Những điều cần biết về mô hình quản trị OKR dành cho bạn

1. Tổng quan về mô hình quản trị OKR

1.1. Tổng quan chung về mô hình quản trị OKR

Mô hình quản trị này đã xuất hiện và được áp dụng rộng rãi trên thế giới từ những năm 1970, do đó, có thể khẳng định rằng đây hoàn toàn không phải là một loại công cụ hay mô hình quản trị mới. OKR là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Objective Key Result, cụm từ này được dịch sang tiếng Việt có nghĩa là quản trị các mục tiêu theo kết quả đạt được.

Đây  là một công cụ được các doanh nghiệp sử dụng nhằm mục đích giúp cho việc quản lý các mục tiêu của doanh nghiệp được hiệu quả hơn từ đó đảm bảo sự hợp tác giữa các nguồn lực trong doanh nghiệp dược diễn ra một cách liền mạch và tập trung sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn.

1.2. Những giải thích cụ thể về mô hình quản trị OKR

Mô hình quản trị OKR cho phép những doanh nghiệp sử dụng nó khai thác sâu hơn về ý nghĩa của những kết quả hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đạt được. Việc phân tích kết quả quản trị mục tiêu một cách kỹ lưỡng giúp cho chúng ta có thể xây dựng thêm nhiều giả thuyết về các trường hợp có thể xảy ra đối với doanh nghiệp trong tương lai từ đó dự trù trước các phương án giải quyết vấn đề.

Thêm vào đó, OKR cũng đóng vai trò như một bản cam kết “mạnh” của toàn bộ các thành viên trong tổ chức rằng họ sẽ sử dụng thời gian và sự nỗ lực không ngừng nghỉ của bản thân mình để giúp tổ chức phát triển. Hay việc sử dụng OKR sẽ giúp cho doanh nghiệp đặt mục tiêu và quản trị mục tiêu một cách cụ thể hơn trách việc không nắm rõ ai trong tổ chức là người chịu trách nhiệm chính về những mục tiêu đó.

Cần lưu ý một điểm đó là OKR chỉ thực sự hiệu quả khi khi những thành viên thực hiện cam kết rằng họ sẽ phấn đấu đến cùng vì mục tiêu chung. Hơn nữa, OKR cũng cần phải được tiến hành kiểm tra và cập nhật tiến độ thường xuyên để có thể có những chiến lược điều chỉnh khi cần thiết.

OKR là mô hình quản trị làm nổi bật các nỗ lực trong quá trình thực hiện thông qua việc phân tích các kết quả về mặt số liệu của dự án. Mô hình quản trị này quan tâm nhiều hơn tới những mục tiêu doanh nghiệp chưa đạt được để có thể tìm ra nguyên nhân điểm yếu và cách khắc  phục. Tuy nhiên, khi sử dụng loại mô hình này cũng cần chú ý đến những việc đã được hoàn thành của doanh nghiệp.

Trong OKR nhấn mạnh đến việc tất cả các thành viên trong tổ chức đều làm cùng nhau nó làm nổi bật nên vai trò của việc kết hợp tất cả các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đồng thời, các mục tiêu trong mô hình này phải được thống nhất và đồng bộ từ cấp nhân viên cho tới các cấp quản lý cao hơn. Từ đó, họ đoàn kết lại và hợp tác với nhau để cùng nỗ lực hoàn thành các mục tiêu đã được đề ra và giúp doanh nghiệp đạt được những thành công nhất định.

2. Các thành phần của mô hình quản trị OKR và lý do nên sử dụng mô hình này

2.1. Các thành tố cấu tạo nên mô hình quản trị OKR

Như đã trình bày ở trên OKR là từ viết tắt của cụm Objective Key Result, do đó, thành phần chính cấu tạo nên mô hình quản trị OKR bao gồm hai thành phần và Objectives – các mục tiêu và Key Result – những kết quả chính cần phải đạt. Cùng theo dõi tiếp nội dung được trình bày bên dưới để hiểu rõ hơn về hai thành phần này nhé!

