Tìm hiểu quy trình quản lý vật tư thiết bị đối với doanh nghiệp

1. Tìm hiểu về quy trình quản lý vật tư và thiết bị

1.1. Quy trình quản lý vật tư thiết bị là gì?

Quy trình quản lý vật tư thiết bị là những hoạt động liên quan đến việc quản lý vật tư và các trang thiết bị. Đó là một chức năng chức năng kinh doanh cơ bản giúp tăng giá trị cho sản phẩm. Trong hoạt động quản lý về vật tư và thiết bị này cũng bao gồm cả việc mua sắm máy móc, các thiết bị cần thiết cho quá trình sản xuất và thay thế phụ tùng.

Trong quản lý vật tư và thiết bị có những vai trò như sau: 

- Phân tích các vật liệu tồn kho.

- Đóng vai trò quản lý và kiểm soát các vật tư, thiết bị có trong kho.

- Lập kế hoạch mua sắm các nguyên vật liệu

- Kết hợp giữa vai trò mua và lập kế hoạch cho việc mua và bán.

- Mục tiêu chính đối với quản lý vật tư thiết bị là đảm bảo được nguồn cung cấp vật tư, thiết bị với mức tồn kho đã được tối ưu hóa và độ lệch giữa kết quả kế hoạch và thực tế ở mức tối thiểu.

1.2. Quy trình để quản lý vật tư thiết bị diễn ra như thế nào?

1.2.1. Lập kế hoạch yêu cầu vật tư và trang thiết bị

Đây là một bước quan trọng trong quy trình quản lý vật tư thiết bị. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số nếu nguồn vật tư sử dụng càng ít thì chi phí sản xuất càng giảm từ đó lợi nhuận đem lại sẽ càng lớn. 

Việc giảm thiểu chi phí sẽ khiến cho một số doanh nghiệp cân nhắc và lựa chọn việc triển khai chiến lược JIT (Just in time) trong khi yêu lượng hàng tồn kho ở mức thấp nhất. Nhưng điều này đòi hỏi có một kế hoạch chi tiết để có thể duy trì và không làm ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất.

1.2.2. Mua và bán hàng hóa

Hoạt động mua bán hàng hóa cần được thực hiện vào đúng thời điểm và được thực hiện một cách tiết kiệm. Điều này sẽ duy trì được nguồn cung cấp vật liệu và làm tăng lợi nhuận cuối bằng việc giảm chi phí đầu vào.

1.2.3. Kiểm soát vật tư thiết bị

Quá trình này cần phải đảm bảo được việc nắm được tất cả các thông tin về vật tư thiết bị trong doanh nghiệp. Các vật tư thiết bị này đang ở tính trạng như thế nào? Có cần phải bổ sung hay sửa chữa các vật tư không? Người quản lý phải là người nắm bắt được đầy đủ các thông tin và tình trạng của các loại vật tư nói trên. Bởi vật tư thiết bị còn liên quan đến nhiều yếu tố trong doanh nghiệp nên việc yêu cầu kiểm soát và quản lý dòng chảy vật tư là một điều vô cùng cần thiết.

1.2.4. Quản lý vấn đề cung ứng vật tư

Hoạt động quản lý chuỗi cung cứng được yêu cầu phân phối nguyên vật liệu đến các địa điểm hay các trung tâm sản xuất khác nhau. Nếu thiếu nguồn vật tư dự trữ có thể dẫn đến tình trạng tổn thất tài chính. Bởi việc thiếu nguồn vật tư sẽ khiến cho việc sản xuất bị thay đổi do phải tìm nguồn nguyên liệu sản xuất khác. Thậm chí là tạm dừng lịch trình sản xuất. 

Nếu thực hiện không nghiêm túc quá trình bảo quản vật tư cũng sẽ dẫn đến việc gián đoạn nguồn cung cấp nguyên liệu bởi kho làm hư hỏng hoặc thất lạc nguồn vật tư. Để không xảy ra tình trạng này thì đội ngũ quản lý cần phải giảm thiểu tình trạng này xảy ra bằng cách sử dụng hệ thống cung cấp thay thế.

1.2.5. Kiểm soát vấn đề chất lượng vật tư

Quy trình quản lý vật tư thiết bị bao gồm hoạt động kiểm tra chất lượng vật tư là yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý vật tư đối với doanh nghiệp. Vật tư, thiết bị tốt sẽ làm cho các sản phẩm đạt chất lượng tốt hơn. Các yếu tố như độ bền, độ chính xác, hiệu suất, kích thước và giá trị thẩm mỹ đều là những yếu tố có thể đánh giá chất lượng quản lý nguồn vật liệu ứng dụng trong sản xuất.

