Thông tin về phiếu đề xuất vật tư trong lĩnh vực xây dựng

1. Khái niệm về phiếu đề xuất vật tư trong xây dựng

Việc xây dựng là một lĩnh vực đang phát triển mạnh mẽ và thu hút sự quan tâm của nhiều người khi nghiên cứu về các khái niệm liên quan đến nó. Một trong những loại giấy tờ cần thiết trong hoạt động xây dựng và thi công công trình mà không thể bỏ qua đó chính là phiếu đề xuất vật tư. Vậy phiếu đề xuất vật tư trong xây dựng là gì?

Phiếu đề xuất vật tư được hiểu đơn giản đó là một loại giấy tờ thực hiện chức năng đề xuất, bao gồm nội dung về việc mua và bổ sung vật liệu xây dựng trong quá trình thi công công trình. Mẫu phiếu này được sử dụng dưới 2 dạng theo quy định đó là mẫu theo Thông tư 133 và một mẫu theo Thông tư số 200 do Bộ Tài Chính ban hành.

Có thể nói, khi thực hiện chức năng của mình, phiếu đề xuất vật tư đã có cho mình những vai trò nhất định và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ của công trình. Vậy những vai trò đó là gì?

2. Vai trò và quy trình thực hiện phiếu đề xuất vật tư trong xây dựng

2.1. Vai trò của phiếu đề xuất trong quá trình thi công

2.1.1. Bổ sung nguyên vật liệu trong quá trình thi công

Trên thực tế, tỷ trọng của vật liệu xây dựng thường chiếm từ 60 đến 80% trong toàn bộ công trình xây dựng. Trong quá trình thi công, việc phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư, nguyên liệu xây dựng là điều chắc chắn sẽ xảy ra và lúc này phiếu đề xuất vật tư sẽ phát huy vai trò của mình.

Khi thấy nguyên vật liệu đã sắp hết hoặc không đủ để đảm bảo chất lượng của kết quả công trình thì việc đề xuất để mua thêm là điều tất yếu. Tất nhiên, quá trình đề xuất này cần có những thủ tục và những khâu kiểm kê nhất định chứ không thể nói suông rằng muốn mua là mua ngay được. Liên quan đến tài chính và mua hàng hóa vật liệu vì vậy sự kê khai rõ ràng các danh mục sản phẩm là một điều cần thiết. Phiếu đề xuất vật tư khi đó sẽ thực hiện chức năng của mình như một cầu nối để nói lên nhu cầu của cấp dưới với ban lãnh đạo và quản lý công trình đang thi công.

2.1.2. Quản lý vật liệu và chi phí liên quan đến công trình

Vai trò thứ hai cần kể đến mà mẫu phiếu đề xuất này mang lại đó là kê khai thông tin về việc mua vật tư, công cụ, thiết bị,... để từ đó những nhà quản lý có thể kiểm soát được vật liệu, kiểm soát được chi phí có liên quan đến yếu tố vật liệu trong quá trình xây dựng. Đối với một công trình cần nhiều hạng mục vật tư như vậy thì việc gặp trở ngại trong kiểm soát là điều không thể tránh khỏi. Những mẫu phiếu đề xuất lúc này sẽ trở thành cơ sở để họ có thể nhìn vào và thực hiện công việc quản lý.

Trong quá trình thực hiện công việc quản lý vật tư, thiết bị, nguyên liệu xây dựng, các nhà thầu có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ để có thể quản lý được dễ dàng và hiệu quả. Một trong những cái tên mà chúng tôi muốn tư vấn cho bạn đó chính là phần mềm Quản lý cung ứng xây dựng 365. Phần mềm với những chức năng hữu ích được thiết lập để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả. Giao diện thân thiện đẹp mắt, hỗ trợ công việc quản lý vật liệu, quản lý tài chính nguồn vốn,... chắc chắn đây sẽ là một cái tên không khiến người dùng thất vọng khi sử dụng và sở hữu cho mình.

