Quay lại

Cách tạo mẫu bảng chấm công theo ca trên Excel dễ dàng và nhanh chóng

Tác giả: Hoàng Thúy Nga - 11/10/2021

Trong một hoạt động của công ty, doanh nghiệp, việc tính lương cho nhân viên dựa theo chấm công theo ca là việc làm vô cùng cần thiết và quan trọng. Các bộ phận nhân sự, kế toán trong công ty, doanh nghiệp thì việc tạo bảng chấm công theo ca là công việc cơ bản cần phải biết. Tạo bảng chấm công hợp lý và hiệu quả góp phần giảm thiểu thời gian cũng như tăng thêm hiệu quả công việc. Vậy cách tạo mẫu bảng chấm công theo ca ra sao? Cùng timviec365.vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

1. Bảng chấm công theo ca là gì?

Bảng chấm công được xem là tài liệu để theo dõi thời gian và tình hình đi làm thực tế của nhân viên. Bao gồm các ngày công đi làm trong tháng, ngày nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng,... Vì vậy, để dễ theo dõi và quản lý, bảng chấm công thường được lập trên file Excel.

Khái niệm bảng chấm công theo ca
Khái niệm bảng chấm công theo ca

Việc chấm công theo ca sẽ phân theo phòng, ban của công ty, được chuyển đến từng bộ phận. Sau đó, bảng chấm công sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để tổng hợp. Bảng chấm công sẽ là căn cứ để tính lương cũng như trả lương cho người lao động.

Doanh nghiệp hay công ty có thể tự thiết kế cho mình một bảng chấm công theo ca riêng để tiện phục vụ cho việc tính lương cho nhân viên. Miễn là bảng chấm công đó vẫn đầy đủ nội dung chủ yếu và dễ dàng trong công tác quản lý nhân viên, phòng ban.

Bạn có thể tải mẫu bảng chấm công theo ca ngay dưới đây:

Tải xuống ngay

2. Cách tạo mẫu bảng chấm công theo ca trên file Excel

2.1. Yêu cầu của chấm công theo ca

Trước khi đến với phần tạo bảng mẫu chấm công theo ca, bạn cần biết được các yêu cầu của việc chấm công theo ca. Việc chấm công theo ca có thể hiểu là đầu ca là lúc người lao động bắt đầu làm việc, cuối ca sẽ là thời gian kết thúc giờ làm việc.

Yêu cầu của bảng chấm công theo ca
Yêu cầu của bảng chấm công theo ca

Trong một ngày có thể chia từ 2 cho đến 3 ca làm việc, mỗi ca 8 giờ đồng hồ. Trong tuần và trong tháng, các nhân viên có thể dễ dàng và linh động thay đổi các ca làm việc với nhau. Mỗi ca làm việc, nhân viên đều có thể làm thêm giờ. Thời gian làm việc trong ngày không được vượt quá 8 tiếng, nếu vượt quá thì được tính là làm thêm giờ hay tăng ca.

Vì vậy, khi nhìn vào bảng chấm công, mỗi nhân viên đều biết được thời gian cụ thể làm việc, mỗi ngày làm những ca nào và làm bao nhiêu giờ trong 1 ca, trong ca đó có làm thêm giờ hay không và cụ thể là làm thêm bao nhiêu giờ, tổng số giờ làm việc chính thức và tổng số giờ tăng ca (làm thêm giờ). Ngoài ra, các yếu tố như nghỉ phép, nghỉ theo chế độ hoặc nghỉ không phép cần phải được ghi chú rõ ràng.

Bảng chấm công theo ca là giải pháp quản lý nhân viên hiệu quả
Bảng chấm công theo ca là giải pháp quản lý nhân viên hiệu quả

Sau khi đã nắm được những yêu cầu về bảng chấm công, chúng ta cùng tìm hiểu cách xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca trên file Excel nhé!

2.2. Cách lập mẫu bảng chấm công theo ca trên Excel

Khi lập bảng chấm công theo ca trên file Excel, bạn cần thực hiện từng bước 1 và tuân thủ các quy trình đề ra. Một bảng chấm công chính xác, đầy đủ cần được thực hiện theo đúng yêu cầu để dễ dàng quản lý nhân viên và đảm bảo tính công bằng, chính xác.

2.2.1. Tạo bố cục cho bảng chấm công theo ca

Khi xây dựng bố cục bảng chấm công theo ca cho nhân viên trên file Excel, mỗi nhân viên sẽ có 4 hàng để thể hiện được những thông tin cần thiết. Cụ thể:

- 3 dòng hoàn thiện, tương ứng với 3 ca làm việc trong ngày, theo dõi số công theo từng ca. Qua đó, việc theo dõi thời gian làm việc và số buổi cụ thể của từng ca sẽ dễ dàng hơn.

- Một dòng sẽ là thời gian tăng ca tương ứng (có thể ký hiệu là TC hoặc OT), bạn có thể ghi chú cụ thể và rõ ràng để có thể nhận biết.