2.1.1. Thành tố mục tiêu - Objectives trong mô hình quản trị OKR

Mục tiêu là một thứ tồn tại mang ý nghĩa cả về định tính cả về định lượng nó được doanh nghiệp viết ra nhằm mục đích thúc đẩy sự phát triển cho toàn bộ tổ chức. Theo một cách dễ hiểu hơn thì mục tiêu của một tổ chức chính là câu trả lời cho câu hỏi tổ chức của chúng ta muốn làm gì.

Một mục tiêu tốt phải là một mục tiêu đảm bảo được sự cụ thể, ngắn gọn, đo lường được, có tính khả thi và được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định được. Mục tiêu là một thành phần vô cùng quan trọng của mô hình OKR. Mục tiêu OKR giúp người quản trị đánh giá năng lực nhân viên thông qua những nỗ lực mà họ bỏ ra trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

2.1.2. Thành tố Key Results 

Key Results là một lời khẳng định mang nhiều tính định lượng hơn, nó là những kết quả mà tổ chức đã đạt được thông qua sự nỗ lực của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Kết quả đạt được chính là yếu tố tốt nhất dùng để đánh giá sự thành công của doanh nghiệp, đồng thời nó cũng là yếu tố thể hiện rõ ràng nhất điểm mạnh điểm yếu trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của doanh nghiệp.

Nói một cách đơn giản hơn thì những kết quả chính là chính là đáp án của câu hỏi “Làm thế nào để doanh nghiệp xác định được doanh nghiệp đã đạt được những mục tiêu đề ra”. Mỗi một mục tiêu thường sẽ đi kèm với khoảng từ 3 đến 5 kết quả then chốt.

2.2. Lý do nên sử dụng mô hình quản trị OKR

2.2.1. Giúp nội bộ doanh nghiệp trở nên đoàn kết hơn

OKR là mô hình quản trị giúp doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực mà mình có một cách hiệu quả hơn, mô hình này hướng tới sự cam kết nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức, do đó, nó giúp toàn bộ nhân viên được kết nối với nhau và những đóng góp của họ đều là dùng để thực hiện một mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Nói theo cách khác thì OKR chính là một mô hình khiến cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp đảm bảo toàn bộ nhân viên của mình đang cùng đi trên một con đường và có chung một định hướng đó là hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp với sự tự nguyện cam kết.

2.2.2. Mô hình quản trị OKR giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động của tổ chức

Một trong những công việc cần thực hiện của những doanh nghiệp áp dụng mô hình OKR đó là xây dựng một hệ thống văn hóa doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, công  bằng cho đội ngũ nhân sự có thể phát triển một cách tốt nhất.

Mỗi nhân viên đều sẽ nắm được mình cần phải thực hiện những gì và phòng ban của mình cần làm những nhiệm vụ gì, từ đó giúp họ có thể hiểu rõ hơn những việc mà mình đang làm có mục đích là gì giúp họ có thêm động lực để hoàn thành công việc, nếm những trái ngọt mà nó mang lại.

2.2.3. OKR giúp hoạt động của doanh nghiệp tập trung và đạt hiệu suất cao hơn

Áp dụng mô hình quản trị OKR là việc doanh nghiệp cần phải đưa ra 1 hoặc 1 số mục tiêu cho từng cấp độ nhân viên, quản lý. Tất cả các mục tiêu này đều sẽ được đưa ra vào cùng một thời điểm, do đó, người thực hiện có thể lựa chọn thực hiện nhiệm vụ nào trước dựa vào tính cấp thiết của nó.

Thêm vào đó, toàn bộ các mục tiêu đều được công khai, từ đó, nhân viên có thể nắm rõ các hoạt động mà mình cần thực hiện cũng như khoảng thời gian mà mình cần thực hiện công việc này. Từ đó, giúp cho những người nhân viên có thể sắp xếp công việc hợp lý và phát huy tối đa năng lực của bản thân mình.

2.2.4. Mô hình quản trị OKR giúp người quản trị chia sẻ quyền lực với cấp dưới

Việc đưa ra mục tiêu một cách công khai minh bạch và cụ thể ở các bước trên giúp nhân viên có thể chủ động thực hiện công việc của mình. Vì vậy, đây chính là một cách giúp những nhà lãnh đạo vơi bớt gánh nặng thông qua việc họ san sẻ quyền lực với nhân viên.

Thêm vào đó, việc này cũng tạo cho những người nhân viên trong doanh nghiệp cơ hội có thể tự nhìn nhận kết quả công việc mà mình đạt được, từ đó giúp họ tự đánh giá được năng lực của mình cũng như những điểm mạnh để có thể phát huy trong tương lai.

2.2.5. Giúp nhà lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc đo lường

Thông qua các thông số định lượng, OKR sẽ giúp phản ánh một cách chân thực nhất những chỉ số đã được hoàn thành và mức độ hoàn thành của chúng.

Đồng thời, việc sử dụng mô hình quản lý này cũng giúp cho doanh nghiệp đánh giá và dễ dàng so sánh hiệu suất hoạt động của mỗi phòng ban.

3. Cách thức xây dựng mô hình quản trị OKR

Như đã đề cập ở nội dung trên, mô hình quản trị OKR gồm có hai thành phần đó là Objective và Key Results, do đó, ở nội dung mục này chúng tôi sẽ gửi tới quý bạn đọc cách thức xây dựng cả hai thành phần chính này trong mô hình quản trị theo kết quả mục tiêu.

3.1. Cách thức xây dựng đối với mục tiêu trong mô hình quản trị

Thứ nhất, ở mỗi cấp độ khác nhau trong tổ chức, có thể là cấp cá nhân, cấp phòng ban, cấp nhân viên hay cấp quản lý đều nên có ít nhất từ 3 mục tiêu đối với từng cấp kể trên. Việc thực hiện nhiều mục tiêu giúp nhân viên bớt nhàm chán cũng như là san sẻ những rủi ro không may gặp phải.

Thứ hai, toàn bộ các mục tiêu được đặt ra đều cần cụ thể và rõ ràng. Mục tiêu cần đảm bảo các tiêu chí như tính cụ thể, tính đo lường được, tính khả thi, có thời gian thực hiện xác định được,….

Thứ ba, có thể thiết kế các mục tiêu vượt qua khả năng có thể đạt được của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần chú ý rằng không nên thiết kế mục tiêu quá xa tầm với vì như vậy sẽ khiến cho đội ngũ nhân viên nhụt chí và bỏ cuộc. Mục tiêu cần phải có một chút thách thức khó khăn để có thể tạo cảm giác chinh phục cho người thực hiện.

3.2. Những lưu ý khi xây dựng Key results

Điểm cần lưu ý đầu tiên đó là Key Results cần phải đo đếm được và cần phải thể hiện bằng con số xác định. Ví dụ: Mục tiêu là tăng thị phần thì Key Results cần phải thể hiện rõ là tăng bao nhiêu phần trăm thị phần.

Kết quả then chốt đạt được có giá trị hơn việc hoàn thành mục tiêu vì nó bao gồm toàn bộ các bước trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Cuối cùng, những kết quả chính này cần miêu tả cụ thể những sản phẩm đạt được sau một thời gian nỗ lực làm việc của doanh nghiệp chứ nó không chỉ đơn giản là việc đưa ra một kết quả mà không được miêu tả bằng những yếu tố định lượng và chỉ được thể hiện  bằng những yếu tố định tính đơn thuần.

Qua những gì mà chúng tôi vừa tổng hợp ở bên trên thì hy vọng rằng đã có thể đem đến cho quý bạn đọc những thông tin có giá trị về mô hình quản trị OKR. Hãy áp dụng thử mô hình quản lý này và đánh giá hiệu quả đạt được so với việc áp dụng các mô hình quản lý khác hoặc là không áp dụng mô hình quản lý nào nhé!