Mách bạn thông tin quy trình vận hành kho hàng chi tiết

1. Bạn biết gì về quy trình vận hành kho hàng?

1.1. Quy trình vận hành kho hàng được hiểu là gì?

Quy trình vận hành kho hàng có mục tiêu chính là đáp ứng hết được tất cả các yêu cầu, nhu cầu của người tiêu dùng, khách hàng và sử dụng thiết bị, không gian lao động sao cho hiệu quả. Việc tiếp nhận và bảo quản hàng hóa ngay từ khâu vận hành vào trong nhà kho. Nếu như muốn đạt được mục tiêu này thì cần phải lên được một kế hoạch chi tiết, cụ thể thay đổi thường xuyên để phù hợp với bất kỳ hoạt động trong khi theo những giai đoạn chi tiết.

1.2. Một số hoạt động trong quy trình vận hành kho hàng

1.2.1. Nhập hàng hóa

Khi kho hàng nhận được thông báo hàng tới từ bên phía bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng thì hoạt động nhận hàng được bắt đầu tùy thuộc vào những đặc điểm của kho là kho thành phẩm hay kho vật liệu. Kho hàng cần có trách nhiệm nhân hàng và giữa hàng điều độ, hiệu quả đối với những hoạt động trong kho có nghĩa là bố trí sắp xếp đủ thiết bị bốc dỡ hàng hóa, đủ nhân sự,.. cần thiết cho những hoạt động nhập hàng hóa nhanh chóng diễn ra tránh làm hại và ảnh hưởng không tốt tới các hoạt động kế tiếp. Cần phải scan khi nhập hàng hóa vào kho hay cẩn thận ghi chép lại để có thể xác nhận mục đích phục vụ dành cho những hoạt động tiếp theo như lưu trữ, cất hàng hay hoạt động đối chiếu, thanh toán cần thiết. Trước khi nhập phải kiểm tra hàng hóa để ghi nhận số lượng nhập, sự sai hỏng và cập nhật rõ ràng vào hồ sơ hàng hóa.

Bước đầu tiên trong quy trình nhập kho là nhập hàng và cũng là một trong số các khâu quan trọng nhất. Để tiến hành chính xác theo đúng quy trình nhận hàng thì kho hàng cần có khả năng để xác minh chính xác xem họ đã nhận đúng số lượng, đúng hàng hóa, đúng thời điểm, đúng tình trạng. Nếu không thực hiện sẽ gây ảnh hưởng hậu quả đến toàn bộ hoạt động tiếp sau.

Vấn đề nhận hàng hóa cũng có sự liên quan tới vấn đề giao trách nhiệm dành cho hàng hóa kho. Yếu tố này đặt ra nhằm có mục đích cho nhà kho trong vấn đề duy trì tình trạng của sản phẩm, hàng hóa cho đến khi hàng hóa được vận chuyển. Nhận hàng theo đúng hình thức sẽ lọc ra được các hàng hóa, sản phẩm bị lỗi, hư hỏng và tránh trường hợp có trách nhiệm không đúng với nó.

Có thể bắt đầu việc nhận sản phẩm, hàng hóa qua việc thông báo trước khi nó đến. Việc này giúp bên kho sắp xếp lịch dỡ và nhận hàng một cách thông minh để tăng cường sự hợp tác hoạt động trong kho hiệu quả hơn. Một khi hàng hóa, sản phẩm đã tới thì nó cũng được dỡ xuống và có thể sắp xếp mang đi lưu trữ. Đánh dấu sự xuất hiện khi quét hàng hóa đến, hệ thống ghi nhận chúng hoặc sử dụng để thanh toàn cho nên nó đã biết được có sẵn để có thể đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Sản phẩm, hàng hóa sẽ được kiểm tra và bất cứ một trường hợp ngoại lệ nào được ghi nhận lại về số lượng không đúng, lỗi hàng, mô tả không chính xác,...

1.2.2. Cất hàng hóa

Tiếp theo nằm trong quy trình vận hành hàng hóa là hoạt động cất hàng hoặc còn gọi là lưu kho. Khi bận phận nhập hàng có thông báo đến là đã nhận xong kèm theo đó là kho đã xác định được một vị trí phù hợp để lưu trữ thì hoạt động này được bắt đầu. Vấn đề cất hàng hóa cần phải bảo đảm làm sao cho giữa hoạt động lấy và cất hàng được nhanh chóng mà tiết kiệm được chi phí. Để bộ phận lấy hàng tiến hành chính xác, nhanh chóng thì cần lưu trữ thông tin khi cất hàng. Phía bên nhà kho cũng nên áp dụng về phần mềm quản lý vận tải hàng hóa hỗ trợ việc cập nhật thông tin, lưu trữ theo hỗ trợ xuất báo, thông tin theo thời gian thực tế đối với thông tin hàng hóa, sản phẩm nằm trong kho hàng.

