Sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học một cách hiệu quả

1. Phần mềm quản lý tài sản là gì?

Phần mềm quản lý tài sản có thể được hiểu nôm na là một hệ thống giúp quản lý các tài sản hữu hình của một cơ quan, đoàn thể. Những tài sản được quản lý bao gồm các thiết bị, các loại cơ sở vật chất như văn phòng, bàn ghế, máy móc hay các vật dụng tiêu hao như giấy in, mực in, tiền bạc,...

Thông thường, để kiểm soát một cách chặt chẽ tất cả các thiết bị trên, một cơ quan cần sử dụng rất nhiều nhân lực cũng như công cụ khác nhau. Tuy nhiên, với việc tự động lưu trữ, theo dõi, giám sát hiệu suất và hoạt động của tài sản, các phần mềm quản lý tài sản có thể đưa cho ta những thông tin chính xác về các loại tài sản được quan tâm. Từ đó, ta có thể đưa ra những quyết định phù hợp với các loại tài sản trong cơ quan.

Xem thêm: Bật mí 5 bước trong quy trình quản lý tài sản theo ISO

2. Ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản trong trường học

Đối với trường học, việc quản lý tài sản là rất cần thiết do tần suất hoạt động và sử dụng cơ sở rất nhiều. Hầu hết các trường học đều nhận kinh phí hoạt động từ Bộ giáo dục. Điều này khiến việc có một phần mềm quản lý và báo cáo chung là rất cần thiết.

Mỗi trường học sẽ có một nhân viên phụ trách việc quản lý những tài sản trong trường như bàn, ghế, phòng học, máy móc và các cơ sở vật chất khác. Khi có tài sản hư hỏng, cần sửa chữa, thay mới thì sẽ báo lên cấp trên để được hỗ trợ. Bằng việc sử dụng phần mềm theo dõi những thiết bị ấy, công việc thay mới và sửa chữa, bảo dưỡng sẽ trở nên kịp thời hơn, tránh làm gián đoạn quá trình học tập của học sinh trong trường.

3. Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học

3.1. Kiểm soát dữ liệu tài sản tại một nơi cố định

Như đã nói ở trên, việc nhập dữ liệu tài sản vào phần mềm sẽ giúp các dữ liệu được bảo toàn trong hệ thống. Từ đó, tránh được các sự cố như thất lạc, trộm cắp cũng như các nguy cơ khác. Các loại tài sản được kiểm soát không chỉ bao gồm các loại cơ sở vật chất như bàn, ghế, chìa khóa, phòng học mà còn có thể bao gồm các loại tài liệu liên quan đến công tác giảng dạy và học tập. Từ việc kiểm soát được dữ liệu, việc kiểm kê tài sản cuối mỗi năm học trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, hệ thống cũng giúp đồng bộ hóa tài sản và dữ liệu để có thể báo cáo chính xác hơn.

3.1.2. Những loại thông tin có thể được kiểm soát của tài sản

Thông qua việc lưu trữ, mỗi khi cần thiết, người sử dụng hệ thống có thể biết rõ các thông tin sau nhờ việc kiểm tra thông tin tài sản. Đầu tiên là tình trạng của tài sản, đang nằm trong danh mục bị hỏng, cần tu sửa hay cần bảo trì, bảo dưỡng. Thứ hai là vị trí hiện tại của tài sản đang ở đâu, do ai sử dụng. Việc lắp đặt, giao nhận tài sản được ghi chép sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, người quản lý tài sản cũng biết được số lượng các tài sản đang được sử dụng và người nào sử dụng tài sản đó.

3.2. Theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách được giao

Bộ giáo dục là cơ quan chính đóng vai trò cấp ngân sách hoạt động cho các trường học. Việc sử dụng ngân sách đó sao cho hiệu quả là trách nhiệm của các trường học. Để làm được điều đó, việc theo dõi chi tiêu là rất cần thiết.

Ngân sách chi tiêu cho từng khoa sẽ được cấp bởi hiệu trưởng tùy theo nhu cầu sử dụng. Ngân sách đó cũng như các khoản chi tiêu sẽ được lưu lại để tiện cho việc theo dõi. Thông qua đó, ta có thể xác định những tài sản nào đang cần được cấp thêm ngân sách để duy trì, sửa chữa. Các tài sản không được sử dụng hiệu quả có thể được phân phối lại để đạt được hiệu quả tốt hơn.

3.3. Thuận tiện cho việc báo cáo đến các cơ quan có thẩm quyền

Nhờ vào việc lưu trữ và kiểm soát tài sản, mỗi khi được yêu cầu, các trường học không còn phải mất công kiểm kê lại các tài sản nữa. Tình trạng của từng loại sẽ được lưu sẵn trong hệ thống. Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép bạn cài đặt những người có thẩm quyền truy cập hệ thống. Từ đó, việc báo cáo cũng không còn là quá khó khăn cho người kiểm soát tài sản.

3.4. Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị thông qua đặt trước

Nhiều tài sản trong trường có số lượng hạn chế do không đủ ngân sách hoặc nhu cầu không quá cao. Để tránh việc sử dụng cùng lúc những loại tài sản đó dẫn đến thiếu hụt thì có thể sử dụng hệ thống như một cách ghi chép lịch trình sử dụng. Đối với những tài sản đó, người muốn sử dụng có thể đặt trước để không bị thiếu khi muốn sử dụng. Những tài sản cần đặt trước có thể là máy tính xách tay, máy chiếu, các loại dây nối,...

Ngoài ra, trường cũng có thể cho thuê các tài sản không thường xuyên như sân bãi, nhà thể chất sau giờ học để tạo nguồn tài chính cho hoạt động. Những tài sản đó sẽ được cho thuê theo giờ hạn định. Khi hết giờ, hệ thống sẽ nhắc nhở để dừng hoạt động với những tài sản đó.

Tham khảo ngay phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp: https://phanmemquanlytaisan.timviec365.vn/

4. Minh họa về kết quả triển khai phần mềm quản lý trường học

Rất nhiều trường học đã ứng dụng phần mềm này vào trong công tác quản lý. Thực tiễn cho thấy, phần mềm quản lý tài sản trường học đã mang lại rất nhiều lợi ích. Lấy ví dụ của trường đại học ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội. Sau khi triển khai sử dụng phần mềm quản lý tài sản từ năm 2024, nhà trường đã ghi nhận những kết quả sau. Thời gian trong công tác quản lý và kiểm kê tài sản giảm rõ rệt. Công tác vận hành trường trở nên trơn tru, nhẹ nhàng hơn do đã giảm bớt được gánh nặng trong công việc quản lý. Đây là những minh họa rõ nét nhất về sự hiệu quả của phần mềm quản lý trường học.

Qua bài viết trên, timviec365.vn hy vọng đã giải đáp những thắc mắc của bạn về phần mềm quản lý trường học. Đây là một công cụ hết sức hiệu quả và nên được áp dụng rộng rãi trong ngành giáo dục. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì về phần mềm quản lý tài sản trường học, hãy cho chúng tôi biết nhé!