Giới thiệu quan trọng về phần mềm quản lý tài sản IT

1. Lợi ích phần mềm quản lý tài sản mang lại

Phần mềm quản lý tài sản của doanh nghiệp được sử dụng để theo dõi tình trạng của các loại tài sản trong doanh nghiệp. Các yếu tố như tình trạng sử dụng, người chịu trách nhiệm tài sản và thời hạn bảo hành đều được theo dõi trên phần mềm.

Khi các tài sản được cấp phát, hỏng, mất mát hay thu hồi đều được cập nhật trạng thái trên phần mềm để người dùng theo dõi.

Phần mềm quản lý tài sản mang đến lợi ích cho cả doanh nghiệp nói chung và người làm công tác quản lý tài sản nói riêng.

1.1. Lợi ích phần mềm mang đến cho doanh nghiệp

Đứng trên góc độ của doanh nghiệp các tài sản được quản lý một cách khoa học trên phần mềm quản lý. Trên một nền tảng quản trị duy nhất, tất cả tài sản của doanh nghiệp được quản lý tập trung.

Việc quản lý như vậy giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết được số lượng tài sản và tình trạng tài sản ở từng phòng ban trong công ty.

Với phần mềm quản lý tài sản, thời gian cho công tác quản lý sẽ được tối ưu. Để kiểm tra tình trạng các loại tài sản, chỉ cần mất chưa đến một phút là người dùng đã có được tất cả những thông tin cơ bản.

Quá trình kiểm kê tài sản cùng theo đó mà được tiến hành dễ dàng hơn và có thể thực hiện kiểm kê tại nhiều chi nhánh phòng ban cùng lúc.

1.2. Tác dụng của phần mềm với nhà quản lý

Người quản lý chung các loại tài sản của công ty cần theo dõi tình trạng của các loại tài sản thường xuyên. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý tài sản thì người quản lý có thể cập nhật tình trạng tài sản ở bất cứ đâu, tại bất kỳ nơi nào.

Cho dù người dùng đang không ngồi trước màn hình máy tính tại văn phòng làm việc thì vẫn có thể kiểm tra thông qua ứng dụng trên điện thoại di động.

Các quá trình cần phải cập nhật thông tin nhanh như quá trình cấp phát và thu hồi tài sản cần theo dõi tình trạng thực tế và thời gian chính xác thì đây chính là điểm cộng lớn của phần mềm quản lý tài sản.

Khi người dùng cần tra cứu các thông tin về tài sản trên phần mềm thì có thể thực hiện tra cứu theo từng nhóm đối tượng riêng lẻ. Thêm vào đó phần mềm cũng sẽ cung cấp các thông tin về tình trạng sử dụng tài sản, quyền sở hữu tài sản ngay trên hệ thống.

2. Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý tài sản

Mỗi phần mềm quản lý tài sản sẽ có tích hợp nhiều tính năng khác nhau. Tuy nhiên tất cả các phần mềm kể cả phần mềm quản lý tài sản miễn phí đều cần đảm bảo có đầy đủ những tính năng cơ bản để phần mềm phục vụ cho việc quản lý tài sản tốt nhất.

Tính năng đầu tiên có thể kể đến đó là quản lý các tài sản trên cùng một danh mục hệ thống.

Đối với một phần mềm quản lý tài sản để đạt được tiêu chuẩn cơ bản thì các thông tin về tài sản cần được tập trung trên cùng một hệ thống.

Tình trạng thực tế của tài sản cần được phần loại trên hệ thống phần mềm. Đặc biệt với những loại tài sản xảy ra sự cố bất ngờ như hỏng hóc thì cần được khai báo nhanh trên hệ thống.

Thứ hai đó là tính năng theo dõi quá trình sử dụng tài sản.

Các thông tin về tài sản ban đầu sẽ được nhập vào phần mềm. Sau đó các thông tin này sẽ do đơn vị chịu trách nhiệm quản lý tài sản theo dõi. Người được cấp phát để sử dụng tài sản sẽ hỗ trợ cho bộ phận quản lý để thông báo về tình trạng tài sản như hỏng hóc, mất tài sản, cấp phát hay thu hồi tài sản.

Bên cạnh đó bộ lọc thông tin sẽ giúp người dùng tìm kiếm nhanh các thông tin về người sử dụng tài sản hay các phòng ban được cấp phát tài sản đó.

Phần mềm quản lý tài sản giúp người dùng thực hiện các báo cáo về tài sản.

Người dùng có thể sử dụng phần mềm để tra cứu các thông tin cần thiết trong báo cáo. Các thông tin như cấp phát tài sản cho nhân viên, công tác thu hồi tài sản hay tình trạng sử dụng tài sản có thể được xuất báo cáo nhanh.

Ngoài ra các phần mềm quản lý tài sản còn có thể tích hợp với các ứng dụng để việc quản lý diễn ra thuận lợi hơn.

Khi tích hợp với các ứng dụng khác, phần mềm và các ứng dụng sẽ tạo nên một công cụ để điều hành và quản trị tài sản doanh nghiệp một cách vô cùng hiệu quả.

Các ứng dụng có thể được sử dụng ngay trên điện thoại thông minh lên việc quản lý sẽ diễn ra rất linh động. Công việc như kiểm kê hoặc giám sát tài sản có thể thực hiện tại nhiều thời điểm và ở bất kỳ địa điểm nào. Như vậy các nhà quản lý có thể linh hoạt hơn trong công việc.

Xem thêm: Đặc điểm của tài sản trong doanh nghiệp

3. Giới thiệu những phần mềm quản lý tài sản

3.1. Phần mềm theo dõi tài sản FastWork

FastWork thực hiện việc quản lý tài sản của doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung. Đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về việc quản lý tình trạng của tài sản, FastWork cung cấp đầy đủ các danh mục về tài sản, bộ lọc thông minh giúp tìm kiếm thông tin nhanh chóng và các thông tin kê khai khi đăng ký sử dụng tài sản.

Tất cả các thông tin về tài sản đều được số hóa trên phần mềm này. Những thông tin này sẽ được tập trung thành một vùng cơ sở dữ liệu trên phần mềm. Như vậy việc quản lý tài sản được thực hiện một cách khoa học hơn.

Hiện trạng sử dụng tài sản, số lượng tài sản còn sử dụng được, các thiết bị hỏng hóc đều được công khai trên nền tảng của các cấp lãnh đạo. Vì vậy khi cần tra cứu nhanh người dùng thể tìm kiếm theo nhiều phương thức khác nhau như tìm kiếm theo danh mục tài sản, tìm kiếm theo phòng ban hay theo hiện trạng tài sản.

Khi có phần mềm quản lý, mỗi cá nhân sẽ tự nâng cao ý thức trách nhiệm của mình trong việc sử dụng các tài sản. Như vậy các nguồn lực có thể hạn chế tình trạng thất thoát tài sản.

3.2. Quản lý tài sản với GAMSPro

Tình hình sử dụng tất cả các loại tài sản ở các phòng ban như phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự, phòng mua hàng hay phòng quản lý xây dựng cơ bản đều được quản lý trên GAMSPro.

Hệ thống phần mềm sẽ ghi nhận tất cả các khâu của quá trình quản lý tài sản. Các phần công việc như mua sắm tài sản, sử dụng tài sản, sửa chữa hay bảo trì tài sản để sẽ được ghi nhận trên hệ thống của phần mềm.

Toàn bộ những thông tin về lịch sử tình trạng của tài sản đều sẽ được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống để đảm bảo việc lập các báo cáo của doanh nghiệp.

Các thông tin như báo cáo tổng hợp về tài sản, tình hình mua sắm các loại tài sản đều sẽ được nhà quản trị lấy làm căn cứ để đưa ra các quyết định quản trị. Việc khai thác tài sản ra sao, mua sắm như thế nào cho hợp lý đều sẽ bắt đầu từ việc khai thác các thông tin trên phần mềm.

Qua những thông tin về tính năng của phần mềm quản lý tài sản IT và một số phần mềm đang được các doanh nghiệp sử dụng nhiều hiện nay, bạn đã có được những hiểu biết riêng cho mình rồi chứ? Hy vọng rằng bạn và công ty của mình sẽ có được những giải pháp quản lý tài sản một cách hiệu quả nhất.