[KINH NGHIỆM QUẢN TRỊ] Những nguyên tắc điều hành công sở cơ bản

Một nhà quản lý cần hiểu được mọi hoạt động diễn ra tại công sở ở chiều sâu hơn bất cứ ai, như vậy mới có thể quản lý điều hành công sở đạt những chất lượng tốt nhất, giúp phát huy những tiềm lực còn ẩn chứa ở bên trong công sở. Tại đây, người quản lý sẽ thực hiện nhiều hoạt động như phân công công việc, kiểm soát nhiệm vụ hành chính, xử lý các công vụ,… tất cả cùng đồng thời được xây dựng và diễn ra nhưng chỉ do một người quản lý. Những nguyên tắc điều hành công sở sẽ là nền tảng căn bản mà tốt nhất để người quản lý luôn vững tay chèo chống giúp chốn công sở lúc nào cũng trong trạng thái hoạt động tốt nhất. Vậy những nguyên tắc đó cụ thể là gì? Nếu như bạn chưa có nhiều kiến thức trong vấn đề này, đừng bỏ qua nội dung bên dưới.

1. Nguyên tắc công khai trong quá trình điều hành công sở

Công khai, minh bạch có nghĩa là đảm bảo mọi thứ điều sẽ được công khai trong nội bộ của nơi công sở, trước toàn thể những người thuộc công sở và đối tượng đang trực tiếp phục vụ cho mọi hoạt động của công sở.  Mọi thành viên tại đây đều sẽ nắm được rõ ràng nội dung công việc của mình cũng như tất cả hoạt động của công ty.

Người điều hành công sở có thể dùng nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện hiệu quả nguyên tắc này, điển hình như xây dựng các chương trình kế hoạch, kiểm tra công việc của các nhân viên và đưa ra đánh giá đúng đắn, kịp thời, xác lập trách nhiệm rõ ràng của từng bộ phận phòng ban và quảng bá rộng rãi toàn đơn vị để tăng khả năng liên kết, phối hợp thuận lợi giữa mọi người trong công sở.

Ngoài ra, các yếu tố như chi tiêu tài chính, sự hoạt động và quá trình sử dụng của các nguồn quỹ phúc lợi cũng sẽ được công khai rõ ràng cho toàn thể nhân viên công sở được biết. Công khai khen thưởng và kỷ luật cũng là một nhiệm vụ chính thuộc về nguyên tắc công khai nơi công sở, dựa vào hành động này, nhân viên có thể học tập nêu gương và rút kinh nghiệm để cùng tập thể phát huy những thế mạnh, hạn chế điểm yếu, tiến đến thực hiện thắng lợi khối đại đoàn kết trong doanh nghiệp cũng như tạo dựng được tiềm lực phát triển bền vững của đơn vị và mỗi thành viên nơi công sở.

Nguyên tắc công sở cần đảm bảo tính toàn diện, tức là, nội dung của hệ thống nguyên tắc có phạm vi điều chỉnh, áp dụng với toàn thể phòng ban, tất cả các quy trình, hoạt động trong doanh nghiệp. 

Nguyên tắc điều hành công sở là yếu tố cốt lõi để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, là nhân tố then chốt để quản lý con người trong tổ chức. Vì vậy, các doanh nghiệp, nhất là các startup không thể bỏ qua nội dung này trong quá trình quản trị và khởi nghiệp.

Tham khảo: Danh mục kỹ năng quản trị doanh nghiệp tại đây!

2. Nguyên tắc điều hành công sở trong vấn đề bảo đảm tính liên tục

Tính liên tục rất quan trọng trong quá trình vận hành công sở. Với nguyên tắc này, chúng ta có thể hiểu đó là việc đảm bảo cho mọi hoạt động, công việc tại đây luôn được diễn ra thường xuyên, đều đặn, không bị trì trệ. Nguyên tắc tính liên tục tại nơi công sở được xây dựng và ban bố dựa trên quan niệm của các nhà quản trị, "quản lý điều hành chính là quá trình diễn ra thường xuyên, liên tục và thông suốt qua việc phối hợp chặt chẽ mọi chức năng theo quy chế được đề ra tại nơi công sở".

Để doanh nghiệp phát triển ổn định, bền vững, bất cứ nhà quản trị nào cũng phải hiểu rõ nguyên tắc mọi quy chế hoạt động đang diễn ra đều không được thay đổi một cách tùy ý. Ngay cả khi nhận thấy các quy chế công sở đã cũ và không còn phù hợp nữa thì quá trình thay đổi cũng không được bất ngờ, đột xuất mà phải đảm bảo được sự thay đổi hài hoàn với các công việc đang diễn ra, làm sao cho tất cả các hoạt động không bị gián đoạn trong khi các quy chế vẫn được bổ sung và thay đổi từ từ.

Bạn có thể nhận diện rõ tính liên tục trong nguyên tắc điều hành công sở thông qua đặc điểm đa dạng. Biểu hiện đầu tiên đó là tính liên tục đối với các mối quan hệ điều hành. Người quản lý luôn phải đảm bảo rằng những mối quan hệ đang được kết nối với nhau tại công sở luôn thắt chặt và không bị ngắt quãng với nhau vì như vậy, bất cứ lúc nào người điều hành cũng có thể dễ dàng truyền đạt các nội dung quản lý một cách nhanh chóng, kịp thời, đồng thời còn theo dõi một cách thường xuyên toàn bộ các hoạt động đang diễn ra tại môi trường công sở.

Biểu hiện thứ hai của tính liên tục nằm ở chỗ các công việc có đang được phát triển liên tục hay không. Nguyên tắc điều hành công sở này chỉ có thể phát huy hiệu quả tuyệt vời trong điều kiện mọi công việc của toàn công sở và sự hoạt động của tất cả các bộ phận phòng ban vẫn đều đặn và luôn có mối quan hệ gắn bó với nhau.

Biểu hiện thứ ba cho nguyên tắc liên tục đó là việc mọi hoạt động diễn ra tại công sở luôn được kiểm tra và đánh giá thường xuyên. Người quản lý phải gia tăng cường độ theo dõi các hoạt động được thực hiện, đưa ra đánh giá kịp thời để điều chỉnh hoặc động viên. Nếu như không có hoạt động này thì cũng coi như không có sự điều hành công sở. Do đó, để công sở luôn có tính liên tục, mọi thứ suôn sẻ diễn ra thì công tác kiểm tra, đánh giá cũng cần được thực hiện một cách đều đặn và thường xuyên.

Việc làm quản lý điều hành

3. Nguyên tắc phân công rõ ràng

Dựa vào nội dung cụ thể của công việc tại công sở không giống nhau, mỗi người một nhiệm vụ, mỗi phòng ban một chức năng riêng cho nên từ bản chất, người điều hành công sở luôn phải phân chia rạch ròi các yếu tố thuộc về từng cá nhân, bộ phận trong công sở, làm rõ trách nhiệm quyền hạn của từng đối tượng để tránh xảy ra tình trạng công việc chồng chéo, mọi người đều nắm rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình ở đâu để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Lợi thế của nguyên tắc này nằm ở chỗ mọi cá nhân, nhóm công việc, phòng ban đều hiểu rõ nghĩa vụ của mình trong tập thể, từ đó có tinh thần phát huy năng lực, chủ động trong quá trình làm việc và sáng tạo để làm tốt công việc trong phạm vi trách nhiệm. Ở phương diện người quản lý cũng sẽ dễ dàng nắm bắt mọi thứ một cách có hệ thống logic hơn, không bị nhầm lẫn do các yếu tố, nhân lực không bị chồng chéo trách nhiệm.

4. Nguyên tắc dân chủ hóa

Dân chủ luôn là chiếc cân chuẩn mực để mọi thứ tại công sở hay bất kỳ đơn vị, doanh nghiệp nào cũng được diễn ra một cách hài hòa. Bất cứ đơn vị nào cũng hướng đến việc xây dựng nguyên tắc dân chủ cho hoạt động của mình và tất nhiên công sở càng phải hoạt động dựa vào việc nghiêm ngặt tuân thủ nguyên tắc này. Các nội dung cơ bản của nguyên tắc dân chủ có thể được áp dụng vào môi trường làm việc bao gồm:

- Bàn bạc kỹ lương với các đơn vị, ban ngành liên quan về quá trình từ nghiên cứu, dự thảo vấn đề cho đến khi đưa ra quyết định đối với mọi hoạt động của công sở.

- Lấy ý kiến của tập thể

- Các hoạt động bàn bạc cần công khai, dân chủ.

Với nguyên tắc này, mọi vấn đề được đưa ra và áp dụng cho công sở đều mang xu hướng thống nhất, là nội dung được xây dựng từ tinh thần nhất quán và trí tuệ của cả tập thể, do đó mọi thành viên cũng sẽ dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ cách áp dụng các vấn đề, áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.

Như vậy, những nguyên tắc điều hành công sở cơ bản nhất đã được Bích Phượng chia sẻ rõ ràng tại nội dung bài viết này hy vọng rằng, bài viết sẽ là nguồn tư liệu tốt nhất cho những nhà quản trị để có thể tạo ra một môi trường làm việc công sở chuẩn mực và điều hành mọi thứ trong đó phát triển tốt nhất.