Xem thêm: Thiết lập quy trình xuất kho vật tư trong doanh nghiệp

2.2. Quy trình khi thực hiện chức năng của phiếu đề xuất vật tư

Như đã nói đến ở trên thì các công trình khi muốn đề xuất thêm vật tư thì cần phải qua rất nhiều thủ tục như đệ đơn, trình bày, chờ được chấp thuận mua thêm vật liệu rồi yêu cầu từ đội ngũ thi công, mua hàng, về đến công trình, kiểm tra chất lượng,... mới có thể hoàn tất. Chính vì vậy, để đảm bảo tiến độ, người quản lý dự án cần có kế hoạch cụ  thể về vật liệu từ chính cho đến phụ, máy móc, thiết bị dùng để bảo hộ,... Sau đó lập đề xuất mua hàng gửi cho Ban lãnh đạo hoặc Phòng Vật tư giấy tờ đề xuất đó.

Phòng Vật tư sẽ kiểm tra xem các danh mục trên phiếu đề xuất vật tư có ở trong kho hay không và ghi chú với những sản phẩm cần mua và không cần mua thêm. Cuối cùng phiếu đề xuất vật tư đó sẽ được mang đến Phòng Cung ứng của công trình để tiến hành đặt hàng.

3. Nội dung cần có trong phiếu đề xuất vật tư lĩnh vực xây dựng

Bên cạnh việc phải thực hiện theo mẫu loại giấy tờ đề xuất này thì phiếu đề xuất vật tư cũng cần thể hiện được những nội dung cụ thể như sau:

Đầu tiên là thể hiện được khối lượng đặt hàng trong đợt có vượt quá tổng khối lượng hàng hóa cần mua hay chưa. Nội dung này cần chú trọng để có thể kịp thời phát hiện trong trường hợp bị thất thoát vật tư thì cần kiểm tra để có biện pháp giải quyết và xử lý hiệu quả.

Vật tư cần mua trong phiếu đề xuất cần ghi rõ vị trí và mục đích sử dụng. Yếu tố này sẽ được dựa trên bản vẽ công trình để làm căn cứ đối chiếu. Ngoài ra cũng cần ghi rõ về chủng loại, quy cách và tiêu chuẩn của vật tư nếu có.

Vật tư, vật liệu khi đặt mua cần thể hiện rõ ràng về thời gian cần sử dụng. Điều này sẽ giúp phòng cung ứng có thể điều chỉnh để đặt mua hàng hóa sao cho về kịp thời gian nhằm đảm bảo tiến độ cho công trình. Nếu như không thể đáp ứng kịp thời thì phòng Cung ứng cũng sẽ có những thông báo rõ ràng lại xuống các bộ phận liên quan để họ chủ động điều chỉnh công việc mà không bị ảnh hưởng quá nhiều do sự thiếu hụt về vật liệu.

Đối với các trường hợp phiếu đề xuất vật tư sử dụng để mua hàng cho thầu phụ hoặc tổ đội thì cũng cần có ghi chú rõ ràng để nhà quản lý lấy đó làm căn cứ trừ tiền khi tổng kết thanh toán. Phiếu đề xuất vật tư cần thể hiện rõ về tiêu chuẩn, yêu cầu, đặc điểm, chủng loại của hàng hóa để không xảy ra trường hợp nhầm lẫn trong mua bán.

Suy cho cùng, vật tư cũng là một dạng tài sản quan trọng trong dự án thi công công trình mà chúng ta cần có sự quản lý nghiêm ngặt. Thông qua những thông tin chia sẻ về phiếu đề xuất vật tư trên đây, chúng tôi hy vọng bạn đọc đã có cho mình được những giá trị hữu ích nhất định. Chúc bạn có nhiều sức khỏe và đừng quên thường xuyên ghé thăm timviec365.vn để đón đọc những chia sẻ bổ ích khác cho mình!