2. Nhiệm vụ của của nhà quản lý khi quản lý vật tư thiết bị

Mỗi một nhà quản lý vật tư thiết bị đều có một mục tiêu quan trọng là duy trì dòng nguyên vật liệu nhất quán dành cho hoạt động sản xuất. Mục đích này nghe có vẻ đơn giản nhưng nó chứa đựng những khó khăn nhất định. Các khó khăn có thể xảy ra đó là: hóa đơn nguyên vật liệu không chính xác, lỗi vận chuyển, nhập kho không đúng số lượng, phế liệu không được báo cáo và các vấn đề về báo cáo sản xuất. 

Nhà quản lý cần phải lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát dòng chảy nguyên liệu. Điều này có nghĩa là có thể quản lý việc mua hàng, vận chuyển đồng thời với sản xuất và giao sản phẩm cuối cùng.

Người quản lý nguyên vật liệu và quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mua sắm nguyên vật liệu thực tế sẽ được thực hiện bởi một nhóm thu mua riêng biệt.

Người quản lý nguyên vật liệu ngoài việc quản lý dòng nguyên vật liệu để hoạt động được duy trì đúng hạn. Ngoài ra cũng cần phải có một phương pháp quản lý chi phí và chất lượng thông qua chuỗi cung ứng một cách hiệu quả. Việc theo dõi được nguyên vật liệu và sản phẩm có thể tiết kiệm được chi phí và đảm bảo được việc thu hồi vốn lưu động tối đa. 

Nguyên vật liệu được phân loại thành nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp. Nguyên vật liệu trực tiếp là những thiết bị cần thiết cho việc hoàn thành một sản phẩm hoàn chỉnh. Còn nguyên liệu gián tiếp là nguyên liệu không trực tiếp tạo ra một sản phẩm cuối cùng.

 Trong hai trường hợp trên thì nhà quản lý sẽ là chìa khóa quan trọng trong việc thực hiện quy trình quản lý vật tư thiết bị và nó sẽ được chia thành 3 yếu tố:

- Tối đa kho hàng bằng việc số lượng vật liệu được giữ ở mức tối đa ở kho hàng trong bất kỳ thời điểm nào. 

- Bảo toàn kho hàng ở mức tối thiểu là việc xác định được biến động tồn kho trong quá trình sản xuất. Khi đó cần xác định được mức tồn kho tối thiểu. Đồng thời cũng cần lưu ý đến vấn đề thời gian giao hàng của nhà cung cấp và chi phí đơn hàng, yêu cầu sản xuất. 

- Điểm đặt hàng nhắc lại được cho là thời điểm mà các đơn vị đặt hàng thực hiện để giữ cho nguồn cung trong kho sao cho phù hợp với thời gian và lịch trình giao hàng của nhà cung cấp.

3. Tầm quan trọng của việc quản lý vật tư thiết bị trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý vật tư thiết bị là một quá trình quan trọng để đảm bảo chuỗi nguyên liệu phục vụ cho mục đích sản xuất để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Việc này sẽ đảm bảo được việc tiết kiệm chi phí sản phẩm khi vẫn duy trì được chất lượng qua các nguyên vật liệu được mua và được sử dụng.

Quản lý nguyên vật liệu đã vượt qua được ranh giới của việc mua hàng, hậu cần và quản lý hàng tồn kho. Việc quản lý nguyên vật liệu sẽ phụ thuộc và cả các yếu tố vận chuyển nguyên vật liệu. 

Hoạt động này rất quan trọng đối với những quy trình phải phụ thuộc vào yếu tố nguyên liệu, vật tư, máy móc và bảo trì so với các quy trình khác.

Để có thể thực hiện tốt hoạt động này bạn có thể tham khảo các hoạt động trong phần mềm quản lý vận tải để nắm bắt được các thông tin. 

Trên đây là những nội dung thông tin về quy trình quản lý vật tư thiết bị đối với doanh nghiệp. Hy vọng rằng với những thông tin vừa được trình bày ở trên thì bạn đọc có thể hiểu hơn về quy trình quản lý vật tư và thiết bị để có thể vận dụng vào thực tế.