Đăng tin miễn phí
Quay lại

Thông tin về công việc công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Tác giả: Nguyễn Thị Hiền Linh

Lần cập nhật gần nhất: 01/08/2024

Ở một số các trường đại học có xuất hiện ngành thư viện học, quản lý văn thư,... đấy là khối ngành hướng tới việc làm công tác văn thư lưu trữ trong các ban, bộ ngành hay đơn cử như trường học. Thường chúng ta sẽ thấy đó hẳn là một công việc nhàn hạ, nhưng thực chất để làm hoàn thành tốt công tác văn thư lưu trữ, chúng ta cũng phải tìm hiểu những chức năng, quyền hạn cũng như những vấn đề cần phải lưu ý đối với vị trí công việc này nhé.

1. Công tác văn thư lưu trữ trong trường học hiểu như thế nào?

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến các loại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản cho đến khi tiếp nhận. Sau cùng là đến khi giải quyết xong công việc, lên kế hoạch và hoàn thiện quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ ( thường được cất giữ trong các kho, phòng, tủ, két sắt…)

Công tác văn thư lưu trữ trong trường học hiểu như thế nào
Công tác văn thư lưu trữ trong trường học hiểu như thế nào

Công tác này là chức năng cơ bản để các trường học lưu trữ, đảm bảo thông tin, hỗ trợ điều hành cơ quan, bộ máy vận hành. Các văn bản được hiện hành trong công tác chỉ đạo, hoạt động của mỗi ban ngành, đơn vị sẽ là những văn bản mang tính chất như một phương tiện thiết yếu giúp tốt ưu hóa hiệu quả thực hiện công việc.

Đối với cơ sở trường học mà nói, công tác văn thư lưu trữ sẽ làm nơi tiếp nhận xử lý hồ sơ, tài liệu đề ra các chế độ hoạt động của nhân viên, giáo viên, giảng viên hay học sinh nhà trường. Góp phần xây dựng và phát triển đội ngũ công tác, xử lý các vấn đề thông thường như lên báo cáo về việc nghỉ phép, nghỉ đột xuất, báo cáo định kỳ, thống kê tổng hợp về hoạt động nhà trường theo quy định.

2. Chức năng của công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Ở một số các trường học, thường là những cơ sở nằm ở vùng nông thôn chưa thực đề cao chức năng và lợi ích của công tác văn thư lưu trữ mang lại. Thực tế họ chỉ coi người làm vị trí phụ trách công việc này là vô cùng đơn thuần và chưa có được sự bồi dưỡng năng lực thích đáng đối với nó, đây là một lầm tưởng vô cùng sai lệch và chỉ khiến khâu quản lý công tác nhà trường càng trở nên khó khăn hơn. 

Chức năng của công tác văn thư lưu trữ trong trường học
Chức năng của công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Đầu tiên chúng ta phải hiểu những công việc mà người văn thư phải làm là gì. Nói đến việc lưu trữ văn thư, chúng ta cũng phần nào hiểu được công việc này hoàn toàn làm việc với sổ sách, quản lý bộ lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan hoạt động.

Đối với cơ sở trường học mà nói, công tác văn thư lưu trữ sẽ làm nơi tiếp nhận xử lý hồ sơ, tài liệu đề ra các chế độ hoạt động của nhân viên, giáo viên, giảng viên hay học sinh nhà trường. Góp phần xây dựng và phát triển đội ngũ công tác, xử lý các vấn đề thông thường như lên báo cáo về việc nghỉ phép, nghỉ đột xuất, báo cáo định kỳ, thống kê tổng hợp về hoạt động nhà trường theo quy định.

3. Phương pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Các phương pháp nhằm thực hiện tốt, nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ trong trường học bao gồm 3 thành phần chính, bao gồm phương pháp tổng hợp và thống kê thông tin, hay như phân tích minh họa bằng số liệu đối với các dự toán, dự toán cần kế kiểm. 

Một cách thức và cũng là nghiệp vụ văn thư tối thiểu trong khâu công việc của một người làm văn thư lưu trữ chính là quan sát thực tế các quá trình thực hiện hoạt động đối với cơ quan, trường học đang theo làm. 

