Thực hiện 5s trong văn phòng, có nên áp dụng phương pháp này?

1. Bạn đã biết gì về phương pháp 5s

Với sự cạnh tranh mạnh như hiện nay thì các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng những phương pháp mới vào trong sản xuất và quản lý để công việc của mình được hiệu quả hơn  và sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình được tốt hơn trên thị trường. Đó chính là cái mà cái mà các doanh nghiệp hiện nay đang hướng tới. Vậy phương pháp 5s là như thế nào mà lại thu hút các doanh nghiệp, công ty, corporate, jsc, xí nghiệp nhiều đến như vậy.

5s chính là những phương pháp là những nền tảng để doanh nghiệp thực hiện các chương trình hệ thống đảm, bảo có hiệu quả và chất lượng. 5s xuất phát từ các quan điểm như môi trường làm việc lành mạnh, sạch đẹp, môi trường làm việc sẽ ảnh hưởng đến tinh thần và chất lượng của công việc. Năng suất lao động tăng lên thì đó chính là hiệu quả của việc áp dụng phương pháp quản lý.

5s xuất phát từ 5 từ tiếnh anh, chính là: Seri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. Đó chính xuất phát điểm của từ 5s. Chính là viết tắt chữ cái đầu tiên của 5 từ tiếng anh này. Trong đó cụ thể là:

1.1. Seri

Seri có nghĩa là sàng lọc. Trong công việc chúng ta luôn phải mang trong mình tâm thế sẵn sàng xem xét lại toàn bộ và phân loại những yếu tố không cần thiết cho công việc của mình. Người lao động Việt vẫn luôn có tính tiết kiệm và không muốn bỏ mọi thứ mặc dù là nó không cần thiết. Chính vì thế khi thực hiện phương pháp này chính là tránh việc người lao động sẽ giữ lại những thứ không cần thiết, như vậy có thể ảnh hưởng đến công việc rất nhiều.

1.2. Seiton

Seiton nghĩa là sắp xếp, sắp xếp ở đây chính là sắp xếp công việc công việc một cách logic và có hiệu quả. Việc sắp xếp công việc chính là yếu tố góp phần quyết định sự thành công hay thất bại của công việc đó. Sắp xếp công việc gọn gàng, ngăn lắp và sắp xếp chúng theo một thứ tự nhất định, việc nào nên làm trước và việc nào nên làm sau. Cách phân chia, sắp xếp công việc như vậy sẽ không bị nhầm lẫn và bỏ sót công việc. Không những tốt cho riêng cá nhân người thực hiện mà với người quản lý thì cũng có những lợi ích nhất định. Dựa vào sự sắp xếp chính của người quản lý thì nhân viên chỉ việc theo đó mà làm. Không cần tìm kiếm quá lâu, cũng không bị lẫn với công việc của người khác.

1.3. Seiso

Seiso nghĩa là sạch sẽ, sạch sẽ ở đây chính là việc giữ gìn cho nơi làm việc được sạch sẽ, gọn ngàng. Bạn không nên chủ quan với môi trường làm việc, môi trường sạch sẽ ngăn lắp cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc. Đặc biệt với các thiết bị máy móc thì luôn luôn cần giữ gìn vệ sinh để nó hoạt động tốt và đạt năng suốt cao. Hiện nay ở mỗi công ty đều có lao công, tuy nhiên không phải vì lý do đó mà bạn lại chủ quan trong việc bảo vệ môi trường làm việc của chính mình. Bảo vệ và giữ gìn môi trường làm việc chính là trách nhiệm chung của tất cả mọi người. Chính vì thế mà tất cả nhân viên cần phải nghiêm túc thực hiện.

Việc làm online

1.4. Seiketsu

Seikrtsu chính là săn sóc, trong giai đoạn này người thực hiện cần phải thường xuyên săn sóc môi trường làm việc. Không chỉ làm xong là bỏ đó mà phải liên tục duy trì những hoạt động đó và thực hiện tốt. Để duy trì những công việc mà mình đã thực hiện quả thật rất khó, nó cần ở người làm phải có sự kiên trì và sẵn sàng thực hiện những việc khó. Hãy lập cho mình một nhãn dán trực quan để thực hiện duy trì tốt hơn.

1.5. Shitsuke

Shitsuke nghĩa là sẵn sàng, chúng ta cần phải luôn chuẩn bị tâm thế và tinh thần sẵn sàng tuân thủ những quy tắc và những phương pháp được áp dụng tại nơi làm việc. Không nên bị ép buộc mới thực hiện, như vậy sẽ tạo cảm giác không thoải mái tại nơi làm việc. Nếu mỗi nhân viên đều tự trang bị cho mình tinh thần này thì việc thực hiện sẽ đạt hiệu quả vô cùng tốt. Hãy thực hiện công việc này hàng ngày và thường xuyên để tự tạo cho mình thói quen tốt tại nơi làm việc.

Với những thông tin trên đây thì chắc chắn bạn đã biết thế nào là 5s rồi đúng không nào. Nhưng để doanh nghiệp thực hiện có hiệu quả phương pháp này thì doanh nghiệp cần làm những gì?

>> Xem thêm: Công việc hành chính nhân sự là gì

2. Doanh nghiệp thực hiện 5s một cách hiệu quả tại văn phòng

Với phương pháp 5s này, doanh nghiệp có thể áp dụng với toàn bộ doanh nghiệp nhưng cũng có thể áp dụng với một phòng ban. Tuy nhiên, việc áp dụng với những từng phòng ban thì cũng phải thực hiện dựa trên các bước sau:

- Bước đầu tiên: Chuẩn bị, xem xét và đánh giá thực trạng công ty

- Bước thứ hai, thực hiện phát động chương trình 5s trong công ty

- Bước thứ ba, kêu gọi toàn thể nhân viên văn phòng từ trưởng phòng tiếng anh đến nhân viên tại các vị trí việc làm như nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B,... thực hiện chương trình áp dụng 5s

- Bước thứ tư, bắt đầu tiến hành theo từng giai đoạn của 5s

- Bước thứ năm, chính là thực hiện đánh giá kết quả định kì để xem có cần thay đổi gì hay không.

Để thực hiện được 5 bước này hiệu quả và thành công thì người lãnh đạo cũng đóng góp vào quá trình này rất nhiều.

- Thứ nhất, người lãnh đạo phải luôn là người đi đầu trong phong trào thực hiện và cũng phải là người tạo mọi điều kiện cho nhân viên thực hiện một cách có hiệu quả.

- Thứ hai, là một người lãnh đạo thì cần phải biết phân chia công việc và lãnh đạo nhân viên một cách tốt nhất, để cho toàn bộ nhân viên phải “tâm phục khẩu phục”.

- Thứ ba, để kích lệ tinh thần nhân viên thực hiện tốt thì người lãnh đạo cần phải khen thưởng đúng người và kỉ luật đúng người để tinh thần nhân viên đi lên.

5s chính là phương pháp được áp dụng trong văn phòng nhằm tạo thói quen tốt cho mọi người, nâng cao hiệu quả tại công ty. Chính vì thế mà cần phải có sự đồng lòng thực hiện cả nhân viên và người lãnh đạo.

Việc làm quản trị văn phòng

3. Áp dụng phương pháp 5S trong quản lý tại doanh nghiệp

3.1. Tại sao phương pháp 5S lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn?

Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5S vào việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Tại sao lại như vậy?

- Mô hình 5S có thể áp dụng đối với bất kỳ hình thức tổ chức cũng như quy mô của các doanh nghiệp.

- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội như: sản xuất, dịch vụ, thương mại,...

- Mô hình 5S khá đơn giản và không đòi hỏi các thuật ngữ khó, điều này khá thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện.

- Chắc hẳn tất cả mọi người đều thích sự sạch sẽ, thoải mái, thoáng đãng, ngăn nắp ở nơi làm việc của mình. Tuy nhiên, hiện nay ở một số doanh nghiệp lại gặp phải những vấn đề như:

+ Nhiều thứ không cần thiết và không được sắp xếp một cách gọn gàng, khoa học.

+ Việc di chuyển các đồ vật trong văn phòng tốn khá nhiều thời gian, công sức của mọi người và ản hưởng trực tiếp đến các hoạt động khác, thậm chí còn không có dấu hiệu nhận biết cụ thể cho từng khu làm việc.

+ Các doanh nghiệp vẫn còn tồn tại khá nhiều những sai sót trong quá trình làm việc.

+ Rất nhiều công việc phải chỉnh sửa và làm lại từ đầu, giao hàng bị trì hoãn và phải làm việc ngoài giờ khá nhiều mới có thể hoàn thành khối lượng các công việc.