1.2.3. Lấy hàng

Khi xuất hiện đơn hàng của khách hàng thì hoạt động lấy hàng được bắt đầu. Nhiệm vụ của người quản lý lúc này sẽ thực hiện kiểm tra để xem còn đủ hàng trong kho theo đơn yêu cầu của khách hàng hay chưa và đưa ra danh sách lấy hàng hóa, sản phẩm. Bên cạnh đó cũng có thể hướng dẫn về việc lấy hàng đối với nhân viên, đơn vị vận chuyển qua giấy tờ.

Đối với hoạt động đi lấy sản phẩm, hàng hóa thì 55% là thời gian di chuyển, 15% là thời gian tìm kiếm, 10% là thời gian lấy hàng ra khỏi vị trí lưu trữ hàng hóa, 20% còn lại là thời gian để xử lý các công việc khác.Thời gian trong hoạt động lấy hàng là chiếm nhiều nhất vì thế đây là điều lưu ý cho doanh nghiệp để bố trí kế hoạch giữa những hoạt động để tiết kiệm chi phí nhưng lại phù hợp.

1.2.4. Tiến hành kiểm tra đóng gói hàng hóa

Thường thì số lượng đơn hàng xuất ra trong một kho hàng sẽ nhiều hơn so với hàng nhập khá cao bởi vậy hoạt động kiểm tra đóng gói hàng hóa nằm trong khu xuất hàng sẽ tiêu hao lao động khá nhiều cho nên cần có tính chính xác trong hoạt động cần xử lý. Cần cân nhắc trong hoạt động này cho nên chờ đủ đơn hàng mới tiến hành đóng gói hoặc có thể đóng gói mỗi phần trong đơn rồi mang gửi đi. Công đoạn scan hàng hóa cũng nằm trong công đoạn đóng gói để xác nhận hàng hòa đã rời khỏi kho thành phẩm, tiến hành làm vận đơn cũng như cập nhật về tình trạng sản phẩm cho khách hàng và bên kho.

1.2.5. Ship hàng

Xử lý đơn vị hàng hóa lớn dành cho hoạt động này khi so với hoạt động đóng gói thì đây đóng dang pallet, dạng thùng để dễ dàng dỡ hàng và vận chuyển hàng hóa. Cần cập nhật tình trạng hàng hóa ngay khi giao hàng xong để tiến hành xác nhận hàng hóa đã rời kho và giao cho phía bên khách hàng.

Xem thêm: Cách thức vận chuyển hàng hóa đường dài hiệu quả nhất

2. Quy trình vận hành kho hàng có nguyên tắc gì?

Mỗi doanh nghiệp, công ty cần duy trì một nhà kho an toàn, đáng tin cậy và hiện đại đối với những hoạt động tại toàn bộ quy mô và ngân sách nhưng cũng cần tuân thủ tốt các phương pháp như an toàn lao động, có quy trình tổ chức và sắp xếp cụ thể rõ ràng, được trao đổi một cách thường xuyên và lên kế hoạch chi tiết. Tổ chức thường xuyên giữa các nhân viên làm trong kho những cuộc gặp gỡ và giao lưu và người quản lý điều độ về thiết bị và nhân lực. Tuy người quản lý nhận thức rõ về những yếu tố đối với tình hình chính xác và thời gian ảnh hưởng tới đến một thời gian chu kỳ của hàng tồn kho tuy nhiên họ chỉ quan tâm chủ yếu đến vấn đề tối ưu hoạt động qua việc lên kế hoạch nhưng không nắm rõ trong kho tình hình ra sao hơn là người trực tiếp tiến hành.

Từ đây ta có thể nhận ra rằng hoạt động kho hàng hiện tại đã dần là một lĩnh vực phát triển có tầm quan trọng trong doanh nghiệp, tổ chức. Hy vọng qua nội dung trên bạn cũng đã nắm được thông tin để có thể thực hiện quy trình vận hành kho hàng được hiệu quả nhất. Chúc quý độc giả của timviec365.vn có nhiều sức khỏe và không quên theo dõi và cập nhật bài viết thương xuyên nhé.