Quay lại

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học một cách hiệu quả

Tác giả: Phạm Dịu - 19/10/2021

Việc áp dụng công nghệ vào các lĩnh vực khác nhau trong đời sống đang trở nên ngày càng phổ biến. Thông qua việc sử dụng công nghệ, các hoạt động tốn công sức đang được thay thế và thực hiện một cách tương đối dễ dàng. Trong số các công nghệ được áp dụng nhiều vào đời sống, phần mềm quản lý tài sản là một trong những công nghệ được áp dụng rộng rãi nhất. Các cơ quan, đoàn thể đang sử dụng phần mềm này rất nhiều trong việc quản lý tài sản trong đó có cả các trường học. Vậy công nghệ này được sử dụng như thế nào? Ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản trường học ra sao? Hãy cùng timviec365.vn tìm hiểu về những ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản nhé.

1. Phần mềm quản lý tài sản là gì?

Phần mềm quản lý tài sản có thể được hiểu nôm na là một hệ thống giúp quản lý các tài sản hữu hình của một cơ quan, đoàn thể. Những tài sản được quản lý bao gồm các thiết bị, các loại cơ sở vật chất như văn phòng, bàn ghế, máy móc hay các vật dụng tiêu hao như giấy in, mực in, tiền bạc,...

Phần mềm quản lý tài sản là gì?
Phần mềm quản lý tài sản là gì?

Thông thường, để kiểm soát một cách chặt chẽ tất cả các thiết bị trên, một cơ quan cần sử dụng rất nhiều nhân lực cũng như công cụ khác nhau. Tuy nhiên, với việc tự động lưu trữ, theo dõi, giám sát hiệu suất và hoạt động của tài sản, các phần mềm quản lý tài sản có thể đưa cho ta những thông tin chính xác về các loại tài sản được quan tâm. Từ đó, ta có thể đưa ra những quyết định phù hợp với các loại tài sản trong cơ quan.

2. Ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản trong trường học

Đối với trường học, việc quản lý tài sản là rất cần thiết do tần suất hoạt động và sử dụng cơ sở rất nhiều. Hầu hết các trường học đều nhận kinh phí hoạt động từ Bộ giáo dục. Điều này khiến việc có một phần mềm quản lý và báo cáo chung là rất cần thiết.

Ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản trong trường học
Ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản trong trường học

Mỗi trường học sẽ có một nhân viên phụ trách việc quản lý những tài sản trong trường như bàn, ghế, phòng học, máy móc và các cơ sở vật chất khác. Khi có tài sản hư hỏng, cần sửa chữa, thay mới thì sẽ báo lên cấp trên để được hỗ trợ. Bằng việc sử dụng phần mềm theo dõi những thiết bị ấy, công việc thay mới và sửa chữa, bảo dưỡng sẽ trở nên kịp thời hơn, tránh làm gián đoạn quá trình học tập của học sinh trong trường.

3. Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học

3.1. Kiểm soát dữ liệu tài sản tại một nơi cố định

Như đã nói ở trên, việc nhập dữ liệu tài sản vào phần mềm sẽ giúp các dữ liệu được bảo toàn trong hệ thống. Từ đó, tránh được các sự cố như thất lạc, trộm cắp cũng như các nguy cơ khác. Các loại tài sản được kiểm soát không chỉ bao gồm các loại cơ sở vật chất như bàn, ghế, chìa khóa, phòng học mà còn có thể bao gồm các loại tài liệu liên quan đến công tác giảng dạy và học tập. Từ việc kiểm soát được dữ liệu, việc kiểm kê tài sản cuối mỗi năm học trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, hệ thống cũng giúp đồng bộ hóa tài sản và dữ liệu để có thể báo cáo chính xác hơn.

Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học
Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học

3.1.2. Những loại thông tin có thể được kiểm soát của tài sản

Thông qua việc lưu trữ, mỗi khi cần thiết, người sử dụng hệ thống có thể biết rõ các thông tin sau nhờ việc kiểm tra thông tin tài sản. Đầu tiên là tình trạng của tài sản, đang nằm trong danh mục bị hỏng, cần tu sửa hay cần bảo trì, bảo dưỡng. Thứ hai là vị trí hiện tại của tài sản đang ở đâu, do ai sử dụng. Việc lắp đặt, giao nhận tài sản được ghi chép sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, người quản lý tài sản cũng biết được số lượng các tài sản đang được sử dụng và người nào sử dụng tài sản đó.