+ Nhiều doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề về tồn kho nguyên liệu, bán các thành phẩm quá nhiều và làm mất thời gian trong việc xếp dỡ các sản phẩm đó.

+ Các thiết bị văn phòng gồm những gì đó thì thiếu sạch sẽ, nhiều diện tích bị bỏ không, tỷ lệ các thiết bị máy móc không hoạt động khá cao.

+ Sàn nhà, cửa sổ, bóng đèn,... bụi bẩn, gây ảnh hưởng đến chất lượng làm việc cũng như sức khỏe của các nhân viên trong doanh nghiệp.

+ Văn phòng làm việc không an toàn, dẫn đến xảy ra các vấn đề, sự cố, tai nạn,...

+ Tinh thần làm việc của nhân viên đang ngày càng kém đi.

+ Người lao động không còn tự hào và hứng thú với công ty của chính mình.

Chính vì những nguyên do trên mà hiện nay các doanh nghiệp đang dần cải thiện môi trường làm việc bằng việc sử dụng mô hình 5S. Bởi thực tế, một môi trường tốt, sạch sẽ, thoáng đãng chắc chắn sẽ mang lại cho chúng ta tinh thần làm việc hứng khởi, hăng say và mang lại hiệu quả tốt hơn. Ngược lại, nếu phải làm việc trong một môi trường bụi bặm, bừa bộn, bí bách thì sẽ không ai có thể thoải mái và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp được.

Việc làm trợ lý văn phòng

3.2. Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp khá hiệu quả hiện nay, góp phần vào việc huy động con người cũng như cải thiện được môi trường làm việc tốt hơn, tăng năng suất lao động trong quá quá trình kinh doanh. Và mục tiêu chính của mô hình 5S bao gồm:

- Mô hình 5S xây dựng được ý thức để cải tiến cho mọi người một không gian làm việc tốt hơn.

- Xây dựng tinh thần gắn kết đồng nghiệp trong doanh nghiệp với nhau, tạo các mối quan hệ thân thiết, hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong công việc, mang đến hiệu quả kinh doanh cao hơn.

- Mô hình 5S phát triển tốt hơn vai trò lãnh đạo của đội ngũ cán bộ doanh nghiệp, cán bộ quản lý qua các hoạt động thực tế, thiết thực nhất.

- Xây dựng nên cơ sở để có thể đưa các cải tiến về kỹ thuật – công nghệ vào hoạt động sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Giờ hành chính là gì

3.3. Các yếu tố cơ bản giúp thực hiện thành công chương trình 5S

Để có thể thực hiện thành công và hiệu quả nhất chương trình 5S tại các doanh nghiệp, cần phải đảm bảo được những yếu tố sau đây:

- Các lãnh đạo luôn phải cam kết và hỗ trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Tức là phải tạo các điều kiện để mang lại sự thành công khi bắt đầu tiến hành thực hiện chương trình 5S. Lãnh đạo phải có sự hiểu biết và luôn ủng hộ trong quá trình hình thành các nhóm công tác, đồng thời cũng cần chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các công việc đó.

- Các doanh nghiệp cần phải bắt đầu đào tạo cho nhân viên trong công ty để họ có thể nhận thức được đầy đủ ý nghĩa của chương trình 5S, cung cấp cho họ những thông tin và phương pháp cụ thể để thực hiện chính là khởi nguồn cho chương trình 5S. Sau đó, khi mọi người trong công ty đã có nhận thức đúng đắn, chuẩn xác về các công việc thì họ sẽ bắt đầu biết tự giác tham gia và chủ động hơn trong các hoạt động 5S.

- Một trong những bí quyết để tạo được sự thành công khi thực hiện chương trình 5S chính là tạo được một môi trường năng động, khuyến khích tất cả mọi người tự nguyện tham gia vào các hoạt động của chương trình.

- Bên cạnh đó, việc thường xuyên lặp lại các vòng của chương trình 5S với những tiêu chuẩn mới cao hơn cũng chính là một phương pháp giúp cho việc duy trì các hoạt động cũng như cải tiến được công tác quản lý của doanh nghiệp.

Người tìm việc

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp cho bạn trên đây thì bạn cũng đã hiểu thế nào là thực hiện 5s trong văn phòng. Với những kiến thức này, giờ đây bạn cũng có thể tự tin áp dụng trong văn phòng của mình một cách có hiệu quả.