Lưu kho là gì? Những thông tin về lưu kho doanh nghiệp cần biết

1. Định nghĩa và những khái niệm liên quan đến lưu kho là gì

1.1. Khái niệm lưu kho là gì?

Lưu kho là gì? Đây là một thuật ngữ rất phổ biến trong thị trường kinh tế hiện nay. Trong tiếng Anh, lưu kho được biết đến là “storage", có ý nghĩa là chỉ việc lưu trữ hàng hoá, sản phẩm ở trong một kho hàng bất kỳ trước khi vận chuyển sản phẩm đó tới tay khách hàng hay người tiêu dùng.

Về bản chất, lưu kho là quá trình mà doanh nghiệp để hàng hoá trong một không gian rộng ở một khoảng thời gian nhất định. Mục đích là để lưu trữ và bảo quản hàng hoá, sản phẩm một cách tốt nhất trước khi thực hiện việc vận chuyển hàng hoá tới điểm tiêu thụ cuối cùng. 

Hiện nay, việc lưu kho có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng. Quá trình này nhằm đảm bảo hàng hóa có thể được bảo quản và lưu trữ một cách an toàn nhất. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp chắc chắn với việc có đủ hàng hoá, sản phẩm để cung ứng cho thị trường cũng như khách hàng của mình. Vì vậy mà vấn đề lưu kho luôn nhận được rất nhiều sự quan tâm, chú ý của các doanh nghiệp hiện nay.

1.2. Các khái niệm liên quan tới lưu kho cần biết

1.2.1. Khái niệm dịch vụ lưu kho là gì?

Dựa vào định nghĩa về lưu kho thì bạn có thể thấy rằng kho hàng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình này. Kho hàng được sử dụng có thể là kho hàng của chính doanh nghiệp hoặc là kho hàng mà doanh nghiệp thuê của một đơn vị khác để bảo quản hàng hóa của mình. Trong trường hợp sử dụng kho hàng thuê để lưu kho thì đây sẽ được gọi là dịch vụ lưu kho. 

Một cách đơn giản thì dịch vụ lưu kho là việc doanh nghiệp thuê một kho hàng bên ngoài để thực hiện việc lưu trữ, bảo quản hàng hoá của mình. Sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ trong tất cả các quy trình như vận chuyển, sắp xếp hàng hóa và tiến hành lưu trữ hàng hoá,... 

Hầu hết, với các kho hàng cung cấp dịch vụ lưu kho thì đều sẽ sắp xếp kho theo một thứ tự nhất định và bảo mật vô cùng an toàn. Từ đó đảm bảo cho việc lưu trữ hàng hoá cũng như hỗ trợ tối đa cho các nhà quản lý trong việc theo dõi hàng hoá được lưu kho như thế nào và thời gian tồn kho bao lâu.

So với việc tự lưu kho thì dịch vụ lưu kho đang rất được ưa chuộng và trở nên phổ biến. Với dịch vụ này, các doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn cho quá trình bảo quản hàng hoá của mình mà không cần quá tốn kém cho việc mở rộng hay làm thêm kho mới.

1.2.2. Khái niệm hàng hóa lưu kho là gì?

Có phải tất cả hàng hoá ở trong kho đều được gọi là hàng hóa lưu kho không? Về bản chất thì hàng hoá ở trong kho sẽ được gọi là hàng hóa lưu kho, tuy nhiên, thực tế thì không hoàn toàn là như vậy.

Hàng hóa lưu kho là hàng hoá được lưu trữ, bảo quản trong kho hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, các loại hàng này không phải là hàng hoá thuộc diện bị trả lại hay những mặt hàng hóa đặc biệt dựa trên sự thỏa thuận giữa bên kho và bên sử dụng dịch vụ lưu kho với nhau. 

Dựa trên định nghĩa trên thì ta có thể thấy rằng các mặt hàng như hàng đổi trả, hàng hoá đặc biệt,... sẽ không được gọi là hàng lưu kho cho dù nó được bảo quản và lưu trữ trong kho hàng.

1.2.3. Khái niệm về thời điểm nhập kho

Thời điểm nhập kho hay thời gian nhập kho là gì và được tính như thế nào?

Thời điểm nhập kho chính là khoảng thời gian mà hàng hoá được đưa vào trong kho để thực hiện việc lưu kho và có sự xác nhận của bên cung cấp dịch vụ lưu kho với bên sử dụng dịch vụ. Điều này có nghĩa là chỉ khi bên kho gửi biên lai xác nhận thì hàng hoá của cá nhân hay doanh nghiệp được lưu trữ trong kho mới được công nhận là đã bàn giao và tiến hành lưu kho. 

Việc hiểu và nắm chắc về thời điểm nhập kho sẽ là cơ sở để xác định thời hạn lưu kho sau đó. Do vậy mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên sử dụng dịch vụ lưu kho sẽ cần nắm bắt từng khái niệm nhỏ nhất để tuân thủ đúng cũng như đảm bảo được quyền lợi của mình.

1.2.4. Khái niệm thời hạn lưu kho

Thời hạn lưu kho là số ngày mà hàng hoá của cá nhân, doanh nghiệp được lưu kho miễn phí. Tức là mỗi một đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ có những ngày lưu kho miễn phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ, sau khi kết thúc các ngày lưu kho miễn phí thì mới bắt đầu tính phí theo như bảng giá mà doanh nghiệp xây dựng và gửi tới khách hàng. 

Ví dụ công ty A nhập kho hàng hóa từ ngày 1/3 và có 7 ngày lưu kho miễn phí. Vì thế, đến ngày 8/3 thì công ty A mới bị tính phí lưu kho theo bảng giá của đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho.

Xem thêm: Kho lạnh là gì? Phân loại và cấu tạo của kho lạnh ra sao?

2. Các thông tin về chi phí lưu kho cho doanh nghiệp

2.1. Hiểu chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho trong tiếng Anh là “carrying costs & container”. Đây là khoản phí mà cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra để chi trả cho việc lưu kho hàng hoá. Đây có thể là các khoản tiền trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan tới việc lưu kho mà doanh nghiệp tiến hành.

Một cách cụ thể thì chi phí lưu kho sẽ là tổng các khoản tiền liên quan tới việc lưu các loại hàng hoá chưa được đưa ra thị trường mà cần phải để trong kho nhằm mục đích bảo quản. Vì thế mà chi phí lưu kho sẽ bao gồm khá nhiều khoản tiền khác nhau như phí lưu trữ, phí quản lý, phí cho cơ sở vật chất, phí vận chuyển, phí bảo hiểm,... 

Thông thường, tuỳ theo loại hàng hoá, thời gian lưu kho mà chi phí lưu kho sẽ có sự khác nhau. Cùng với đó là sự chênh lệch trong giá lưu kho giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ khác nhau. Vì thế mà chi phí lưu kho sẽ có những sự thay đổi nhất định. 

2.2. Các loại chi phí lưu kho hiện nay

Đối với chi phí lưu kho sẽ bao gồm khá nhiều loại chi phí khác nhau. Vì thế mà bạn sẽ cần nắm bắt để thuận tiện cho việc tính toán phí lưu kho sau này.

2.2.1. Chi phí về vốn

Đây có thể được xem là loại phí lớn nhất trong quá trình cấu thành nên chi phí lưu kho mà doanh nghiệp cần chi trả. Chi phí vốn sẽ gồm tiền đầu tư vào các mặt hàng tồn kho và tiền lãi cộng thêm. Loại chi phí này sẽ được tính dựa trên việc biểu thị theo tỷ lệ phần trăm so với tổng giá trị của hàng tồn kho.

Ví dụ, tổng giá trị hàng tồn kho là 8000$, theo báo cáo thì chi phí vốn chiếm 30% nên chi phí vốn là 2400$.

2.2.2. Chi phí về dịch vụ hàng tồn kho

Dịch vụ lưu kho sẽ bao gồm các phí về công nghệ thông tin với các phần mềm quản lý kho hàng online, thuế và bảo hiểm hàng hoá. Đối với bảo hiểm hàng hoá thì phí tương ứng sẽ phụ thuộc vào loại hàng hoá đó là gì và mức độ tồn kho ra sao. Ở đây, mức độ tồn kho là khả năng lưu trữ và cung cấp dịch vụ lưu kho của doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng với số lượng, trọng lượng hay thời gian cụ thể ra sao.

Khi mức tồn kho lớn thì khả năng đáp ứng được nhu cầu lưu kho của khách hàng cao, khi lượng hàng hoá cần lưu kho nhiều thì các chi phí về dịch vụ với hàng hoá tồn kho cũng sẽ tăng.

2.2.3. Chi phí về rủi ro hàng lưu kho

Việc lưu kho thực tế luôn đi kèm với những rủi ro nhất định có thể xảy ra. Các loại rủi ro như thất thoát hàng hóa do các nguyên nhân khách quan, chủ quan khác, do lỗi hệ thống về việc cập nhật hàng hoá trong kho, giá trị của hàng hoá bị sụt giảm vì thời gian lưu kho dài,... Chi phí rủi ro hàng hoá sẽ bao gồm luôn cả việc hàng hoá bị hao tổn hay giảm đi giá trị so với ban đầu trong thời gian lưu kho.

2.2.4. Chi phí về không gian

Đối với khoản phí về không gian lưu trữ ở đây sẽ bao gồm các khoản như tiền thuê nhà kho, tiền điều hoà, máy lạnh, ánh sáng,.... nói chung là tất cả các khoản tiền khác liên quan tới nhà kho mà bạn thuê để thực hiện việc lưu kho. 