3.2. Theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách được giao

Bộ giáo dục là cơ quan chính đóng vai trò cấp ngân sách hoạt động cho các trường học. Việc sử dụng ngân sách đó sao cho hiệu quả là trách nhiệm của các trường học. Để làm được điều đó, việc theo dõi chi tiêu là rất cần thiết.

Theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách được giao
Theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách được giao

Ngân sách chi tiêu cho từng khoa sẽ được cấp bởi hiệu trưởng tùy theo nhu cầu sử dụng. Ngân sách đó cũng như các khoản chi tiêu sẽ được lưu lại để tiện cho việc theo dõi. Thông qua đó, ta có thể xác định những tài sản nào đang cần được cấp thêm ngân sách để duy trì, sửa chữa. Các tài sản không được sử dụng hiệu quả có thể được phân phối lại để đạt được hiệu quả tốt hơn.

3.3. Thuận tiện cho việc báo cáo đến các cơ quan có thẩm quyền

Nhờ vào việc lưu trữ và kiểm soát tài sản, mỗi khi được yêu cầu, các trường học không còn phải mất công kiểm kê lại các tài sản nữa. Tình trạng của từng loại sẽ được lưu sẵn trong hệ thống. Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép bạn cài đặt những người có thẩm quyền truy cập hệ thống. Từ đó, việc báo cáo cũng không còn là quá khó khăn cho người kiểm soát tài sản.

3.4. Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị thông qua đặt trước

Nhiều tài sản trong trường có số lượng hạn chế do không đủ ngân sách hoặc nhu cầu không quá cao. Để tránh việc sử dụng cùng lúc những loại tài sản đó dẫn đến thiếu hụt thì có thể sử dụng hệ thống như một cách ghi chép lịch trình sử dụng. Đối với những tài sản đó, người muốn sử dụng có thể đặt trước để không bị thiếu khi muốn sử dụng. Những tài sản cần đặt trước có thể là máy tính xách tay, máy chiếu, các loại dây nối,...

Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị thông qua đặt trước
Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị

Ngoài ra, các tài sản không thường xuyên được sử dụng như các sân bãi, nhà thể chất cũng có thể được trường cho thuê sau giờ học để tạo ngân quỹ hoạt động. Những tài sản đó sẽ được cho thuê theo giờ hạn định. Khi hết giờ, hệ thống sẽ nhắc nhở để dừng hoạt động với những tài sản đó.

4. Minh họa về kết quả triển khai phần mềm quản lý trường học

Rất nhiều trường học đã ứng dụng phần mềm này vào trong công tác quản lý. Thực tiễn cho thấy, phần mềm quản lý tài sản trường học đã mang lại rất nhiều lợi ích. Lấy ví dụ của trường đại học ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội. Sau khi triển khai sử dụng phần mềm quản lý tài sản từ năm 2018, nhà trường đã ghi nhận những kết quả sau. Thời gian trong công tác quản lý và kiểm kê tài sản giảm rõ rệt. Công tác vận hành trường trở nên trơn tru, nhẹ nhàng hơn do đã giảm bớt được gánh nặng trong công việc quản lý. Đây là những minh họa rõ nét nhất về sự hiệu quả của phần mềm quản lý trường học.

Qua bài viết trên, timviec365.vn hy vọng đã giải đáp những thắc mắc của bạn về phần mềm quản lý trường học. Đây là một công cụ hết sức hiệu quả và nên được áp dụng rộng rãi trong ngành giáo dục. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì về phần mềm quản lý tài sản trường học, hãy cho chúng tôi biết nhé!

Quy trình quản lý tài sản theo ISO

Bên cạnh phần mềm quản lý tài sản trường học, còn rất nhiều phần mềm quản lý tài sản khác. Các phần mềm trên đều tuân theo quy trình quản lý tài sản theo ISO. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình này qua bài viết dưới đây!

Quy trình quản lý tài sản theo ISO

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype