Các mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Tổng quan về mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện

1.1. Các thông tin cần có trong mẫu kịch bản chương trình

Một kịch bản trên thực tế đó chính là bản tổng hợp đầy đủ các thông tin liên quan về chương trình tổ chức sự kiện đó. Vậy nên điều đầu tiên mà các bạn cần làm trước khi đặt bút cho kịch bản của mình đó là phải thu nhập đầy đủ các thông tin. Thông tin càng đầy đủ thì  kịch bản càng chi tiết và những người chịu trách nhiệm trong từng khâu sẽ nhờ vậy mà thực hiện công việc triệt để, chỉn chu hơn. Với thông tin về chương trình tổ chức sự kiện, ngoài việc thu nhập đơn thuần các bạn cũng cần nghiên cứu và phân tích để vạch ra một định hướng chuẩn xác nhất. Các thông tin chính cần có trong kịch bản này đó là:

• Mục đích của chương trình sự kiện 
• Thông điệp của chương trình sự kiện 
• Đối tượng hướng đến của chương trình sự kiện 
• Địa điểm tổ chức chương trình sự kiện 
• Thời gian tổ chức chương trình sự kiện 
• Cách thức tổ chức chương trình sự kiện
• Ngân sách tổ chức chương trình sự kiện 
• Timeline của chương trình 

1.2. Kết cấu nội dung 

Một kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chưa đề cập đến việc hấp dẫn như thế nào song trước tiên phải đầy đủ nội dung. Bao gồm: Mở đầu, Nội dung chính và Kết thúc. Trong đó phần mở đầu hay còn được gọi là mở màn thường được bố trí bởi các tiết mục văn nghệ. Mục đích là để tập trung khán giả cũng như khuấy động chương trình. Đồng thời nó cũng là thời gian để cho những người có nhiệm vụ chuẩn bị vào vị trí. Phần này có thể có MC dẫn hay không, vì nó là một phần phụ song vẫn phải ghi vào trong kịch bản để thành viên ban tổ chức có thể ước lượng thời gian và khớp với chương trình chính. 

Phần thứ hai là một phần quan trọng nhất - nội dung chính của chương trình. Phần này sẽ có khai mạc - các tiểu phần và bế mạc chương trình. Bắt đầu từ đây, vai trò của MC và kịch bản dẫn chương trình sẽ được sử dụng. Phần này cần được ghi rõ theo timeline, khách mời, mô tả, lưu ý chuẩn bị, … ở trong kịch bản tổng quát. Đặc biệt khách mời phải được ghi rõ tên, đơn vị công tác hay quyền hạn để tránh sai sót khi giới thiệu. Và cuối cùng bế mạc lại chương trình bằng những lời chia sẻ và thông điệp. Đôi khi bế mạc chương trình cũng kèm theo một tiết mục văn nghệ hay lời phát biểu nào đó của một người có vai trò lớn nhất trong sự kiện đó (hay chủ nhân sự kiện). 

Việc làm tổ chức sự kiện tại Hồ Chí Minh

2. Các phân loại mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện 

2.1. Phân loại theo thể loại chương trình 

Khi các bạn xây dựng một kịch bản chương trình tổ chức sự kiện điều quan trọng đó là các bạn sẽ phải xác định được loại chương trình đó là gì. Bởi lẽ mỗi loại chương trình sẽ có bố cục cũng như cách thức triển khai khác nhau. Ví dụ với chương trình sự kiện tri ân nó sẽ khác với chương trình sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Về đối tượng người tham gia khác nhau, quy mô tổ chức khác nhau cũng như mục đích cuối cùng của sự kiện cũng khác nhau. Đồng thời kể cả là cùng một loại hình là ra mắt sản phẩm mới song với sản phẩm dịch vụ nó sẽ khác với sản phẩm vật chất. Vậy nên việc phân loại kịch bản chương trình tổ chức sự kiện theo thể loại của chương trình đó sẽ giúp các bạn có được một bản kế hoạch đánh trúng tâm lý khách hàng hơn, vô hình chung giúp bạn tiết kiệm được tối đa nguồn lực và nguồn tiền song vẫn đạt được hiệu quả cao.  