Phương pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong trường học
Phương pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Như vấn đề đã được đề cập ở trên, công tác quản lý văn thư lưu trữ chưa thực sự được trọng dụng tại một số đơn vị. Việc bồi dưỡng năng lực quản lý của đội ngũ phụ trách văn thư nên được đề cao một cách cấp thiết hơn, phải được chỉ đạo và hướng dẫn một cách sát sao hơn, trở thành một trong những phương pháp tối ưu nhất để đạt được hiệu quả cao, hướng tới mục tiêu xây dựng và phát triển tốt hoạt động công tác của nhà trường, nâng cao chất lượng quản lý giảng dạy của cơ sở học tập cho học sinh theo học. 

4.1. Các nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Công tác còn mang những văn bản quy định rõ ràng nhiệm vụ mà chúng ta cần phải biết. Những nhiệm vụ đó là gì thì timviec365.vn sẽ giải đáp tới các bạn ngay trong những đề mục sau.

4.1. Xây dựng các chế độ về khối lượng văn thư được lưu trữ tại trường học

Nếu công tác văn thư lưu trữ được thực hiện tốt, các cơ quan trường học sẽ thực hiện, tổ chức được tối ưu các chương trình hay đề án đưa ra, những hoạch định ngắn hạn hay dài hạn đều sẽ được giám sát theo từng đợt đối với công tác văn thư lưu trữ.

4.2. Hỗ trợ các cơ quan, đoàn thể trường học thực hiện công tác tổng kết

Hỗ trợ các cơ quan, đoàn thể trường học thực hiện công tác tổng kết
Hỗ trợ các cơ quan, đoàn thể trường học thực hiện công tác tổng kết

Thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng đối với cơ sở môi trường trường học là một chức năng không thể thiếu đối với công tác văn thư lưu trữ. Chúng ta có thể thấy việc tổ chức các hoạt động thi đua, khen thưởng nhằm gây dựng và phát triển năng lực đội ngũ giảng dạy đối với giảng viên hay bồi dưỡng tiếp nhận kiến thức đối với học sinh thông qua điều này vẫn luôn được thực hiện một cách thường xuyên trong các nhà trường.

4.3. Quản lý các văn bản hành chính trong trường học

Việc soạn thảo các văn bản, đánh máy, in ấn, trình ký văn thư đến các lãnh sự ban điều hành nhà trường hay chuyển xuống các nhân viên, giáo viên, giảng viên, học sinh nhằm để văn bản được tiếp nhận và thực hiện đều là những công việc thường ngày của một người làm phụ trách văn thư lưu trữ trong công tác trường học.

Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến là chức năng phải ghi nhận đầu tiên trong việc làm văn thư lưu trữ. Cùng với đó là việc hỗ trợ công chức, nhân viên nhà trường hoàn thành các hồ sơ, tài liệu cần thiết để nộp cho nhà trường. Thực hiện phân loại, theo dõi hồ sơ vào lưu trữ của cơ sở trường học của tất cả những người làm hồ sơ, chỉnh sửa, xử lý hồ sơ, xác nhận giá trị văn bản, tài liệu, nộp hồ sơ đi hay lưu hồ sơ về cũng là những đầu việc cơ bản đối với công tác văn thư lưu trữ.

Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

5. Phân biệt công tác văn thư với công tác lưu trữ

Thực tế, hai công việc này không rời rạc lẻ tẻ với nhau, thậm chí còn liên kết chặt chẽ trong quy trình hoạt động. Mối liên hệ mật thiết này được thể hiện nhằm thúc đẩy lẫn nhau xuyên suốt trong quá trình làm việc. Từ việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, đưa vào áp dụng và quản lý đến khi lưu trữ đều thể hiện mối liên hệ sâu sắc với nhau trong công tác này. Các tài liệu được người văn thư lưu trữ một cách cách cẩn thận sẽ là nền tảng để quá trình hoạt động của cơ quan được vận hành một cách trơn tru hơn.

Phân biệt công tác văn thư với công tác lưu trữ
Phân biệt công tác văn thư với công tác lưu trữ

Vậy là vừa rồi timviec365.vn đã đưa ra những thông tin hữu ích rõ ràng hơn cho bạn về khái niệm và các đầu việc đối với một người phụ trách công việc văn thư. Để công tác này diễn ra hiệu quả hơn thì các nhà trường có thể xem xét và sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ.

Mô tả công việc văn thư lưu trữ chi tiết nhất

Bạn có biết văn thư lưu trữ sẽ thực hiện những nhiệm cụ thể nào? Nếu đây là ngành nghề cũng như công việc mà bạn quan tâm thì hãy khám phá bản mô tả công việc văn thư ở bài viết bên dưới để hiểu rõ hơn nhé.

Mô tả công việc văn thư lưu trữ

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý