Chứng từ gốc là gì? Những nghiệp vụ mà các kế toán phải nằm lòng

1. Chứng từ gốc là gì?

Chứng từ gốc là loại văn bản chứng từ quan trọng và được các bộ phận trong phòng ban có trách nhiệm liên quan của doanh nghiệp lập nên dựa trên những nghiệp vụ về kinh tế phát sinh xảy ra trong quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp đó. Nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh đến đâu tại đâu thì các bộ phận tại đó phải lập tức tiến hành thực hiện các chứng từ, văn bản để xác minh sự việc đến đó theo đúng các quy trình cũng như các quy định chung của cả doanh nghiệp và đúng cả về mặt pháp lý theo đúng quy trình của Luật thuế hiện nay về loại văn bản chứng từ đó. Và những chứng từ này được gọi chung là chứng từ gốc. Vai trò của chứng từ gốc là vô cùng quan trọng và có tính quyết định cao về mặt giá trị pháp lý

Ngoài ra, một số văn bản chứng từ gốc quan trọng của doanh nghiệp có thể kể đến như: VAT, Phiếu nhập kho, Phiếu thu v.v.

Ví dụ: Trong việc hợp tác và đàm phán hợp đồng với công ty đối tác tại Hà Nội, công ty có cử bạn ra Hà Nội 3 ngày để thực hiện việc khảo sát về doanh nghiệp đối tác đó trước khi đi đến quyết định ký hợp đồng. Thì theo đúng quy trình, bạn sẽ phải được công ty thực hiện nghiệp vụ ứng tiền, tuy nhiên để có thể được công ty thực hiện nghiệp vụ này cho mình bạn cần phải lập và cung cấp 2 loại chứng từ gốc là Giấy đơn cử quyết định công tác đã được sếp xét duyệt và giấy đề nghị tạm ứng tiền có chữ ký của người lập (là bạn) và trưởng phòng bộ phận mà bạn công tác, 2 loại giấy tờ này chính là “chứng từ gốc”. Toàn bộ các mẫu chứng từ văn bản này phải được thực hiện theo quy trình và các quy chế công tác phí của doanh nghiệp đã ban hành trước đó cũng như tuân thủ theo đúng quy trình về mặt pháp luật của Luật Thuế. Sau khi đã cung cấp đủ các văn bản, giấy tờ chứng từ gốc thì bộ phận kế toán của doanh nghiệp mới có thể được phép thực hiện việc xuất tiền tạm ứng cho bạn.

Xem thêm: Chiếu khấu thanh toán là gì? Thông tin đầy đủ cho bạn

2. Phân loại chứng từ gốc

Tuy vào từng trường hợp cũng như tính chất của mỗi nghiệp vụ trong doanh nghiệp, mà các loại văn bản của chứng từ gốc sẽ được phân thành 2 loại nhỏ là: chứng từ chấp hành và chứng từ mệnh lệnh

Trong đó, chi tiết về từng loại này sẽ được hiểu như sau:

-Chứng từ mệnh lệnh

Chứng từ mệnh lệnh là loại văn bản chứng từ được doanh nghiệp sử dụng trong trường hợp muốn ban hành các quyết định cũng như việc truyền đạt đến các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp về các lệnh sản xuất, kinh doanh hay cũng có thể là các quyết định công tác nhất định, có thể kể như: lệnh xuất kho, lệnh chi v.v. Chứng từ mệnh lệnh chỉ có giá trị ban hành và truyền đạt và không được dùng làm căn cứ chính thức để ghi sổ kế toán.

 

-Chứng từ chấp hành

Chứng từ chấp hành là loại văn bản chứng từ được các doanh nghiệp dùng trong những trường hợp như: ghi nhận các lệnh sản xuất trong kinh doanh đã được thực hiện trước đó và nó cũng là căn cứ quyết định để ghi sổ kế toán, có thể kể đến một số những chứng từ mang tính chấp hành như: Phiếu thu, Phiếu chi, …. Những chứng từ gốc mang tính chấp hành có thể được chính từ đơn vị doanh nghiệp tự lập hay nó cũng có thể được thu nhận từ bên ngoài. Ví dụ như Phiếu xuất kho là do đơn vị đơn vị doanh nghiệp tự lập, còn Hoá đơn GTGT thì lại là chứng từ mà doanh nghiệp nhận được từ đơn vị cung ứng nguồn vật tư là thu nhận từ bên ngoài.

Xem thêm: Bút toán là gì? Những điều cần biết về bút toán

3. Một số các loại chứng từ gốc trong kế toán của doanh nghiệp

Bên cạnh việc giải nghĩa được về chứng từ gốc là như thể nào rồi, nhưng chứng từ gốc sẽ bao gồm những chứng từ văn bản như thế nào, bạn nắm được chưa? Dưới đây là tổng hợp một số những chứng từ gốc quan trọng thường xuyên được dùng trong kế toán doanh nghiệp mà bạn cần phải nắm được một cách tổng thể và rõ ràng nhất:

3.1. Các loại chứng từ gốc có liên quan đến tiền

Các loại chứng từ này sẽ bao gồm những loại giấy và văn bản như sau:

• Phiếu thu tiền

Phiếu thu tiền là chứng từ xác nhận việc đã thu nhận tiền của doanh nghiệp, có thể đến từ việc mua bán các dịch vụ hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng đã thực hiện bằng việc thanh toán bằng hình thức tiền mặt

• Phiếu chi tiền

Là những chứng từ chứng minh và ghi nhận về nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp, nó xuất hiện trong các trường hợp như doanh nghiệp mua hàng hóa, phiếu đề nghị thanh toán mua các nguyên vật liệu, … hay các dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.

• Séc tiền mặt:

Séc tiền mặt được sử dụng trong những trường hợp như doanh nghiệp, công ty  thực hiện phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

• Uỷ nhiệm chi:

Uỷ nhiệm chi là loại chứng từ thường được dùng trong những trường hợp như: thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản. Đây cũng là căn cứ để xác minh cho việc giao dịch thanh toán cho đơn vị cung cấp nguồn hàng của doanh nghiệp sau khi đã hoàn thành. Bởi vậy khi thực hiện việc trình bày cũng như viết giấy uỷ nhiệm chi, bộ phận kế toán cần phải điền đầy đủ các các nội dung cần thiết và đảm bảo được tính chính xác nhất về các thông tin của đơn vị mình và của nhà cung cấp trong bản Ủy nhiệm chi đó.

• Nộp tiền vào tài khoản:

Hay hiểu một cách cụ thể thì nó có nghĩa là các chứng từ thể hiện các nội dung liên quan đến việc đã nộp tiền thông qua hình thức chuyển khoản, có thể như khách hành chuyển tiền sử dụng dịch vụ hay cũng có thể là chứng nhận việc đã nộp tiền lãi tiền gửi hàng tháng

• Chuyển tiền nội bộ:

Hiểu một cách đơn giả và khách quan nhất thì chuyển tiền nội bộ có nghĩa là chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản ngoại tệ sang tài khoản tiền gửi bằng VND, hay cũng có thể là ngược lại trong việc thanh toán cho đơn vị cung cấp nguồn cung

3.2. Các chứng từ liên quan đến hoá đơn

• Hoá đơn bán hàng

​Hoá đơn bán hàng là chứng từ ghi nhận việc các đơn vị trong doanh nghiệp đã hoàn thành việc chuyển giao các sản phẩm, dịch vụ hàng hoá của đơn vị mình đến khách hàng và được ghi nhận vào doanh thu

• Hoá đơn mua hàng:

Là chứng từ căn cứ cho việc đã hoàn thành việc mua hàng của khách hàng tại doanh nghiệp

• Hàng bán trả lại

Là chứng từ sẽ phải xuất hiện kèm với hoá đơn khách hàng trả lại hàng trong trường hợp khách hàng muốn trả lại số lượng hàng hóa mà họ đã mua trước đó.

• Hàng mua trả lại hàng

Là chứng từ đi kèm theo các hoá đơn đầu ra ghi nhận việc khách hàng đã mua hàng rồi nhưng lại muốn trả lại đơn vị cung cấp

• Tổng hợp hoá đơn bán lẻ:

Là các chứng từ có chức năng tổng hợp các hoá đơn bán lẻ và kẹp theo cùng các hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp. Trên các chứng mang tính Tổng hợp hoá đơn bán lẻ buộc phải có chữ ký cả giữa đại diện bên bán và người mua

Xem thêm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp và những thông tin bạn cần biết

3.3. Các loại chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá

• Phiếu nhập kho:

Hay hiểu một cách đơn giản nhất thì nó có nghĩa là chứng từ ghi nhận số lượng hàng hóa đã được tiến hành được nhập kho từ hoá đơn nhập hàng. Dựa trên những căn cứ của mẫu biên bản nghiệm thu, mà các bộ phận khác cũng sẽ thực hiện hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm

• Phiếu xuất kho:

Phiếu xuất kho là loại chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp đã thực hiện việc xuất kho với các nguyên vật liệu trước khi thực hiện việc xuất hàng thành phẩm và kho hàng ra thị trường và đưa đến tay khách hàng

• Phiếu chuyển kho:

Hay có thể hiểu nó là chứng từ ghi nhận việc chuyển kho vật phẩm đã được hoàn thành sang kho hàng hóa trước khi được xuất bán. Hay ngược lại hàng hóa được chuyển vào kho để cung cấp cho quá trình sản xuất.

3.4. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ

• Chứng từ ghi tăng tài sản cố định:

Nó có nghĩa là chứng từ thể hiện những nội dung liên quan đến việc mua hay chuyển giao các vật phẩm mang tính chất là tài sản cố định như: máy móc, các thiết bị vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất và điều hành của doanh nghiệp và có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.

• Chứng từ ghi giảm tài sản cố định:

Là những chứng từ thế hiện những nội dung về việc ghi giảm trong những trường hợp như: thanh lý hay thực hiện nhượng bán các tài sản cố định của doanh nghiệp. Hay các trường hợp doanh nghiệp muốn hạch toán và chuyển giao các tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.

• Điều chỉnh tài sản cố định:

Điều chỉnh tài sản cố định có nghĩa là chứng từ có chức năng phản ánh trong việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp

• Chứng từ khấu hao TSCĐ:

Hay hiểu một cách đơn giản thì nó có nghĩa là các chứng từ được thực hiện vào cuối các tháng mà bộ phận kế toán thực hiện trích khấu hao tài sản cố định. Các khoản khấu hao này sẽ được tính trực tiếp vào nguồn chi phí hoạt động quản lý doanh nghiệp, hay cũng có thể sẽ là nguồn chi phí phục vụ trong việc sản xuất (trong trường hợp nếu như tài sản cố định đó có góp mặt và tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất đó)

• Chứng từ ghi tăng CCDC:

Có nghĩa là các chứng từ đi kèm theo hoá đơn mua mới CDCD

• Chứng từ ghi giảm CCDC:

Là chứng từ phát sinh trong các trường hợp đơn vị sản xuất báo hỏng CCDC.

• Chứng từ phân bổ CCDC:

Chứng từ phân bổ CCDC mang tính chất quản lý tính phân bổ của CCDC, và sẽ được kế toán tiến hành lập vào cuối tháng. Các khoản trong phân bổ CCDC sẽ được tính trực tiếp vào các khoản chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hay cũng có thể được đưa vào các chi phí quản lý của doanh nghiệp đó.

• Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ:

Nói một cách khác thì nó có nghĩa là các chứng từ ghi nhận hay xác nhận việc đơn vị báo hỏng hay để mất công cụ sản xuất

3.5. Các loại chứng từ kế toán liên quan khác

• Chứng từ nghiệp vụ khác:

Là loại chứng từ mang tính chất trong việc phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến những vấn đề trả lương cho các bộ phận nhân trong doanh nghiệp. Trong đó nó cũng sẽ bao gồm những việc như sẽ phải trích bao nhiêu cho cách khoản: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, các khoản tiền thuế phải nộp, các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp hàng quý mà doanh nghiệp phải nộp. Từ đó để xác định lại các khoản chênh lệch thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm mà doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm.

• Chừng từ ghi đồng thời:

Hay có thể hiểu nó là những chứng từ ghi nhận việc hạch toán các bút toán về các vấn đề liên quan đến ngoại tệ. Có thể kể đến như những việc mua ngoại tệ các loại của doanh nghiệp.

Trên đây là một số chia sẻ về chủ đề “chứng từ gốc là gì”, hi vọng thông qua những kiến thức được chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn một câu trả lời tổng thể nhất về chứng từ gốc là gì, cũng như giúp bạn dễ dàng hơn trong việc nắm bắt và thực hiên các nghiệp vụ kế toán của bản thân liên quan đến những loại hình văn bản chứng từ này. Cảm ơn vì đã luôn dành thời gian đồng hành và theo dõi bài viết của chúng mình, chúc bạn luôn thành công với công việc của mình nhé