2.2. Phân loại theo mục đích sử dụng 

Ngoài cách phân loại trên thì các bạn cũng có thể xác định loại kịch bản của mình theo mục đích sử dụng. Ở đây các bạn cần phải nắm được rằng đối tượng sẽ sử dụng kịch bản của mình là ai, từ đó xác định mục đích, mục muốn sử dụng để lên một kịch bản cụ thể nhất. Thông thường trong một chương trình tổ chức sự kiện sẽ có 3 nhóm đối tượng cần đến kịch bản đó là:

MC/Dẫn chương trình: Sẽ cần đến một kịch bản để có thể dẫn dắt, liên kết giữa các phần trong một chương trình, mục đích lôi kéo và giữ chân khán giản 

Các thành viên tổ chức sự kiện: Sẽ cần đến một kịch bản về timeline chương trình cũng như tổng quát về chi phí, chuẩn bị, … để có thể phân công nhiệm vụ rõ ràng và xác định công việc cho từng thành viên. 

Đội ngũ kỹ thuật: Sẽ cần đến một kịch bản về các tiết mục trong chương trình, cũng dưới dạng timeline song sẽ nhấn mạnh về chỉ đạo, điều phối âm thanh ánh sáng 

Nhìn chung, người viết kịch bản sẽ chỉ cần 2 loại kịch bản đó là kịch bản tổng quát (timeline) để gửi cho thành viên tổ chức và đội kỹ thuật, ngoài ra có thêm kịch bản chi tiết về lời dẫn cho MC. 

3. Một số lưu ý khi viết kịch bản chương trình tổ chức sự kiện 

3.1. Mạch liên kết của các phần

Có một sai lầm mà nhiều người hay mắc phải khi viết kịch bản chương trình tổ chức sự kiện đó là mạch liên kết các phần. Vậy nên các bạn cần chú ý hạn chế tình trạng để cho các tiết mục hay các phần trở nên rời rạc với nhau. Như thế khán giả sẽ vô cùng khó tiếp cận đồng thời thông điệp không được truyền tải một cách trọn vẹn nhất. Đương nhiên muốn xây dựng được mạch liên kết trong kịch bản chương trình bạn cần phải có một ý tưởng và nó được suôn suốt và nhấn mạnh từ đầu chương trình cho đến khi kết thúc. Liên kết đó có thể được tạo nên bởi cách nhắc lại liên tục hay chia nhỏ thành các ý con để đúc kết thành một ý chính. Thí dụ: với sự kiện về chia tay sinh viên cuối cấp, khi bạn lấy ý tưởng là hoài niệm thì chủ đề đó sẽ bám víu hết đến các tiết mục trong chương trình, từ âm nhạc, cảm xúc cho đến cả trang phục, … Đó là một kỹ năng cực kỳ quan trọng với những người làm sự kiện.  

Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

3.2. Thời lượng các phần 

Tiếp theo đó là thời lượng của các phần. Đây cũng là một phần cần lưu ý khi xây dựng một mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện. Bởi lẽ thời gian dự kiến diễn ra chương trình sẽ là cố định, nếu thời lượng của một phần nào đó bị quá rôi dài sẽ khiến cho các phần sau không được diễn ra trọn vẹn, hay sẽ kéo dài thời gian chương trình. Trong ngành, người ta gọi hiện tượng này là cháy chương trình. Vậy nên bạn cần ghi rõ thời lượng cố định của các phần được phép, đặc biệt chú ý với các phần về giao lưu, trò chơi hay phát biểu. Mặc dù đây có thể xem là vai trò của người dẫn chương trình xong người viết kịch bản phải hướng dẫn cũng như chỉ định cặn kẽ về thời gian ngay trong kịch bản timeline của mình. Nếu những phần được phép kéo dài thời gian thì cần có các kế hoạch dự phòng cho các phần sau đó của chương trình. 

3.3. Key Moment của sự kiện 

Cuối cùng, dù là kịch bản hay một bài văn, một bộ phim luôn có một điểm sáng nhất. Với kịch bản sự kiện nó gọi là key moment - điểm nhấn trong sự kiện. Khi viết kịch bản các bạn cần xác định rõ key moment của chương trình đồng thời sắp đặt nó đúng thời điểm hợp lý để tạo cú “wow” cho cả chương trình đó. Đồng thời nó cũng là cách khiến cho khán giả ấn tượng hơn với chương trình của bạn. Key moment trong kịch bản chương trình tổ chức sự kiện cần được mô tả một cách chi tiết, đồng thời chỉ đạo hướng dẫn sự hỗ trợ của âm thanh ánh sáng để đạt hiệu quả cao nhất. Thông thường key moment hay được lựa chọn đặt ở cuối chương trình. Song ở một vài sự kiện đặc biệt nó thậm chí được đặt ngay ở đâu hay một khoảnh khắc giữa chương trình. 

4. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hay 

4.1. Kịch bản timeline

Dưới đây sẽ là một mẫu kịch bản khai trương nhà hàng. Các bạn có thể từ đó suy ra để xây dựng một kế hoạch riêng của mình. Ví dụ:

Địa điểm: Số 123 Đường ABC, Quận Hoàng Mai, Hà Nội 

Thời gian dự kiến: Từ 17h đến 19h30 ngày 1/1/2024 

Từ 17h - 18h: PG của nhà hàng mặc đồng phục để tiếp đón khách hàng và hướng dẫn check in, chụp ảnh lưu niệm với tag, backgroud của chương trình, đồng thời đăng ký để nhận quà 

Từ 18h - 18h10: Văn nghệ khai mạc chương trình 

• Tiết mục 1: Bài hát “Ngày Mai” - Ca sĩ: Tóc Tiên - Phụ họa: Đội múa ABC
• Tiết mục 2: Nhảy Flashmob “Việt Nam ơi” - Nhóm nhảy ABC 
• Tiết mục 3: Ảo thuật lá bài - Ảo thuật gia: Hoàng Anh 

Từ 18h10 - 18h20: MC tuyên bố lý do, chủ nhà hàng anh Nguyễn Văn A phát biểu và bật bia khai tiệc 

Từ 18h20 - 18h30: Lễ cắt băng khai trương nhà hàng và treo biển tên nhà hàng 

Từ 18h30 - 19h: Bốc thăm trúng thưởng và trao giải 

Từ 19h - 19h30: Mời khách dự tiệc, trên sân khấu là các tiết mục múa hát từ đoàn văn nghệ bao gồm:

• Tiết mục 1: Ca khúc “Niềm tin chiến thắng” - Ca sỹ: Thu Hồng 
• Tiết mục 2: Nhảy Belly dance - Nhóm nhảy ABC 
• Tiết mục 3: Đồng diễn “Ngọn lửa đam mê” - Nhóm múa Mặt trời xanh 
• Tiết mục 4: Ca khúc “Gặp nhau giữa rừng mơ” - Song ca: Minh Hằng ft Dương Lâm 
• Tiết mục 5: Nhảy hiện đại “Solo” - Nhóm nhảy White Tiger 
• Tiết mục 6: Ca khúc “Mời em với đội của anh” - Ca sỹ: Big Daddy (ca sỹ khách mời) - Đoạn này phun khói, ánh sáng đa sắc chiếu vào ca sỹ. MC đi ra bế mạc chương trình và gửi lời cảm ơn đến các khách mời và người tham dự. 

Dự trù kinh phí:

• Tiền thuê khách mời: 5.000.000đ
• Tiền quà tặng give away: 2.000.000đ
• Kinh phí văn nghệ: 2.000.000đ
• Kinh phí in ấn và trang trí: 10.000.000đ
• Các khoản kinh phí khác: 5.000.000đ

=>Tổng: 24.000.000đ

Tìm việc làm online

4.2. Kịch bản dẫn chương trình 

Giả sử các bạn muốn tham khảo một kịch bản dành cho MC để dẫn chương trình thì nó sẽ bao gồm kịch bản timeline trên với các lời dẫn cụ thể chi tiết hơn. Các bạn có thể tải xuống theo file đính kèm dưới đây. 

MC DẪN 20_10.docx

Trên đây là toàn bộ những lưu ý về cách viết cũng như một số mẫu kế hoạch chương trình tổ chức sự kiện. Hy vọng rằng các bạn đã có được những kinh nghiệm và bí quyết giúp cho công việc của mình được thuận buồm xuôi gió.