Học tập người Nhật với quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

1. Thông tin về quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

1.1. Quy tắc 5S là gì?

Xuất phát từ xứ sở mặt trời mọc - Nhật Bản, quy tắc 5S lần đầu được sử dụng tại doanh nghiệp nổi tiếng Toyota và sau đó mở rộng, phát triển và được áp dụng trên toàn thế giới. Quy tắc này gắn liền với thuật ngữ “Kaizen” có thể hiểu đơn giản là làm cho mọi thứ tốt hơn nhờ sự cải tiến liên tục và trở thành tiêu chuẩn được áp dụng cho rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình vận hành hiện nay.

Thời điểm mới xuất hiện, quy tắc 5S thường được sử dụng trong lĩnh vực kỹ thuật và máy móc. Trở thành một biểu tượng cho hệ thống vận hành chặt chẽ, chính xác. Về sau, khi quy tắc này xuất hiện và đem lại hiệu quả công việc khi áp dụng tại các bệnh viện thì sự phổ biến càng trở nên rộng rãi và lan rộng sang nhiều lĩnh vực khác.

Nhắc đến khái niệm cụ thể cho quy tắc này, người ta có thể hiểu rằng quy tắc 5S hay tiêu chuẩn Kaizen 5S là những nguyên tắc được thành lập, đặt ra trong các tổ chức, doanh nghiệp nhằm cải thiện chất lượng, năng suất và hiệu quả trong công việc và quá trình vận hành. Quy tắc này được tạo lập bởi 5 yếu tố bao gồm: Sàng lọc - Sort; Sắp xếp - Set in order; Sạch sẽ - Standardize; Săn sóc - Sustain và cuối cùng là Sẵn sàng - Self-discipline. Hiểu trong tiếng Nhật lần lượt là: Seiri (整理); Seiton (整頓); Seiso (清掃); Seiketsu (清潔) và Shitsuke (躾). Vậy cụ thể những yếu tố này là gì khi nhắc đến quy tắc 5S trong vận hành kho hàng.

1.2. Những yếu tố tạo nên quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

1.2.1. Yếu tố Seiri - Sàng lọc

Sự sàng lọc là điều đầu tiên khi nhắc đến quy tắc này trong vận hành kho hàng. Mỗi ngày hoạt động, kho hàng của các doanh nghiệp sẽ liên tục đón  nhận các sản phẩm cũng như loại bỏ những máy móc, thiết bị, vật liệu không cần thiết để kho hàng có sự kiểm soát hiệu quả. Áp dụng quy tắc sàng lọc trong 5S, người thực hiện cần có sự kiểm tra cẩn thận, thực hiện chọn lọc dứt khoát và đưa ra các quyết định cần thiết liên quan đến việc loại bỏ hoặc di chuyển đến các bộ phận phù hợp hơn.

Yếu tố này được đặt đầu tiên khi nhắc đến quy tắc 5S trong vận hành kho hàng là bởi một hệ thống làm việc được sàng lọc ngay từ đầu sẽ “dọn đường” và hỗ trợ hiệu quả hơn cho 4S còn lại. Việc này xuất phát từ chính lối sống tối giản của người Nhật khi loại bỏ những điều thừa thãi trong cuộc sống nhằm tạo ra những hiệu quả từ những thứ thực sự cần thiết.

Ngoài ra, yếu tố này cũng cần được thực hiện định kỳ tại các kho hàng dựa trên tính chất hoạt động riêng biệt. Quá trình này cần đến sự đồng lòng và giúp sức của toàn bộ nhân viên trong kho hàng nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

1.2.2. Yếu tố Seiton -  Sắp xếp

Yếu tố thứ hai của quy tắc 5S đó là sắp xếp. Yếu tố này chỉ có thể được đảm bảo khi thực hiện đầy đủ các tiêu chí đó là dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại. Đây có lẽ sẽ là yếu tố quan trọng nhất nếu doanh nghiệp muốn có được một kho hàng vận hành hiệu quả. Quy tắc được đặt ra ở đây đó là tất cả hàng hóa trong kho đều cần được đặt đúng nơi, đúng chỗ. Đảm bảo áp dụng đúng những quy tắc đã được đặt ra từ trước cho từng loại sản phẩm.

Một số tiêu chuẩn áp dụng có thể ví dụ như là: hàng hóa sắp theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, hàng nặng đặt dưới, hàng nhẹ, nhỏ đặt ở  trên. Các hàng hóa nhập vào trước có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được để phía ngoài và ngược lại những hàng hóa nhập sau có hạn sử dụng xa hơn thì sẽ để ở phía trong theo thứ tự tăng dần.

1.2.3. Yếu tố Seiso - Sạch sẽ

Trong không gian là việc tại các kho hàng, yếu tố đa dạng về hàng hóa khiến cho yếu tố về sự sạch sẽ rất cần được đặt ra. Yếu tố trong quy tắc này được đặt ra với tiêu chuẩn làm đến đâu sạch đến đấy. Đặt ra thời gian định kỳ để thực hiện công việc quét dọn, vệ sinh lại kho hàng cũng như đặt ra những quy định chung về việc giữ gìn vệ sinh kho hàng cho nhân viên.

Công việc này cũng cần được thực hiện với hệ thống máy móc đang hoạt động trong kho hàng để đảm  bảo được yếu tố vệ sinh chung cho không gian làm việc. Đồng thời giúp gia tăng tuổi thọ cho máy móc nói riêng và hệ thống vận hành nói chung.

1.2.4. Yếu tố Seiketsu - Săn sóc

Săn sóc của quy tắc 5S trong vận hành kho hàng là yếu tố được đặt ra để đảm bảo sự duy trì cũng như mức độ hiệu quả khi thực hiện 3S đã kể trên. Đơn giản thì, đây là quy trình kiểm tra và chuẩn hóa ba yếu tố đã thực hiện.

Yếu tố này có thể được xây dựng bằng việc tạo ra những cuộc thi, những phong trào phấn đầu có khen thưởng với những cá nhân và bộ phận thực hiện tốt. Việc này sẽ kích thích sự hứng thú cũng như trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc đối với hoạt động vận hành kho hàng nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

1.2.5. Yếu tố Shitsuke - Sẵn sàng

Cuối cùng là sự sẵn sàng trong quy tắc 5S. Việc đặt ra tiêu chuẩn và thực hiện nó trong thời gian đầu là điều dễ dàng thực hiện thế nhưng để duy trì nó thì lại là cả một quá trình. Quy tắc sẵn sàng này được đặt ra với mỗi nhân viên trong kho hàng về tinh thần tuân thủ quy định và thực hiện công việc một cách tự giác, có trách nhiệm. Sự sẵn sàng này được xây dựng trên việc nhân viên hiểu được rằng đây là nơi làm việc của mình, máy móc phục vụ công việc của mình, cần thực hiện để công việc của mình diễn ra hiệu quả nhất,...

Xem thêm: Cải thiện an toàn trong kho hàng bắt đầu từ nhận thức đến hành động

2. Những lợi ích từ quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

Đọc xong những nội dung về yếu tố của quy tắc 5S trong vận hành kho hàng chắc hẳn bạn đọc đã hình dung được phần nào những lợi ích mà những tiêu chuẩn này đem lại. Quy tắc này nếu được áp dụng hiệu quả sẽ mang lịa cho doanh nghiệp lợi ích to lớn về việc tối ưu hóa không gian làm việc tại các kho hàng. Tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, thời gian cho số liệu tồn kho cũng như không gian lưu trữ và chi phí cần sử dụng cho hoạt động vận hành kho hàng.

Quy tắc này còn giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được những tình huống liên quan đến việc thất thoát hàng hóa, những tai nạn không đáng có trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, những nhân viên được đào tạo và lao động trong môi trường tiêu chuẩn này cũng trở lên kỷ luật và trách nhiệm hơn, từ đó gia tăng được hiệu suất và năng suất làm việc.

Việc cập nhật những phương pháp, tiêu chuẩn kỷ luật tiên tiến và áp dụng cho doanh nghiệp của mình là một điều mà nhà điều hành nào cũng nên thực hiện. Khi áp dụng, nhà quản lý cần căn cứ vào những đặc điểm riêng biệt cũng như tình trạng kho hàng của mình để điều chỉnh và đưa ra những tiêu chuẩn phù hợp nhất.

Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ số vào quy trình vận hành cũng là một giải pháp mà các doanh nghiệp nên cập nhật ngay lập tức để đem lại những hiệu quả đáng trông đợi. Hiện nay, các sản phẩm phần mềm quản lý kho hàng được xuất hiện rất đa dạng cùng với những tính năng vô cùng hữu ích. Nếu bạn đang tìm kiếm một sản phẩm hỗ trợ công việc như vậy thì Phần mềm Quản lý Kho hàng 365 chính là một gợi ý mà bạn nên tham khảo. Mọi vấn đề trong quá trình vận hành kho sẽ được tối ưu hóa để hoạt động tuân thủ những tiêu chuẩn Kaizen 5S diễn ra được trôi chảy, nhịp nhàng.

Quản lý kho hàng doanh nghiệp
Cần ngay quy tắc tiêu chuẩn đề ra
Sàng lọc, sắp xếp, kiểm tra
Vệ sinh kho sạch mát thơm hít hà
Kiên trì sẵn sàng nhất mà
Cùng chung chí hướng đồng lòng hoan ca.

Bài thơ vui vừa rồi cũng đã khép lại nội dung bài viết về quy tắc 5S trong vận hành kho hàng của chúng tôi. Với những giá trị đem lại, timviec365.vn hy vọng rằng bạn đã tự tin hơn khi áp dụng phương pháp này vào thực tiễn cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn đọc sẽ có nhiều sức khỏe, luôn làm việc hiệu quả với những kỷ luật được đặt ra và đừng quên trở lại với chúng tôi để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác nhé!