[CẬP NHẬT] Quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp

1. Phương pháp chứng từ kế toán: Vai trò và ứng dụng trong doanh nghiệp

Phương pháp chứng từ kế toán là cách thức ghi nhận, kiểm soát và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp luân chuyển chứng từ, theo dõi hồ sơ kế toán và đảm bảo kiểm soát nội bộ hiệu quả. Mỗi chứng từ được lập ra đều phải phản ánh chính xác thông tin, thời gian và giá trị của giao dịch, từ đó hỗ trợ quy trình kế toán diễn ra khoa học và minh bạch.

Mỗi hoạt động kinh tế của doanh nghiệp đều cần thủ tục chứng từ hợp pháp. Việc lập chứng từ không chỉ là bước khởi đầu trong các bước luân chuyển chứng từ, mà còn là căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm của các bên liên quan. Chứng từ kế toán là bằng chứng cụ thể giúp doanh nghiệp:

- Thu thập và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Chứng từ cho phép ghi nhận chính xác số liệu tài chính, giúp sổ sách kế toán phản ánh đúng tình hình doanh nghiệp.

- Truyền đạt thông tin đến bộ phận thực hiện: Chứng từ đóng vai trò là kênh giao tiếp giữa cấp quản lý và nhân viên thực hiện, đảm bảo các nghiệp vụ được xử lý theo đúng chỉ đạo.

- Căn cứ thực hiện và kiểm tra nhiệm vụ: Nhờ chứng từ, doanh nghiệp có thể kiểm tra kết quả công việc, đảm bảo mỗi giao dịch được thực hiện đúng quy định.

- Ngăn ngừa sai phạm và thất thoát tài sản: Việc lưu trữ và xử lý chứng từ chặt chẽ giúp phát hiện kịp thời các hành vi gian lận hoặc sử dụng tài sản không đúng mục đích.

Chứng từ kế toán không chỉ là công cụ quản lý nội bộ mà còn có giá trị pháp lý cao:

- Giúp kiểm tra tính hợp pháp của các giao dịch, phát hiện sai phạm và lãng phí.

- Là căn cứ pháp lý cho các số liệu ghi trong hồ sơ kế toán, hỗ trợ kiểm toán và thanh tra tài chính.

- ​Xác định trách nhiệm của cá nhân hoặc bộ phận liên quan khi xảy ra vấn đề trong các nghiệp vụ kinh tế.

Theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam (Thông tư 133/2023/TT-BTC), tất cả doanh nghiệp phải đảm bảo chứng từ kế toán được lập đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận và lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra, kiểm toán. Điều này nhấn mạnh rằng quy định luân chuyển chứng từ và thủ tục chứng từ không chỉ là quy trình nội bộ mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc.

Nào hãy cùng tôi khám phá ngay những thông tin bên dưới bạn nhé!

2. Quy trình luân chuyển chứng từ hiệu quả cho doanh nghiệp

2.1. Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng của quy trình luân chuyển chứng từ đó là lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ gốc.

Đối với những chứng từ nhận về bạn cần phải kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và có đầy đủ chỉ tiêu, yếu tố được ghi chép trên chứng từ kế toán đó. Tiếp theo cần phải kiểm tra xem đó có phải là chứng từ hợp pháp  theo quy định của Pháp luật về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hay không? Đối chiếu chúng với những tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính chính xác của chứng từ. Ngoài ra các con số cũng phải được thể hiện rõ ràng, khớp với những phát sinh từ thực tế và có đầy đủ căn cứ để chứng minh

Ở bước này, kế toán viên cần phải lưu ý một số điểm sau:

2.1.1. Khi bạn lập chứng từ phát sinh

Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và với mỗi nghiệp vụ chỉ lập duy nhất 1 lần. 

Nội dung bên trong cần phải được thể hiện rõ ràng, đầy đủ và chính xác các thông tin được yêu cầu trên chứng từ đó.

2.1.2. Khi viết chứng từ cần lưu ý

Chứng từ phải được viết bằng bút mực, số và chữ viết phải đồng đều và liên tục, tuyệt đối không được ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo.

Khi viết chứng từ không được phép tẩy xóa, sửa chữa, chứng từ nào viết sai thì phải huỷ bằng cách gạch chéo toàn bộ chứng từ.

2.1.3. Với chứng từ nhiều liên

Chứng từ kế toán khi lập đủ theo số liên quy định. Những trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết 1 lần cho tất cả liên thì phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và tính hợp pháp của các liên chứng từ.

2.1.4. Chữ ký trên chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực nhưng tránh mực đỏ. Chữ ký của những người liên quan được thể hiện trong chứng từ phải có sự thống nhất cùng 1 kiểu và chữ ký đó phải giống chữ ký theo đăng ký từ trước đó.

Đối với những doanh nghiệp nào chưa có kế toán trưởng thì cần có người phụ trách kế toán thực hiện các giao dịch và ký vào mục kế toán trưởng.

Việc làm kế toán nội bộ

2.3. Kiểm tra chứng từ kế toán gốc và ký duyệt

Sau khi xử lý chứng từ bước đầu, bước tiếp theo trong quy trình luân chuyển chứng từ là kiểm tra chứng từ kế toán gốc và ký duyệt. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo mọi chứng từ kế toán đều hợp pháp, hợp lệ và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi nhận vào hồ sơ kế toán.

Trong quá trình kiểm tra, kế toán cần đánh giá các yếu tố sau:

- Tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ: Kiểm tra xem chứng từ có tuân thủ các quy định luân chuyển chứng từ, chế độ kế toán của doanh nghiệp và các quy định của Nhà nước hay không.

- Độ rõ ràng và chính xác của nội dung: Thông tin trên chứng từ phải đầy đủ, chi tiết, tránh các sai sót về số liệu, đối tượng liên quan hoặc mô tả nghiệp vụ.

- Tình trạng con dấu và chữ ký: Mọi chữ ký, con dấu phải rõ ràng, hợp pháp và đúng chức danh, nhằm tránh rủi ro pháp lý trong kiểm toán hoặc kiểm tra nội bộ.

Nếu phát hiện chứng từ lập sai, ví dụ như sai thủ tục, sai nội dung, hoặc con dấu bất thường, kế toán cần:

- Từ chối hạch toán và ghi sổ các chứng từ không hợp lệ.

- Báo ngay cho quản lý hoặc ban giám đốc để có hướng xử lý kịp thời.

- Trả lại chứng từ cho nơi lập và yêu cầu lập lại hoặc điều chỉnh để đảm bảo đúng quy trình.

Theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam (Thông tư 200/2023/TT-BTC), việc kiểm tra và ký duyệt chứng từ gốc là bước bắt buộc trong quy trình kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ, hạn chế rủi ro sai sót và đảm bảo tính pháp lý cho toàn bộ hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.

Nếu như trong quá trình kiểm tra chứng từ, bạn phát hiện những hành vi sai phạm, vi phạm các chính sách hay chế độ kế toán, các quy định về quản lý của Nhà nước cần phải từ chối thực hiện việc hạch toán và ghi chép, đồng thời báo ngay lên quản lý hoặc ban giám đốc để có phương án giải quyết kịp thời. Và những chứng từ lập sai có thể là sai thủ tục, sai nội dung, sai con dấu hoặc con dấu có sự bất thường,... hãy trả lại cho nơi lập chứng từ và yêu cầu họ lập lại chứng từ chuẩn xác hơn.

Việc làm kế toán doanh nghiệp

2.4. Phân loại, sắp xếp và hoàn chỉnh chứng từ kế toán

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán gốc và ký duyệt, bước tiếp theo trong quy trình luân chuyển chứng từ là phân loại, sắp xếp và hoàn thiện chứng từ kế toán. Giai đoạn này đảm bảo các chứng từ kế toán được chuẩn hóa, đầy đủ thông tin và sẵn sàng làm căn cứ để ghi vào hồ sơ kế toán, đồng thời hỗ trợ kiểm soát nội bộ hiệu quả.

Những nội dung quan trọng trong bước phân loại và sắp xếp chứng từ:

- Ghi giá và thông tin trên chứng từ: Mỗi chứng từ cần phản ánh giá trị giao dịch theo thỏa thuận thực tế và phù hợp với mức giá hiện hành theo quy định luân chuyển chứng từ. Việc này giúp đảm bảo số liệu ghi sổ chính xác, tránh sai lệch trong báo cáo tài chính.

- Phân loại theo từng nghiệp vụ kinh tế: Chứng từ phải được phân loại rõ ràng theo loại nghiệp vụ và thời điểm phát sinh. Việc phân loại khoa học sẽ giúp nhân viên kế toán thực hiện xử lý chứng từ nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ lập định khoản kế toán chính xác, tránh nhầm lẫn khi tổng hợp dữ liệu.

- Hoàn thiện chứng từ trước khi ghi sổ: Trước khi ghi vào sổ sách, chứng từ cần được bổ sung đầy đủ nội dung cần thiết, bao gồm:

+ Điều chỉnh các sai sót về thủ tục, nội dung hoặc chữ số không rõ ràng.

+ Tính toán và ghi giá trị chính xác trên chứng từ.

+ Lập định khoản kế toán liên quan để làm căn cứ ghi sổ.

Lưu ý khi thực hiện phân loại và sắp xếp chứng từ:

- Chứng từ không hợp lệ hoặc chưa đầy đủ cần trả lại cho nơi lập chứng từ để điều chỉnh hoặc lập mới trước khi ghi sổ.

- Mỗi chứng từ sau khi được hoàn thiện phải đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho lưu trữ chứng từ và kiểm toán nội bộ.

- Việc phân loại và sắp xếp chứng từ đúng quy trình giúp rút ngắn thời gian ghi sổ, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quy trình kế toán trong doanh nghiệp.

Theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam (Thông tư 200/2023/TT-BTC), việc phân loại, sắp xếp và hoàn thiện chứng từ kế toán là bước bắt buộc trong quy trình luân chuyển chứng từ, đảm bảo các số liệu tài chính phản ánh trung thực và đầy đủ, đồng thời hỗ trợ kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hiệu quả.

Việc làm kế toán hành chính

2.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán

Sau khi phân loại, sắp xếp và hoàn thiện chứng từ kế toán, bước tiếp theo là tổ chức luân chuyển chứng từ tới các bộ phận liên quan và ghi chép vào sổ kế toán. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm đảm bảo các chứng từ kế toán được xử lý nhanh chóng, chính xác và góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc luân chuyển chứng từ:

- Mỗi chứng từ phải có trình tự luân chuyển rõ ràng, từ nơi lập chứng từ đến các bộ phận liên quan, và cuối cùng tập trung về bộ phận kế toán để xử lý chứng từ và ghi sổ.

- Sơ đồ luân chuyển chứng từ cần được xây dựng cụ thể cho từng loại chứng từ, bao gồm đường đi, thời gian luân chuyển và nhiệm vụ của người nhận chứng từ, nhằm tránh chồng chéo, tắc nghẽn và sai sót trong công tác kế toán.

- Không phải tất cả chứng từ đều có cùng trình tự; với những chứng từ đặc biệt, người có trách nhiệm và quyền hạn có thể linh hoạt xử lý nhanh hơn nhưng vẫn phải tuân thủ nguyên tắc minh bạch, kịp thời.

Ghi chép và kiểm soát trong quá trình luân chuyển:

- Mỗi chứng từ khi chuyển giao cần có sổ giao nhận để ghi lại thông tin đầy đủ, kèm chữ ký xác nhận của các bên giao nhận.

- Bộ phận kế toán sau khi nhận chứng từ sẽ ghi chép vào sổ kế toán, đảm bảo dữ liệu tài chính được cập nhật kịp thời và chính xác.

- Việc luân chuyển khoa học giúp các bộ phận nắm bắt thông tin, xử lý chứng từ đúng thời hạn, đồng thời hỗ trợ kiểm tra và kiểm soát hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính (Thông tư 200/2023/TT-BTC), việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo minh bạch, kịp thời và có kiểm soát nhằm nâng cao hiệu quả quy trình kế toán và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp cũng như các bên liên quan.

Việc làm Kế toán - Kiểm toán tại Hồ Chí Minh

2.6. Bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định

Chứng từ kế toán phải là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý, sau khi được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán thì chúng phải được sắp xếp theo trình tự và lưu trữ hết sức cẩn thận để sau này khi có vấn đề phát sinh liên quan còn có chứng từ làm minh chứng xác thực.

Sở dĩ cần phải phân loại và sắp xếp chứng từ trước khi lưu trữ và bảo quản là vì để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm thông tin sau này trở nên dễ dàng hơn, mặt khác việc sắp xếp chứng từ khoa học còn giúp người lưu trữ nắm bắt và kiểm soát tránh việc mất hoặc hư hỏng chứng từ.

Trong công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ, cần lưu ý một số điểm như sau:

- Thứ nhất, chứng từ kế toán được bộ phận kế toán bảo quản phải là những chứng từ gốc hay là bản chính. Nếu như trong trường hợp các tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu bởi cơ quan Nhà nước thì phải có biên bản kèm theo sao chụp có xác nhận mới được làm căn cứ ghi sổ.

- Thứ hai, các chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn là 10 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hay là kết thúc công việc kế toán.

- Thứ ba, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:

+ Ít nhất 5 năm đối với những tài liệu kế toán dùng trong quản lý, điều hành của bộ phận kế toán.

+ Ít nhất là 10 năm đối với những chứng từ kế toán trực tiếp sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

+ Với những tài liệu kế toán có giá trị sử liệu, mang ý nghĩa quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới kinh tế sẽ được lưu trữ vĩnh viễn vô thời hạn.

Thứ tư, chỉ có cơ quan quản lý Nhà nước mới có quyền thu và tạm giữ hay là niêm phong chứng từ kế toán. Trong trường hợp những chứng từ bị tịch thu thì cơ quan Nhà nước phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ đó và ký xác nhận trên bản sao chụp đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do vì sao tịch thu, số lượng chứng từ tạm giữ sau đó ký tên và đóng dấu vào bản sao chụp.

Doanh nghiệp cần phải phân công đúng người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tài liệu kế toán theo quy định. Người đứng đầu đơn vị sẽ phải chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn hay tính hợp pháp của chứng từ kế toán khi có vấn đề gì xảy ra.

Việc làm Kế toán - Kiểm toán tại Hà Nội

Trên mỗi chứng từ kế toán đều chứa những thông tin và số liệu quan trọng và tất cả chúng đều được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo tài chính. Chính vì vậy hãy lưu trữ và bảo quản chúng cẩn thận để sau này có thể đối chứng nếu có sự cố không hay xảy ra.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán không quá phức tạp tuy nhiên bạn cũng cần phải hết sức lưu ý và cân trọng khi làm nhiệm vụ, nhất là khi ở vai trò là người kiểm tra và ghi chép sổ sách kế toán. Chắc chắn sau khi theo dõi những thông tin hữu ích này các bạn đang làm kế toán viên sẽ tự tin hơn khi thực hiện nhiệm vụ đúng không. Còn rất nhiều những chia sẻ bổ ích khác liên quan đến đời sống và công việc của bạn, vì vậy hãy truy cập timviec365.vn thường xuyên đẻ đón nhận những món quà vô giá về tinh thần này bạn nhé. Nó không thể giúp bạn có được thành công ngay lập tức nhưng tôi có thể chắc chắn chúng sẽ giúp bạn vượt qua những khó khăn phía trước.