Thông tin về công việc công tác văn thư lưu trữ trong trường học

1. Công tác văn thư lưu trữ trong trường học hiểu như thế nào?

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến các loại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản cho đến khi tiếp nhận. Sau cùng là đến khi giải quyết xong công việc, lên kế hoạch và hoàn thiện quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ ( thường được cất giữ trong các kho, phòng, tủ, két sắt…)

Công tác này là chức năng cơ bản để các trường học lưu trữ, đảm bảo thông tin, hỗ trợ điều hành cơ quan, bộ máy vận hành. Các văn bản được hiện hành trong công tác chỉ đạo, hoạt động của mỗi ban ngành, đơn vị sẽ là những văn bản mang tính chất như một phương tiện thiết yếu giúp tốt ưu hóa hiệu quả thực hiện công việc.

Đối với cơ sở trường học mà nói, công tác văn thư lưu trữ sẽ làm nơi tiếp nhận xử lý hồ sơ, tài liệu đề ra các chế độ hoạt động của nhân viên, giáo viên, giảng viên hay học sinh nhà trường. Góp phần xây dựng và phát triển đội ngũ công tác, xử lý các vấn đề thông thường như lên báo cáo về việc nghỉ phép, nghỉ đột xuất, báo cáo định kỳ, thống kê tổng hợp về hoạt động nhà trường theo quy định.

2. Chức năng của công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Ở một số các trường học, thường là những cơ sở nằm ở vùng nông thôn chưa thực đề cao chức năng và lợi ích của công tác văn thư lưu trữ mang lại. Thực tế họ chỉ coi người làm vị trí phụ trách công việc này là vô cùng đơn thuần và chưa có được sự bồi dưỡng năng lực thích đáng đối với nó, đây là một lầm tưởng vô cùng sai lệch và chỉ khiến khâu quản lý công tác nhà trường càng trở nên khó khăn hơn. 

Đầu tiên chúng ta phải hiểu những công việc mà người văn thư phải làm là gì. Nói đến việc lưu trữ văn thư, chúng ta cũng phần nào hiểu được công việc này hoàn toàn làm việc với sổ sách, quản lý bộ lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan hoạt động.

Đối với cơ sở trường học mà nói, công tác văn thư lưu trữ sẽ làm nơi tiếp nhận xử lý hồ sơ, tài liệu đề ra các chế độ hoạt động của nhân viên, giáo viên, giảng viên hay học sinh nhà trường. Góp phần xây dựng và phát triển đội ngũ công tác, xử lý các vấn đề thông thường như lên báo cáo về việc nghỉ phép, nghỉ đột xuất, báo cáo định kỳ, thống kê tổng hợp về hoạt động nhà trường theo quy định.

3. Phương pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Các phương pháp nhằm thực hiện tốt, nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ trong trường học bao gồm 3 thành phần chính, bao gồm phương pháp tổng hợp và thống kê thông tin, hay như phân tích minh họa bằng số liệu đối với các dự toán, dự toán cần kế kiểm. 

Một cách thức và cũng là nghiệp vụ văn thư tối thiểu trong khâu công việc của một người làm văn thư lưu trữ chính là quan sát thực tế các quá trình thực hiện hoạt động đối với cơ quan, trường học đang theo làm. 

Như vấn đề đã được đề cập ở trên, công tác quản lý văn thư lưu trữ chưa thực sự được trọng dụng tại một số đơn vị. Việc bồi dưỡng năng lực quản lý của đội ngũ phụ trách văn thư nên được đề cao một cách cấp thiết hơn, phải được chỉ đạo và hướng dẫn một cách sát sao hơn, trở thành một trong những phương pháp tối ưu nhất để đạt được hiệu quả cao, hướng tới mục tiêu xây dựng và phát triển tốt hoạt động công tác của nhà trường, nâng cao chất lượng quản lý giảng dạy của cơ sở học tập cho học sinh theo học. 

4.1. Các nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Công tác còn mang những văn bản quy định rõ ràng nhiệm vụ mà chúng ta cần phải biết. Những nhiệm vụ đó là gì thì timviec365.vn sẽ giải đáp tới các bạn ngay trong những đề mục sau.

4.1. Xây dựng các chế độ về khối lượng văn thư được lưu trữ tại trường học

Nếu công tác văn thư lưu trữ được thực hiện tốt, các cơ quan trường học sẽ thực hiện, tổ chức được tối ưu các chương trình hay đề án đưa ra, những hoạch định ngắn hạn hay dài hạn đều sẽ được giám sát theo từng đợt đối với công tác văn thư lưu trữ.

4.2. Hỗ trợ các cơ quan, đoàn thể trường học thực hiện công tác tổng kết

Thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng đối với cơ sở môi trường trường học là một chức năng không thể thiếu đối với công tác văn thư lưu trữ. Chúng ta có thể thấy việc tổ chức các hoạt động thi đua, khen thưởng nhằm gây dựng và phát triển năng lực đội ngũ giảng dạy đối với giảng viên hay bồi dưỡng tiếp nhận kiến thức đối với học sinh thông qua điều này vẫn luôn được thực hiện một cách thường xuyên trong các nhà trường.

4.3. Quản lý các văn bản hành chính trong trường học

Việc soạn thảo các văn bản, đánh máy, in ấn, trình ký văn thư đến các lãnh sự ban điều hành nhà trường hay chuyển xuống các nhân viên, giáo viên, giảng viên, học sinh nhằm để văn bản được tiếp nhận và thực hiện đều là những công việc thường ngày của một người làm phụ trách văn thư lưu trữ trong công tác trường học.

Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến là chức năng phải ghi nhận đầu tiên trong việc làm văn thư lưu trữ. Cùng với đó là việc hỗ trợ công chức, nhân viên nhà trường hoàn thành các hồ sơ, tài liệu cần thiết để nộp cho nhà trường. Thực hiện phân loại, theo dõi hồ sơ vào lưu trữ của cơ sở trường học của tất cả những người làm hồ sơ, chỉnh sửa, xử lý hồ sơ, xác nhận giá trị văn bản, tài liệu, nộp hồ sơ đi hay lưu hồ sơ về cũng là những đầu việc cơ bản đối với công tác văn thư lưu trữ.

Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

5. Phân biệt công tác văn thư với công tác lưu trữ

Thực tế, hai công việc này không rời rạc lẻ tẻ với nhau, thậm chí còn liên kết chặt chẽ trong quy trình hoạt động. Mối liên hệ mật thiết này được thể hiện nhằm thúc đẩy lẫn nhau xuyên suốt trong quá trình làm việc. Từ việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, đưa vào áp dụng và quản lý đến khi lưu trữ đều thể hiện mối liên hệ sâu sắc với nhau trong công tác này. Các tài liệu được người văn thư lưu trữ một cách cách cẩn thận sẽ là nền tảng để quá trình hoạt động của cơ quan được vận hành một cách trơn tru hơn.

Vậy là vừa rồi timviec365.vn đã đưa ra những thông tin hữu ích rõ ràng hơn cho bạn về khái niệm và các đầu việc đối với một người phụ trách công việc văn thư. Để công tác này diễn ra hiệu quả hơn thì các nhà trường có thể xem xét và sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ.