.

1.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiện nay có rất nhiều các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu, quản lý hóa đơn hiện đại và đa dạng nhằm giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo việc dữ liệu hóa đơn điện tử được đầy đủ, an toàn và dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Những cách để lưu trữ hóa đơn điện tử
Những cách để lưu trữ hóa đơn điện tử 

Lưu trữ hoá đơn điện tử được xem là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn mua bán, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn được lưu trữ trực tuyến nhằm đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

1.2.1. Hóa đơn đầu vào

Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu là một loại hình thái của hóa đơn đầu vào. Dựa trên quy định mà Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2024/NĐ-CP thì tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2024. 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào: 

- Danh bạ Email nhà cung cấp mục đích để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này

- Lưu vào một Email riêng và Email này sẽ thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gửi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử

- Lập thư mục Google Drive với chính Email đó

- Khi đã nhận Email, bạn có thể tải về và lưu trữ trong thư mục trên máy tính hoặc sao chép ra ổ cứng lưu trữ ngoài để đề phòng trường hợp máy tính hoặc ổ cứng gặp sự cố. Tiếp theo cần đổi tên file hóa đơn tương ứng với Mst, Tên người bán và Số hóa đơn. Sau đó mở hóa đơn ra để kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào, mục đích của công đoạn này để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu

- Upload lên thư mục Google Drive theo tháng/quý/năm tùy yêu cầu của doanh nghiệp

- Đồng bộ phần thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

1.2.2. Hóa đơn đầu ra

Giống với bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật dựa trên phương tiện điện tử. 

Cách lưu trữ đối với hóa đơn điện tử đầu ra
Cách lưu trữ đối với hóa đơn điện tử đầu ra 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra: 

- Trên máy tính, thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục 

- Tạo một Email riêng để xuất hóa đơn cho khách hàng

- Lập thư mục Google Drive với chính Email đó

- Định kỳ 1 tuần hoặc 1 tháng thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc copy vào USB, máy tính khác để lưu trữ

- Các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dự phòng hoặc định kỳ xin nhà cung cấp file backup dự phòng lưu trữ thêm

2. Một số điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử 

Để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đủ một số điều kiện sau:

2.1. Cơ sở pháp lý 

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng tại Thông tư 32/2024/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý khi đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo tin cậy, uy tín về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử ngay từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn là thông tin vẫn còn đầy đủ và chưa bị thay đổi ngoại trừ thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Điều kiện lưu trữ cần biết
Điều kiện lưu trữ cần biết 

2.2. Tuân thủ quy định

Để lưu trữ hóa đơn điện tử thì cần tuân thủ các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Nội dung này đã được quy định rõ ràng theo Thông tư 39/2024/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2024/NĐ-CP. Một số quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, thông tin về việc tạo và phát hành hóa đơn,….

/5

Ngoài ra, còn cần đảm bảo quy định về hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành, nội dung phải giống như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn đồng thời đảm bảo tính chất lượng của công việc.

Cuối cùng là tuân thủ quy định về thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, gồm đầy đủ thông tin ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Cần tuân thủ đúng các quy định
Cần tuân thủ đúng các quy định 

Nhiều người thắc mắc khi lưu trữ hóa đơn điện tử thì có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Trên thực tế không có văn bản pháp luật liên quan đến hóa đơn quy định về điều này. Chỉ có quy định cho phép doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn bản giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa và thuận tiện cho việc phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về thông tin cũng như cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng qua những gì timviec365.vn vừa chia sẻ sẽ giúp các bạn cập nhật được nhiều thông tin bổ ích và mới mẻ. Đừng quên theo dõi trang để đón đọc nhiều bài viết hấp dẫn. 

Các loại hóa đơn thương mại

Trong kinh doanh, mua bán tồn tại rất nhiều các thể loại hóa đơn khác nhau. Dưới bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về các loại hóa đơn thương mại 

Các loại hóa đơn thương mại 

 

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý