Cách tạo mẫu bảng chấm công theo ca trên Excel dễ dàng và nhanh chóng

1. Bảng chấm công theo ca là gì?

Bảng chấm công được xem là tài liệu để theo dõi thời gian và tình hình đi làm thực tế của nhân viên. Bao gồm các ngày công đi làm trong tháng, ngày nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng,... Vì vậy, để dễ theo dõi và quản lý, bảng chấm công thường được lập trên file Excel.

Việc chấm công theo ca sẽ phân theo phòng, ban của công ty, được chuyển đến từng bộ phận. Sau đó, bảng chấm công sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để tổng hợp. Bảng chấm công sẽ là căn cứ để tính lương cũng như trả lương cho người lao động.

Doanh nghiệp hay công ty có thể tự thiết kế cho mình một bảng chấm công theo ca riêng để tiện phục vụ cho việc tính lương cho nhân viên. Miễn là bảng chấm công đó vẫn đầy đủ nội dung chủ yếu và dễ dàng trong công tác quản lý nhân viên, phòng ban.

Bạn có thể tải mẫu bảng chấm công theo ca ngay dưới đây:

mau-bang-cham-cong-theo-ca-co-tang-ca.xlsx

2. Cách tạo mẫu bảng chấm công theo ca trên file Excel

2.1. Yêu cầu của chấm công theo ca

Trước khi đến với phần tạo bảng mẫu chấm công theo ca, bạn cần biết được các yêu cầu của việc chấm công theo ca. Việc chấm công theo ca có thể hiểu là đầu ca là lúc người lao động bắt đầu làm việc, cuối ca sẽ là thời gian kết thúc giờ làm việc.

Trong một ngày có thể chia từ 2 cho đến 3 ca làm việc, mỗi ca 8 giờ đồng hồ. Trong tuần và trong tháng, các nhân viên có thể dễ dàng và linh động thay đổi các ca làm việc với nhau. Mỗi ca làm việc, nhân viên đều có thể làm thêm giờ. Thời gian làm việc trong ngày không được vượt quá 8 tiếng, nếu vượt quá thì được tính là làm thêm giờ hay tăng ca.

Vì vậy, khi nhìn vào bảng chấm công, mỗi nhân viên đều biết được thời gian cụ thể làm việc, mỗi ngày làm những ca nào và làm bao nhiêu giờ trong 1 ca, trong ca đó có làm thêm giờ hay không và cụ thể là làm thêm bao nhiêu giờ, tổng số giờ làm việc chính thức và tổng số giờ tăng ca (làm thêm giờ). Ngoài ra, các yếu tố như nghỉ phép, nghỉ theo chế độ hoặc nghỉ không phép cần phải được ghi chú rõ ràng.

Sau khi đã nắm được những yêu cầu về bảng chấm công, chúng ta cùng tìm hiểu cách xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca trên file Excel nhé!

2.2. Cách lập mẫu bảng chấm công theo ca trên Excel

Khi lập bảng chấm công theo ca trên file Excel, bạn cần thực hiện từng bước 1 và tuân thủ các quy trình đề ra. Một bảng chấm công chính xác, đầy đủ cần được thực hiện theo đúng yêu cầu để dễ dàng quản lý nhân viên và đảm bảo tính công bằng, chính xác.

2.2.1. Tạo bố cục cho bảng chấm công theo ca

Khi xây dựng bố cục bảng chấm công theo ca cho nhân viên trên file Excel, mỗi nhân viên sẽ có 4 hàng để thể hiện được những thông tin cần thiết. Cụ thể:

- 3 dòng hoàn thiện, tương ứng với 3 ca làm việc trong ngày, theo dõi số công theo từng ca. Qua đó, việc theo dõi thời gian làm việc và số buổi cụ thể của từng ca sẽ dễ dàng hơn.

- Một dòng sẽ là thời gian tăng ca tương ứng (có thể ký hiệu là TC hoặc OT), bạn có thể ghi chú cụ thể và rõ ràng để có thể nhận biết.

- Chia các cột thành các ngày trong tháng tương ứng, mỗi tháng chấm công hầu hết sẽ có từ 30 – 31 ngày, tương ứng với các cột theo ngày được đánh số thứ tự.

Sau đó, nếu bạn muốn xác định ngày đang xem là ngày bao nhiêu, chúng ta có thể thực hiện công thức xác định ngày tại dòng số 4. Hàm Date được sử dụng dựa trên Năm là năm hiện tại, tháng sẽ là số tương ứng với dòng B2, ngày tương ứng tại dòng D3.

Nếu bạn muốn thực hiện việc định dạng ngày trên bảng chấm công theo ca về tiếng Anh, hãy sử dụng Custome Format. Sau đó, tại dòng số 4, bạn chọn Format cells, nhấn Custome, điền các thông tin vào Type là 3 chữ “ddd”. Kết quả giá trị Ngày sẽ được hiển thị ở ngay dòng số 4. Cuối cùng, để hoàn thành bố cục, bạn chỉ cần kẻ khung, tô màu hoặc căn chỉnh độ rộng, cỡ chữ,... giúp bảng biểu của bạn đẹp mắt và hài hòa cũng như tiện theo dõi hơn.

2.2.2. Cách chấm công theo ca vào bảng chấm công

Sau khi đã xây dựng được bố cục bảng chấm công hoàn chỉnh trên Excel, bạn cần thực hiện bước tiếp theo là tiến hành chấm công theo ca vào trong bảng. Bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi bắt đầu để kết quả được chính xác và hiệu quả. Tìm hiểu kỹ càng sẽ giúp bạn quản lý thời gian làm việc của nhân viên, quản lý lương được thực hiện 1 cách dễ dàng, tránh những sai sót không đáng có.

Bạn cũng cần lưu ý một số mục dưới đây;

- Đối với việc chấm công theo từng ca 1, việc sử dụng ký hiệu hoặc số giờ là cách đơn giản giúp bạn có thể quản lý được chính xác và toàn diện.

- Còn đối với việc chấm công về thời gian tăng ca, làm thêm giờ thì cần hiển thị trực tiếp bằng số giờ làm của từng ngày công.

- Đặc biệt, việc bạn chấm công làm thêm giờ cần chuẩn theo từng ngày, thể hiện rõ ràng và cụ thể trong từng ca để tránh sai sót, không khớp lương,...

Bạn có thể sử dụng các ký hiệu cụ thể để quá trình chấm công theo ca trong bảng Excel dễ dàng hơn. Ví dụ: Đi làm trong ca là X, P là nghỉ phép, nghỉ không phép sẽ là K.

Mỗi ngày, một nhân viên chỉ có một ca được chấm, nếu số giờ làm tăng cao thì cần chấm kèm trong ngày hôm đó. Khi đó, bạn sẽ có được bảng chấm công chuẩn cho từng nhân viên thực hiện tốt nhất. Khi đó, quá trình tính công của bạn sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.

2.2.3. Cách tính công cuối tháng cho nhân viên

Từ bảng chấm công theo ca trên Excel kể trên, khi bạn ứng dụng thích hợp sẽ là cơ sở để bạn thực hiện tính lương dễ dàng theo đúng yêu cầu. Nếu bạn tính từng công cuối tháng cho từng nhân viên thì sử dụng hàm COUNTIF để việc đếm công trong ca đó được thực hiện tốt, nhanh và tránh sai sót xảy ra. Cách sử dụng hàm COUNTIF như sau:

- Số ca làm (X) bạn sẽ tính bằng công thức: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)

- Số ngày nghỉ phép (P) thì được tính bằng công thức: =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)

- Số ngày nghỉ không phép (K) được tính bằng công thức sau: =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)

- Cuối cùng, bạn sử dụng hàm SUM để tính được tổng số giờ làm thêm hoặc tăng ca với công thức là: =SUM([Vùng chấm công])

Như vậy, qua bài viết này, bạn đã biết cách lập mẫu bảng chấm công theo ca hay chưa? Việc lập bảng chấm công theo ca cần đúng yêu cầu đề ra, đầy đủ các mục để đảm bảo được tính công bằng và chính xác. Bạn cũng sẽ dễ dàng quản lý giờ làm của nhân viên trong công ty và góp phần vào việc quản lý nhân viên trong công ty, doanh nghiệp. Bảng chấm công chính xác và đúng yêu cầu là cơ sở để tạo được cơ sở dữ liệu đơn giản và dễ dàng quản lý trong doanh nghiệp.