Bảng mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện chi tiết nhất!

1. Bạn biết gì về nhân viên tổ chức sự kiện? 

Tham gia những chương trình, sự kiện lớn của doanh nghiệp, có lẽ phần lớn chúng ta chỉ quan tâm đến sự kiện đó hoành tráng đến mức nào, gồm những hoạt động nào và sẽ có điểm nhấn gì diễn ra trong bữa tiệc của những sự kiện này mà có lẽ quên đi vai trò cực kỳ quan trọng của những người chạy show lên kịch bản và đảm bảo sự vận hành xuyên suốt của sự kiện.

Họ là những nhân viên làm sự kiện hay những người làm Event. Trong bối cảnh, các chương trình, sự kiện trở thành một phần trong việc nâng cao giá trị thương hiệu, là dịp kết nối các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp thì nhân viên tổ chức sự kiện trở thành “mảnh đất màu mỡ” cho những bạn trẻ năng động và yêu thích sự kết nối. Với nhiệm vụ chính là lên ý tưởng, xây dựng nội dung và điều phối các chương trình, sự kiện diễn ra, nhân viên tổ chức sự kiện được nhiều tín đồ của việc làm sáng tạo theo đuổi. 

Bạn yêu thích sự năng động, các event và đang mong muốn tìm kiếm một vị trí công việc việc làm tổ chức sự kiện nhưng đang băn khoăn bản mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé. 

Việc làm Truyền thông

2. Bản mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện cụ thể nhất

Nằm ở vị trí giao thoa giữa ngành dịch vụ và truyền thông - quảng cáo, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện vì thế cũng bận rộn hơn rất nhiều nghề đặc thù. Chắc chỉ những ai đã  và đang trải qua vị trí này mới hiểu rằng, tổ chức sự kiện thực sự chỉ phù hợp với những ai năng động và yêu công việc sáng tạo và “chạy” nhiều. Với vai trò là những người chịu trách nhiệm cho một sự kiện diễn ra suôn sẻ, một nhân tổ chức sự kiện sẽ có mô tả công việc cụ thể như sau. 

Tìm hiểu: Lương tổ chức sự kiện có cao không?

2.1. Phối hợp với những bên liên quan lên ý tưởng và triển khai chương trình, sự kiện

Mô tả công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện được mở màn bằng việc tiếp nhận những yêu cầu của các phòng ban trong công ty và từ phía khách hàng để lên ý tưởng cụ thể cho sự kiện diễn ra. Đây được xem là công việc quan trọng nhất chi phối đến chất lượng của sự kiện và sự hài lòng của khách hàng dành cho đơn vị cung cấp sự kiện của bạn. Quá trình này mất thời gian khá lâu và thường diễn ra bởi sự tổng hợp các ý kiến giữa các bên liên quan. Trong đó, nhân viên tổ chức sẽ trao đổi cụ thể với khách hàng, từ đó đề xuất ý tưởng của mình đến khi nào tìm được tiếng nói chung. Quá trình này, không những yêu cầu ở bạn khả năng sáng tạo độc đáo mà phải am hiểu tâm lý khách hàng.

2.2. Xây dựng những bản đề xuất nội dung của chương trình, sự kiện để trình lên lãnh đạo

Sau khi đã thống nhất ý tưởng với các liên quan, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ là vị trí trực tiếp thảo kế hoạch cụ thể về những nội dụng cụ thể của sự kiện diễn ra. Bản thảo này không dừng lại ở việc gạch những đầu dòng với nội dung sơ lược mà là một bộ kịch bản đầy đủ bao gồm: Thời gian dự kiến tổ chức sự kiện, không gian dự kiến diễn ra, số lượng thành viên, những hoạt động có trong chương trình này, dự trù chi phí...Tất cả những điều này chỉ có thể thực tế hóa bằng việc xác nhận của lãnh đạo. Trong trường hợp, bản đề xuất có những nội dung không thực sự phù hợp, sếp - quản lý trực tiếp của bạn sẽ là người đóng góp ý tưởng trực tiếp và bạn sẽ điều chỉnh những thay đổi đó. Dĩ nhiên, có nhiều yếu tố phải quan tâm trong kịch bản này và sẽ không quá lạ lùng ngay trong những lần đầu tiên bạn lên kịch bản phải chỉnh sửa quá nhiều. Ở trường hợp đó, rút kinh nghiệm liên tục là một từ khóa.

Việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

2.3. Tìm kiếm và lựa chọn đơn vị cung cấp trang thiết bị, nhân sự

Nếu doanh nghiệp bạn đang làm có luôn những trang thiết bị, không gian phục vụ sự kiện đúng với yêu cầu cầu của khách hàng, điều này sẽ thật sự tuyệt vời. Thế nhưng, nếu nó chỉ là một lựa chọn bán thời gian trong những tổ chức mà nhân viên tổ chức sự kiện phải trách nhiệm từ A - Z, thì tìm kiếm, lựa chọn địa điểm để thuê, sắm sửa các trang thiết bị, phụ kiện cần thiết và chiêu mộ lực lượng nhân sự hỗ trợ buổi lễ là nhiệm vụ quan trọng tiếp theo sau khi đã xây dựng kịch bản xong xuôi. Đầu tiên, nhân viên tổ chức sự kiện liên hệ trực tiếp các bên phân phối trang thiết bị, đồ trang trí...để đặt hàng, thống nhất về giá cả và nhận “hàng” trước thềm buổi lễ diễn ra ít nhất 1 buổi. Một sự kiện hoành tráng với quy mô lớn hay nhỏ, chưa bao giờ là công sức của một cá nhân.

Trên thực tế, nhân sự phục vụ một sự kiện có lên đến với số lượng làm trăm người. Việc chiêu mộ và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận nhân sự cụ thể...là nhiệm vụ tiếp theo của nhân viên tổ chức sự kiện. Đăng các tin tuyển dụng tuyển dụng PG, PB, phục vụ bàn trong các bữa tiệc, Lễ tân...thực chất là một phần công việc được phân công cho nhân viên tổ chức sự kiện bởi quản lý trực tiếp.

2.4. “Chạy” sự kiện

Tuyển dụng nhân sự hay thuê địa điểm...chỉ là bước đầu tiên cho quá trình chạy sự kiện diễn ra. Và đây cũng là nội dung mô tả chính xác nhất của nghề tổ chức sự kiện. Không trực tiếp ra chào mời khách, không trang trí và phục vụ thức ăn hay đồ uống trong các sự kiện, nhưng với vai tro là “ban tổ chức”, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ điều phối và đảm bảo các hoạt động từ gọi điện cho khách mời, sắp xếp chỗ ngồi đầy đủ cho khách và khâu trang trí theo đúng kế hoạch ban đầu. 

2.5. Đảm bảo sự kiện  ra suôn sẻ

Bạn có biết một sự kiện trọn vẹn không chỉ được đảm bảo bằng sự đầy đủ trang thiết bị, chuyên nghiệp trong cách thức phục vụ, không gian đẹp...mà còn bởi độ an toàn. Nhân viên tổ chức sẽ không chỉ giám sát hoạt động diễn ra theo kế hoạch để mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng mà còn là những người trực tiếp kiểm tra những thiết bị sử dụng trong sự kiện để chắc chắn không có nguy hiểm xảy ra trong không gian đông đúc. 

Việc làm chuyên viên tổ chức sự kiện

Trên đây chính là những mô tả công việc cụ thể của nhân viên tổ chức sự kiện, chắc đến đây bạn đã có một cái nhìn cụ thể về công việc này rồi, đúng không? Nếu thấy thực sự phù hợp với mình, thì nắm bắt yêu cầu đầu vào của vị trí này ngay dưới đây nhé.

3. Yêu cầu công việc của nhân viên tổ chức sự kiện như thế nào? 

So với nhiều vị trí đặc thù như marketing, Biên tập hay kế toán...nhân viên tổ chức sự kiện có yêu cầu đầu vào đơn giản hơn rất nhiều. Tại vị trí này, ở cấp độ nhân viên, trình độ học vấn, kinh nghiệm không quá cao đang xuất hiện trên hầu hết các trang tin tuyển dụng. Hướng vào kỹ năng là chính, cho nên trình độ từ trung cấp trở lên là điều kiện cần để bạn gia nhập “cuộc chơi” của những tín đồ mê công việc tổ chức sự kiện này. Song tuy nhiên, vì là công việc dịch vụ phục vụ sự hài lòng của “thượng đế”, vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng bắt buộc ở ứng viên kỹ năng giao tiếp linh hoạt, sự năng động, khả năng làm việc dưới áp lực cao.

Ở một vài doanh nghiệp chuyên thực hiện nhiệm vụ tổ chức sự kiện, kinh nghiệm các hoạt động của bạn trong quá khứ có thể là thước đo để đánh giá khả năng được nhận và gắn bó với nghề này hay không. Ngoài ra, để mang lại các dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng, những kỹ năng sau đây bắt buộc bạn phải nằm lòng:

+ Khả năng đàm phán,thương lượng tốt

+ Có khả năng thuyết phục, có khả năng làm việc nhóm và độc lập cao

​+ Biết chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và các bên liên quan tốt.

Việc làm cộng tác viên tổ chức sự kiện

4. Quyền lợi của nhân viên tổ chức sự kiện, bạn đã biết?

Trở thành những nhân viên tổ chức sự kiện là cơ hội tốt để những bạn trẻ thể hiện khả năng sáng tạo và phát huy năng lực bản thân tại những môi trường năng động sáng tạo. Vì đầu vào không quá cao, do đó, các nhân viên sẽ được tổ chức, đào tạo nghiệp vụ tập trung, đây chính là cơ hội khác để rèn luyện kỹ năng mềm và phát triển những mối quan hệ. Điều này là cực kỳ cần thiết. Đặc biệt,mức thu nhập được khảo sát bởi timviec365.vn cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện dao động từ 7 - 10 triệu đồng/tháng. Ngoài mức lương tốt, cơ hội phát triển bản thân, các nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng được công ty đảm bảo bởi chế độ đãi ngộ hấp dẫn bằng chính sách về du lịch hằng năm và bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.

Việc làm online

Mong rằng, những thông tin trên đây xoay quanh những mô tả công việc của vị trí nhân viên tổ chức sự kiện của timviec365.vn sẽ thật sự hữu ích cho bạn trong quá trình định hướng công việc của mình và hoàn thành nhiệm vụ thật tốt nhé. Đừng quên truy cập thường xuyên vào timviec365.vn để săn tìm cho mình một vị trí công việc nhân viên tổ chức sự kiện hot nhất nhé. Thân ái!