Tổng hợp thông tin về máy chấm công thẻ giấy chi tiết cho bạn

1. Bạn hiểu như thế nào về máy chấm công thẻ giấy?

Chấm công là một hình thức quen thuộc của dân người lao động hiện nay. Có rất nhiều hình thức chấm công khác nhau, chấm công qua nhận diện khuôn mặt, chấm công qua xác nhận vân tay, chấm công qua phần mềm chấm công... Tuy nhiên, hình thức bắt đầu là máy chấm công thẻ giấy có lẽ là sớm hơn cả.

Vậy, máy chấm công thẻ giấy được hiểu là gì?

Máy chấm công thẻ giấy chính là máy xác nhận giờ giấc đi làm và tan làm của nhân viên. Với việc được cài đặt hiển thị thời gian, ngày tháng, máy chấm công thẻ giấy sẽ in ra giờ mà nhân viên đến và đi. Việc sử dụng máy chấm công thẻ giấy thì sẽ không cần phải cài đặt thẻ hay thực hiện việc cập nhật vân tay. Đây được xem là một ưu điểm nổi bật của máy chấm công thẻ giấy.

Hiện nay, máy chấm công thẻ giấy phù hợp với những đối tượng là các văn phòng nhỏ, các địa điểm mà nhân viên làm việc theo giờ như trong các nhà hàng, các khách sạn hay xí nghiệp,... Đây chủ yếu là những địa điểm làm việc muốn thực hiện việc chấm công nhanh, đơn giản và không quá phức tạp để các phòng ban khác nhau có thể sử dụng được. 

2. Ưu và nhược điểm của máy chấm công thẻ giấy ra sao?

Máy chấm công thẻ giấy có ưu và nhược điểm ra sao? Có nên sử dụng loại máy chấm công này hay không? Dưới đây sẽ là những phân tích về ưu và nhược điểm của máy chấm công bằng giấy để các bạn có thể tham khảo.

2.1. Những ưu điểm nổi bật

Việc sử dụng máy chấm công thẻ giấy có những ưu điểm như sau:

- Sử dụng máy chấm công thẻ giấy, việc lấy dấu vân tay, đăng ký thẻ từ là điều không cần thiết. Thay vào đó mỗi người sẽ được phát một tấm thẻ giấy để có thể thực hiện việc điểm danh.

- Máy chấm công thẻ giấy không yêu cầu với việc kết nối máy chấm công qua internet các hệ thống máy tính hay các phần mềm để cập nhật và tổng hợp. 

- Việc lắp đặt nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi. Không mất quá nhiều thời gian hay công sức để lắp đặt và đưa vào sử dụng. Cùng với đó chính là việc di chuyển một cách thuận tiện đến các địa điểm khác nhau.

- Chấm công với máy chấm công thẻ giấy cũng rất dễ để thực hiện. Chỉ cần đưa thẻ vào là máy chấm công thẻ giấy sẽ tự động in lên thẻ với thời gian chính xác. Tốc độ in của máy chấm công thẻ giấy nhanh, có khả năng chia ca chính xác cao với quy mô và số lượng lớn. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý của các doanh nghiệp cũng như tiết kiệm được thời gian cho việc chấm công.

- Thêm vào đó, máy chấm công thẻ giấy không chỉ có tính năng chấm công mà còn đi kèm với khá nhiều các tiện ích khác nhau. Có thể kể đến như chuông báo vào giờ, hết giờ, nghỉ giữa giờ, khả năng tự động cập nhật được thời gian, chuyển ca hay có màn hình hiển thị thông tin rõ ràng,... Điều tiện ích lớn ở máy chấm công thẻ giấy chính là khả năng không bị tác động bởi điện, hầu hết loại máy này đều có pin dự phòng vì thế mà máy chấm công thẻ giấy sẽ không bị tác động bởi điện.

Tìm hiểu thêm: Cách chỉnh giờ trên máy chấm công

Về phí, bạn có thể coi máy chấm công thẻ giấy là phải chăng và không quá đắt so với các loại máy chấm công hiện đại khác.

2.2. Những hạn chế còn tồn tại

Ưu điểm của máy chấm công thẻ giấy có khá nhiều. Thế nhưng, vẫn còn có những nhược điểm còn tồn tại. Có thể kể đến như:

- Với việc chấm công bằng thẻ giấy, thế nên những người lao động luôn luôn phải mang theo thẻ bên mình. Cùng với đó là việc đảm bảo cho thẻ được nguyên vẹn, không bị rách, nát hay ướt thì mới có thể thực hiện được việc chấm công.

