Quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp tại Việt Nam

1. Những thông tin về quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, những máy móc sản xuất, các trang thiết bị là những tài sản vô cùng quan trọng và nó là những cơ sở để có thể sản xuất sản phẩm cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, các quy trình quản lý đã được chú trọng hơn và được áp dụng cụ thể trong mỗi doanh nghiệp.

1.1. Quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp tại Việt Nam

Quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp hiện nay được nhiều doanh nghiệp áp dụng đó là quy trình 6 bước, xoay quanh vòng đời của tài sản từ khâu nhập mua cho đến khi thanh lý. Quản lý tài sản hiệu quả có thể giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và tận dụng được tối đa giá trị của tài sản.

1.1.1. Tầm quan trọng của việc phải quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp, bất cứ các tài sản vô hình hay hữu hình đều cần quản lý. Quản lý tài sản doanh nghiệp có thể hiểu là một bức tranh tổng thể quy trình về toàn bộ vòng đời của tài sản bao gồm từ lúc tài sản mới được mua đến lúc sửa chữa và bỏ đi. 

Quản lý tài sản giúp các doanh nghiệp theo dõi được tất cả các tài sản mà doanh nghiệp đang có, ngăn ngừa các rủi ro về tài chính, biết được tình trạng của tài sản để nhanh chóng đem đi sửa chữa hoặc thay thế mới, tránh được tình trạng thất thoát tài sản,... từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí đầu tư cho quá trình sản xuất của mình.

1.1.2. Các bước trong quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp

Đối với việc quản lý tài sản của doanh nghiệp, thông thường sẽ gồm có 6 bước như sau;

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm tài sản.

Việc lên kế hoạch quản lý mua sắm tài sản sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được hiện tại doanh nghiệp đang quản lsy bao nhiêu tài sản, số lượng ra sao và chất lượng tài sản hiện tại như thế nào. Sau khi thống kê số lượng tài sản, nhà lập kế hoạch có thể xác định được số tài sản cần mua và thay thế tránh việc lãng phí hoặc mua thiếu.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản của doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành các bước mua hàng, nhà quản lý cần cập nhật ngay thông tin về số lượng tài sản mới mua, số lượng tài sản thay thế,... để có thể quản lý và theo dõi việc sử dụng kịp thời.

Bước 3: Xuất và sử dụng tài sản

Đối với các tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản đó để có thể đem ra sử dụng và vận hành trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Quá trình này nên được doanh nghiệp chú ý, càng chi tiết bước này sẽ càng thuận lợi cho doanh nghiệp trong các quy trình thu hồi hoặc thanh lý tài sản khi cần.

Bước 4: Thu hồi và sửa chữa các tài sản

Sau một quá trình sử dụng các tài sản có thể bị hao mòn và hỏng hóc, hoặc khi công nhân nghỉ làm việc thì các tài sản lao động sẽ được thu hồi và sửa chữa nếu bị hư hỏng để tiếp tục sử dụng cho các lần sau.

Bước 5: Thanh lý tài sản cho doanh nghiệp

Khi tài sản bị hỏng nặng do thời gian sử dụng, đã cũ hoặc không còn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, thì sẽ tiến hành bán hoặc nhượng lại cho một chủ thể khác có nhu cầu tương đương.

Bước 6: Thực hiện kiểm kê tài sản

Các doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản trong năm theo định kỳ của quy định nhà nước đã đưa ra. Đồng thời, việc kiểm kê tài sản còn để tổng hợp và báo cáo tài chính cuối năm của doanh nghiệp.

1.2. Những lưu ý trong quá trình quản lý tài sản

Một số lưu ý khi các doanh nghiệp thực hiện quy trình quản lý tài sản như sau:

- Thứ nhất, người phụ trách quy trình quản lý tài sản phải là những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, hiểu rõ các quy trình và quá trình vận hành tài sản của doanh nghiệp.

- Thứ hai, các quy trình quản lý tài sản cần được áp dụng như các quy định chính của doanh nghiệp

- Thứ ba, quy trình thực hiện phải được kê khai rõ ràng và hợp lý tránh tình trạng nhầm lẫn hay thiếu các thông tin quan trọng.

- Thứ tư, các sổ sách quản lý cần được bảo quản cẩn thận

- Thứ năm, có thể sử dụng các phần mềm trong quản lý tài sản để thuận tiện và dễ dàng hơn.

Ngoài những lưu ý trên, đối với mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định khác nhau đối với quy trình quản lý tài sản, những người có trách nhiệm trong mỗi khâu cần chú ý và thực hiện đúng nhiệm vụ mình được giao.

Xem thêm: Quy định quản lý tài sản công ty là gì và ý nghĩa của nó ra sao?

2. Một số phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp hay dành cho bạn

Hiện nay, nhằm khắc phục một số hạn chế đối với các kỹ thuật kê khai thủ công trong quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp, nhiều đơn vị đã lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý tự động và thấy được các kết quả tốt.

- Một số ưu điểm khi sử dụng các phần mềm quản lý tài sản như:

+ Quản lý tài sản một cách khoa học, tất cả các dữ liệu được sắp xếp theo từng thư mục lưu trữ, dễ dàng cho việc triển tìm kiếm và trích xuất dữ liệu khi cần.

+ Tối ưu thời gian kiểm kê tài sản cho doanh nghiệp. Nhờ hệ thống tự động được sắp xếp và cài đặt sẵn, thao tác kiểm kê và in sao lưu chỉ mất vài phút đã hoàn thành.

+ Giúp nhà quản lý thuận tiện giám sát và kiểm tra mọi lúc mọi nơi khi cần

+ Tra cứu và thực hiện tìm kiếm tài sản nhanh

+ Ngoài ra, các phần mềm còn tích hợp các hệ thống báo cáo, tra cứu cho người dùng.

- Gợi ý phần mềm:

+ Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp Misa: chuyên hỗ trợ về các nghiệp vụ như mua sắm, phản ánh các biến động giá trị cũng như các thông tin liên quan đến tài sản, ghi nhận các hoạt động kiểm kê, bảo dưỡng tài sản của doanh nghiệp,...

+ Phần mềm quản lý tài sản FastWork – FastWork Asset: Giúp theo dõi sát sao các thông tin về quá trình cấp phát – thu hồi – bảo hỏng – báo mất, tình trạng sử dụng tài sản… tất cả đều tập trung trên một hệ thống trực tuyến. 

+ Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp  GAMSPro: Giúp doanh nghiệp cập nhật tình sử dụng tài sản tại tất cả các phòng ban: từ hành chính Nhân sự, phòng Quản lý Xây dựng cơ bản hay các phòng mua hàng đến phòng Kế toán,.... Từ đó lập kế hoạch ngân sách đến thực hiện mua sắm, biểu mẫu quá trình sử dụng, bảo trì, sửa chữa, cuối cùng là thanh lý. Hệ thống GAMSPro sẽ thực hiện lưu trữ toàn bộ về các thông tin và lịch sử hoạt động của tất cả các tài sản trong doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung về quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp, bên cạnh đó còn là những thông tin về một số phần mềm quản lý tài sản cho các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng với bài viết, bạn đã có cho mình những thông tin hữu ích. Theo dõi chúng tôi để có được nhiều bài viết thú vị hơn nữa nhé.