Tìm hiểu về lưu trữ hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp

1. Những nội dung liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử 

Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy bởi một trong những ưu điểm vượt trội là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Ngoài ra, khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử cũng là ưu điểm lớn của hình thức này. Tuy nhiên các doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo việc quản lý hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử diễn ra đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.

Số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được lợi ích vượt trội và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn truyền thống ngày một nhiều. Hóa đơn điện tử không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.

1.1. Định dạng của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi bán hàng cần lưu trữ song song 2 file đó là PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn còn XML là file dữ liệu hóa đơn đồng thời cũng là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

File PDF sẽ thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có hình dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý bởi đây chỉ là bản thể hiện của file XML.

1.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiện nay có rất nhiều các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu, quản lý hóa đơn hiện đại và đa dạng nhằm giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo việc dữ liệu hóa đơn điện tử được đầy đủ, an toàn và dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Lưu trữ hoá đơn điện tử được xem là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn mua bán, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn được lưu trữ trực tuyến nhằm đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

1.2.1. Hóa đơn đầu vào

Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu là một loại hình thái của hóa đơn đầu vào. Dựa trên quy định mà Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022. 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào: 

- Danh bạ Email nhà cung cấp mục đích để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này

- Lưu vào một Email riêng và Email này sẽ thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gửi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử

- Lập thư mục Google Drive với chính Email đó

- Sau khi nhận được Email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra ổ cứng lưu trữ ngoài (tránh trường hợp máy tính bị hư hỏng ổ cứng). Tiếp theo cần đổi tên file hóa đơn tương ứng với Mst, Tên người bán và Số hóa đơn. Sau đó mở hóa đơn ra để kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào, mục đích của công đoạn này để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu

- Upload lên thư mục Google Drive theo tháng/quý/năm tùy yêu cầu của doanh nghiệp

- Đồng bộ phần thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

1.2.2. Hóa đơn đầu ra

Giống với bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật dựa trên phương tiện điện tử. 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra: 

- Trên máy tính, thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục 

- Tạo một Email riêng để xuất hóa đơn cho khách hàng

- Lập thư mục Google Drive với chính Email đó

- Định kỳ 1 tuần hoặc 1 tháng thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc copy vào USB, máy tính khác để lưu trữ

- Các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dự phòng hoặc định kỳ xin nhà cung cấp file backup dự phòng lưu trữ thêm

2. Một số điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử 

Để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đủ một số điều kiện sau:

2.1. Cơ sở pháp lý 

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý khi đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo tin cậy, uy tín về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử ngay từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn là thông tin vẫn còn đầy đủ và chưa bị thay đổi ngoại trừ thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2.2. Tuân thủ quy định

Để lưu trữ hóa đơn điện tử thì cần tuân thủ các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Nội dung này đã được quy định rõ ràng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Một số quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, thông tin về việc tạo và phát hành hóa đơn,….

/5

Ngoài ra, còn cần đảm bảo quy định về hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành, nội dung phải giống như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn đồng thời đảm bảo tính chất lượng của công việc.

Cuối cùng là tuân thủ quy định về thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, gồm đầy đủ thông tin ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Nhiều người thắc mắc khi lưu trữ hóa đơn điện tử thì có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Trên thực tế không có văn bản pháp luật liên quan đến hóa đơn quy định về điều này. Chỉ có quy định cho phép doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn bản giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa và thuận tiện cho việc phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về thông tin cũng như cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng qua những gì timviec365.vn vừa chia sẻ sẽ giúp các bạn cập nhật được nhiều thông tin bổ ích và mới mẻ. Đừng quên theo dõi trang để đón đọc nhiều bài viết hấp dẫn.