- Sử dụng thẻ giấy chấm công nên nếu như không có người hay thiết bị giám sát thì việc chấm công hộ rất dễ để có thể thực hiện được.

- Mặc dù tiết kiệm thời gian cho việc chấm công, thế nhưng, việc tổng hợp, sẽ tốn khá nhiều thời gian nếu như sử dụng máy chấm công thẻ giấy. Do vì sẽ được thực hiện thông qua thẻ giấy, tất cả các hoạt động tổng hợp đều phải thực hiện bằng cách thủ công.

Đọc thêm: Máy chấm công zkteco

3. Các loại máy chấm công thẻ giấy trên thị trường hiện nay

Hiện nay, sử dụng máy chấm công thẻ giấy không còn là điều quá xa lạ nữa. trên thị trường cũng có rất nhiều các loại máy chấm công thẻ giấy khác nhau mà các bạn có thể tham khảo. Mỗi loại máy với nguồn gốc xuất xứ khác nhau, sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, một cách khái quát thì loại máy chấm công thẻ giấy này đều có những tính năng cơ bản đáp ứng được các nhu cầu của người sử dụng.

Những loại máy chấm công thẻ giấy được nhiều người tin tưởng sử dụng trên thị trường có thể kể đến như:

- Máy Ronald Jack của Malaysia.

- Máy Wise eye của Trung Quốc.

- Máy Robotron của Nhật Bản.

- Máy Timmy của Trung Quốc.

- Máy SEIKO của Nhật Bản.

Đây chính là những loại máy chấm công thẻ giấy thông dụng nhất hiện nay. Với những loại máy này sẽ có sự chênh lệch khác nhau về giá dựa trên thương hiệu, tính năng cũng như độ bền của máy. Trung bình, giá thành cho mỗi chiếc máy chấm công thẻ giấy sẽ dao động từ 2.750.000 đồng - 3.000.000 đồng. Đây là một mức giá khá rẻ và không quá đắt cho một chiếc máy chấm công thẻ giấy được đánh giá là khá tốt.

Xem thêm:  Việc làm kế toán

4. Cài đặt máy chấm công thẻ giấy như thế nào?

Để có thể sử dụng được máy chấm công thẻ giấy thì việc cài đặt được xem là điều đầu tiên cần được thực hiện. Vậy, các bước cài đặt máy chấm công thẻ giấy như thế nào?

Về cơ bản thì mỗi máy chấm công thẻ giấy của các hãng khác nhau sẽ kèm theo một tờ hướng dẫn cài đặt kèm theo đó. các bạn có thể dựa vào đó để thực hiện các bước cài đặt máy. Tuy nhiên, một cách khái quát thì máy chấm công thẻ giấy có thể được cài đặt như sau:

- Các phím trên bàn phím của máy chấm công thẻ giấy:

+ Từ phím F1 cho đến phím F5 sẽ là các phím chức năng.

+ Phím E chính là phím Enter, dùng để lưu lại các thao tác đã thực hiện.

+ Phím PRO dùng để lựa chọn các chương trình mà máy tích hợp.

+ Phím +/-: Tăng và giảm giá trị.

CV xin việc

Để thực hiện việc cài đặt về thời gian cho máy chấm công thẻ giấy thì các bạn có thể thực hiện các thao tác như sau: Nhấn phím F2, lúc này, màn hình sẽ hiển thị các con số với ý nghĩa là giờ - giờ - phút. Giờ ban đầu sẽ là định dạng giờ mà bạn để, có thể là 24 giờ hoặc 12 giờ. Còn giờ và phút sau đó chính là thời gian bình thường để bạn cho máy thực hiện việc chấm công. Muốn thay đổi bạn chỉ cần sử dụng các con số trên bàn phím và phím E để có thể lưu lại các sự thay đổi vừa thực hiện.

Còn nếu muốn thay đổi ngày tháng thì các bạn nhấn phím F1 và bắt đầu các thao tác như trên. Thông thường, các máy chấm công thẻ giấy đều sẽ hiển thị theo ngày - tháng - năm. Vì thế, các bạn cần lưu ý thứ tự xuất hiện để có thể đảm bảo cài đặt đúng thời gian.

Việc cài đặt và sử dụng máy chấm công thẻ giấy thực tế không quá khó. Chỉ cần tìm hiểu một chút là các bạn có thể thành thạo trong việc sử dụng máy chấm công thẻ giấy cho mình.
Trên đây là những thông tin chi tiết về máy chấm công thẻ giấy. Mong rằng bài viết này đã thực sự hữu ích với các bạn.

Xem thêm: Máy chấm công và kiểm soát cửa ra vào