Thiết lập quy trình xuất kho vật tư trong doanh nghiệp

1. Thông tin tổng quan về quy trình xuất kho vật tư

1.1. Có cần thiết phải xây dựng quy trình xuất kho vật tư không? 

Vật tư là những vật liệu không trực tiếp tham gia và quá trình tạo ra sản phẩm nhưng nó cần thiết trong quá trình tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Vật tư có thể là bao bì sản phẩm, túi giấy, thùng, vỏ bọc để phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm. Hầu hết các sản phẩm trên thị trường đều cần phải sử dụng vật tư, vừa để bảo quản tốt sản phẩm, vận chuyển dễ dàng, vừa như một cách trang trí, làm truyền thông trên sản phẩm. 

Vật tư được coi là một tài sản lưu động trong doanh nghiệp sản xuất. Nếu không kiểm soát tốt hoạt động xuất kho vật tư, doanh nghiệp sẽ rất dễ gặp phải tình trạng thừa - thiếu vật tư trong quá trình sản xuất. Ví dụ: Khi nhập vào kho một số lượng lớn bao bì sản phẩm, trong quá trình sản xuất đã không kiểm soát được lượng vật tư xuất kho để tham gia vào quá trình sản xuất, doanh nghiệp sẽ không biết được lượng bao bì còn lại là bao nhiêu, không có kế hoạch kịp thời trong việc bổ sung vật tư khi hết hàng. 

Một số loại vật tư có hạn sử dụng, nếu không được sử dụng trong thời gian quy định sẽ làm hao mòn, mất giá trị sử dụng, gây ảnh hưởng tới chi phí đầu vào của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, nếu kiểm soát không tốt việc xuất kho vật tư còn khiến cho doanh nghiệp gặp phải tình trạng thất thoát hàng hóa do các nhân viên gian lận để bòn rút lợi ích không chính đáng từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhập nhiều vật tư nhưng không được khai thác hết tiềm năng sử dụng. 

1.2. Những lợi ích khi xây dựng quy trình xuất kho vật tư

1.2.1. Giảm thiểu và loại bỏ khả năng thất thoát hàng hóa

Khi xây dựng đúng quy trình xuất kho vật tư chuẩn thì các nhân viên sẽ không có cơ hội gian lận trong công việc, mọi công tác xuất kho đều phải thực hiện theo đúng quy trình công ty đã đưa ra nên khả năng thất thoát hàng hóa do gian lận sẽ được giảm thiểu tới mức thấp nhất. 

Các hoạt xuất kho đều được ghi chép đúng số lượng và đúng danh mục sản phẩm, có sự xác nhận của người quản lý kho - người chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa xuất - nhập và tồn kho. 

1.2.2. Đáp ứng, duy trì ổn định hoạt động sản xuất - kinh doanh 

Quy trình xuất kho vật tư được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn sẽ giúp cho vật tư sẽ được xuất theo đúng số lượng cần thiết và đúng thời gian quy định. Việc quản lý tốt hoạt động xuất kho cũng giúp cho doanh nghiệp có thể hạn chế thấp nhất tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất. 

Người quản lý kho sẽ kiểm soát được lượng vật tư còn trong kho và sẽ lên kế hoạch thực hiện nhập vật tư khi cần thiết, đảm bảo hoạt động xuyên suốt, ổn định trong sản xuất của doanh nghiệp. 

1.2.3. Đảm bảo vật tư được khai thác tiềm năng hoàn toàn

Quản lý tốt hoạt động xuất kho vật tư, người quản lý kho sẽ biết được lượng vật tư còn tồn đọng trong kho, thời gian nhập kho vật tư. Từ đó, những vật tư được nhập trước thì sẽ được xuất trước, những vật tư nhập sau thì sẽ xuất sau, giảm thiểu tình trạng vật tư bị hao hụt, biến đổi chất lượng hay hết hạn sử dụng trong quá trình lưu kho. Do đó, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của các vật tư đã được nhập vào kho. 

Xem thêm: Thách thức và phương án quản lý rủi ro chuỗi cung ứng ngành xây dựng

2. Các bước trong quy trình xuất kho vật tư trong doanh nghiệp

Bước 1: Khi trong dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp cần sử dụng vật tư để sản xuất sản phẩm thì sẽ gửi yêu cầu xuất kho đến bộ phận quản lý kho. Yêu cầu xuất kho có thể chỉ là miệng, hoặc cẩn thận hơn là sử dụng văn bản yêu cầu xuất kho. 

Với các doanh nghiệp lớn, vật tư có số lượng lớn và có giá trị cao thì nên sử dụng yêu cầu xuất kho để có cơ sở đối chứng trong quá trình kiểm tra số lượng hàng hóa xuất kho. 

Bước 2: Bộ phận kế toán sẽ thực hiện lập Phiếu xuất kho và chuyển đến cho bộ phận quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp. Có thể lập Phiếu xuất kho thành nhiều liên khác nhau để giao cho các bộ phận cần thiết để xử lý, đối chứng. 

Bước 3: Sau khi bộ phận quản lý kho nhận được Phiếu xuất kho sẽ tiến hành kiểm đếm vật tư theo đúng số lượng và chủng loại yêu cầu, giao đến bộ phận cần vật tư và tiến hành bàn giao. 

Bước 4: Khi đã bàn giao xong vật tư, cần yêu cầu người nhận ký xác nhận vào Phiếu xuất kho là đã nhận vật tư cần thiết đầy đủ đúng số lượng và đúng chủng loại. 

Bước 5: Người quản lý kho sẽ giữ lại một liên phiếu xuất kho, liên còn lại sẽ giao cho bộ phận kế toán trong doanh nghiệp quản lý. 

Bước 6: Bộ phận kế toán sẽ thống kê và hạch toán các vật tư xuất kho theo đúng số lượng và chủng loại đã thực hiện xuất. Nếu có vấn đề sai sót thì cần yêu cầu bộ phận xuất kho kiểm tra và điều chỉnh lại để không ảnh hưởng về số lượng vật tư thực tế và vật tư trên giấy tờ.

3. Kết luận

Xây dựng quy trình xuất kho vật tư là điều vô cùng cần thiết ở hầu hết các doanh nghiệp, nhất là với những doanh nghiệp sản xuất hàng hóa và kinh doanh sản phẩm, nó tác động không nhỏ đến sự ổn định của doanh nghiệp. 

Các doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt các bước trong quy trình xuất kho vật tư, điều chỉnh các bước thực hiện cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu, quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp giúp nâng cao, phát triển, ổn định hoạt động sản xuất - kinh doanh trong doanh nghiệp.

Để quản lý hiệu quả hoạt động xuất - nhập kho hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu của doanh nghiệp, các bạn có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm quản lý trực tuyến. Các phần mềm này giúp cho các hoạt động quản lý kho chính xác hơn, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nhân lực với chi phí vô cùng hợp lý. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí lớn trong nhân sự khi sử dụng các phần mềm quản lý này. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về quy trình xuất kho vật tư. Mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ nắm vững quy trình xuất kho vật tư và áp dụng linh hoạt cho doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công!