Thực tế thì khoản tiền này sẽ có sự biến đổi khi có yếu tố cố định và cũng có yếu tố thay đổi. Ví dụ như phí thuê nhà kho sẽ thường cố định, nhưng chi phí về vận chuyển, xử lý nguyên vật liệu,... sẽ thay đổi dựa trên số lượng hàng hoá cần xử lý ra sao.

2.3. Cách tính phí lưu kho như thế nào?

Hiện nay, việc tính chi phí lưu khá đa dạng. Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố cũng như phương pháp tính chi phí lưu kho khác nhau. Dưới đây sẽ là một số cách tính phí lưu kho thông dụng hiện nay.

- Tính theo pallet

Pallet là những tấm dùng để đóng hàng hóa một cách cố định và chắc chắn nhất. Vì thế mà đây cũng sẽ là một trong những cách áp dụng để tính phí lưu kho dựa trên các pallet hàng hóa được chuyển tới kho lưu trữ.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ tính toán chi phí lưu kho theo từng pallet và tùy thuộc vào số lượng pallet hàng hóa mà khách hàng gửi tới để tính toán chi phí tương ứng.

Với cách tính này thì hàng hoá sẽ cần có sự đồng bộ về mặt kích thước, tuy nhiên, hàng hoá khi được đóng sẽ rất chắc chắn và cũng thuận tiện để vận chuyển, tính toán chi phí sau này.

- Tính theo thể tích

Tương tự như pallet thì tính toán phí lưu kho theo thể tích cũng rất đơn giản và thuận tiện. Các đơn vị có dịch vụ lưu kho sẽ cung cấp các ô kệ với thể tích tiêu chuẩn, từ đó khách hàng sẽ cân đối với hàng hoá của mình để tính toán về số thể tích tương ứng mà mình cần để lưu kho. Và qua đó sẽ nắm bắt được chi phí lưu kho dựa trên thể tích tiêu chuẩn mà đơn vị cung cấp đã báo giá.

- Tính theo diện tích

Cách tính phí lưu kho theo diện tích là cách tính mà hầu hết ai cũng hiểu được. Với cách tính này, cá nhân hay tổ chức có thể thuê theo diện tích sàn kho nhất định và tự sắp xếp hàng hóa của mình trong khoảng diện tích thuê đó. Từ đó cũng suy ra được chi phí lưu kho tương ứng dựa trên diện tích chiếm dụng.

- Tính lưu kho tự quản

Đối với kho tự quản thì cá nhân, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một không gian kho nhất định và bạn sẽ tuỳ ý sắp xếp và bảo quản hàng hoá của mình. Thông thường, các kho hàng này sẽ được chia theo từng kiot, giống với các kho hàng nhỏ để bạn có thể tự chủ động trong vấn đề quản lý kho hàng của mình.

3. Làm thế nào để có thể giảm thiểu chi phí lưu kho?

Việc lưu kho thực tế là rất quan trọng, tuy nhiên, cũng rất tốn kém. Vậy, làm cách nào để bạn có thể giảm tối đa chi phí lưu kho cho mình?

- Giảm về số hàng tồn kho

Một điều chắc chắn đó là số lượng hàng cần lưu kho lớn thì chi phí cũng sẽ nhiều hơn. Do đó mà việc giảm về số lượng hàng hoá tồn kho sẽ là cách giúp bạn có thể bớt được chi phí lưu kho cho mình.

- Tăng thời gian luân chuyển hàng

Việc luân chuyển hàng hoá tồn kho là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp bạn giảm số lượng hàng tồn kho còn là cách để bạn tiêu thụ hàng hoá ra thị trường một cách kịp thời, từ đó có thể mang đến lợi nhuận cao hơn, giảm thiểu các rủi ro với việc lưu trữ hàng hoá quá lâu.

- Sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng online

Công nghệ đóng một vai trò quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp. Với xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay thì các phần mềm quản lý kho hàng online sẽ là phương pháp tối ưu để hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề theo dõi và bảo quản hàng hóa trong kho.

Phần mềm Quản lý kho hàng 365 sẽ là cách giúp cho doanh nghiệp quản lý  động của một kho hàng với các quy trình khác nhau. Kiểm soát hàng vào, ra, tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng nhất. Vì thế mà đây sẽ là một ứng dụng rất thiết thực và đắc lực bạn có thể tham khảo.

Việc tìm hiểu, nắm rõ bản chất về lưu kho cũng như chi phí lưu kho sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra được những hạn chế của hàng hoá tồn kho. Từ đó có thể xây dựng được những chiến lược tiêu thụ hàng hoá bài bản và hiệu quả hơn. Mong rằng, bài viết đã giúp bạn hiểu lưu kho là gì cũng như các thông tin quan trọng về lưu kho cần biết.