Xây dựng bố cục cho bảng chấm công
Xây dựng bố cục cho bảng chấm công

- Chia các cột thành các ngày trong tháng tương ứng, mỗi tháng chấm công hầu hết sẽ có từ 30 – 31 ngày, tương ứng với các cột theo ngày được đánh số thứ tự.

Sau đó, nếu bạn muốn xác định ngày đang xem là ngày bao nhiêu, chúng ta có thể thực hiện công thức xác định ngày tại dòng số 4. Hàm Date được sử dụng dựa trên Năm là năm hiện tại, tháng sẽ là số tương ứng với dòng B2, ngày tương ứng tại dòng D3.

Nếu bạn muốn thực hiện việc định dạng ngày trên bảng chấm công theo ca về tiếng Anh, hãy sử dụng Custome Format. Sau đó, tại dòng số 4, bạn chọn Format cells, nhấn Custome, điền các thông tin vào Type là 3 chữ “ddd”. Kết quả giá trị Ngày sẽ được hiển thị ở ngay dòng số 4. Cuối cùng, để hoàn thành bố cục, bạn chỉ cần kẻ khung, tô màu hoặc căn chỉnh độ rộng, cỡ chữ,... giúp bảng biểu của bạn đẹp mắt và hài hòa cũng như tiện theo dõi hơn.

2.2.2. Cách chấm công theo ca vào bảng chấm công

Sau khi đã xây dựng được bố cục bảng chấm công hoàn chỉnh trên Excel, bạn cần thực hiện bước tiếp theo là tiến hành chấm công theo ca vào trong bảng. Bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi bắt đầu để kết quả được chính xác và hiệu quả. Tìm hiểu kỹ càng sẽ giúp bạn quản lý thời gian làm việc của nhân viên, quản lý lương được thực hiện 1 cách dễ dàng, tránh những sai sót không đáng có.

Cách chấm công theo ca
Cách chấm công theo ca

Bạn cũng cần lưu ý một số mục dưới đây;

- Đối với việc chấm công theo từng ca 1, việc sử dụng ký hiệu hoặc số giờ là cách đơn giản giúp bạn có thể quản lý được chính xác và toàn diện.

- Còn đối với việc chấm công về thời gian tăng ca, làm thêm giờ thì cần hiển thị trực tiếp bằng số giờ làm của từng ngày công.

- Đặc biệt, việc bạn chấm công làm thêm giờ cần chuẩn theo từng ngày, thể hiện rõ ràng và cụ thể trong từng ca để tránh sai sót, không khớp lương,...

Bạn có thể sử dụng các ký hiệu cụ thể để quá trình chấm công theo ca trong bảng Excel dễ dàng hơn. Ví dụ: Đi làm trong ca là X, P là nghỉ phép, nghỉ không phép sẽ là K.

Mỗi ngày, một nhân viên chỉ có một ca được chấm, nếu số giờ làm tăng cao thì cần chấm kèm trong ngày hôm đó. Khi đó, bạn sẽ có được bảng chấm công chuẩn cho từng nhân viên thực hiện tốt nhất. Khi đó, quá trình tính công của bạn sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.

2.2.3. Cách tính công cuối tháng cho nhân viên

Từ bảng chấm công theo ca trên Excel kể trên, khi bạn ứng dụng thích hợp sẽ là cơ sở để bạn thực hiện tính lương dễ dàng theo đúng yêu cầu. Nếu bạn tính từng công cuối tháng cho từng nhân viên thì sử dụng hàm COUNTIF để việc đếm công trong ca đó được thực hiện tốt, nhanh và tránh sai sót xảy ra. Cách sử dụng hàm COUNTIF như sau:

- Số ca làm (X) bạn sẽ tính bằng công thức: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)

Tính lương cuối tháng cho nhân viên
Tính lương cuối tháng cho nhân viên

- Số ngày nghỉ phép (P) thì được tính bằng công thức: =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)

- Số ngày nghỉ không phép (K) được tính bằng công thức sau: =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)

- Cuối cùng, bạn sử dụng hàm SUM để tính được tổng số giờ làm thêm hoặc tăng ca với công thức là: =SUM([Vùng chấm công])

Như vậy, qua bài viết này, bạn đã biết cách lập mẫu bảng chấm công theo ca hay chưa? Việc lập bảng chấm công theo ca cần đúng yêu cầu đề ra, đầy đủ các mục để đảm bảo được tính công bằng và chính xác. Bạn cũng sẽ dễ dàng quản lý giờ làm của nhân viên trong công ty và góp phần vào việc quản lý nhân viên trong công ty, doanh nghiệp. Bảng chấm công chính xác và đúng yêu cầu là cơ sở để tạo được cơ sở dữ liệu đơn giản và dễ dàng quản lý trong doanh nghiệp.

Tổng hợp công từ máy chấm công

Lợi ích của tổng hợp công từ máy chấm công là gì? Các bước xử lý số liệu cơ bản trên máy chấm công thông dụng là gì? Cách tính công và lương trên máy chấm công cho doanh nghiệp là gì? Xem ngay bài viết bên dưới để có câu trả lời nhé!

Tổng hợp công từ máy chấm công

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý